Теоретические основы совершенствования организационной структуры управления организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1 Понятие и сущность организационной структуры управления

2 Типы организационных структур управления

3 Исследование и проектирование организационных структур управления

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Решение любой практической задачи, связанной с организационным проектированием и организационными изменениями, требует наличия соответствующей адекватной модели организации. Только такая модель позволить гарантировать, что все основные системные факторы, способные повлиять на успех организационных изменений, приняты во внимание.

К сожалению, на практике зачастую имеет место одна из следующих крайних ситуаций:

- модель организации «не работает», потому что она в формализованном виде фактически не существует;

- модель организации «не работает», потому что она слишком сложна, малопонятна и в силу этих причин не доведена до сотрудников.

Каждая из этих ситуаций требует соответствующего подхода, и, конечно же, здесь нет ничего непоправимого. Определяющее значение имеет правильное понимание проблемы со стороны руководства организации и его политическая воля для наведения порядка и внедрения работающей на основе разработанной модели системы.

Научно обоснованное формирование организационных структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления Затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства

Объект работы - Бердяушская дистанция Южно-Уральской дирекции Южно-Уральской железной дороги.

Предмет работы - организационная структура управления организации.

Цель выполнения данной работы - совершенствование организационной структуры управления компанией.

Задачи работы:

- рассмотреть понятие организационных структур управления и принципы их формирования;

- исследовать типы организационных структур управления;

- проанализировать существующую организационную структуру Бердяушской Южно-Уральской дирекции Южно-Уральской железной дороги;

- разработать предложения по совершенствованию организационной структуры управления Бердяушской Южно-Уральской дирекции Южно-Уральской железной дороги.

Для выполнения данной работы нами был проведен анализ литературы по заданной теме, в частности, изучена учебная литература таких авторов, как Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л., Большаков А.С., Виханский, О.С, Наумов А.И., Воронина Э.М., Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П., Гелета И.В., Зайцев Н.Л., Лопарева А.М., Михайлов Л.М., Мыльник В.В., Петров А.Н., Раздорожный А.А., Романов А.П., Жариков И.А.., Самыгин С.И., Столяренко Л.Д.

Работа состоит из трех глав, списка литературы, приложений.

1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ

Структура - это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых, системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность составляющих ее элементов.

Организационная структура управления - это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей, выполняющих функции управления. Организационная структура управления определяется составляющими ее звеньями и уровнями управления. Эта структура должна обеспечивать устойчивость связей между элементами управления и надежность функционирования системы в целом.

Звено управления - обособленное подразделение со строго определенными функциями. Звеном управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию управления или совокупность функций управления. К звену управления относят и руководителей. На одном уровне могут находиться несколько звеньев управления. Из западного менеджмента в наш профессиональный лексикон пришло понятие «департаментализация» (или «депертаментизация»), означающее процесс организационного обособления, выполнения отдельных работ, выделения особых подразделений, процесс деления компании на отдельные блоки (отделения, отделы, секторы) с четко определенными задачами и обязанностями.

Отношения между звеньями управления поддерживаются благодаря связям, взаимоотношениям, коммуникациям. По содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

- связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов;

- отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации и определяющие «этажность» ее строения;

- соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации и обеспечивающие взаимное соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы.

По ориентации связи разделяются на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи - это связи кооперации и координации равноправных звеньев управления. Они носят характер согласования. Их основное назначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию подразделений, находящихся на одном уровне при решении возникающих при этом проблем.

Вертикальные связи - это связи руководства и подчинения, это субординационные, иерархические связи. Необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления. Эти связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации.

Вертикальные связи могут носить линейный или функциональный характер.

Линейные связи - это связи подчинения по всему кругу вопросов. Это отношения, предполагающие, что руководитель реализует властные полномочия и осуществляет прямое и единоличное руководство подчиненными по всем функциям управления.

Функциональные связи - это связи подчинения в пределах реализации определенной функции управления. В зависимости от принятых в организации принципов управления и вида организационной структуры они могут носить совещательный, рекомендательный или информационный характер.

