Экспертиза ценности документов

3.2 Проблемы экспертизы ценности электронных документов и пути их решения

Список использованной литературы

Введение

экспертиза документ делопроизводство архивист

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документы, создававшиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, данную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев" [45, с.56].

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является одной из главных задач работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости.

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVIII века. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX веке и окончательно сформировалась в XX веке.

Вопросы экспертизы ценности документов рассматривали многие ученые. Особо хотелось бы отметить работы таких специалистов, как Кузнецова Т.В., Ларьков Н.С., Корнеева И.К., Кудряева В.А., Андреева В.И., Афанасьева В.П. и некоторых других [].

Целью нашей выпускной квалификационной работы является рассмотрение вопросов зарождения, становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Для достижения этой цели были поставлены конкретные задачи:

- рассмотреть назначение экспертизы ценности документов;

- определить критерии экспертизы ценности документов;

- охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов;

- выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов.

Объект исследования - экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Предмет исследования - исторический процесс развития экспертизы ценности документов.

В ходе работы над исследованием нами были изучены и проанализированы работы таких специалистов - документоведов, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина и др.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Список используемых источников включает более 60 статей, книги и электронных документов ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.

1. Историко-теоретический аспект экспертизы ценности документов в делопроизводстве

1.1 Зарождение экспертизы ценности документов

Проблема сохранения документов законченных делопроизводством возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическим или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода - это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

С появлением государственных образований увеличивается сфера применения письменной фиксации межгосударственных общений и управленческих действий. Количество видов и разновидностей документов возрастает с развитием производства, классовых отношений, укрепления государства. С XII в. можно говорить о появлении специального аппарата, занимавшегося составлением, подготовкой и рассмотрением документов: это писцы княжеской, вотчинной и городской канцелярий. Устанавливаются правила оформления документов, изложения содержания в зависимости от назначения и вида, вырабатываются правила их обработки. Создаются княжеские и государственные (архив Троицкого собора в Пскове) архивы. Последним придавалось большое значение в приобретении документом юридической силы. Например, при заключении гражданско-правовых договоров их необходимо было юридически оформить документом, копия которого подлежала хранению в архиве Троицкого собора.

В период образования русского централизованного государства особое внимание уделялось хранению документов. Судебник 1550 г. установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание торговой казнью (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью . Суровыми были наказания за утерю документов.

Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них -- в ящиках, мешочках, "коробьях", а в некоторых приказах -- в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.

Оформилось понятие архива ("хранила", "казны") как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая "казна".

В Судебнике 1550 г., в Уложении 1649 г. московское правительство требовало от дьяков и подьячих хранить "государевы и челобитчиковы дела со всяким опасением и радением" не в частных дворах и подворьях, а в "городах-крепостях", в казенных помещениях приказных палат, дворцов, дворов и изб, за печатями, под угрозой потери права приказной службы и наказания кнутом за нарушение требований закона, направленных к хранению в целости и порядке "государевых дел". Статуты Западной Руси (1566 и 1588 гг.) требовали от воевод, старост и земских судей в случае отсутствия безопасных помещений постройки специальных "каменных" хранилищ для содержания в них актовых книг прежних лет.

Документы описывались и учитывались. Так, наряду с другими ценностями они передавались по росписным спискам, составляемым при смене воевод. В центральных и местных учреждениях составлялись описи дел по годам и периодам воеводства, по местности, в которой созданы документы, по содержанию. Документы в них описывались "в перечень имянно".

В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов - "архив". В Генеральный регламент 1720 г. была включена специальная глава "О архивах", в которой говорилось, что "книги, документы и дела" хранятся в канцеляриях и конторах три года. Это -- так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы, кроме тех, которые оставались в канцеляриях "для справки" ("особлевые уставы, регламенты" и книги), должны были сдаваться в архив коллегии "с роспискою архивариусу ".

Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся "приходу и расходу", и при Ревизион-коллегии для документов по учету доходов и расходов.

Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив Вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х гг. генеральным межеванием в 1768 г. при Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив -- "межевая архива".

В 1728 г. в "Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам" было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. По "Учреждениям для управления губерний" в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи исполненные и законченные производством дела.

Организации хранения документов придавалось значение и в вотчинных хозяйствах. В наказе A.M. Черкасского была специальная глава "О росписке новому приемщику с прежним", в которой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.

В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы "прилежно собирать" и описывать их в особом реестре, по которому отмечалась выдача во временное пользование и возвращение документов.

Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в Генеральном регламенте.

Изменились состав и положение чиновничества. Введение новых критериев оценки годности к служебной деятельности и денежное (а не натуральное) его содержание поставило чиновничество в подчинение неограниченной власти монарха.

Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собою законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформляется деятельность архивов.

Нарушение установленных правил документирования, хранения и использования документов (хищение документов, искажение их смысла при составлении, подделка и разглашение решений) каралось наказанием смертной казнью ("чести, живота и пожитков лишить"), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.

1.2 Экспертиза ценности документов в XIX веке

В XIX веке рост делопроизводства в связи с бюрократизацией управления, рост объема документации, переполнение ряда архивов поставили вопрос о необходимости “разгрузки” архивов. Обычно это мероприятие приурочивалось к частичной реорганизации того или иного учреждения и часто наносило немалый вред архивам, так как ведомственные архивы руководствовались узковедомственными подходами при отборе документов на уничтожение, произвольно дробили архивные фонды. Понятие “разгрузка” включало в себя: - передачу архивных материалов из одного переполненного архива в другой архив; - переброску архивов в пустующие и чаще всего неприспособленные помещения; - массовое уничтожение архивных материалов. Уничтожение архивных документов было санкционировано в 1829-1830 годах Николаем I при разборе документов Кабинета е.и.в., а также при разборке дел петербургских Сенатского и архива старых дел. Позже - в 1857 году, -разрешение на уничтожение дел было предоставлено местным органам власти.

Секретные дела сжигались, прочие продавались бумажным фабрикантам (благодаря последнему обстоятельству удалось спасти и сохранить в частных коллекциях большое количество ценных источников).

В середине XIX века местные органы власти получили разрешение уничтожать архивные документы. Вопрос об уничтожении “ненужных бумаг” решали чиновники, малокомпетентные в вопросах исторической значимости документов.

Во второй половине XIX века в архивном деле происходят значительные изменения. Пристальное внимание архивистов начинают привлекать вопросы экспертизы ценности документов. Если раньше архивы занимались преимущественно комплектованием, то теперь не менее значимой становится задача упорядочения и описания архивных дел, и здесь были достигнуты немалые успехи.

В 60-70-е годы XIX века происходит оживление архивной работы: в результате реформ 60-х годов были упразднены многие учреждения, другие были реорганизованы, производилась массовая сдача и приемка архивами материалов упраздняемых учреждений, началась организация архивов при новых учреждениях. Не говоря уже о том, что произошло укрепление существующих исторических архивов и возникли новые.

Однако это оживление архивной деятельности сопровождалось массовым, невиданным, разрешенным уничтожением архивных дел. Ввиду этого бездумного и бесконтрольного уничтожения документов актуализировалась задача централизации архивного дела, охраны архивных документов. Обеспокоенная архивная общественность поднимала вопрос о реорганизации архивного дела, об архивной реформе.

Свой проект архивной реформы представил Николай Васильевич Калачов (1819-1885). Выпускник юридического факультета Московского университета, ставший затем его профессором, Калачов к времени представления своего проекта успел поработать в Археографической комиссии, Московском главном архиве МИД, участвовал в подготовке реформ 60-х годов, а в 1865 году возглавил Московский архив Министерства юстиции. В 1852-1853 годах Калачов совершил археографические экспедиции по ряду губерний России - Владимирской, Московской, Нижегородской, Орловской, Пензенской, Рязанской, Саратовской, Симбирской, Тамбовской, Тверской, Ярославской и другим, - обследуя архивы присутственных мест и частные хранилища документов. Многие собранные документы Калачов опубликовал. Калачов обнаружил катастрофическое состояние многих местных архивов, пришел к выводу о необходимости архивной реформы.

