Анализ содержания труда и структура затрат рабочего времени руководителя

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Государственный университет управления

Институт управления и предпринимательства в социальной сфере

Кафедра управления персоналом

Курсовой проект

по дисциплине: "Основы организации труда"

На тему: “Анализ содержания труда и структура затрат рабочего времени руководителя”

Выполнила студентка о/з формы обучения

Специальность “Управление персоналом” 2-2 Бакалавр

Байсарова М.А

Москва 2012

Содержание

Введение

1. Характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя

2. Современное состояние проблемы

3. Аналитическая часть

3.1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

3.2 Анализ затрат рабочего времени

3.3 Причины мешающие рациональному использованию рабочего

времени

4. Пути улучшения использования рабочего времени

Заключение

Список литературы

Введение

Изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в его результате решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.

Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.

Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации, и ее последующим использованием.

Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов.

Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций.

Вторая - с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.

Цель данной курсовой работы является анализ труда руководителя и структуры затрат его рабочего времени. В результате данной работы я собираюсь обозначить основные проблемы, преодоление которых позволит повысить эффективность использования рабочего времени руководителя. А так же постараюсь сформулировать рекомендации по решению этих проблем.

Актуальность выбранной мною темы определяется тем, что на сегодняшний день экономика и общество в нашей стране период реформ и преобразований. Непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя.

Сегодня эффективный труд руководителя - это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

1. Характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя

Всякий труд помимо, собственно, мыслительной деятельности содержит в себе чисто организационные, технические элементы. Область знаний, изучающая организацию труда работника, называется персональным менеджментом.

Сколько способных и даже талантливых людей не достигли вершин и серьезных успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли наилучшим образом распорядиться ни своим временем, ни своими способностями. И как следствие, правильно организовать свою жизнь и свою деятельность.

Временем как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у различных людей различны.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно занят «горящими делами», поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а в общем - «латания дыр».

В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности руководителя -- не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с менее срочными делами. Никто заранее не знает, когда его вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.

Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами.

Систему работы руководителя можно образно представить в виде модели, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков:

1 -- способность формулировать цели работы

2 -- личная организованность;

3 -- самодисциплина;

4--знание техники личной работы;

5 -- способность делать себя здоровым;

6 -- эмоционально-волевой потенциал;

7 -- самоконтроль.

Главные потери времени мы несем из-за нашего собственного промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной расхлябанности и неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы.

Мы естественно, не можем управлять самим временем. Но мы можем управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, -- планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать.

Без этого невозможно эффективно работать. Максимально использовать отпущенное время поможет специальный набор управленческих приемов и навыков. Необходимо продумать заранее, что делать, как делать и кому поручить дело. По существу, «количество» времени у всех одинаково, только одни используют его лучше, а другие хуже.

Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.

Классификация затрат рабочего времени.

Классификация методов и способов изучения затрат рабочего времени.

Методы исследования трудовых процессов могут классифицироваться по ряду признаков: цели исследования, количеству наблюдаемых объектов, способу проведения наблюдения, форме фиксации его данных и т.п.

Рабочее время изучается методом непосредственных замеров и методом моментных наблюдений.

Метод непосредственных замеров позволяет наиболее полно изучить процессы труда, получить достоверные данные об их продолжительности в абсолютном выражении, сведения о последовательности выполнения отдельных элементов работы, а также фактических затратах рабочего времени за весь период наблюдения.

Непосредственное измерение рабочего времени производится путем сплошных (непрерывных), выборочных и цикловых замеров.

Сплошные замеры имеют наибольшее распространение во всех типах производства, т.к. дают подробные сведения о фактических затратах рабочего времени, его потерях, их величине и причинах возникновения.

Для изучения отдельных элементов операции применяются выборочные замеры. В частности их используют для определения времени на вспомогательные действия и приемы в условиях многостаночной работы и др.

Разновидностью выборочных наблюдений являются цикловые замеры, которые используются для изучения и измерения действий небольшой продолжительности, когда время на выполнение действия нельзя определить непосредственно.