Инвариантные связи - это связи, которые могут оставаться практически неизменными при любых условиях, что обусловлено сущностными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением, спецификой реализации связей в данной организации.

Вариабельные связи - это связи, которые при изменении ситуации изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении их содержательной насыщенности, а также в переходе связей из одних классификационных групп в другие.

Внутрисистемные межкомпонентные связи составляют структуру организации, однако сами по себе они не определяют строения организации. Основой строения организации является соединение - узел связи со всей совокупностью входящих и исходящих каналов.

По содержанию и функциональному назначению структуры делятся следующим образом.

Технологические структуры - совокупность связей технологического процесса изготовления продукции.

Организационно-управленческие структуры - совокупность связей, обеспечивающих упорядоченность, координацию и регулирование деятельности организации по достижению ее целей.

Экономические структуры - совокупность отношений экономического взаимодействия отдельных членов организации.

Социально-психологические структуры - совокупность связей, устанавливающих социальный статус членов организации; психологические отношения между людьми.

Рациональная структура не возникает спонтанно. Существуют следующие принципы структуризации:

- целеполагание;

- приоритет функций над составом звеньев;

- приоритет объекта над субъектом;

- первичность миссии, целей, комплекса функций;

- положение во внешней среде;

- адаптивность;

- полная координация;

- минимум сложности.

Структуру формируют только устойчивые связи и отношения. Составляющие структуру связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными, а отношения - ясными, определенными и однозначными. Необходимо отметить, что существуют, тем не менее, структуры с ослабленными связями. Такие структуры образуются при переходе системы из одного состояния в другое.

2 ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ

Из всего многообразия организационных структур управления очень четко выделяются две большие группы. Это - иерархические и адаптивные организационные структуры.

Иерархические организационные структуры (формальные, механистические, бюрократические, классические, традиционные) характеризуются жесткой иерархией власти в организации, формализацией используемых правил и процедур, централизованным принятием решением, узко определенной ответственностью в деятельности.

Адаптивные организационные структуры (органические, гибкие) характеризуются размытостью иерархии управления, гибкостью структуры власти, слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией принятия решений, широко определяемой ответственностью в деятельности. Выбор использования этих видов организационных структур зависит от того, в каких условиях функционирует организация и что из себя представляет, а также от ряда критериев, наиболее значимые из которых представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Сравнение иерархических и адаптивных оргструктур

Критерий сравнения	Иерархические структуры управления	Адаптивные структуры управления
Характеристика иерархии управления	Жесткая иерархия. Уровни иерархии четко определены	Отсутствие иерархии или ее размытость. Уровни управления четко не определены
Характеристика развития вертикальных и горизонтальных связей	Сильно развиты вертикальные субординационные связи	Высокий уровень горизонтальной интеграции между персоналом. Хорошо развитые связи кооперации и координации
Тип руководства	Моноцентрический, постоянный	Полицентрический, смена лидеров по ситуациям
Формализация применяемых правил и процедур управленческой деятельности	Жесткая формализация правил и процедур	Слабая или умеренная формализация правил и процедур
Формализация отношений управленческого персонала	Узко определенные обязанности, права и ответственность	Широко определенные обязанности, права и ответственность
Разделение управленческого труда	Узкая специализация деятельности. Жесткое и постоянное закрепление функций	Широкая специализация деятельности. Временное закрепление функций за группами
Характеристика принятия управленческих решений	Централизация принятия управленческих решений	Децентрализация принятия управленческих решений
Характеристика отношений персонала организации	Формальные отношения, носящие официальный характер	Неформальные отношения, носящие личностный характер

Укрупненная сравнительная характеристика условий наиболее благоприятного применения этих видов организационных структур управления приведена в таблице 2. Крупные корпорации, особенно транснациональные, не используют тот или иной вид организационной структуры в чистом виде, а скорее сочетание нескольких видов структур управления. Для них, как правило, характерны множественные структуры, порой называемые организационными структурами управления конгломератного типа.