В 1869 году он организовал первый археологический съезд и сделал доклад о необходимости архивной реформы. Главная идея реформы - создание в губерниях центральных исторических архивов, прекращение уничтожения документов, совершенствование описания дел, расширение допуска к ним пользователей. Для обсуждения доклада была создана специальная комиссия. В 1872 году по решению второго археологического съезда была введена четкая система экспертизы ценности документов. Экспертиза документов проходила в несколько этапов. Разборочные комиссии архивов разделяли документы на справочные и исторические. Исторические документы отправлялись в специально создаваемые исторические архивы. В исторических губернских архивах разборочные комиссии проводили вторую экспертизу и направляли исторические дела либо в министерские архивы либо в губернские, часть дел в случае их малозначительности отправлялись на уничтожение. Судьбу спорных документов (об их дальнейшем хранении или уничтожении) окончательно решала разборочная комиссия при Главной архивной комиссии министерства народного просвещения (ГАК МНП) после рассмотрения представленных ей описей и актов на уничтожение.

Н.В. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов. В первой половине XIX века экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Н.В. Калачов впервые сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических. Для более верного определения исторической значимости документов Н.В. Калачов предлагал включать в разборочные комиссии местных краеведов. Сама идея Н.В. Калачова о создании комиссий для отбора документов предназначенных для хранения была прогрессивной. С их помощью привлекались силы общественности к разработке местных материалов, которые были необходимы для изучения многих важных вопросов. Однако отсутствие определенных критериев для отбора документов, малая заинтересованность большинства учреждений в подобной деятельности редко приводила к желаемым результатам. В целом деятельность Н.В. Калачова была важной вехой в развитии экспертизы ценности документов. Однако, как отмечают современные исследователи, в пылу полемики, Калачов порой терял чувство реального. Например, нельзя признать обоснованным его требование при проведении экспертизы просматривать единицу хранения «от листа до листа». Спорен тезис Н.В. Калачова о том, что нельзя уничтожать секретные материалы. В них, как известно, было немало бумаг, не имеющих ни научной, ни практической ценности. В тоже время представляют интерес его рекомендация не уничтожать документы, не подлежащие хранению, а продавать их с публичных торгов, так как эти материалы все-таки «нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне негодными». Обоснованно его мнение о том, что дублетные источники вместо уничтожения целесообразно передавать в библиотеки и другие хранилища. Важное значение имел тезис, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 года по 1885 год удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами. Описание дел в это время достигло определенных успехов. У законченных делопроизводством комплексов материалов справочники (описи и алфавиты) порой отсутствовали или были выполнены очень примитивно, не раскрывали содержание источников, часто содержали ошибки и описки. Хаотическое состояние материалов и низкий уровень справочного аппарата затрудняли дальнейшую работу с данными источниками и приводили к ошибкам в оценке ценности материалов.

После смерти Н.В. Калачова в 1885 году уничтожение документов возобновилось во все возрастающих размерах. Это сильно обеспокоило историческую общественность. Московское Археологическое общество в 1898 году поручило Д.Я. Самоквасову, видному археологу и историку русского права заняться этим вопросом.

Самоквасов доказывал необходимость архивной реформы. Он подверг критике результаты деятельности комиссии Калачова, деятельность Археологического института, не справившегося с подготовкой кадров для архивов России, деятельность губернских ученых комиссий, не справлявшихся с задачами спасения архивных документов от уничтожения. По мнению Самоквасова, институт давал в основном не архивную, а археологическую подготовку, а губернские ученые комиссии были часто некомпетентны в архивном деле. Они изучали предоставленные учреждениями “глухие” описи и по ним санкционировали уничтожение дел.