Однако главными недостатками метода непосредственных замеров являются большая длительность и трудоемкость проведения наблюдений и обработки полученных данных, а также то, что один наблюдатель может одновременно изучать затраты времени только небольшой группы рабочих.

Сущность метода моментных наблюдений состоит в регистрации и учете количества одноименных затрат в случайно выбранные моменты. Важными достоинствами данного метода являются простота проведения наблюдения, небольшая трудоемкость, получение требуемых сведений в короткие сроки. Один наблюдатель может изучить затраты времени большого числа рабочих. Моментные наблюдения могут проводить не только специальные наблюдатели, но и все инженерно-технические работники. Недостатками метода моментных наблюдений является получение только средних величин затрат рабочего времени, неполных данных о причинах потерь рабочего времени, а также недостаточное раскрытие структуры затрат рабочего времени.

По причине того, что оба метода страдают субъективностью, перед исследователями стоит задача умело сочетать их для уменьшения трудоемкости и повышения достоверности изучения затрат рабочего времени.

В зависимости от назначения, цели проведения и содержания изучаемых затрат наблюдения подразделяются на: фотографию рабочего времени, хронометраж и фотохронометраж, сущность которых раскрывается в следующих главах.

По способу наблюдений и регистрации результатов различают визуальный, автоматический и дистанционный методы.

При визуальном методе наблюдатель вручную регистрирует результаты по показаниям приборов времени (часов, секундомеров и др.), а также счетчиков количества случаев затрат времени. Основными недостатками этого метода являются: субъективность регистрации отклонений в трудовом процессе и оценке темпа работы, ошибки при считывании показаний приборов времени, необходимость присутствия наблюдателя в непосредственной близости от объекта наблюдения, затруднительность в исследовании быстро протекающих процессов, большое напряжение внимания наблюдателя в связи с тем, что ему приходится одновременно следить за работающим, оценивать характер работы, определять моменты снятия показаний приборов и вести записи. Визуальные наблюдения значительно облегчаются, если используются приборы, полуавтоматически измеряющие продолжительность элементов процессов.

Особенность автоматического способа в том, что результаты наблюдений фиксируют без участия наблюдателя специальные приборы на кино, фотопленку, видео и т.д., что позволяет фиксировать не только время, но и сами процессы. Это позволяет анализировать рациональность движений и действий, сравнивать выполнение одних и тех же приемов разными рабочими, создавать учебные материалы для подготовки других рабочих.

Однако присутствие наблюдателя непосредственно у рабочего места может оказать негативное психологическое воздействие на рабочего, в результате чего его повышенная нервозность может привести к искажению действительных показателей выработки.

Для того чтобы не отвлекать исполнителя от работы, существует дистанционное наблюдение, которое ведется с помощью скрытых камер. Наблюдение по монитору не отвлекает рабочего, а все неясности (причины отлучки, сбои в работе и др.) можно выяснить в конце смены у самого рабочего или у его окружающих.

2. Современное состояние проблемы

Итак, в предыдущем разделе я рассмотрела различные теоретические аспекты, связанные с организацией времени управленца.

Далее я хотела бы представить различные примеры того, каким образом и с помощью каких методик решаются проблемы эффективного использования такого важнейшего и невосполнимого ресурса как время и организации своей деятельности.

Жесткий временной график характерен для работы руководителя.

Вот, например, как проходит понедельник у руководителя( какого-либо предприятия):

5.30 -- подъем,

6.00 -- выход из дому,

7.00 -- 8.30 -- спортзал,

9.00 -- начало рабочего дня,

9.15 -- первая встреча, до 11.00 контакты с контрагентами, затем работа с документами.

В 13.00 начинается время встреч с ведущими сотрудниками компании по текущим проблемам. Полчаса перерыв, далее подготовка к еженедельному совещанию.

