Методы совершенствования документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава I. Совершенствование планирования управлением документооборота

Глава II. Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией

Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру

Заключение

Список использованной литературы

Введение

документооборот автоматизация управленческий

Актуальность темы работы состоит в том, что конечный результат управленческой деятельности зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Цель работы - выявление основных направлений и методов совершенствования документооборота и процесса документирования управленческой деятельности.

В соответствии с поставленной целью задачи работы сформулированы следующие:

анализ документирования управленческой деятельности в организации.

анализ возможностей совершенствования документирования управленческой деятельности.

Глава I. Совершенствование планирования управлением документооборота

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв -- одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные. Субъективные причины связаны с бюрократизацией управленческой деятельности. Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000 - С.178.

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение вычислительной техники (ВТ) происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как, имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000 - С.197.

С вступлением в силу закона об электронной подписи, стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие: регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; регистрацию всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; осуществление контроля за исполнением поручений; поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации: на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области; какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации; какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами компании, эффективность сетевого взаимодействия; определиться с финансовыми затратами. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.111

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для организации. Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2005 - С.83.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Глава II. Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией

Существующие системы автоматизации ДОУ в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. Далее это программное обеспечение именуется системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

В последние годы в России стремительно растет рынок САДД. Так, за 2011 г. рост продаж этих программных продуктов превысил 100%. На российском рынке представлены отечественные разработчики и их автоматизированные системы, та кие, как фирма 1 С (1С:Архив), компании Cogntve Technologc:. (Евфрат-документооборот), DRECTUM (DRECTUM), Naumcn (NauDoc), Амтел [TlosDoc), ГНПП «Гранит-Центр» (Гран-Док), ИнтерТраст (Company MedaTM), Лаборатория 3 ИТ (ЛЕТОГРАФ), Ланит (LanDocs), НТЦ ИРМ (ОКхистемы автоматизации дело производства и документооборота), СофтИнтегро (ДокМенсд жер), Оптима (OPTMAWorkFlow), Электронные офисные систс мы, ЭОС (Дело), а также крупнейшие западные производители этого программного обеспечения, например, компании ЕМС Documenlwn, Hummngbrd и др.

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

быть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив.

Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) -- программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе MS SQL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.

САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).

При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы -- так называемые справочники. В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.

Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, -- сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2005 - С.90-91.

Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник -- «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.

Системный технолог -- это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.

Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица -- работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота -- корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо -- владелец кабинета -- может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

получает данные о документах, направленных ему на обработку;

выполняет необходимые действия;

направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.

При регистрации документа в САДД создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией -- в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов.

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:

единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;

регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;

ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;

контроль за своевременным и правильным исполнением документов;

поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;

создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;

составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;

предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;

хранение РК и электронных образов документов;

списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;

протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

САДД «Дело» также способна выполнять основные функции архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов -- ЭОС -- система «Архивное дело», которая:

принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;

по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;

ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;

позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы:

приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;

приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;

положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);

руководство пользователей САДД.

При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции -- определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами -- создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2005 - С.101.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования САДД для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД «DJRECTUM») повышает эффективность построения СМК на предприятии.

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения различных поручений и других действий.

Все сотрудники на своих рабочих местах используют утвержденные электронные формы документов СМК. При этом система может самостоятельно контролировать выполнение регламентов СМК сотрудниками, а информация о выполнении или нарушении требований регламентов хранится в системе и доступна для оперативного анализа руководством. Это повышает ответственность сотрудников и снижает трудоемкость документирования их деятельности в СМК.

Повышается эффективность и работы уполномоченных по СМК. Система автоматизирует распространение документов по подразделениям и фиксирует факт ознакомления сотрудников с новыми редакциями документов, а также контролирует использование ими актуальных редакций документов. Она позволяет вести мониторинг процессов СМК. При подготовке и проведении аудитов системы СМК в автоматизированном режиме могут быть легко получены отчеты по функционированию СМК, выполнению регламентов сотрудниками, ведению записей по качеству.

Руководителям система помогает:

планировать мероприятия по улучшению СМК;

получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;

оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;

корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению.

Кроме того, в САДД, ориентированной на использования в СМК, может входить специальный модуль, который способен фиксировать все обращения потребителей, анализировать их запросы и предложения, вести мониторинг удовлетворенности заказчиков.

Таким образом, САДД предоставляет возможность управлять всем комплексом документов СМК, включающим как организационные документы (руководство по качеству, политика и цели в области качества, положения и регламенты бизнес-процессов и др.), так и документы, сопровождающие бизнес-процессы. Одновременно она позволяет объединить офисный (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, включающий техническую, технологическую и чертежно-конструкторскую документации.

