Основные документы управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить основные группы документов управления.

1. Основные документы управления

· Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

· Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

· Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

· Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);

· Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.

2. Организационно-правовые документы

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Основная управленческая функция организационных документов - организационная, то есть создание документов, содержащих правила, нормы, положения, статус.

К ним относятся: устав, положение, штатное расписание, инструкция.

Организационные документы содержат строго обязательные для исполнения положения. Обязательно их утверждение. Цель создания - наиболее рациональное разделение труда. Срок действия - бессрочные, действуют до отмены. Порядок внесения изменений - по мере необходимости, с утверждением вышестоящей организацией с информированием регистрирующего органа приказами и распоряжениями. Датой документов является дата утверждения.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Уставы утверждаются:

общие - высшими органами государственной власти;

общественных организаций - их съездами;

госпредприятий и организаций - вышестоящими организациями;

муниципальных предприятий - районными (гор) администрациями;

частные - их владельцами или коллективами и регистрируются в администрациях.

Оформление реквизитов устава: Министерство, название организации, название вида документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения или регистрации, текст и подпись.

Текст устава состоит из разделов: общие положения, акционерный (уставный) капитал, порядок деятельности, управление, учет и отчетность (распределение прибыли), прочие накопления, прекращение деятельности.

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения бывают типовыми (для системы учреждений) и индивидуальными. Оформление реквизитов положения: наименование Министерства, организации, структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Структура текста положения включает следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Уставы и положения - документы сложные.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы. Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом госуправления в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации. Инструкция утверждается распорядительным актом и является приложением к приказу, распоряжению и т.д.

Должностную инструкцию составляет руководитель структурного подразделения на основании Квалификационного справочника должностей служащих. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, руководителями заинтересованных подразделений и юрисконсультом (при необходимости), утверждается руководителем организации. Документ регистрируется. Датой инструкции является дата утверждения. Обязательно присутствует реквизит «Виза ознакомления»: сотрудник проставляет свою подпись и дату ознакомления с инструкцией (эта дата будет самой поздней в документе).

3. Распорядительные документы

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Постановление - определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения».

Решение - как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющего властный характер и изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, носит директивный характер, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

* распоряжения общего, длительного действия;

* распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме.

В зависимости от вида документа она начинается словами:

«ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении;

«РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») - в решении;

«ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжении;

«ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами от поля отдельной строкой, отделяя констатирующую часть документа от распорядительной.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных, например: «О назначении…», «Об утверждении…», «О введении…», «О создании…» - или существительных, указывающих на предмет, например: «Об итогах…», «О мерах…». Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4.

В состав реквизитов входят: герб, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

4. Информационно-справочные документы

документ распорядительный реквизит типовый текст

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, не содержат поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения. Эти документы идут снизу вверх по системе управления - от исполнителя к руководителю.

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

Подготовительная работа к проведению совещания: составление повестки дня, списков участников и приглашенных, наличие докладов и тезисов выступлений, справки по ходу обсуждения, проекты решений по каждому вопросу.

Реквизиты: наименование ведомства, учреждения или структурного подразделения, указание вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

Датой протокола является дата заседания, номер - порядковый.

Текст протокола состоит из двух частей:

вводная (Ф.И.О. председательствующего, секретаря, присутствующих, повестка дня);

* основная - фиксирующая ход заседания.

Основная часть строится по разделам повестки дня, каждый раздел включает пункты: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ».

При выборах должностных лиц указываются результаты голосования.

Протоколы бывают полные и краткие.

Решения доводятся до исполнителей в виде постановлений и приказов, выписок из протокола.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки к заседанию.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Бывает двух видов: с информацией о фактах и выдаваемые гражданам для удостоверения какого-либо факта.

Докладная записка может оформляться в рукописном виде, содержит изложение вопроса, отражающего производственную деятельность.

Реквизиты: наименование структурного подразделения, вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо задания, свое личное видение прошедшего события.

Акт. Составляется по результатам ревизий, подготовке документов к уничтожению, приеме-передаче дел и др. Подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не должность, а распределение обязанностей членов комиссии (председатель - члены).

Текст состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная (указывается документ, на основании которого проводится ревизия; состав комиссии). В констатирующей части - цели и задачи, характер проведенной работы, выводы о полученных результатах и предложения.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе. Название вида документа (письмо) не указывается. Адресат указывается в дательном или именительном падеже.

Если в письме больше 4 адресатов - составляется список рассылки. Второй экземпляр письма оформляется не на бланке, он остается в делах, на нем должны быть визы исполнителя.

Деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, быть однопредметным. Оно должно быть кратким - не более одной страницы текста (в исключительных случаях - до 5 страниц). Необходимо соблюдать композицию текста - последовательность расположения отдельных смысловых частей (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.), которые выражаются абзацами.

С точки зрения композиции бывают простые и сложные письма.

Простые - одна - две смысловые части: обоснование и заключение. В качестве обоснования может выступать либо ссылка на документ, либо констатация факта. Из двух частей состоят письма - отказы (желательно сообщить, чем можно компенсировать отказ). Нейтральный тон изложения. В начале письма информация, уже известная адресату, потом - новая.

Сложные письма - три и более смысловые части. Вступление - формулировка темы; основная часть - раскрытие темы и ее анализ; заключение - итог, выводы; опровержение - доказательство «от противного».

При подготовке любого письма необходимо соблюдать этику служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж. Для исключения ошибок при работе над текстами служебных писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными партнерами.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если организация имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» - HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

5. Документы по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения, зачисления и отчисления из вуза.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.

Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

В крупных учреждениях работу с кадровыми документами ведут отделы кадров. В небольших фирмах эту работу ведет секретарь.

Заявление обычно пишется от руки. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.

Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, военный билет и трудовую книжку. При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы об образовании. Заполняется анкета.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Определение трудового договора дает ст. 15 КЗоТ:

«Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация

обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон». В комментариях к ст. 15 КЗоТ разъясняется содержание трудового договора: взаимные права, обязанности и ответственность сторон.

К основным условиям договора относятся соглашения:

* о работе по одной или нескольким специальностям (должностям);

* месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение);

* сроке действия в виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

К дополнительным - условия, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работников.

Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров. Поступивший на работу должен быть ознакомлен с приказом (после каждого пункта приказа в отношении отдельного сотрудника ставится виза «с приказом ознакомлен» - личная подпись - дата). Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет. Рекомендуется формировать приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки, то есть информацию, имеющую временное значение, отдельно от основных приказов по личному составу. Срок хранения таких приказов - 5 лет.

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом.

Все последующие изменения в учетных данных должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. Карточка ведется на протяжении всего времени работы сотрудника и передается в архив вместе с личным делом при увольнении сотрудника.

После издания приказа оформляется личное дело.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров. Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов. Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации, где хранятся 75 лет.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел), - штатное расписание организации; лицевые счета всех сотрудников; личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и проч.).

Заключение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

Список литературы

1) Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: Учебно-практическое пособие - 2-е изд., перераб. и доп. М: КНОРУС, 2008. - 256 с.

2) Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во Вол. ГУ, 2002. - 77 с.

3) Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2е изд. - СПб.: Питер, 2007. -272 с.

4) Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с. - (Серия «Высшее образование»).

5) Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»», 2006. - 520 с.

Размещено на Allbest.ru