С 14 до 15 совещание, после -- неотложные дела, работа с почтой, работа внутри компании, а начиная с 18 часов -- встречи с партнерами по бизнесу. Рабочий день может заканчиваться в 22-23 часа.

Моментные наблюдения.

Так как метод непосредственных замеров, требует больших затрат на их проведение, то в случае, когда предполагается охватить большое число объектов целесообразны так называемые моментные наблюдения.

Характерной особенностью метода моментных наблюдений является то, что наблюдатель не находится непрерывно на рабочих местах, а посещает их периодически через случайные интервалы времени. При помощи моментных наблюдений можно анализировать структуру рабочего времени практически на любом количестве объектов.

Наблюдения проводят, последовательно обходя выбранные рабочие места и отмечая на фиксажных пунктах условными знаками в наблюдательном листе вид деятельности. Если есть специальные счетчики моментов, лист наблюдений не применяют.

По результатам моментных наблюдений можно:

1. Определить степень использования рабочего времени большим числом исполнителей и степень использования во времени большого количества оборудования.

2. Изучить структуру и установить удельный вес и абсолютные значения отдельных элементов затрат рабочего времени исполнителя.

3. Установить причины и определить удельный вес и абсолютные значения простоев рабочих и оборудования и разработать мероприятия по их устранению.

4. Проанализировать состояние организации труда и разработать мероприятия по их совершенствованию.

5. Получить необходимые исходные данные для разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, а также норм обслуживания.

Чтобы обеспечить достоверность получаемых результатов, которые должны отражать действительное использование рабочего времени, необходимо соблюдать следующие условия:

наблюдения тех или иных затрат рабочего времени должны быть случайными и одинаково возможными;

количество наблюдений должно быть достаточно большим, чтобы достоверно характеризовать наблюдаемое явление в целом.

Объем наблюдений определяют, используя правила статистики для выборочных обследований.

Для получения объективных и точных результатов необходимо придерживаться следующих правил:

1. Каждый обход должен осуществляться по намеченному маршруту, равномерным шагом, не ускоряя и не замедляя ходьбы и начинаться строго в назначенное время.

2. Только находясь в фиксажном пункте для данных рабочих, наблюдатель может регистрировать происходящее на рабочем месте. Даже если наблюдатель, находясь в одном пункте, видит, что в другом пункте рабочий простаивает, он не имеет права делать отметку, пока не придет в тот пункт.

3. Если у рабочего в момент подхода наблюдателя к объекту наблюдения завершилось одно состояние деятельности и начинается другое, то в карте наблюдения всегда следует фиксировать первое состояние.

Результаты моментных наблюдений служат основой для разработке мероприятий по устранению потерь рабочего времени. Для их внедрения составляют план, в котором указывают сроки его выполнения и ответственных за проведение мероприятий. Результаты анализа и мероприятия, разработанные на его основе, обсуждают на производственных совещаниях.

Организация управленческого труда как система включает в себя совокупность элементов, находящихся в определенной связи друг с другом и проблемой рационального использования рабочего времени. К ним следует отнести:

1. организацию процессов труда по управлению

- Управленческий труд - вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации.

В частности, к функциям управленческой деятельности относятся следующие:

Обеспечение целеполагания и целедостижения;

Административная функция;

Информационно-аналитическая функция;

Социальная функция;

Прогнозирование;

Планирование;

Мотивационно-стимулирующая функция;

Корректирующая деятельность управляемой системы;

Удерживание возможных отклонений в функционировании системы (организации) в известных пределах;

Обеспечение компетентности и дисциплины;

Осуществление контроля;

Создание благоприятного климата;

Обеспечение целостности системы (организации) ;

Повышение качества и эффективности служебной деятельности.

2. организацию и оснащение рабочих мест

- Организация рабочего места - это система мероприятий по его планированию, оснащению средствами и предметами труда, размещению их в определенном порядке, обслуживанию рабочего места и его аттестации.

Основная цель организации рабочего места - достижение высококачественного и экономически эффективного выполнения производственного задания в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения передовых методов труда с наименьшими физическими усилиями, создания безопасных и благоприятных условий ведения работ.

