Этапы развития методов управления проектами

1. Определение проекта

Ежегодно прекращает существование около 10% компаний. В то же время, появляются новые компании, кому-то сопутствует успех, кому-то неудача. Современная конкуренция, нацеленная на борьбу за клиента, вынуждает компании быстро находить и создавать новые товары и услуги, обновлять ассортимент для удовлетворения будущих потребностей клиентов. Оптимальным считается ежегодное обновление 15-20% ассортимента товаров и услуг компании. А задержка с выходом продукта на рынок даже на один месяц может привести к неудаче, свести на нет все затраченные усилия и ресурсы.

Как сделать компанию эффективной во времени, как обеспечить не только текущую, но и будущую эффективность компании. В этой связи, в деятельности и развитии компаний выделим две категории операций и действий:

1) Повторяющиеся, базовые операции и процессы, ориентированные на ход событий и обеспечивающие воспроизводство основных функций компании. К этой категории можно отнести все процессы планового производственного цикла, подготовку и сдачу бухгалтерской отчетности, переговоры и работу с клиентами, получение и анализ финансовых данных, ежемесячные отчеты отделов и т.д. Их отлаженность определяет текущую эффективность компании. Повторяющиеся, базовые процессы обычно описываются, регламентируются и управляются в рамках общего менеджмента по принципу функциональной специализации подразделений. Такие повторяющиеся процессы принято называть бизнес-процессами (бизнес-процесс - известный конечный упорядоченный набор действий, направленный на достижение известной бизнес-цели за известный промежуток времени).

2) Неповторяющиеся нециклические процессы, ограниченные во времени, ориентированные на конечную цель, порядок достижения которой однозначно не определен. К этой категории процессов можно отнести, например, создание нового отдела или направления, вывод на рынок нового бренда, реорганизация компании, внедрение информационной системы, внедрение любой другой системы типа моделирования, контроллинга, сбалансированных показателей и т.д. Такие процессы нацелены на будущую эффективность компании, характеризуются уникальностью и неповторимостью целей и работ. Они обычно выполняются во временно созданных структурах в рамках стратегических целей компании и выделяются в отдельные проекты.

Бизнес-процессы и проектные процессы имеют схожие параметры: имеют определенные цели, состоят из работ, выполняются людьми, требуют ресурсов и управления, предполагают ответственных лиц за достижение результата. Но в отличие от повторяющихся серий бизнес-процессов, проектные процессы характеризуются тремя особенностями:

* наличием четко определенной конечной цели, достижение которой связано с некоторой неопределенностью; например, разработка логотипа согласно миссии компании к определенной дате;

* созданием нового продукта или нового качества, содержащего элементы уникальности по отношению к аналогам;

* участием специалистов из разных функциональных подразделений и отделов или внешних подрядчиков, выполняющих взаимосвязанные работы.

И, главное, проекты всегда имеют три одновременных ограничения:

* по срокам, т.е. проект должен завершиться к конкретной дате;

* по затратам, т.е. проект ограничен выделенными финансовыми и людскими ресурсами;

* по качеству, т.е. необходимо получить результаты определенного уровня качества.

Таким образом, мы подошли к некоторому определению временного организационного мероприятия, называемому проектом. Проект - это неповторяющееся мероприятие (действие, процесс) по созданию нового уникального продукта или услуги определенного качества, имеющее временные и бюджетные ограничения и характеризующееся неповторимостью условий осуществления.

Следует заметить, что проекты выполняются не только в бизнесе, но и в других сферах деятельности, например, социальной сфере. Примерами социальных проектов могут быть "проект реабилитации жертв стихийных и военных действий", "проект доступное жилье", "проект предупреждения заболевания СПИДом", "национальный проект образование" и т.д. В этой связи, существует несколько критериев классификации проектов:

* по масштабу: мелкий, средний, крупный;

* по длительности: краткосрочный (до 1 года), среднесрочный (1-3 года), долгосрочный (свыше 3-х лет);

* по характеру: инвестиционный, инновационный, научно-исследовательский, учебно-образовательный, смешанный;

* по сферам деятельности: экономический, технический, организационный, социальный, смешанный и т.д. Т.А. Куправа Управление проектами. Вводный курс./ Учебное пособие. Москва: РУНД, 2008. Глава 2.