Таблица 2 - Сравнение условий наиболее эффективного применения структур управления

Условия	Иерархические структуры управления	Адаптивные структуры управления
Характеристика внешней среды	Стабильность и несложность внешней среды	Неопределенность и сложность внешних факторов и ускорение изменения
Характеристика реализуемых целей и задач	Цели и задачи простые и ленные. Задачи поддаются делению. Работы измеряемы	Задачи не имеют четких границ, работы измерить сложно, а порой и невозможно
Возможность регламентации выполнения управленческих функций	Постоянная повторяемость одних и тех же работ, что позволяет их регламентировать	Редкая повторяемость одних и тех же работ, в результате чего становится сложно регламентировать выполнение управленческих функций
Авторитет власти	Признается единая власть	Авторитет власти завоевывается

Иерархические структуры управления имеют много разновидностей, формировались в соответствии с принципами, сформулированными еще в начале 20 в. При этом главное внимание уделялось разделению труда и отдельным функциям.

Прообразом современных организационных структур иерархического типа являются элементарные структуры - линейные и функциональные организационные структуры управления. Эти виды структур как самостоятельные не используются ни одной крупной организацией, ни в России, ни за рубежом. Линейная структура управления очень проста по своей сути: основным принципом ее построения является вертикальная иерархия, т. е. соподчиненность звеньев управления снизу доверху, рис. 1.

При линейной структуре управления очень четко осуществляется принцип единоначалия: во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство всеми подчиненными ему подразделениями. Все функции управления находятся в руках этого руководителя.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Линейная организационная структура

Достоинства линейной структуры:

- единство распорядительства, простота и четкость подчинения;

- полная ответственность руководителя за результаты деятельности подчиненных ему подразделений;

- оперативность в принятии решений;

- согласованность действий исполнителей.

Недостатки:

- большая информационная перегрузка руководителя, огромный поток документов, множественность контактов с подчиненными, вышестоящими и смежными звеньями;

- высокие требования к руководителю;

- структура негибка и не позволяет решать задачи, обусловленные постоянно меняющимися условиями функционирования.

Линейная структура управления применима только в низовых производственных звеньях (в группах, бригадах и т. п.), а также на малых предприятиях в начальный период их становления.

Для функциональной структуры управления характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную конкретную задачу и обязанности (рис. 2).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2 - Функциональная структура управления организацией

Каждый орган управления, а также исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций).

Достоинства функциональной структуры управления:

- высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций;

- специализация подразделений на выполнении определенного вида управленческой деятельности, ликвидация дублирования в выполнении задач управления отдельными службами.

Недостатки:

- нарушение принципа единоначалия;

- длительная процедура принятия решения;

- трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;

- снижение ответственности исполнителей за работу;

- несогласованность и дублирование указаний и распоряжений, получаемых исполнителями «сверху».

Рассмотрим линейно-штабную структуру управления. В основе ее лежит линейная структура, но при линейных руководителях создаются специальные подразделения (штабные службы), специализирующиеся на выполнении определенных управленческих функций (рис. 3).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Линейно-штабная структура управления организацией

Эти службы не обладают правом принятия решений, а лишь обеспечивают более квалифицированное выполнение линейным руководителем его обязанности. Деятельность функциональных специалистов сводится к поискам наиболее рациональных вариантов решения задач. Окончательное принятие решения и передача его подчиненным для исполнения осуществляется линейным руководителем. При этой структуре сохраняется принцип единоначалия. Важной задачей линейных руководителей становится координация действий функциональных служб (звеньев) и направление их в русло общих интересов организации.

Линейно-функциональная структура является самой распространенной структурой иерархического типа, широко используется во всем мире. Функциональные подразделения могут сами отдавать распоряжения нижестоящим звеньям, но не по всем, а по ограниченному кругу вопросов, определенному их функциональной специализацией.

Основу этой структуры составляет, помимо линейного принципа руководства, специализация управленческой деятельности по функциональным подразделениям организации (маркетинг, производство, финансы, экономика, персонал и т. д.), а также «шахтный» принцип построения, который означает, что на каждой функциональной подсистеме формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая организацию сверху донизу (рис. 4).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4 - Линейно-функциональная структура управления

Один из недостатков линейно-функциональных структур управления - «эффект бутылочного горла». Суть его в том, что развитие преимущественно вертикальных связей в рамках функционального подхода поднимает решение проблем различных уровней управления до ее главного руководителя. В результате, попытки руководителя сконцентрироваться на решении стратегических задач тонут в оперативной работе, в текучке.