Даже из признанных важными архивных дел на хранение отбиралось не все: не хватало помещений. В результате процент отобранных на хранение в 1880-1890-х годах дел составлял от 0,15 до 7 %.

Свои выводы и предложения по проведению реформы Самоквасов изложил в 1898 году в докладе Московскому археологическому обществу, в 1899 году - XI Археологическом съезде в Киеве, а позже - в 1902 году, - в своей двухтомной монографии “Архивное дело в России” (Том первый - “Современное архивное нестроение”, второй - “Прошедшая, настоящая и будущая постановка архивного дела в России”). Проект Самоквасова можно свести к следующим пунктам:

1) для управления архивами государственных и общественных учреждений Российской империи создать особый центральный орган, зависимый от центральной власти - Центральное архивное управление;

2) делопроизводство до 1800 года включительно концентрируется в Московском архиве Министерства юстиции, кроме документов тех министерств, в которых существуют хорошие центральные архивы;

3) в центрах учебных округов (которые охватывали по нескольку губерний) учредить Областные архивы (по типу центральных архивов древних актов в Киеве, Вильно, Витебске) с документами местных правительственных и общественных учреждений по 1800 год, причем, губернские ученые комиссии должны влиться в состав этих областных архивов; 4) делопроизводство позднее 1800 года должно было образовать в столице единый “Архив-регистратуру”, а в каждой губернии - по одному губернскому “архиву-регистратуре”.

Губернские ученые комиссии (роль которых, по проекту Самоквасова, становилась весьма второстепенной) во главе с Археологическим институтом выдвинули в противовес самоквасовскому свой проект. Согласно этому проекту, центральные архивы должны были быть организованы в каждой губернии, а губернским ученым комиссиям отводилась бы в архивах главная организаторская и руководящая роль.

Спор проектов на XI Археологическом съезде в 1899 году закончился компромиссом. В основу решения был положен проект Самоквасова, но за губернскими комиссиями сохранялась самостоятельность; были изменены предельные даты поступавших в центральные архивы материалов. Решено было добиваться создания Главного архивного управления, которое осуществляло бы руководство архивами. Вся система архивов должна была стать трехступенчатой: первая ступень - единый центральный государственный архив, хранящий материалы до 1825 года всех высших и центральных государственных учреждений - существующих и упраздненных, кроме тех учреждений, которые имеют благоустроенные архивы; вторая ступень - областные архивы в 12-ти крупных губернских городах, в которых должны были храниться документы по 1775 года; третья ступень - губернские центральные архивы с делопроизводством всех местных учреждений с 1775 года до документов 25-летней давности. Однако этот проект не был осуществлен.

Выводы по первой главе

Проблема сохранения документов законченных делопроизводством возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще рано говорить об экспертизы ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическом или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода это мысль о необходимости сохранения документов законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.

В ХVШ - ХIХ вопросы экспертизы ценности связаны с деятельностью Н.В. Калачова. Калачов выступал резко против бездумного уничтожения документов. Он предложил создать комиссии для отбора документов. В первой половине XIX в. экспертиза ценности рассматривалась в основном как средство определения практического и справочного значения материалов. О научной ценности источников вопрос поднимался лишь в единичных случаях. Калачов впервые сформулировал две основные задачи экспертизы ценности: выяснение справочного значения материалов в текущих архивах и научного значения в исторических. Для более верного определения исторической значимости документов Калачов предлагал включать в разборочные комиссии местных краеведов. Сама идея Калачова о создании комиссий для отбора документов предназначенных для хранения была прогрессивной. С их помощью привлекались силы общественности к разработке местных материалов, которые были необходимы для изучения многих важных вопросов. Однако отсутствие определенных критериев для отбора документов, малая заинтересованность большинства учреждений в подобной деятельности редко приводила к желаемым результатам.

В целом деятельность Калачова была важной вехой в развитии экспертизы ценности документов.