3. Создание благоприятных условий труда

- Под термином "производственная среда" понимается комплекс организационно-технических параметров и архитектурно-строительных решений, направленных на создание комфортных условий труда персонала и стабильную работу оборудования при рациональном сочетании трудовых операций с работой машин и устройств. Производственная среда, не оказывая прямого влияния на производственные процессы, в значительной мере воздействует на производительность труда персонала, снимает его утомляемость, заболеваемость, а все это в конечном счете определяет результаты деятельности предприятия.

4. Нормирование управленческого труда

- Целью нормирования труда руководителей и специалистов является ликвидация нерациональных элементов трудового процесса, повышение эффективности управленческого труда.

Таким образом, метод моментных наблюдений дает весьма достоверный материал при значительно меньшей трудоемкости.

рациональный руководитель наблюдение самофотография

3. Аналитическая часть

3.1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени

В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени управленца. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени управленца.

Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. Рассматривается деятельность управленца, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Карты самофотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 8-ти часового рабочего дня и дерево целей.

Дерево целей руководителя



Таблица 1 Классификатор затрат рабочего времени руководителя

п\п	Перечень элементов затрат	Шифр затрат
	Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1
	Визирование бухгалтерских документов	2
	Телефонные разговоры	3
	Другие деловые телефонные разговоры	4
	Переговоры с менеджерами фирм	5
	Разбор конфликтов	6
	Просмотр заявок	7
	Нерегламентированные перерывы	8
	Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9
	Контроль	10
	Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11
	Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12
	Прием посетителей по деловым вопросам	13
	Служебные разъезды (дорога)	14
	Участие в совещаниях	15
	Проведение управленческих кружков	16
	Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17
	Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18
	Проверка ценных бумаг	19
	Посещение различных учреждений по деловым вопросам	20
	Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21
	Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22
	Наведение порядка на рабочем месте	23

Таблица 2 Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1	140	2,6%
Визирование бухгалтерских документов	2	255	4,7%
Телефонные разговоры	3	205	3,8%
Другие деловые телефонные разговоры	4	510	9,4%
Переговоры с менеджерами фирм - поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5	160	3,0%
Разбор конфликтов	6	90	1,7%
Просмотр заявок	7	70	1,3%
Нерегламентированные перерывы	8	205	3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9	645	11,9%
Контроль	10	445	8,2%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11	555	10,3%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12	90	1,7%
Прием посетителей по деловым вопросам	13	365	6,8%
Служебные разъезды (дорога)	14	565	10,5%
Участие в совещаниях	15	250	4,6%
Проведение управленческих кружков	16	80	1,5%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17	30	0,6%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18	280	5,2%
Проверка ценных бумаг	19	15	0,3%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам	20	265	4,9%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21	60	1,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22	60	1,1%
Наведение порядка на рабочем месте	23	60	1,1%
Итого:		5400	100,0%

Таблица 3 Карта самофотографии рабочего дня руководителя

Часы наблюдений (в мин)	День недели
	понедельник	вторник	среда	четверг	пятница
	Дата
	01.11.2012	02.11.2012	03.11.2012	04.11.2012	05.11.2012
1	0-15	1	1	19	2	1
	16-30	1	1, 2	2, 3	2	1
	31-45	2	2, 14	13	4	4
	46-60	2	14	13	14	6
2	0-15	3, 8	14	13	14	13
	16-30	5	14, 15	13	14	13
	31-45	6, 7	15	4	14	13
	46-60	7	15	8, 9	15	13
3	0-15	4	15	9, 14	15	4
	16-30	4, 8	15, 14	14	15	18
	31-45	10	14	14, 20	15	18
	46-60	10	14, 4	20	15	4, 8
4	0-15	9	9	20	15	18
	16-30	9	9	20	15	18
	31-45	9	9	20	14	18
	46-60	9	9	20	14	18
5	0-15	4, 11	16	14	14	9
	16-30	11	16	14	14	9
	31-45	11	3	9	9	9
	46-60	11	17	9	9	9
6	0-15	11	17		9	10
	16-30	11	5	9	9	10,4
	31-45	11	9, 4	5	4	10
	46-60	11	8, 10	5	10	10
7	0-15	4	10	12	10	5
	16-30	3	10	12	10	5
	31-45	12	10	12	10	5
	46-60	12	10	2	10, 4	5
8	0-15	4	10	4	10	3
	16-30	12	4,13	7, 8	10	4
	31-45	4, 9	13, 2	8, 7	10	13
	46-60	13	2	7	10	13
9	0-15	13	2	3	10, 4	4
	16-30	13	18	7, 5	10	11
	31-45	13, 8	18	7	10, 8	11
	46-60	8, 3, 9	18, 9	4, 9	8, 9	9, 8

Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме:

Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	--	140	мин.
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	--	255	мин.
Телефонные разговоры	--	205	мин.
Другие деловые телефонные разговоры	--	510	мин.
Переговоры с менеджерами фирм	--	160	мин.
Разбор конфликтов	--	90	мин.
Просмотр заявок	--	70	мин.
Нерегламентированные перерывы В том числе: Из-за нарушений трудовой дисциплины -личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.); из-за нарушений нормального хода технологического процесса - ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторна подготовка решений и т.д.)	--	205	мин.
	--	100	мин.
	--	105	мин.
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	--	645	мин.
Контроль	--	445	мин.
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	--	555	мин.
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	--	90	мин.
Прием посетителей по деловым вопросам	--	365	мин.
Служебные разъезды (дорога)	--	565	мин.
Участие в совещаниях	--	250	мин.
Проведение управленческих кружков	--	80	мин.
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	--	30	мин.
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	--	280	мин.
Проверка ценных бумаг	--	15	мин.
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)	--	265	мин.
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	--	60	мин.
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	--	60	мин.
Наведение порядка на рабочем месте	--	60	мин.

А структура фактических затрат времени руководителя выглядит следующим образом:

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого дня руководителя равен:

Таблица 4 Удельный вес каждого вида затрат времени в день за первую неделю наблюдений

Наименование работ (перечень элементов затрат)	День недели
	понедельник	вторник	среда	четверг	пятница
	Удельный вес, %
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	5,56	3,70	0,00	0,00	5,56
Визирование бухгалтерских документов	5,56	7,41	3,70	5,56	0,00
Телефонные разговоры	5,56	2,78	4,63	0,00	2,78
Другие деловые телефонные разговоры	12,96	1,85	12,96	8,33	13,89
Переговоры с менеджерами фирм	2,78	2,78	5,56	0,00	11,11
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)	0,93	0,00	0,00	0,00	2,78
Просмотр заявок	4,63	0,00	8,33	0,00	0,00
Нерегламентированные перерывы	4,63	4,63	2,78	3,70	2,78
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	12,96	12,96	12,96	12,04	12,04
Контроль	5,56	18,52	0,00	28,70	10,19
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	20,37	0,00	0,00	0,00	5,56
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	8,33	0,00	8,33	0,00	0,00
Прием посетителей по деловым вопросам	10,19	1,85	11,11	0,00	16,67
Служебные разъезды (дорога)	0,00	13,89	11,11	22,22	0,00
Участие в совещаниях	0,00	10,19	0,00	19,44	0,00
Проведение управленческих кружков	0,00	5,56	0,00	0,00	0,00
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	0,00	5,56	0,00	0,00	0,00
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	0,00	8,33	0,00	0,00	16,67
Проверка ценных бумаг	0,00	0,00	2,78	0,00	0,00
Посещение различных учреждений по деловым вопросам	0,00	0,00	15,74	0,00	0,00
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00
Наведение порядка на рабочем месте	0,00	0,00	0,00	0,00	0,00

3.2 Анализ затрат рабочего времени

Фотография рабочего времени.