Линейно-функциональные структуры управления наиболее эффективны там, где аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся и редко меняющиеся задачи и функции, т. е. в организациях, функционирующих в условиях решения стандартных управленческих проблем.

Дивизиональные структуры являются наиболее современной разновидностью организационных структур иерархического типа. Необходимость их создания была вызвана увеличением размеров организаций, усложнением технологических процессов, диверсификацией и интернационализацией их деятельности, изменением внешней среды.

Дивизиональные структуры - это структуры, которые основаны на выделении крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (отделов-дивизионов) и соответствующих им уровней управления с предоставлением подразделениям оперативно-производственной самостоятельности и с перераспределением на этот уровень ответственности за получение прибыли.

Отделение (дивизион) - это организационная единица, имеющая внутри необходимые собственные функциональные подразделения. На отделение возлагается ответственность за производство и реализацию определенной продукции и получение прибыли, в результате чего персонал верхнего эшелона организации высвобождается для решения стратегических задач.

У высшего руководства организации остается не более 4-6 централизованных функциональных подразделений. Высший руководящий орган осуществляет жесткий контроль по общекорпоративным вопросам стратегии развития, научно-исследовательских разработок, финансов, инвестиций и т. п. Следовательно, для дивизиональных структур характерно сочетание централизованного стратегического планирования в верхних эшелонах управления и децентрализованной деятельности отделений, на уровне которых осуществляется оперативное управление, и которые ответственны за получение прибыли. В соответствии с этим дивизиональные структуры управления характеризуются как сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением.

Важнейшее место в управлении организациями с дивизиональной структурой занимают не руководители функциональных подразделений, а руководители, возглавляющие производственные подразделения, которые полностью отвечают за результаты деятельности возглавляемых ими подразделений.

Структуризация организации по отделениям производится по трем принципам:

- по продуктовому (с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг);

- в зависимости от ориентации на конкретного потребителя;

- по региональной специализации (по обслуживаемым территориям).

В соответствии с этим выделяются три типа дивизиональных структур:

1. Дивизионально-продуктовые структуры.

2. Организационные структуры, ориентированные на потребителя.

3. Дивизионально-региональные структуры.

Рассмотрим данные структуры подробнее.

1. Дивизионально-продуктовая структура. Полномочия по руководству производством и сбытом какого-либо продукта или услуги предлагаются одному руководителю, который является ответственным за данный вид продукции (рис. 5). Руководители функциональных служб (производственной, снабженческой, технической, бухгалтерской, маркетинговой и т. д.) отчитываются перед управляющим по этому продукту.

Достоинства:

- быстрое реагирование на изменения условий конкуренции, технологии и покупательского спроса,

- улучшается координация работ.

Недостатки:

- увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же видов работ для разных видов продукции,

- на каждом продуктовом отделении создаются свои функциональные подразделения.

2. Организационные структуры, ориентированные на потребителя. При этой структуре подразделения группируются вокруг определенных групп потребителей (армия, гражданские отрасли, продукция производственно-технического и культурно-бытового назначения).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 5 - Продуктовая дивизиональная структура

Цель структуры - удовлетворение потребности конкретных потребителей: индивидуальные клиенты, организации, банки, международные финансовые организации.

3. Дивизионально-региональная структура. Используется в том случае, если деятельность организации распространена на несколько регионов (рис. 6). Вся деятельность организации в определенном регионе в этом случае должна подчиняться соответствующему руководителю, несущему за нее ответственность перед высшим руководящим органом организации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 6 - Региональная дивизиональная структура

Достоинства:

- облегчается решение проблем, связанных с местными обычаями, особенностями законодательства и социально-экономической среды региона;

- возможность подготовки управленческого персонала отделений (дивизионов) непосредственно на месте.

По мере развития организаций, выхода их на международные рынки, постепенного преобразования их из корпораций национальных в транснациональные, создаются международные, а затем и глобальные дивизиональные структуры управления:

- глобальноориентированная продуктовая (товарная) структура управления;

- глобальноориентированная региональная структура;

- смешанная (гибридная) структура.

В основу их построения заложен глобальный подход. Глобальноориентированная продуктовая (товарная) имеет подразделения по продуктовому признаку, каждое из которых самостоятельно работает на весь мировой рынок (рис. 7). Глобальноориентированная региональная структура основывается на использовании географического принципа построения (рис. 8). Национальный рынок рассматривается как одно из региональных подразделений.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 7 - Глобальноориентированная продуктовая (товарная) структура

Смешанная (гибридная) структура характеризуется тем, что наряду с акцентом на определенный продукт (географический регион, функции) встроены структурные связи территориального и функционального (продуктового и функционального или территориального и продуктового) типа.

Для адаптивных (гибких, органических) структур управления характерно отсутствие бюрократической регламентации деятельности органов управления, отсутствие детального разделения труда по видам работ, размытость уровней управления и небольшое их количество, гибкость структуры управления, децентрализация принятия решений, индивидуальная ответственность каждого работника за общие результаты деятельности.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 8 - Глобальноориентированная региональная структура

Для них характерны следующие признаки:

- способность сравнительно легко менять свою форму, приспосабливаться к изменяющимся условиям;

- ориентация на ускоренную реализацию сложных проектов, комплексных программ, решение сложных проблем;

- ограниченное действие во времени, т. е. формирование на период решения проблемы, выполнения проекта, программы;

- создание временных органов управления.

К структурам адаптивного типа относятся: проектные, матричные, программно-целевые, проблемно-целевые, командные, проблемно-групповые, бригадные, сетевые организационные структуры.

Проектные структуры - это структуры управления комплексными видами деятельности (рис. 9).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 9 - Проектная структура управления

Они применяются тогда, когда возникает необходимость разработать и осуществить организационные проекты, охватывающие, с одной стороны, решение специализированных технических, экономических, социальных вопросов, и, с другой - деятельность различных функциональных и линейных подразделений.

Проектная структура - это временная структура управления, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи, с привлечением в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий, с обеспечением централизованного управления всем ходом работ. После завершения работ по проекту структура распадается, а персонал переходит в новую проектную структуру или возвращается на свою постоянную должность.

Матричная структура определяет в организационном построении организации два направления руководства:

- вертикальное направление - управление функциональными и линейными структурными подразделениями организации;

- горизонтальное - управление отдельными проектами, программами, продуктами, для реализации которых привлекаются человеческие и иные ресурсы различных подразделений организации.

Матричная структура возникла в связи с необходимостью проведения быстрых технологических изменений при максимально эффективном использовании высококвалифицированной рабочей силы.

При этой структуре устанавливается разделение прав менеджеров, осуществляющих управление подразделениями, и менеджеров, руководящих выполнением проекта. В соответствии с этим у работников появляются одновременно два руководителя, обладающих равными правами. С одной стороны, исполнитель подчиняется непосредственному руководителю функциональной службы, с другой - руководителю проекта, который наделен необходимыми проектными полномочиями для осуществления процесса управления в соответствий с запланированными сроками, выделенными ресурсами. Возникает система двойного подчинения, базирующаяся на сочетании двух принципов - функционального и проектного (продуктового).

Матричная структура чаще всего представляет наложение проектной структуры на постоянную для данной организации линейно-функциональную структуру управления. Основная задача этой структуры - улучшение взаимодействия отдельных структурных подразделений в целях реализации того или иного проекта или эффективного решения определенной проблемы.

В матричной структуре параллельно с функциональными и линейными подразделениями создаются специальные органы (группы) для решения конкретных производственных задач (рис. 10).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 10 - Матричная структура управления

Эти группы формируются за счет специалистов подразделений, находящихся на различных уровнях управленческой иерархии. Главным принципом формирования матричной структуры является развитие сети горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с вертикальной иерархией образуются за счет взаимодействия руководителей проектов с руководителями функциональных и линейных подразделений.

