Размещено на http://www.allbest.ru/

• Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы документирования деятельности организаций

1.1 Понятие документирования

1.2 Основные правила составления и оформления документов

1.3 Требования к бланкам документов

1.4 Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

Глава 2. Документирование деятельности делопроизводителя ООО «Рольф-Сити»

2.1 ООО «Рольф-Сити»: история создания и краткая характеристика деятельности

2.2 Основные правила документирования деятельности учреждения

2.3 Контроль правильности оформления документов

Глава 3. Основные направления совершенствования документирования деятельности ООО «РОЛЬФ-Сити»

3.1 Унификация текстов документов

3.2 Стандартизация оформления документов

Заключение

• Список использованной литературы
• Введение

Деятельность любой организации сопряжено с созданием многих видов управленческих документов. Без документов нельзя качественно решать задачи планирования и организации деятельности, производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т.п. Всю многогранную деятельность по созданию документов в организации можно назвать документированием. При осуществлении документирования деятельности организаций необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности организации, в том числе при решении различных споров.

Кроме того, сотрудники организаций получают служебную информацию посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

Таким образом, актуальность темы дипломной работы определяется важностью процесса документирования деятельности организации как одной из основных ее функций.

Целью разработки дипломной работы является рассмотрение теоретических положений документирования деятельности организаций, требований, предъявляемых к разработке различных видов документов, и с учетом рассмотренных требований практическая разработка и исправление документов конкретной организации.

Для достижения поставленной цели в работе выполнялись следующие задачи:

1. Рассмотреть теоретические основы документирования деятельности организаций, проанализировать основные правила составления и оформления документов.

2. На примере документирования деятельности в ООО «РОЛЬФ-Сити» показать основные правила документирования деятельности данной организации, раскрыть положения, касающиеся контроля правильности оформления документов и особенностей их практического заполнения.

Нормативно-правовые акты содержат информацию, необходимую для законодательного оформления организации и деятельности акционерных обществ. Создание, преобразование, ликвидация, документирование деятельности акционерных обществ - все имеет нормативно-правовое обеспечение.

Дипломная работа включает в себя оглавление, введение, три главы, заключение, список использованной литературы. Введение содержит обобщение материала, актуальность выбора данной темы, цели, поставленные в работе, задачи. Первая глава посвящена теоретическим основам документирования деятельности организаций, рассмотрению понятия «документирование», а также анализу основных правил составления и оформления документов. Подробно рассматриваются требования, предъявляемые к бланкам документов, а также требования к изготовлению организационно-распорядительных документов. Во второй главе рассматривается документирование деятельности в ООО «РОЛЬФ-Сити», контроль правильности оформления документов. Начало второй главы посвящено истории создания и краткой характеристике деятельности учреждения. Третья глава раскрывает основные направления совершенствования документирования деятельности ООО «РОЛЬФ-Сити» с учетом возможной унификации текстов документов и стандартизации при их оформлении.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения.

Глава 1. Теоретические основы документирования деятельности организаций

Можно предположить, что документирование деятельности возникло вместе с возникновением возможности у человека изображать знаками какие-либо события из своей жизни. Доказательством тому могут служить всевозможные примеры древних рисунков, особенно пещерных или наскальных, которые ученые находили на всех континентах нашей планеты. Затем появился папирус - прообраз бумаги, возникла и упорядочилась письменность. Стали возникать древние государства, в которых использовались все последние достижения в области документирования.

Современники Петра Великого утверждают, что он действительно обладал счастливым даром отыскивать нужных, полезных государевой службе людей. Однажды, приведя с улицы подростка, Петр распорядился позаботиться о нем денщику. Денщик после расспросов юноши о его способностях тут же побежал докладывать царю, что мальчишка ни читать, ни писать не умеет.

Петр воскликнул: «Прекрасно! Доверим Лёшке Макарову переписку секретных указов. Пусть копирует букву за буквой, строчку за строчкой, а о чём они - не догадывается. Секреты точно не разболтает!». Работа Лешку Макарова ждала долгая, утомительная, механическая. Но он нес свой крест секретного сотрудника с достоинством и честью. Отлученный от грамоты, он в конечном итоге дорос-таки до должности президента Коммерц-коллегии А.Козлов. «Свита, делающая короля». - М.: Газета «777» от 12.07.2008, стр.17. .

Этот маленький исторический эпизод наглядно показывает, что документирование какой-либо деятельности вообще имеет чрезвычайно важное значение в деятельности любой организации, не говоря о каких-либо государственных делах.

Документирование деятельности может касаться самых различных сфер жизни и деятельности и затрагивать вопросы управления организацией, решения вопросов взаимоотношения с другими организациями и многие другие.

1.1 Понятие документирования

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

Любые предприятия и организации имеют определенную структуру, включающую внутренние связи (взаимодействие между руководством и структурными подразделениями) и внешние связи (с деловыми партнерами, органами государственной власти и т.д.).

Управление предприятием можно рассматривать как информационный процесс. Это получение информации, ее обработка, принятие решения и доведение его до исполнителя. Существует три основополагающих требования к информации, необходимой для выработки правильного решения: она должна быть полной, достоверной и оперативной Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2004, № 8-9, с. 31-36..

Основным носителем информации, используемой в управлении предприятием, является документ. Документы, используемые в сфере управления предприятием, принято называть организационно-распорядительными документами.

Применение в управленческой деятельности различного рода документов позволяет использовать понятие документирования.

При этом отрасль деятельности по разработке и оформлению документов организации, их движения, учета и хранения называется делопроизводством.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.

К сожалению, в настоящее время для многих государственных и коммерческих организаций характерно отсутствие упорядоченной системы документирования, несмотря на то, что именно рациональная и четкая организация его может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документирование является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Можно сказать, что в определенной степени документирование является отражением или зеркалом процесса управления. И эти два понятия очень тесно связаны между собой Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2004, № 8-9, с. 38..