После смерти Н. В. Калачова в 1885 г. уничтожение документов возобновилось во все возрастающих размерах. Это сильно обеспокоило историческую общественность. Московское Археологическое общество в 1898 г. поручило Д. Я. Самоквасову, видному археологу и историку русского права заняться этим вопросом. Д. Я. Самоквасов, настаивая на прекращении уничтожения документов, подчеркивал их научную, практическую и политическую ценность. Он негативно оценивал деятельность Археологического института и губернских ученых архивных комиссий.

Губернские ученые архивные комиссии не могли спасти от уничтожения ценные документы. Не хватало помещений для собираемых материалов, образовательный уровень членов комиссий был невысок, они не несли ответственности за уничтожаемые документы, что объяснялось отсутствием руководящего и контролирующего архивного органа.

Таким образом, методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

2. Становление и организация проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

2.1 Экспертиза ценности документов в XX веке

В ХХ веке развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

С середины 1920-х годов до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. Одним из важных направлений работы архивных учреждений страны в 1920-1930-х годах была разработка проблемы их комплектования. С ней была тесно связана утилизация документов, утративших практическое и научное значение.

В отечественной литературе эти мероприятия традиционно определяются термином «макулатурные» кампании. Их активно поощряли многие руководители, ссылавшиеся на серьезные проблемы с обеспечением сырьем бумажных фабрик страны. Современный исследователи весьма отрицательно оценивают данный период, так Е.В.Алексеева пишет: «например, большой урон Архивный фонд страны понес в период так называемой «макулатурной кампании» 1927-1929 годов, когда архивы едва не были принесены в жертву индустриализации и бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис».

На протяжении 1920-х гг. комплектование государственных архивов СССР проводилось в соответствии с декретом СНК «О хранении и уничтожении архивных дел» от 31 марта 1919 года. Оконченные дела советских учреждений хранились в них не более пяти лет. По истечении этого срока документы передавались в соответствующие архивные учреждения, где специальные «разборочные комиссии» осуществляли экспертизу и отбор материалов, подлежащих долгосрочному хранению в архивах. Они формировались из сотрудников архивов, представителей учреждений и независимых экспертов. Однако малочисленные комиссии не успевали разбирать и описывать обширные материалы, отобранные для долгосрочного хранения. Проблема совершенствования принципов комплектования Единого государственного архивного фонда (ЕГАФ) особенно обострилась во второй половине 1920-х годов. В тот период архивные учреждения приступили к массовому приему документов предприятий и организаций с истекшим сроком ведомственного хранения. Кроме того, на бумажных фабриках страны обострилась проблема сырья в связи с резким сокращением импорта целлюлозы. Ее «компенсацию» ряд руководителей планировал за счет «разгрузки» архивов от «ненужного хлама». Все это стало основой для проведения очередной масштабной «макулатурной» кампании.

Середина 1950-х годов характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов, так как в это время отмечается значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи, с чем было принято решение: о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов обязан быть временно прекращен; архивным учреждениям предложено провести экспертизу ценности ранее принятых на госхранение фондов и, кроме того, организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования.

Осуществление поставленных задач проводилось согласно с положениями нормативных и нормативно-методических документов по экспертизе и комплектованию: «Примерных списков учреждений, предприятий и организаций, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы» (утверждены 10 августа 1960г.) и Дополнений и изменений к ним от 1965 года и других документов.

Было выделено две основных проблемы: о научно-исторической ценности документов низовых учреждений и целесообразности приема их в государственные архивы; о составлении перечней документов, подлежащих приему на госхранение. Рекомендации Научного Совета Главного архивного управления, подведшего результаты проведенного изучения, предусматривали: переход экспертно-проверочных комиссий к рассмотрению описей на документы постоянного хранения, уничтожение круга учреждений, передающих документы на госхранение, предоставление учреждениями права самостоятельного уничтожения документов с кратковременными сроками хранения, разработку типового перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы, установление долговременного срока хранения материалов по личному составу и др.