Как и всякая структура управления, матричная структура имеет свои достоинства и недостатки. Однако масштабы их применения или использования отдельных элементов матричного подхода в организациях довольно значительны.

Постепенно происходит переход к новой модели управления, в основе которой лежат интеграционные процессы в организациях, их объединения с помощью информационных систем в стратегические альянсы и другие союзы самых разных типов.

3 ИССЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ

Методика исследования и проектирования структур управления организациями, с одной стороны, должна основываться на научных принципах управления, с другой - учитывать личные качества и опыт руководителей, хорошо знающих возможности организации и те требования, которые регламентируют деятельность каждого из подразделений.

Эти требования подчеркивают важность системного подхода к формированию либо совершенствованию организационных структур и к разработке методики с достаточной степенью детализации стадий управления.

Для системы управления характерен ряд особенностей, которые вызывают значительные трудности в решении данной задачи и накладывают ограничения на масштабность в методическом плане. Эти особенности заключаются в следующем.

1. Системе управления присущи статические черты, отражающие форму и структуру управления. Это, прежде всего детерминизм, т.е. схема организационного управления с составляющими ее элементами и многочисленными связями.

2. В системе управления можно указать и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. Имеется в виду целенаправленная деятельность руководителей и исполнителей.

3. Как известно, любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно меняются во времени. Сама же структура консервативна. Отсюда - требование гибкости и адаптивности, неизбежно возникающее перед проектируемой структурой управления.

4. Среди множества формальных элементов, присущих системе управления, существует и неформальный элемент (человек), который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.

Эти особенности, органически соединяясь в системе управления, требуют комплексного подхода к вопросам, связанным с построением организационного обеспечения системы управления. Представляется важным изучение ряда теоретических предпосылок, которые могут быть положены в основу разрабатываемой методики исследования и проектирования структуры управления.

Такими предпосылками являются:

1. Наличие принципиально различных типовых схем управления, одну из которых можно выбрать в качестве базовой для анализа и проектирования структуры управления.

2. Известно, что любая организация управляется путем принятия решений. Следовательно, можно выявить полный перечень управленческих решений, принимаемых в организации, и процесс распределения их по уровням (важный этап в проектировании структуры управления) определенным образом формализовать.

3. Известен также технологический характер взаимоотношений руководителей и исполнителей в процессе подготовки и принятия управленческих решений, т.е. регламентирован порядок управленческих функций или отдельных их этапов.

Для разработки методического аппарата проектирования структуры управления необходимо кроме имеющихся теоретических предпосылок, знать сущность организационного проектирования.

Организационное проектирование - это моделирование системы управления предприятием, осуществляемое перед его строительством, либо накануне значительных преобразований.

Последовательность задач организационного проектирования, вытекающих из общей теории систем, можно изобразить в виде блок-схемы (рис. 11.)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 11 - Последовательность задач организационного проектирования системы управления

Организационной основой системы управления является ее структура. Структура определяет состав подразделений, входящих в систему управления, их соподчиненности и взаимосвязи, форму разделения управленческих решений по уровням, а следовательно, и само число уровней управления. Иными словами, структура управления является той организационной формой, в рамках которой осуществляется процесс управления. Таким образом, спроектировать достаточно эффективную структуру управления - значит определить такое соотношение ее элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления.

Широкие возможности для исследования и проектирования структуры управления в целом создает органицационное моделирование. Это один из методов исследования, в основе которого лежит кибернетическая модель, позволяющая для каждого уровня управления распределить полномочия и ответственность работников, которые, в свою очередь, являются базой для построения и оценки различных вариантов организационной структуры. Преимущества данного метода раскрываются следующими обстоятельствами.

1. Метод организационного моделирования позволяет решать задачи, основными параметрами которых являются непосредственные характеристики организационной структуры, например, задачу группировки управленческих решений по уровням, задачу формирования состава и перечня структурных подразделении, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделении и системы в целом.