управление проект инвестиционный жизненный

2. Сущность управления проектами

«Управление проектами» -- синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.).

Однако подлинно самостоятельной дисциплиной управление проектами стало благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности, благодаря методам и средствам, успешно используемым для самых различных проектов.

Рис. 3. Графическое представление сущности управления проектами

Методы управления проектами позволяют:

- определить цели проекта и провести его обоснование;

- выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

- определить необходимые объемы и источники финансирования;

- подобрать исполнителей -- в частности, через процедуры торгов и конкурсов;

- подготовить и заключить контракты;

- определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;

- рассчитать смету и бюджет проекта;

- планировать и учитывать риски;

- обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое другое.

Дадим определение (наиболее общее, но не единственное) сущности управления проектами, отличающееся от предложенного Институтом управления проектами (США) [8] несколько большей строгостью.

Управление проектами -- методология (говорят также -- искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Представляет интерес т. н. «процессная» концепция управления проектами, получившая распространение на Западе (рис. 4). Суть ее состоит в том, что сложная интегрированная природа УП описывается через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи. В данном случае под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления.

3. Базовые варианты схем управления проектом

Различают следующие варианты схем управления проектом:

«Основная» система. Руководитель (менеджер) проекта -- представитель («агент») заказчика, финансовой ответственности за принимаемые решения не несет. Им может быть любое юридическое или физическое лицо -- участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление. В этом случае менеджер проекта обеспечивает координацию и управление ходом разработки и реализации проекта, в контрактных отношениях с другими участниками проекта (кроме заказчика) не состоит.

Преимущество системы -- объективность проект-менеджера, недостаток -- ответственность за результаты проекта целиком возлагается на заказчика.

Система «расширенного управления». Руководитель (менеджер) проекта -- принимает ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Менеджер обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним, заказчиком и участниками проекта. Как и в «основной» системе, им может быть любое юридическое или физическое лицо -- участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление и способное отвечать по своим обязательствам перед заказчиком. Проект-менеджер управляет проектом, координирует поставки и работы по инжинирингу. В этом случае ответственность возлагается на менеджера проекта в пределах контрактных условий.

Система «под ключ». Руководитель (менеджер) проекта -- проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с объявленной стоимостью проекта.

Рис. 4. Классификация процессов управления проектами И.И. Мазур, В.Д Шапиро, Н.Г. Ольдерогге Управление проектами./ Учебное пособие. Москва: Омега-Л, 2004. Глава 1.1

4. Жизненный цикл проекта

Каждому проекту, как уникальному организационному мероприятию, присуща некоторая степень неопределенности. Для улучшения управляемости в условиях неопределенности, проект разбивают на несколько фаз (от 4 до 9 в зависимости от области приложения) - рис.

Как видно, каждая фаза имеет соответствующее название, требует выполнения некоторых работ и, главное, завершается получением определенных результатов. Результаты предыдущей фазы являются исходной, входной информацией для следующей фазы. Таким образом, на каждой фазе достигается определенная степень правильного определения продукта проекта и большая управляемость проекта. В некоторых случаях следующая фаза может начинаться до завершения предшествующей - такая практика наложения называется быстрым проходом.

Последовательность фаз проекта составляет жизненный цикл проекта. Он всегда ограничен во времени и обычно изображается в виде графика - рис.5.

Рис 5 Т.А. Куправа Управление проектами. Вводный курс./ Учебное пособие. Москва: РУНД, 2008. Глава 2.1

Различают жизненный цикл проекта и жизненный цикл продукта. Обычно первый является частью (одной из фаз) второго. Например, по завершению проекта вывода на рынок некоторого продукта, жизненный цикл продукта на этом не заканчивается.

КРАТКИЙ ГЛОСАРИЙ

Базис (Project Baseline) -- основополагающие параметры и фиксирующие их согласованное понимание всеми участниками документы проекта -- «точка опоры» для всего последующего развития проекта.

Базовый план (Baseline) -- первоначальный план проекта с утвержденными изменениями. Базовый план бывает также и по составляющим проекта -- стоимости, расписанию и т.д. [ОУП].

Бюджет проекта (Project budget) -- утвержденное запланированное распределение финансовых средств проекта по различным основаниям: статьям затрат, временным периодам, участникам проекта, решаемым задачам, компонентам ожидаемых результатов, элементам организационной структуры проекта и т.п.