Фотография рабочего времени - это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

При умелом, широком и систематическом применении ФРВ руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

По количеству объектов наблюдения, формам организации труда и т.д. ФРВ подразделяют на индивидуальную, групповую, бригадную, массовую, маршрутную, многостаночную, целевую, фотографию производственного процесса и фотографию использования оборудования. Также различают дублированную и пикетную фотографию рабочего дня.

Дублированную фотографию рабочего дня проводят одновременно два работника. Этот способ применяют, когда видимость объекта наблюдения ограничена. Наблюдатели работают независимо друг от друга, а по окончании работы сопоставляют результаты, чтобы получить общую картину.

Пикетная фотография рабочего дня проводится несколькими наблюдателями, которые располагаются в определенных пунктах и фиксируют момент прохождения наблюдаемого объекта через данный пункт. Этот способ чаще всего применяется при изучении работы транспорта, т.к. по правилам безопасности наблюдатель

не может все время перемещаться вместе с транспортом. В ходе индивидуальной ФРВ наблюдатель изучает затраты рабочего времени одного исполнителя, работающего на одном рабочем месте или время использования оборудования в течение рабочей смены или ее части.

Задачи, решаемые с помощью «фотографии рабочего дня»:

Выявление временных потерь в течение рабочей смены, анализ вызываемых их причин

Определение объемов и темпов выполнения заданий (выпущенной продукции и пр.)

Получение данных для расчета нормативов (время обслуживания рабочего места, перерыв на отдых и т.д.)

Способы проведения «фотографии рабочего дня»:

При помощи заранее установленной видеоаппаратуры

«Плюсы» способа: люди, не проинформированные о ведущейся съемке, будут вести себя естественно.

«Минусы»: для последующего анализа результатов необходимо сделать расшифровку видеозаписи на бумаге (время, действие человека).

Личное наблюдение сотрудника службы персонала

«Минусы»: сотрудники, не понимая, зачем нужна «фотография рабочего дня», подозревая, что работодатель просто «копает» под них, и боясь санкций (особенно снижения заработной платы), ведут себя неадекватно. Либо крайне агрессивно, либо чересчур старательно, либо вообще отказываются приступать к работе под бдительным взглядом «фотографа». В результате чего полученные данные становятся необъективными.

Поэтому, прежде чем приступать к исследованию, советуем провести разъяснительную работу среди персонала предприятия.

«Самофотографирование» -- сотрудник самостоятельно описывает каждое свое действие

Этапы проведения «фотографии рабочего дня»:

Подготовка. Проведение исследования в течение выбранного отрезка времени + последовательное фиксирование всех действий объекта наблюдения.

Анализ результатов. Разработка мероприятий, направленных на улучшение ситуации и ликвидацию потерь рабочего времени. «Фотография рабочего дня». Образец и порядок работы

Оформление. Для проведения исследования заранее приготовьте бланк, куда будете заносить полученную информацию. Что он в себя включает?

Исходную информацию:

Дата проведения «фотографии рабочего дня»

ФИО сотрудника

Наименование должности и отдела (место работы)

Таблицу с четырьмя колонками:

Что наблюдалось (любое действие сотрудника, событие и т.д.)

Текущее время (часы, минуты)

Продолжительность (в минутах)

Индекс затрат. Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 2:

где nij - затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:



где N - общее время наблюдений, мин.

Для нахождения величины N используем формулу:

где Sj - количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.

В данном случае значение для всех . Тогда:

Т.к. наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составит 5400 минут ().

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя». При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если фактические затраты меньше плановых.

Графа 2 таблицы 7 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации, стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении плана своего рабочего дня использовать «Золотого правила» (60х40) планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени - период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть - период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть - период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.

