Служебное документоведение в органах Министерства чрезвычайных ситуаций

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Основная часть

1. Составление служебных документов и ведение деловой переписки

2. Ведение деловой переписки

3. Классификация служебных документов

4. Правила составления текста служебного документа

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Деятельность МЧС обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Ее состав определяется порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером переписки с вышестоящими органами противопожарной службы и другими организациями. Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) - понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Основные виды документов, разрабатываемых в противопожарных службах: приказы, распоряжения, приказания, правила, положения, инструкции, предписания, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты, выписки из приказов, воинские перевозочные документы, денежные и продовольственные аттестаты и иные текстовые и графические, написанные или нарисованные от руки, написанные на пишущей машинке или изготовленные на ПК.

Министерством чрезвычайных ситуаций РФ разрабатывались и вводились в действие ряд инструкций по делопроизводству в органах противопожарной охраны согласно которым составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящего руководства;

б) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

в) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

г) давать возможность обрабатывать его с помощью средств вычислительной техники;

д) соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан служебно - деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в противопожарной службе, и употребляться в одном и том же значении.

1. Составление служебных документов и ведение деловой переписки

служебный документ чрезвычайная ситуация

Деятельность сотрудника противопожарной охраны невозможно представить без работы с документами. Специалисты подсчитали, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников тратится от 30 до 70% рабочего времени.

За всяким документом стоят люди, он опосредованно выражает отношения между ними, поэтому не случайно в противопожарной сфере существуют достаточно строгие требования к составлению служебных документов и ведению деловой переписки, которые входят в деловой этикет. От правильно составленного приказа, постановления, корректно написанного письма во многом зависят соблюдение законности, авторитет противопожарных служб, отношения в коллективе и с гражданами и, в конечном счете, успех дела.

Служебные документы, как правило, строго формализованы. Они требуют лаконичности, четкости, односложности языка, не должны быть перегружены словами, ненужными оборотами. Максимум информации при минимуме слов - непреложное правило их составления.

Формализованность служебной документации позволяет быстрее и яснее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты времени на ее составление и сократить бумаготворчество. Как и всякая формализованность, что является одним из признаков делового этикета, она носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления служебных документов и ведения деловой переписки получают закрепление в официальных документах и таким образом становятся едиными для всех, на кого распространяются эти документы, а с другой - могут существенно отличаться от подобных правил, принятых, скажем, в другом ведомстве или другой стране.

В то же время общие принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире, что позволяет сотрудникам противопожарной охраны обмениваться служебной документацией не только друг с другом, но и со своими коллегами из других стран.

Все служебные документы можно разделить на инструктивно-распорядительные (инструкции, решения, приказы, распоряжения), справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости), оперативные (служебные письма, записки, телефонограммы и т.д.) и организационные (уставы, положения, инструкции).

Среди распорядительных документов самый распространенный - приказ. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать закону. Его содержание выносится в заголовок и формулируется в предложном падеже, например: "О мерах по совершенствованию борьбы с преступностью".

Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты и события, послужившие основанием к изданию приказа: "В соответствии с решением...", "В целях устранения отмеченных недостатков...". В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, принять меры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты и проверить их исполнение практически невозможно.

Приказы по личному составу имеют некоторые особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них может опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности и т.д. Изложение содержания таких приказов должно быть единообразным, что облегчает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освободить. Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с новой строки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, подразделение, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как если бы они зачитывались вслух. Не следует злоупотреблять излишним наукообразием, применять искусственные удлинения речи. И, конечно, недопустим оскорбительный тон приказа.

2. Ведение деловой переписки

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Толково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств получения нужного результата.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой - стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал (исполнителе), но и об организации, которую он представляет. С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

- бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

- бланк письма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

- служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

- ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора - два интервала;

- наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

- ниже, с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;

- после обращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

-подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением…»;

- резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

- письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

- на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

- точность и ясность изложения мыслей;

- максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

- краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;

- грамотность - соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

- корректность - деловой и вежливый стиль изложения;

- исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое он хочет передать, или вопрос, который хочет выяснить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой форме;

- письмо должно быть простым, конкретным, логичным, без двусмысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат мог понять его содержание;

- письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса;

-письмо должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

- письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускающем эмоциональной окраски;

- объем делового письма, как правило, не должен превышать двух страниц машинописного текста, однако исполнитель его ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

- небрежно оформленное письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка организации. Служебные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам, имеющих установленный набор обязательных элементов (реквизитов), расположенных в определенном порядке. Для официального письма рекомендуется следующий состав обязательных реквизитов: наименование ведомства, которому принадлежит организация; наименование организации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Деловое письмо - это единственный официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать наименования организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма.