В течение 1950 - 1980-х годов завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

Процесс выработки критериев оценки документов можно рассматривать в пределах следующих этапов:

1) 1918 - 1957 годы - формулирование основных признаков оценки документов;

2) 1958 год - до конца 60-х годов - уточнение, дополнение критериев, сформулированных К.Г. Митяевым;

3) 70-е - до начала 90-х годов - сложилась, развивается система трех групп критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей;

4) после 1991 года попытка переосмыслить критерии оценки документов в соответствии с новыми реалиями.

Произошедшие после 1991 года перемены коснулись всех сторон жизни общества, сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Перемены, коснувшиеся всех сфер деятельности, затронули и экспертизу ценности документов. Многие ее положения потребовали пересмотра. В основу теории экспертизы ценности документов положены общенаучные положения, свойственные как всем дисциплинам, так и тем, объектом изучения которых является документ. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т.д.). После 1991 года излишняя идеологизация снимается, учитывается новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Как следствие, происходят изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Отсюда - изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение.

Перестройка экономики, разные формы собственности, отказ от жесткой централизации управления стали базой изменения организационно-правовых форм организаций и предприятий (их видов), ведомственной системы управления (только госсектор), понимания отрасли (не совпадает с ведомственной системой, включает организации разных форм собственности), роли и места организаций в системе управления и их уровня в связи с расширением прав местных органов.

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные - менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение новых, например, маркетинга, который объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции управления все больше переходят к самим госпредприятиям и осуществляются только самими предприятиями негосударственной формы собственности.

Исчезновение отраслевых вертикалей управления вызвало возрастание значения документа как исторического источника в каждом звене управления. Меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе. Все более широкое распространение получают новые формы документирования, компьютерные технологии и т.д.

Все это приводит к изменению системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности.

Созданная до 90-х годов нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов в основном утратила свое значение.

Возникла необходимость в пересмотре и критериев экспертизы ценности документов. Теория экспертизы ценности и ранее строилась на достаточно объективной основе, но, как и другие гуманитарные теории, была излишне идеологизирована (классовый подход, главное внимание госаппарату и т.д.). В тот момент снималась излишняя идеологизация, учитывалась новое государственное управление, новая экономика, многопартийность и др. Происходили изменение состава документов, концентрации информации в определенных документах и определенных фондах учреждений, организаций, предприятий. Были изменение источников комплектования архивных учреждений и изменение в отборе документов на хранение.

2.2 Понятие, принципы и критерии экспертизы ценности документов на современном этапе

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации». (Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004. Ст. 3).

Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности. (Основные правила работы государственных архивов Российской Феде-рации. М., 2002. П. 6.1.5.1. )

Принцип историзма в настоящее время признается основным (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 41-43.), предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 141.), в нашем случае совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между документами и фондами, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений структуры документов и документальных фондов, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм и т.п. документов и документальных фондов. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 41.), с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 141. )

В современной архивоведческой литературе также отмечается совпадение других общенаучных принципов - системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) - с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 43-44. )

Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения, причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в "разном освещении" - в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника» (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 141.). В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты.

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали.

Действующие правила работы государственных архивов сводят критерии экспертизы ценности к трем группам: происхождения, содержания и внешних особенностей документов. Старые «Основные правила работы государственных архивов» (2002) группируют критерии следующим образом:

Критерии происхождения документов:

- функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли, так и типового характера);

- значение лица в жизни общества;

- время и место создания документа.

Критерии внешних особенностей документов:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;

- физическое состояние документа (Основные правила работы государственных архивов Российской Феде-рации. М, 2002. С. 131-132)

Новые основные правила работы государственных архивов 2007 г. несколько изменили состав критериев:

Критерии происхождения:

- функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера;

- время и место создания документа и т.п.

Критерии содержания:

- значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;

- вид документа;

- подлинность документа.

Критерий внешних особенностей:

- форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. П. 4.3.)