Таблица 5 Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %	Д(±)
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1	3%	2,6%	0,4%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	2	5%	4,7%	0,3%
Телефонные разговоры	3	4%	3,8%	0,2%
Другие деловые телефонные разговоры	4	8%	9,4%	-1,4%
Переговоры с менеджерами фирм - поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5	3%	3,0%	0,0%
Разбор конфликтов	6	0%	1,7%	-1,7%
Просмотр заявок	7	1%	1,3%	-0,3%
Нерегламентированные перерывы	8	0%	3,8%	-3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9	13%	11,9%	1,1%
Контроль з	10	7%	8,2%	-1,2%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11	3%	10,3%	-7,3%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12	1%	1,7%	-0,7%
Прием посетителей по деловым вопросам	13	5%	6,8%	-1,8%
Служебные разъезды (дорога)	14	2%	10,5%	-8,5%
Участие в совещаниях	15	2%	4,6%	-2,6%
Проведение управленческих кружков	16	1%	1,5%	-0,5%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17	1%	1%	0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18	4%	5,2%	-1,2%
Проверка ценных бумаг	19	1%	0,3%	0,7%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам	20	0%	4,9%	-4,9%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21	1%	1,1%	-0,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22	0%	1,1%	-1,1%
Наведение порядка на рабочем месте	23	1%	1,1%	-0,1%
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:		17,5%	0%	17,5%
Резерв на управленческую деятельность:		17,5%	0%	17,5%
Итого:		100%	100%	0%

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. - отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:

Где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Ф - фактический фонд рабочего времени, мин.

Таким образом, в данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Тогда:

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. - на обед и 20 мин. - на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

где ПР - потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени 100 минут. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывается по формуле:



где ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 105 минут + 120 минут = 225 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

где ОТ - время на отдых и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 645 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13 % рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле:

где Уiф - фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

Уiпл - плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 5.

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %	в долях
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1	3%	2,6%	-0,004	0,004
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.)	2	5%	4,7%	-0,003	0,003
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы	3	4%	3,8%	-0,002	0,002
Другие деловые телефонные разговоры	4	8%	9,4%	0,014	0,014
Переговоры с менеджерами фирм - поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5	3%	3,0%	0,000	0,000
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ)	7	1%	1,3%	0,003	0,003
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9	9%	11,9%	0,029	0,029
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок)	10	7%	8,2%	0,012	0,012
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11	3%	10,3%	0,073	0,073
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12	1%	1,7%	0,007	0,007
Прием посетителей по деловым вопросам	13	5%	6,8%	0,018	0,018
Служебные разъезды (дорога)	14	2%	10,5%	0,085	0,085
Участие в совещаниях Медицинского Управления	15	2%	4,6%	0,026	0,026
Проведение фармацевтических кружков	16	1%	1,5%	0,005	0,005
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17	1%	1%	0,000	0,000
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18	4%	5,2%	0,012	0,012
Обход помещений аптеки (рабочих мест)	19	1%	0,3%	-0,007	0,007
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21	1%	1,1%	0,001	0,001
Наведение порядка на рабочем месте	23	1%	1,1%	0,001	0,001
ИТОГО:	0,30

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель равен:

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП).

КНП = НП= НП/Ф - П = 620/(5400-850)=0,136

КВП = 1 - КНП = 1 - 0,136 = 0,864

Как мы видим, коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:

Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) - это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3865 минут) и общественной работы (60 минут).

Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 2070/3925=0,527), время творческой работы - 12% (КТ =470/3925= 0,12), время формально-логической работы - 23% (КФЛ =907/3925= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =510/3925= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где - суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=14), мин.;

ПДК - суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

3.3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

1. получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов

2. избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

3. нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

4. большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

- медлительность в действиях;

- отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

- повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

- распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

Факторы помех

Виды помех, занятия	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
1. Правильно распределять свое рабочее время 2. Разговоры по телефону	Правильно определять поставленную цель Важные дела в первую очередь решать Разговоры по телефону Больше 10 минут могут привести к невыполнению какой либо важной работы (медлительность)	Составление плана рабочего дня Говорить кратко и отвечать по делу

4. Проектные предложения. Пути улучшения использования рабочего времени

Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.

Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных