Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Маркетинг и менеджмент»

Контрольная работа

«Делопроизводство и деловая корреспонденция»

Могилев, 2009 г.

Задание 1. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки

Прохождение исходящих документов

К числу исходящих документов относятся главным образом ответные письма, излагающие отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта исходящего документа;

- проверка правильности оформления документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- простановка индекса (номера) на документе;

- проверка правильности адресования документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в некоторых случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Руководитель предприятия в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Документы, содержащие решения по важнейшим вопросам деятельности организации, подписываются его руководителями. Исправленные проекты документов перепечатываются.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Далее документ отдается для отправки экспедиторам.

В экспедиции отправляемые документы сортируются по адресам, складываются, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.

Прохождение внутренних документов

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов:

- составление проекта внутреннего документа;

- визирование проекта документа;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание руководителем;

- регистрация документа;

- проставление индекса (регистрационного номера) на документе;

- передача документа исполнителям;

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- подшивка документа в дело.

Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию. При регистрации документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и др. поступают через секретаря-референта прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются у секретаря-референта, в канцелярии, подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии или выписки из них рассылаются в подразделения организации. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в дело.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут на контроль.

Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

Задание 2. Контрольная картотека, ее разделы

Контрольная картотека предназначена для контроля за исполнением документов. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления.

Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

При контроле исполнения используются экземпляры расчетных карточек, которые заполняются при регистрации документов. Карточки формируются в контрольные картотеки.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагаются карточки на неисполненные в срок документы.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

* заданий последующих лет -- не реже одного раза в год;

* заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц;

* заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Задание 3

документ делопроизводство приказ контроль

Зарегистрируйте приказ директора Минского завода «Электроника» Петрова В.С. Дата. Индекс. г. Минск. Об утверждении плана работы ведомственного архива и графика передачи дел из структурного подразделения в архив завода.

Оглавление таблицы из журнала регистрации внутренних документов.

Литература

1. В.В. Паневчик «Делопроизводство», Минск «Высшая школа», 2004 г. 348с.

2. Методические указания

Размещено на Allbest.ru