Наименование и адрес получателя письма проставляются на верхней правой стороне бланка письма. Здесь указывается наименование организации, его подразделения или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы пишутся после фамилии.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя в дательном падеже. Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке. Если получатель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его следует указывать перед фамилией.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. Заголовок помещается перед текстом письма слева и содержит одну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправления письма и указание на то, о чем оно. Не следует стараться изложить в заголовке содержание письма, он должен быть кратким и емким. Заголовок обычно начинается с предлога "О" или "Об" и кавычками не выделяется.

Заголовок не проставляется, если письмо адресовано персональному лицу. В этом случае пишется обращение, например: "Уважаемый Иван Иванович!" После этого следует текст письма. Поскольку официальные письма обладают правовой значимостью, их содержание и стиль должны удовлетворять определенным требованиям. Обычно письмо состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события, которые вызвали необходимость написания письма, во второй - конкретные просьбы, предложения, решения, рекомендации и т.п.

Хотя язык официальных документов - это набор клише, штампов, стандартов, стремящихся свести к минимуму субъективно-эмоциональную сторону, всякое деловое письмо помимо самого содержания имеет подтекст, который выражается словом "тон". По мелким штрихам письма, выбору слов, стилистических оборотов и просто по оформлению можно судить об авторе этого письма. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так как устраняет излишнее напряжение при чтении письма, а также двусмысленности, неточности формулировок. Формализованность делового письма помогает и его автору или исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа.

Если к письму есть приложение, то отметка о нем проставляется в левом нижнем углу письма. С красной строки печатается и подчеркивается слово "Приложение". Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретности. Каждое название располагается на отдельной строке. Если наименование приложения приводится в тексте письма, то в отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.

Заканчивается письмо подписью, в состав которой входит наименование должности лица, подписавшего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Название организации не указывается, чтобы не повторять то, что уже указано в бланке. В подписи инициалы ставятся перед фамилией. Если письмо должно быть подписано несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда подписи располагают на одном уровне.

В последние годы стиль деловых писем в России стал приближаться к западному стилю. Это проявляется, в частности, в так называемом комплименте, то есть словах вежливости, стоящих перед подписью. Как правило, они пишутся от руки тем, кто подписывает письмо. Таким комплиментом могут быть: "с уважением", "искренне Ваш", "надеюсь на продолжение наших контактов", "желаю успехов" и т.п.

Рекомендуется соблюдать должностной уровень подписания писем. В частности, ответ на письмо, подписанное начальником управления, также должен быть подписан начальником соответствующего уровня, а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное заместителем начальника управления, может быть подписан начальником другого управления.

Как поступить, если отсутствует должностное лицо, подпись которого отпечатана в письме? Такое письмо может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Нередко в таких случаях подпись дополняют предлогом "за" или просто косой чертой. Правилами делового этикета это не рекомендуется, поскольку для адресата неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полномочиями. Поэтому требуется указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: "И.о." или "Зам".

Последний реквизит делового письма - отметка об исполнителе. Автор официального письма и исполнитель - не всегда одно и то же. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель - за техническую, поэтому и существует требование делать в письме отметку об исполнителе. Эта отметка включает в себя фамилию составителя письма и его служебный номер телефона. Отметка помещается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем углу. В отличие от подписи должностного лица инициалы ставятся после фамилии исполнителя.

3. Классификация служебных документов

Все многообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:

- способу фиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);

- содержанию (организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);

- наименованию (уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.);

- виду (типовые - разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательный характер, примерные - разрабатываются вышестоящими организациями и носят рекомендательный характер, индивидуальные - разрабатываются на местах для внутреннего пользования, трафаретные - печатные или электронные формализованные бланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом для переменной информации);

- степени сложности (простые - содержащие один вопрос, сложные - содержащие два и более вопросов);

- месту составления (внутренние - не выходящие за пределы организации или учреждения, внешние - входящие и исходящие документы);

- срокам исполнения (срочные - разрабатываемые к заранее установленным срокам согласно табелю срочных донесений, внесрочные - разрабатываемые по мере необходимости); происхождению (служебные - по вопросам служебной деятельности; официально-личные - именные жалобы, заявления, письма и т.п., то есть касающиеся конкретных лиц);

- степени гласности (обычные, секретные - содержащие информацию, отнесенную к государственной тайне, ограниченного доступа - содержащие конфиденциальную (доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либо причинам);

- юридической силе (подлинные - выданные в установленном порядке и составленные с соблюдением всех правил, подложные - документы, у которых содержание не соответствует истине или они составлены с нарушением установленных правил);

- назначению (подлинник - первоначальный документ, копия - точное воспроизведение реквизитов и содержания подлинника с пометкой «копия», отпуск - полная и точная копия, то есть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа - копия части документа; дубликат - это документ, выданный взамен утраченного подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);

- сроку хранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10 лет);

- роду деятельности (системы документации плановой, стандартов и технических условий, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, по изобретениям и открытиям и т.п.).

4. Правила составления текста служебного документа

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим текстом. Это говорит о том, что здесь выработан свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые составной частью входят в деловой этикет.

Так, текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Все страницы документа, за исключением первой, на которой цифра "1" не ставится, должны быть пронумерованы. Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 05.10.98, или 20.10.98, или 20.10.1998. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. Допускается также словесно-цифровой способ оформления дат, например 20 октября 1998 г.

При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные коллеги, необходимо помнить, что в Великобритании сначала пишется число, потом месяц - 12/10/98 соответствует 12 октября 1998 г., а в США - сначала месяц, потом число, то есть 12/10/98 соответствует 10 декабря 1998 г., поэтому дату в таких документах необходимо писать словесно-цифровым способом.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 18 000 в тексте документа выглядит так: 18 тыс. Такая запись значительно облегчает восприятие цифр. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Многозначные числа, как правило, записываются цифрами, но, если цифра стоит в начале предложения, ее следует писать словами.

Если документ должен быть утвержден, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова "Утверждаю", наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования ставится ниже подписи или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова "Согласовано", наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Копии документов заверяют проставлением надписи "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверны ми, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей различные аспекты противопожарной деятельности.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п. Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывает резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Деловой документ, содержащий правку, обязательно следует перепечатать. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста. В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместным или неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращениями и т.п.

Опытные руководители не торопятся тотчас после подготовки документа отправлять его по адресу, если, конечно, позволяет время. Это делается для того, чтобы еще раз перечитать его, при необходимости исправить и лишь после этого отослать. На восприятие документа влияют множество факторов, в том числе раздражение, усталость, спешка. Через некоторое время текст и его содержание могут произвести на отправителя совершенно иное впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над документом.

Конечно, в каждой противопожарной службе складываются свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был четким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.

Основными требованиями, предъявляемыми к документам, являются:

-своевременность составления (разработки);

-достаточность информации (высокая информационная емкость);

- достоверность, точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;

- официально-деловой стиль и язык документа;

- грамотность текста документа в профессиональном и литературном отношении;

- логика и краткость (лаконизм) изложения информации;

- ясность документа, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;

- наглядность;

- юридическая безопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а его содержание и оформление не противоречит требованиям законов и других нормативно-правовых документов).

Заключение

Документы играют важную роль в противопожарной деятельности. Правильное понимание должностными лицами органов управления теоретических основ документоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению документов, к организации их движения, учета и хранения, в значительной мере способствует повышению эффективности управленческого труда, вносит в работу управленческого персонала организованность и слаженность. Важная роль в привитии культуры документной деятельности принадлежит сотрудникам секретариатов и делопроизводств противопожарных служб различного уровня.

Служебная (деловая) документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества.

Список использованной литературы

1. Этика сотрудников правоохранительных органов [Текст]: учебник / под ред. Г.В. Дубова. - М.: Щит-М, 2002. - 524 с.

2. Висовень, В.Н., Комиссаров, А.В., Конопатов, С.Н. Служебное документоведение [Текст]: курс лекций/ В.Н. Висовень, А.В. Комиссаров, С.Н. Конопатов.- М.: Гардарики, 2008.-324 с.

3. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]/ cост. А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА-М, 1999.-215 с.

4. Кибанов, А.Я., Захаров, Д.К., Коновалова, В.Г. Этика деловых отношений[Текст]: учебник./ А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова.- М.: ИНФРА-М, 2009.-372 с.

5. Кудряев, В.А. Организация работы с документами[Текст]: учебник/ В.А. Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 1999.-279 с.

6. Петрова, Ю.А., Суняева, Ю.Ю., Наумова, Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя [Текст]/ Ю.А. Петрова, Ю.Ю. Суняева, Р.Л. Наумова. - М.: КолосС, 2009.-193 с.

Размещено на Allbest.ru