Организация и условия труда работников служб документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация и условия труда работников служб документации

1. Роль секретаря в организации документационного обеспечения управления

1.1 Необходимость и значение секретарской деятельности

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы управления. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Важными факторами успеха в работе секретаря является умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое воплощение в деятельности организаций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизировать многие функции секретаря при помощи специального программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов и т.п.

Необозримые информационные перспективы открываются перед организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Intегnеt - глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Intегnеt образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Intегnеt становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей.

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по "бездокументному" обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.

2. Нормативно-методические основы деятельности секретаря

2.1 Нормативные документы, регламентирующие деятельность секретаря

При характеристике секретарской деятельности в первую очередь акцент сделан на документах организационно-методической направленности - должностных и обучающих инструкциях.

Основополагающими документами в этой области являются:

- Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

- Классификационный справочник должностей служащих;

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Он регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.

2.2 Должностная инструкция секретаря

Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РБ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.

Должностные инструкции могут разрабатываться как "внешними" организациями (государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами), так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).

Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные "типовые" данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать", "Квалификационные требования". секретарь инструкция функция организация

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

· общие положения;

· функции работника;

· должностные обязанности;

· права секретаря;

· ответственность;

· взаимоотношения;

· оценка работы.

В разделе "Общие положения" устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки и т.д.

В разделе "Должностные обязанности" указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

Должностные обязанности должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, точными, связанными с описываемой работой.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности.

В разделе "Права секретаря" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.

Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т.п.

Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, например "Права и ответственность". Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить и новые разделы, например "Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций", или раздел "Организация рабочего места и оптимальные условия труда".

3. Функции секретаря руководителя

Все обязанности секретаря подразделены на две группы: организационные документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в "Протоколе". Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) - прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию;

предварительное рассмотрение документов, их "фильтрацию" - определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

составление проектов резолюций для важнейших документов;

направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;

обработку и отправку корреспонденции;

организацию передачи документов внутри организации;

составление номенклатур дел;

формирование дел;

контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов;

составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу;

составление "актов" на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;

оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является:

решение вопросов оптимизации документооборота организации;

эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан:

1. При проведении плановых совещаний:

совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков;

оповестить участников;

уточнить с руководителем регламент совещания;

обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования;

произвести регистрацию участников;

обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцированно подходить к трем категориям: прием сотрудников

своей организации, представителей других организаций, прием по

личным вопросам. Для четкого выполнения процедуры приёма секретарь обязан:

иметь график приема;

вести учет посетителей;

контролировать принимаемые в ходе приема решения;

следить за очередностью приема и регламентом бесед.

Четкое выполнение названных процедур позволит:

оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;

сэкономить время руководителя;

спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:

подбирает необходимую для командировки информацию;

готовит совместно с руководителем программу командировки;

оформляет командировочное удостоверение и другие документы;

по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;

информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря - обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

при необходимости размножение информации;

составление информативно-обзорных рефератов;

ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя.

4. Требования, предъявляемые к секретарю

Достаточно полный и конкретный перечень деловых и индивидуальных (личностных) качеств секретаря представлен известным исследователем Харрисоном.

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.

Деловые качества:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;

лояльность, преданность работе: это - основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;

вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

5. Организация рабочего места

Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрываюшее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

копировальные средства и аппараты;

офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер - устройство для считывания текстовой и графической информации - удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.

6. Организация рабочего времени

Необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

постепенное вхождение в работу;

ритмичность труда;

обязательное чередование труда и отдыха;

планирование работы.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После этого она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в них ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня. Например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Секретарю необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с её содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.

Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

Размещено на Allbest.ru