Организационное обеспечение делопроизводства: создание и развитие службы документационного обеспечения управления в организациях различного уровня

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия

Исторический факультет

Курсовая работа

на тему: "Организационное обеспечение делопроизводства: создание и развитие службы документационного обеспечения управления в организациях различного уровня"

Исполнитель: студент 531 Д группы СГИ ОЗО

Новожилов М.А.

Научный руководитель: Гонцова М.В.

Нижний Тагил - 2009

Содержание

Введение

1. Организация службы документационного обеспечения управления

1.1 Общие требования

1.2 Организационные формы работы с документами

1.3 Типовые организационные структуры службы делопроизводства

1.4 Задачи и функции службы делопроизводства

1.5 Функции структурных подразделений службы делопроизводства

1.6 Должностной и численный состав службы делопроизводства

1.7 Организация документооборота

1.8 Порядок работы с входящими документами

1.9 Порядок работы с исходящими документами

1.10 Порядок работы с внутренними документами

1.11 Регистрация документов

2. Нормативная регламентация службы делопроизводства

3. Совершенствование службы документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Заключение

Список используемой литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих, эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности организации, а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой;

- рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности организации;

- изучение организации службы документационного обеспечения управления организации, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно - методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000. способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Издательство стандартов. М., 1998. Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: "Общие понятия", "Делопроизводство" и "Архивное дело".

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000. включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Для написания данной курсовой работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8 20.02.1995.. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи". Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.02.2002 № 1 - ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, старшего преподавателя О.В. Мосягиной, к.и.н. Н.В. Шатиной, старшего преподавателя В.С. Иритиковой.

В издании "Секретарское дело" Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2001.

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

В издании Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002. рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В справочном издании М.В. Стенюкова "Справочник по делопроизводству" Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001. собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В курсовой работе использовалась информация на основе анализа диссертационной работы доктора исторических наук М.В. Ларина "Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)" Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук. М., 2000.. Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на базе информационного менеджмента в историческом развитии.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство", "Отечественные архивы".

В журнале "Секретарское дело", в статье "Рекомендации по разработке должностных инструкций" Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С. 42. В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. В статьях Л.В. Санкиной и Т.В. Кузнецовой - "Должностная инструкция секретаря-референта", Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело, 1997. №4. "Должностная инструкция секретаря руководителя" Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело, 1998. №2., "Должностная инструкция: рекомендации по составлению" Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право, 2002. №2. с. 10-13. и, соответственно, "Как составить должностную инструкцию секретаря" Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело, 1999. №1. изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта. Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.

Конкретизированные этапы делопроизводства рассматриваются в следующих статьях:

1. Тему регистрации документов поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой "Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами" Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело, 2000. № 1., И.Л. Артамоновой "Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации". Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3.

2. Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статьях Т.В. Кузнецовой "Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря" Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4., Е.А. Степанова "Контроль исполнения документов и поручений" Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело, 1997. №2., С.Л. Кузнецова "Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса". Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело, 1997. №1.

3. Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной "Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива" Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело, 2000. №4. и "Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов" Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е. М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело, 2001. №2.; Н.В. Басакина - "Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности" Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов., В.Д. Банасюкевича "Новый типовой перечень" Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство, 2001. №1.. Эту тему продолжают Н.В. Шатина "Составление номенклатуры дел" Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело, 2000. №1., Е.М. Емышева "Методика составления номенклатуры дел" Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело, 1996. №3.. В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000..

В статье М.П. Бобылевой "На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)" Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство, 1999. №2. и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова "Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства" Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство, 1999. №1. рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто - "Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства" Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство, 1998. №1., А.В. Бадьиной - "Электронный документооборот фирмы" Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство, 1999. №1., Бобылевой М.П. - "Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем" Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство, 2001. №1., С. Короткого "Современные технологии корпоративного документооборота" Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра", 2000. № 3.. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова "Автоматизация делопроизводства. Первый этап" Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1., Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева "Новые возможности автоматизации делопроизводства"Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело, 1999. №4., О.А. Ефимовой "Современные технологии работы с документами" Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело, 1998. №3.. В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи С. Л. Кузнецова "Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса" Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело, 2000. №4. и "Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства" Он же. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2.; О.А. Ефимовой "Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации" Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело, 2000. №4.; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова "Как создать информационную документальную систему" Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело, 2000. №1..

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой - "Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)" Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство, 2000. №1. и "Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве" Она же. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство, 2001. №1., В.А. Еремченко - "О проблеме электронных документов" Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело, 2001. №3.. Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве. Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

В соответствии с поставленными задачами данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматривается организация службы документационного обеспечения управления в организации.

Во второй главе рассматривается нормативная регламентация службы ДОУ. В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации, рационализации и совершенствованию работы с документами. В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

делопроизводство документационное обеспечение документооборот

1. Организация службы документационного обеспечения управления

1.1 Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

- структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

- требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

- существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

- в министерствах и ведомствах - управление делами, в состав которого, как правило, включаются;

- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

- инспекция при министре (руководителе ведомства);

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

- отдел писем (жалоб);

- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

- центральный архив;

- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

§ подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);

§ секретариат;

§ экспедиция;

§ копировально-множительное бюро;

§ архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например, служба (отдел) управления документацией (документами).

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

* выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

* разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

* определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

* регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

* выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

* рациональная организация рабочих мест и условий труда;

* повышение квалификации сотрудников службы.

1.2 Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.3 Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

* секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

* инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

* канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с. 64..

1.4 Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

* постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

* обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

* сокращение документооборота;

* разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с. 66..

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. - М., 1991, с. 66..

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ.

Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

1.5 Функции структурных подразделений службы делопроизводства

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры ДОУ.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

- секретариат;

- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

- отдел совершенствования делопроизводства;

- копировально-множительное бюро;

- протокольная группа;

- редакционная группа;

- приемная;

- архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

1-я категория - учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2-я категория - учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

3-я категория - учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

4-я категория - учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. - 416 с.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (Приложение 1).

Функции структурных подразделений:

1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

* предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

* подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

* организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

* бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

* подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

* анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

* организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

* прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

* разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

* разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

* разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

* разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

* организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

* прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

* доставку документов в структурные подразделения;

* обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

* количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

* регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

* формирование и ведение справочно-информационного массива;

* контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

* контроль за сроками исполнения документов;

* контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

* анализ исполнительской дисциплины;

* информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

* прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

* подготовку обращений к рассмотрению руководством;

* контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

* извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

* формирование и хранение дел с документами по обращениям;

* анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

* организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

* перепечатку документов с черновиков;

* считку и правку текстов документов;

* учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

* копирование текстов;

* тиражирование текстов документов;

* подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

* прием от структурных подразделений, обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

* учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;