При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких, как «значимость проблемы или объекта, отраженного в документах», «принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта», «соответствие НТД этапности научных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие (Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991. С. 53-55).

Специфические критерии ценности применяются и при экспертизе аудиовизуальных документов: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации (Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодо-кументами. М., 1980. С. 21. )

Происхождение документов считается определяющим при выполнении работ, связанных с комплектованием и учетом. Помимо экспертизы ценности, оно лежит в основе профилирования архивов, фондирования, систематизации и группировки документов внутри фонда. Среди критериев происхождения наибольшее значение имеет функционально-целевое назначение организации, в деятельности которой образовались документы. В рассмотрение принимается особая роль организации или типичность ее деятельности в рамках территориальных и отраслевых систем управления.

Функциональный подход предполагает изучение конкретных функций, которые выполняют организации, целевого назначения определенных категорий документов, образующихся в их деятельности и роли этих документов в соответствующих документальных системах (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 108.). В этом отношении, чем шире масштаб деятельности организации, чем разнообразнее ее связи другими субъектами и объектами управления, тем большую информативность и ценность приобретают ее документы. Естественно, что фонд федерального органа власти содержит больше ценной документации по сравнению с фондом органа власти регионального уровня, а последний - информационно насыщеннее, чем фонд отдельной организации. И так вплоть до структурных подразделений организаций. В то же время, если брать некоторые специфические виды деятельности, то ценные для пользователей документы могут откладываться на низовых уровнях. Так, например, документы, связанные с трудовой деятельностью работников, хранятся в организациях, в которых они работают, сведения о характере и состоянии жилых помещений концентрируются в документах районных БТИ и т.д.

Используя функциональный подход, архивы очерчивают круг наиболее значимых, системообразующих элементов управления разнообразными ресурсами и на основе этого составляют списки организаций (структурных подразделений) - источников своего комплектования.

Далее проводится непосредственное изучение документов источника комплектования с целью установления сроков их хранения. Функциональный подход применяется и на этом этапе экспертизы ценности документов. Но теперь рассматриваются функции и целевое назначение уже конкретных групп документов. А функции эти напрямую связаны с фиксированием результатов тех или иных управленческих действий: мониторингом и анализом состояния управляемых объектов, принятием решений, доведением их до исполнителей и других заинтересованных лиц, контролем исполнения, планированием, отчетностью, обеспечением материальными, финансовыми, кадровыми, информационными ресурсами, обеспечением нормативно-правовых основ действий, процедур и деятельности в целом и т.п. Современная делопроизводственная практика такова, что функционал документа выражается (и определяется) в его названии и видовой принадлежности (номинале).

Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время - «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Поэтому необходимо при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям, как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п. Следует, однако, понимать, что критерий времени связан не только с оперативностью документирования. Порой ценность документов значительно повышается в связи с их созданием в особенные для общества, организации или личности временные периоды, в периоды кардинальных перемен, исторических свершений, подъема или упадка духовных и материальных сил (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 147. ).

Критерий значимости информации (содержания) документа - самый туманный из всех критериев экспертизы ценности. Сами архивисты признают, что этот критерий не может быть определен через систему четких признаков, «так как можно прийти к перечислению сколь угодно многих тем, явлений, сторон жизни общества» (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 89). Поэтому анализ непосредственного содержания документов выводится за рамки экспертизы их ценности, проводимой в массовом порядке, т.е. на этапах делопроизводства и комплектования архивов. (Исключение составляют аудиовизуальные документы, в том числе цифровые, для которых значимость, уникальность или типичность документированных событий может иметь решающее значение). Главное внимание сосредоточивается опять-таки на функциональном значении документов, на отражении в них уникальных или типичных функций, которые выполняет организация. В большинстве случаев такой подход сводится к рассмотрению видового состава документов в их привязке к функциям организации.

Критерий повторяемости информации документа в информации других документов. Под повторяемостью документированной информации в архивоведении понимается наличие одной и той же или сходной информации в двух и более документах. Повторяемость информации управленческих документов, как правило, разделяют на два основных вида: формальный (воспроизведение документированной информации) и аналитико-синтетический (преобразование документированной информации) (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 52-53).