Электронные документы (и оригиналы, и электронные копии бумажных документов), создаваемые в процессе управленческой деятельности, наиболее вероятно, будут иметь доказательную силу, если организация может продемонстрировать, что в любой из управленческих ситуаций определенные документы:

всегда создают;

всегда создают на одном и том же этапе бизнес-процесса;

всегда хранят в одном и том же месте и сохраняют одним и тем же способом;

всегда доступны одним и тем же людям для одних и тех же целей;

включены в состав базы данных, которая надежно администрируется, и существуют надежные гарантии неизменности электронных документов.

Это возможно, если в организации существует система управления документами.

Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру

Совершенствование документооборота связано не только с совершенствованием трудовых отношений, но и с изменением организационной структуры. Проанализируем операцию подготовки отчёта, являющуюся важным звеном системы управления в подразделении. Для этого необходимо составить перечень документов действующих, в процедуре подготовки отчёта, на основе которого, осуществляется контроль и корректировка производственных процессов Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 - С.187.

Схема 1.

Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет Операции	Общий отдел	Руко-водст-во Ком-панией	Секретари структурных подразделений	Руководство структурных подразделений	Испол-нители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразд-нием
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Организационная структура включает 3 элемента:

1 Схема организационной процедуры;

2 Описание организационной процедуры;

3 Перечень документов действующих в организации.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис..1.Схема обратной связи на предприятии с использованием отчёта о проделанной работе

Благодаря схеме мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчёт о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления. В процессе функционирования на предприятии сформировался порядок выполнения должностных обязанностей, по решению производственных задач и реализации миссии предприятия. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчёта о реализации услуги. Согласно этому документу первоначальная (базовая) информация о состоянии выполнения работ исходит от сотрудников производственного отдела, далее эта информация, передаётся заместителю гендиректора для формирования конечного отчёта. В обязанности зам гендиректора входит сравнительный анализ происходящих процессов с графиком выполнения работ. График выполнения работ отражен в проекте работ, который находиться на хранении у главного бухгалтера вместе со всеми другими документами. Вид и содержание отчёта оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчёт будет соответствовать, требованиям он передаётся генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию. На основании отчёта генеральный директор проводит сравнение по расчётно-контрольным показателям, разрабатывает план для решения задач и корректировке дальнейших действий, что определяет наличие обратной связи на предприятии.

Таблица 1

Перечень организационных документов

Название документа	№ документа
План работы отдела	1
Предварительный отчёт о сделанной работе от производственного отдела	2
Инструкция по составлению отчёта	3
Распоряжение гендиректора о подготовке отчёта	5
Информация с предприятия	6
Требуемый отчёт о проделанной работе	7
Приказ об изменении технологического цикла	8

Перечислим должности согласно штатному расписанию:

Генеральный директор.

Заместитель генерального директора по производству.

Главный бухгалтер.

Производственный отдел.

Отдел сбыта

Далее перейдём к построению схемы принятия решений в подразделении для анализа системы управления, и поиска резервных возможностей в структуре распределения обязанностей, а также формирования нового решения по созданию альтернативной структуры.

При рассмотрении схемы принятия решений в подразделении можно сделать вывод, что процедура сильно размыта из-за участия в нём всех сегментов административного и производственного ресурса, при этом нагрузка на зам гендиректора особенно высокая. Учитывая нагрузку на зам гендиректора, и отрицательные последствия этого, необходимо перераспределить обязанности, и функцию по выполнению отчёта передать начальнику производственного отдела, а в обязанности зам гендиректора вменить лишь утверждение отчёта.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 3. Альтернативная схема принятия решений в производственном подразделении

Явным преимуществом новой системы принятия решений является отсутствие документа № 2 (Предварительный отчёт производственного отдела), что естественно упрощает процесс формирования конечного отчёта. Таким образом, можно ослабить нагрузку, с целью освобождения резервных временных ресурсов и направить их на решение задач, напрямую, связанных с производством. Другим не маловажным фактором является то, что в результате такого перераспределения освобождается от подготовки отчёта ген. заместитель директора, т.е. из его обязанностей удаляется целая функция, благодаря чему становится возможным перспектива копирования производственного процесса на участке и достижения за счёт этого возможности получения дополнительной прибыли на данной фазе производственного цикла. В связи с этим можно предложить структуру, показанную на рис. 4.

Рис. 4. Предлагаемая система управления (производство и сбыт)

Заключение

Выводы и предложения по итогам работы следующие:

1.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

2.Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

3.На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для организации.

Список использованной литературы

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (в ред. 30 июня 2006 г.) М.: Проспект, 2007 - 227 с.

Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (под ред. К.Н.Гусова) - М.: «ТК Велби», «Издательство Проспект», 2006 - 544 с.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.

Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 2005 - 137 с.

Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 - 572 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.

Хныкин Г. В. Систематизация локальных источников рудового права //Законодательство, 2005, № 10, с.71 -74

Хныкин Г. В.Коллективный договор //Законодательство, 2005, № 11, с.51 -61

Хныкин Г. В.Правила внутреннего трудового распорядка //Законодательство, 2005, № 12, с.46 -52

Хныкин Г. В. Локальные нормативные акты об аттестации работников //Законодательство, 2006, № 3, с.41 - 50

Размещено на www.allbest.