2. Организационное моделирование развивается как в научно-теоретическом плане, так и в направлении, носит прикладной характер и может охватывать различные аспекты при формировании структуры управления: управленческий, информационный, социально-психологический. Это создает возможность для комплексного рассмотрения вопросов, стоящих на пути решения проблемы, начиная с расчета количественных параметров и кончая организационным регламентированием подразделений.

3. Данный подход позволяет моделировать различные варианты организационной структуры, не прибегая к натурным экспериментам, проведение которых в реальных условиях связано, как правило, с различными трудностями финансового и временного характера.

Таким образом, метод организационного моделирования является наиболее универсальным и современным для проектирования организационной структуры и процессов принятия решений.

Рассмотрим подробнее, как это осуществляется.

Проектирование системы управления в реальных условиях основывается на типовых структурах управления, в которых всегда фиксированы количество уровней, наименования и численность функциональных подразделений и т.д. Поэтому первостепенной задачей в начальной стадии проектирования организационной структуры является научно обоснованный выбор типовой схемы управления в качестве теоретической модели структуры.

Для решения этой задачи необходимо проанализировать диалектику развития производственно-хозяйственных организаций как объекта управления. В результате такого анализа выяснилось следующее. Любая организация как объект управления представляет собой сложную систему, которая нуждается в четком и оперативном управлении в целях повышения эффективности функционирования всех ее элементов. Долгое время с этой задачей вполне справлялась система управления, в основе которой была линейно-функциональная структура.

С развитием и становлением рыночных отношений к объекту управления предъявляются все новые требования, расширяется круг задач, обусловленных постоянно меняющимися целями функционирования. Эффективность управления в данном случае будет зависеть от того, насколько оперативно и своевременно производственный аппарат способен решать эти задачи.

С такими задачами вполне успешно справляется матрично-штабная структура, поскольку позволяет управлять всей системой как единым объектом, сохраняя при этом различную целевую направленность структурных звеньев. Отсюда - универсальность, которая выражается в том, что матрично-штабная структура сочетает в себе все возможные варианты иерархической соподчиненности: линейную, тематическую, функциональную.

При необходимости (для небольших организаций) матрично-штабная структура может быть трансформирована в любую из общепринятых форм организации управления: матричную, линейно-функциональную или линейную.

На первом этапе проектирования происходит выбор матрично-штабной модели, которая подлежит детальному рассмотрению и является необходимой для выполнения последующих этапов.

Таким образом, реализуется первая теоретическая предпосылка, выявленная в результате предпроектного обследования. Последовательность этапов проектирования структуры управления показана на рис. 12.

На втором этапе осуществляется распределение управленческих решений по уровням в рамках матрично-штабной структуры.

Третий этап - это собственно процесс проектирования структуры управления. Он основан на исследовании возможности проектирования того или иного варианта структуры для выбранного объекта управления. Вопрос о формировании любой структуры управления будет зависеть от того, насколько целесообразно присутствие в ней функционального, тематического либо координирующего уровней.

Под целесообразностью в данном случае понимается степень загрузки руководителя, принимающего решения. Загрузку, в свою очередь, мы определяем как общую (суммарную) трудоемкость управленческих решений, принимаемых руководителем на уровне в течение исследуемого периода по формуле:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 12 - Этапы проектирования системы управления методом организационного моделирования

организационный структура управление

где Qp - суммарная трудоемкость, ч.

Т i - трудоемкость i -го управленческого решения, ч.;

К ij - число повторений i -го решения на j-м уровне.

Далее определяется число руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости:

где Ср - расчетное число руководителей;

Qp - трудоемкость принятия управленческих решений, ч.;

F д - действенный фонд времени одного сотрудника, ч

Полученное число руководителей сравнивается с допустимым значением. Если расчетное число руководителей равно либо больше допустимого значения, это говорит о том, что загрузка каждого находится в заданных пределах или завышена. В любом случае здесь фиксируется уровень управления, и, если загрузка завышена, решается вопрос о формировании дополнительного подразделения на данном уровне. Если же расчетная величина руководителей меньше допустимого значения, следовательно, степень загрузки чрезвычайно мала и не достигает даже минимальной границы установленного предела. В таком случае правомерно говорить об исключении данного уровня, передать полномочия руководителю другого уровня либо эти полномочия объединить. Такое исследование загрузки проводится поэтапно на линейном, функциональном, тематическом и координирующем уровнях. Результаты исследования позволяют обосновать вариант структуры управления.