В основе первого вида повторяемости информации лежат простые формы повторения, при которых информация первичного документа (например, первоисточника) воспроизводится во вторичном(ых) документе(ах) без каких-либо существенных изменений. К таким формам относятся: дублетность - размноженные экземпляры одного и того же документа; цитирование - дословное повторение всего текста документа или его части; суммирование - повторение однородных данных множества первичных документов в едином вторичном документе с последующим подведением итогов; разбиение информации - процесс противоположный суммированию. К аналитико-синтетическим формам повторяемости информации относят: обобщение - обработка данных первичных документов во вторичном путем их различной группировки, анализа и синтеза; реферирование - передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза; изложение - передача, но не дословная, текста первичного документа в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения. Выделяют также смешанные формы повторяемости: вариантность - разные тексты одного и того же документа, в которые внесены изменения (в том числе аналитико-синтетического характера), отражающие развитие и этапы создания документа; поглощенность - явление, при котором основное содержание одного документа в той или иной форме повторяется в другом, чаще всего сводном, документе (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 153-154). Кроме формы и степени повторения информации при экспертизе ценности документов учитывают также характер повторения (внутри-учрежденческий, внутриотраслевой, межотраслевой), периодичность образования документов, местонахождение документов (Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов. (Теория и методика). С. 91-92. )

Критерий повторяемости информации является основным, если не главным, при формировании архивных фондов, особенно на начальном, делопроизводственном этапе экспертизы ценности. Именно он лежит в основе типовых перечней документов, а значит, и в основе номенклатур дел организаций, определяющих сроки хранения документов. Это именно тот самый инструмент, который в сочетании с функциональным подходом позволяет оптимизировать состав Архивного фонда РФ, отсекая от него значительную часть экземпляров одних и тех же или поглощенных документов.

Методологическими основами применения критерия повторяемости информации по праву считаются принципы, используемые в источниковедении и в теории информации. Источниковедческий подход проявляется в применении методов текстологического анализа, который «призван устанавливать систематическую последовательность дублирования, преобразования и нарастающего уплотнения информации в документопотоках» (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 146).

Этот подход в большей степени характерен для поздних этапов экспертизы ценности, когда можно проводить сопоставление документов, уже отложившихся в составе документальных или архивных фондов. Информационный подход берется архивистами на вооружение чаще всего при определении ценности целых комплексов (видов) документов, причем в границах довольно широких документальных систем - внутриотраслевых, межотраслевых, общегосударственных. Повторяемость информации при таком подходе рассматривается как специфический случай общего свойства повторяемости явлений социальной жизни. В.Н. Автократов подчеркивал, что «повторяемость призвана обеспечивать надежность управления и преемственность его документационного обеспечения» (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 153.). Задача архивистов заключается в том, чтобы выявить и отобрать на хранение минимум вариантов документированной информации из общего разнообразия дублирующихся, поглощающихся, обрабатывающихся и т.п. сведений. Справиться с этой задачей помогает метод моделирования информационных потоков. Моделируется процесс восхождения информации в большой документальной системе, охватывающей всю иерархическую систему организаций определенного ведомства или отрасли. При этом движение информации рассматривается не столько как перемещение документов от их авторов к адресатам, сколько как «перетекание» информации из одних документов в другие, более информационно плотные. Именно такие, «информационно плотные» документы и фонды В.Н. Автократов считал наиболее ценными. С его точки зрения, общее положение теории информации таково, «что всякое повышение разнообразия вызывает рост количества информации, влекущий соответствующее увеличение ее абстрактно понимаемой ценности», чем больше разнообразия содержит рассматриваемое явление (фонд или отдельный документ), «тем больше в нем информации и тем ценнее оно (тем ценнее данный фонд, документ)» (Автократов В.Н. Указ. соч. С. 150. )