Бюджет проекта -- сметная стоимость, распределенная по периодам выполнения проекта [НТК].

Заинтересованные лица (Stakeholders) -- физические и юридические лица, как непосредственно участвующие в проекте, так и те, чьи интересы могут быть затронуты процессами осуществления проекта и его результатами.

Участники проекта -- физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта [РМВОЩ.

Изменения проекта (Project Changes) -- модификация ранее согласованных продуктов и услуг сроков исполнения и стоимости работ, используемых ресурсов, управленческих и технологических процессов и т. п.

Изменения -- увеличение или уменьшение характеристик элементов проекта. Пересмотр базового плана проекта. Подразумевает документально оформленные и утвержденные изменения [УП].

Календарный план проекта (Project Schedule) -- перечень планируемых работ проекта со сроками исполнения и ответственными лицами, подготовленный в соответствующей форме, определенной планом управления проектом.

Расписание проекта -- плановые даты для выполнения работ и плановые даты для наступления контрольных (ключевых) событий («вех») проекта [НТК].

Ключевые вехи проекта (Project Milestones) -- ключевые события проекта, свершение которых является необходимым и достаточным условием, определяющим достижение результатов проекта. Обычно представляются в виде схемы или таблицы с взаимосвязями и сроками свершения, образуя план по вехам (Milestone Plan, Milestone Schedule, Master Schedule).

Контрольное событие -- важное событие проекта, обычно связанное с достижением важнейших результатов [ОУП]. Другие варианты -- ключевое событие [УП], контрольная точка [УП].

Куратор проекта (Sponsor) -- лицо, отвечающее перед руководством предприятия за успех проекта в целом и имеющее полномочия для решения ресурсных и других проблем, эскалированных руководителем проекта.

Спонсор проекта -- отдельный человек или организация, для которых проект предпринят и которые в наибольшей степени принимают на себя проектный риск [BS2\.

План управления проектом (Project Management Plan) -- основополагающий документ (baseline document), с которого должен начинаться любой проект. Содержит согласованное всеми участниками документально зафиксированное представление о проекте. В инвестиционных проектах -- Мастер-план проекта (Project Master Plan) [УП].

Устав проекта (Project Charter) -- документ, разработанный вышестоящей администрацией, который предоставляет менеджеру проекта право использовать ресурсы организации для выполнения работ проекта \PMBOK].

Определение проекта (Project Definition Report) -- документ, определяющий проект, в том числе: каковы цели и результаты проекта; в чем его необходимость; что должно быть сделано; как, когда и где это должно быть сделано; что для этого нужно; сколько это будет стоить; какие необходимо привлечь внешние ресурсы и организации; какие стандарты и процедуры подлежат соблюдению при осуществлении проекта [НТК].

Проблемы проекта (Project Problems) -- любой функциональный, технический или связанный с бизнесом вопрос, который возник в процессе осуществления проекта и требует изучения и решения, для того чтобы проект мог идти так, как запланировано.

Проблемные ситуации (Problem situations) -- возникающие при осуществлении проекта ситуации, для выхода из которых необходимо находить оптимальные решения [НТК].

Решение проблем (Problem Solving) -- определение последовательных систематических процедур, с помощью которых анализируются и решаются проблемные ситуации [НТК].

Проект (Project) -- уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий для достижения заранее поставленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов.

Проект -- уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам [ISO].

Проект -- целенаправленная деятельность временного характера, предназначенная для создания уникального продукта или услуги [НТК].

Проектные отклонения (Project Exceptions) -- несовпадения фактических и плановых результатов проекта, причины таких несовпадений, методы и технологии, позволяющие справляться с такими ситуациями в проекте. Включают в себя риски, проблемы и изменения.

Отклонение (Deviation) -- выход за пределы установленных требований. К отклонениям относятся случаи, когда результат работы не удовлетворяет требованиям или необоснованно их превышает [QMPP\.

Проектные риски (Project Risks) -- возможность возникновения непредвиденных ситуаций или рисковых событий в проекте, которые могут негативно или позитивно воздействовать на достижение целей проекта. Риск проекта характеризуется следующими факторами: источниками и характеристиками событий, которые могут оказать влияние на его выполнение; вероятностями появления таких событий; возможным ущербом проекту и оценкой его влияния на проект.