Процесс принятия управленческого решения состоит из следующих этапов:

получения информации;

ее переработки;

анализа, подготовки и принятия решения.

Причем, все этапы документируются, отражаются в различных документах, соответствующих каждому их этапов.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы по документированию ее деятельности, то, как следствие этого, будет закономерным появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Таким образом, документирование деятельности является одним из основных стержней процесса управления, который позволяет не только управлять, но и накапливать определенную информацию в области управления организацией с целью ее анализа и исключения в дальнейшем повторения возможных ошибок в вопросах управления.

1.2 Основные правила составления и оформления документов

Составление и оформление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников организации и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, постановления и документы правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения определенных вопросов. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты различных документов.

В-третьих, приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

В-четвертых, на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

В-пятых, проект документа редактируется и согласовывается.

И, наконец, последний этап отводится окончательному оформлению и подписанию документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, фактическое описание и независимая оценка событий Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-н/Д, Изд.центр «МарТ», 2004, с.25..

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для разработки какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации - автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-н/Д, Изд.центр «МарТ», 2004, с.44..

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны, прежде всего, повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа.

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ст.3.20..

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2004, № 8-9, с. 41..

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) могут разделяться на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-н/Д, Изд.центр «МарТ», 2004, с.51..

Так как процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, появляются однотипные документы, что явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие. // Секретарское дело, 2004, № 8-9, с. 44..

Так, например, первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста, позволяет получить представление о содержании и направить документ на исполнение ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ст. 3.18..

Отдельные служебные документы могут содержать приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа на несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес посылаются приложения. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Значительную часть при документировании деятельности организации составляют информационно-справочные документы.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению .Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

СПРАВКИ - документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий Словарь терминов по делопроизводству. http//www. secretari.ru.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью соответствующего должностного лица и печатью.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.

ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя Словарь терминов по делопроизводству. http//www. secretari.ru. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения (автора), вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка Словарь терминов по делопроизводству. http//www. secretari.ru. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

АКТ - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:

акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

дегустации;

приема объектов;

проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;

списания;

инвентаризации;

ревизии;

расследования несчастных случаев, аварий и др.

Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего, лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта - установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей: 1) Сопроводительное письмо; 2) Письма-приглашения; 3) Информационное письмо; 4) Рекламное письмо; 5) Письмо-извещение; 6) Письмо-подтверждение; 7) Гарантийное письмо; 8) Инициативные письма; 9) Письма-ответы.

ТЕЛЕГРАММА - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи Словарь терминов по делопроизводству. http//www. secretari.ru. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например: «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые.

В телеграмме, направляемой нескольким адресатам (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам, и при этом один из них основной, к остальным пойдут копии.

Если телеграмма адресуется более чем четырем адресатам, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато Он должен состоять из одного логического элемента-заключения.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами.

Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подпись, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем Словарь терминов по делопроизводству. http//www. secretari.ru. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как приглашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы необходимо попросить записывавшего ее содержание повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и принимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть специальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приёма телефонограммы.

Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым её направляют и номера телефонов, по которым она должна быть принята.

ФАКС. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи Словарь терминов по делопроизводству. http//www. secretari.ru. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

Таким образом, составление и оформление документов осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

1.3 Требования к бланкам документов

Одним из видов документов, применяемых в организации при документировании управленческой деятельности является бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк документа представляет собой лист бумаги формата А4, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Большинство организационно-распорядительных документов, к которым относятся письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и др., должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация решает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключением является разработка документов на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Такие бланки в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ним бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.

Требования к оформлению бланков организационно-распорядительных документов классифицируются на четыре группы по следующим признакам:

расположению реквизитов;

по автору документа;

виду документа

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

бланк организации, бланк структурного подразделения, бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Рис. 1.3.1. Классификация бланков документов

Каждый бланк сочетает три признака классификации (см.рис.1.3.1.). Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рисунок 1.3.2.), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов (рисунок 1.3.3.).



Рис. 1.3.2. Образец бланка письма генерального директора с угловым расположением реквизитов.

Рис. 1.3.3. Бланк акта с угловым расположением реквизитов

При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:

Ш какие документы будут создаваться на этом бланке (все (кроме писем) или какой-нибудь конкретный вид документа);

Ш кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;

Ш как будут располагаться реквизиты на бланке.

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»..

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены соответствующими требованиями по ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле - поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое - не менее 20 мм, то есть, наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Бланки являются формализованными формами документов, и конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Таким образом, можно определить следующие требования, предъявляемые к бланкам документов:

1. Для бланков документов установлено два стандартных формата - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4. Бланки документов оформляют с учетом ориентировочных границ зон расположения реквизитов. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

5. В зависимости от расположения реквизитов установлено два варианта бланков - угловой (см. рисунок 1.3.4.) и продольный (см. рисунок 1.3.5.) При этом, реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов (перечень реквизитов документов приведен в 1.4.):

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

При этом общий бланк организации используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

7. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

8. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

9. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

11. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

1.4 Требования к изготовлению организационно-распорядительных документов

документ оформление управленческий стандартизация

Все вопросы, решаемые организацией, в обязательном порядке должны фиксироваться путем документирования - как принимаемые решения, так и вопросы управления.

Группа документов, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц относятся к организационно-распорядительным документа документам ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..

Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: ИПК Изд-во стандартов, 1995, С.4-6

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм является функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организация деятельности ООО, как и любого другого учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. При этом необходимо постоянно помнить о том, что любая организация осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральных законов и иных законодательных актов.