Документы по личному составу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Документы по личному составу

1. Документация по личному составу

1.1 Правила составления и оформления документации по личному составу

1.1.1 Заявление

1.1.2 Трудовая книжка

1.1.3 Личная карточка

1.1.4 Характеристика

1.1.5 Автобиография

1.1.6 Контракт

1.1.7 Приказ

1.2 Оформление документации при приеме на работу

1.3 Заявление о приеме на работу

1.4 Оформление трудового договора

Заключение

Список литературы

Введение

Среди общей масссы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

документация трудовой автобиография

Документы по личному составу

1. Документация по личному составу

1.1 Правила составления и оформления документации по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

документация, связанная с комплектованием персонала организации;

документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.

Работники, отвечающие за документацию по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

заявление;

трудовая книжка;

личная карточка;

характеристика;

автобиография;

контракт;

приказ.

1.1.1 Заявление

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

1.1.2 Трудовая книжка

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

1.1.3 Личная карточка

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом. По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

1.1.4 Характеристика

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

1.1.5 Автобиография

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

1.1.6 Контракт

Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу - большие деньги, за плохую работу - никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

1.1.7 Приказ

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.

1.2 Оформление документации при приеме на работу

Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Заявление подписывается и датируется. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ (распоряжение) о приеме на работу.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

1.3 Заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

сведения об адресате (указываются должность, Ф.И.О. руководителя предприятия);

сведения о заявителе с указанием даты рождения, образования и последнего места работы;

наименование вида документа;

текст документа (начиная со слов «Прошу принять на работу…», с указанием наименования структурного подразделения, должности и желаемой даты приема на работу);

подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки);

К прочим реквизитам заявления о приеме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неопределенный рабочий день и т. п. -это также пишется в тексте заявления .

1.4 Оформление трудового договора

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярах. Подписывается руководителем предприятия и работником. Роспись руководителя заверяется печатью фирмы. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя - как правило, в отделе кадров в личном деле работника. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:

фамилия, имя, отчество работника и работодателя;

наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует;

место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организаций);

дата вступления в силу трудового договора;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием предприятия или конкретная трудовая функция;

права и обязанности работника и работодателя;

достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику;

режим труда и отдыха работника;

условия оплаты труда;

иные существенные условия.

В трудовом договоре могут предусматриваться об условии испытательного срока, о неразглашении коммерческой тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законом, иными нормативами правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указывается срок его действия и обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Условия трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением, в порядке определенном Трудовым кодексом РФ.

Заключение

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к конфиденциальной информации. Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок. В ходе выполнения контрольной работы, сравнив теоретическую часть с практической, было выявлено, что предприятие не всегда соблюдает правила оформления документации, правила ее хранения и ведения. Это приводит к потере и порче документов, а также нарушает работу предприятия, затрудняет поиск необходимой информации. Поэтому необходимо усилить контроль над данной сферой, периодически осуществлять проверку правильности ведения документации, постепенно вводить компьютерную форму ведения учета кадров.

Список литературы

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.-Н., 2008

2. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности.-М.,2008

3. Авдеев В. В. Кадровое делопроизводство., 2009

4.Гусов К.Н., Толкунова В.Н. Трудовое право России: Учебник. - М., 2003

5.Колобова С.В. "Трудовое право России" Учебное пособие., 2005

Размещено на Allbest.ru