Риск -- потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций, связанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков [УП].

Проектный риск в самом общем понимании -- это опасность нежелательных отклонений от ожидаемых состояний в будущем, из расчета которых принимаются решения в настоящем [УПП].

Руководитель проекта (Project manager) -- менеджер, отвечающий за успешную реализацию проекта, взаимодействие с заказчиком, субподрядчиками и подразделениями компании, организацию подготовки и предоставление отчетности по проекту.

Менеджер проекта -- лицо, ответственное за управление проектом РМВОЦ.

Содержание и границы проекта (Project Scope) -- цели и задачи проекта, основные результаты, критерии оценки того, что работа или ее часть выполнена.

Содержание проекта, объем работ (Scope) (буквально -- пределы, рамки, сфера) -- содержание работ и результаты проекта (или его части). Проект описывается путем перечисления всех выполняемых работ, необходимых ресурсов и конечных результатов, включая требования к качеству [УП].

Предметная область (Scope) -- совокупность продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в рамках осуществляемого проекта [РМВОЦ]

Цели (Scope) -- совокупность продуктов и услуг, намеченных к производству в проекте [ОУП].

Структура декомпозиции работ, СДР (Work Breakdown Structure, WBS) --представление проекта в виде иерархической структуры работ, полученной путем последовательной декомпозиции. СДР предназначена для детального планирования, оценки стоимости и обеспечения персональной ответственности исполнителей.

Структурная декомпозиция работ -- иерархическая структуризация работ проекта, ориентированная на основные результаты проекта, определяющие его предметную область. Каждый нижестоящий уровень структуры представляет собой детализацию элемента высшего уровня проекта. Элементом проекта может быть как продукт, услуга, так и пакет работ или работа [НТК].

Иерархическая структура работ -- структуризация работ проекта, отражающая его основные результаты. Каждый следующий уровень иерархии отражает более детальное определение компонентов проекта [ОУП].

Структура разбиения работ -- иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ [УП].

Управление проектами (Project Management) - профессиональная творческая деятельность по руководству людскими и материальными ресурсами путем применения современных методов, средств и искусства управления для успешного достижения заранее поставленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов, осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах.

Управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей [/50].

Управление проектом -- процесс применения знаний, навыков, методов и средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта [РМВОЩ]

Заключение

Управление проектами - это искусство руководства и координации трудовых, материальных и иных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения системы современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству проекта.

За все время, в течение которого применяется технология управления проектами, был разработан ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проекта.

Для того, чтобы справиться с ограничениями по времени используют методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления финансовыми ограничениями используют методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере, выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из-под контроля. Для выполнения работ требуется их обеспечение ресурсами, и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами.

Список литературы

1. И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге Управление проектами. / Учебное пособие. Москва: Омега-Л, 2004

2. Т.А. Куправа Управление проектами. Вводный курс. / Учебное пособие. Москва: РУНД, 2008

Источники, по которым цитируются определения

3. [BS2] Британский стандарт BS 6079-2:2000 Project management Part 2 Vocabulary (перевод авт.)

4. [ISO] ISO/TR 10006: 1997 (E). Quality Management -- Guidelines to quality in project management. (ИСО/ТО 10006: 1997 (E). Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами (12/97)

5. [MW] Wideman Comparative Glossary of Project Management Terms. PM Forum, 2000 (www.maxwideman.com)

6. [PMBOK] A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMI Standards Committee / Ed. Duncan W.R. 1996

7. [QMPP] Quality Management for Projects and Programs, Lew Ireland, Project Management Institute, Newtown Square, PA, 1991 (цитируется no [MW], перевод авт.)

8. [НТК] Алешин Л.В., Воропаев В.И., Любкин С.М. и др. Управление проектами: Основы профессиональных знаний, национальные требования к компетентности специалистов по управлению проектами / Под ред. Воропаева В. И. М.: СОВНЕТ-КУБС, 2001

9. [ОУП] Либерзон В.И. Основы управления проектами

10. [УТТ] Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочник для профессионалов М.: Высшая школа, 2001

11. [УПП] Разу М.Л., Воропаев В.И. и др. Управление программами и проектами. 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 8. М.: ИНФРА-М, 1999

Размещено на Allbest.ru