Рассмотрим, как решается вопрос о выборе варианта структуры в зависимости от загрузки уровней управления. Расчет загрузки начинается с линейного уровня, поскольку он присущ любой структуре управления и в определенном смысле является доминирующим. Исследования показали, что переход к проектированию той или иной формы организации управления зависит от величины загрузки линейного уровня, которая может быть меньше установленного предела, находиться в заданных границах предела (К 1 < Ср < К 2 ) и выходить за эти границы.

(Ср > К 2),

где Ср - расчетная величина загрузки,

К 1 - нижняя допустимая загрузка руководителя (К 1 = 0,9),

К 2 - верхняя допустимая загрузка руководителя (К 2 = 1,2).

Основой для формирования любого из существующих вариантов структуры управления является модель матрично-штабной структуры. Поэтому выбор той или иной формы организации управления начинается с исследования возможности матрично-штабной структуры. Данная модель предусматривает (наряду с линейным и функциональным уровнями, присущими также и другим структурам) наличие тематического и координирующего уровней. Следовательно, вопрос о формировании матрично-штабной структуры будет зависеть от целесообразного присутствия в ней этих двух уровней. Рассмотрим, как происходит выбор варианта структуры в зависимости от загрузки линейного уровня управления.

Таким образом, весь намеченный комплекс работ по расчету загрузки организационных уровней предшествует анализу выбора варианта структуры. Такой анализ позволяет исходя из заданных параметров объекта управления оценить возможность формирования координационного, тематического либо функционального уровней (линейный уровень присутствует всегда), а в зависимости от этого и возможность проектирования линейно-функциональной, матричной или матрично-штабной структуры управления.

Следовательно, на четвертом этапе происходит окончательный выбор варианта структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры.

На пятом этапе решается вопрос о формировании состава подразделений на уровнях в пределах выбранной структуры. Эта задача предполагает определение состава и численности руководителей и исполнителей, необходимых для принятия и подготовки управленческих решений. Поставка этой задачи связана с тем, что критерием создания любой организационной единицы - отдела или службы - является норма управляемости. Формирование структурных подразделений в конечном итоге будет зависеть от того, насколько полученная численность руководителей и исполнителей соответствует норме управляемости. Исходными данными для выполнения этого этапа работы являются:

- номенклатура руководителей и исполнителей (составляется на основании штатного расписания);

- сведения о трудоемкости принятия и подготовки управленческих решений (получены в результате экспертного опроса);

- список решений закрепленных за: линейным уровнем управления, функциональным уровнем управления, тематическим уровнем, координационным уровнем;

- эффективный фонд времени руководителей и исполнителей.

Расчетное число исполнителей определяется по следующей формуле:

где Сисп - число исполнителей, обеспечивающих подготовку управленческих решений;

Qисп - трудоемкость подготовки i -х решений, ч.;

Fд - действительный фонд времени одного исполнителя, ч.

После того как будет рассчитано число исполнителей и руководителей на каждом уровне, решается вопрос о создании структурных подразделений. Это достигается путем корректировки полученной численности. Все данные, необходимые для этого, имеются: расчетное число руководителей и исполнителей, типовая схема организации управления (в данном случае - схема матрично-штабной структуры); допустимая норма управляемости для заданного объекта. Корректировка полученной численности происходит следующим образом. Определяется принятое число руководителей и исполнителей путем округления расчетного числа и проверяется норма управляемости. Если полученное соотношение значительно превышает норму управляемости, решается вопрос о создании дополнительного органа управления (если сохраняется возможность разделения функции управления). И, наоборот, при сниженной норме управляемости два органа управления, выполняющие смежные функции, могут быть объединены в один. Так, с учетом типовой схемы управления происходит формирование структурных подразделений. Итоговыми документами этого этапа работы являются скорректированные списки исполнителей и руководителей по подразделениям, а, следовательно, и состав подразделений на каждом организационном уровне.

На шестом этапе принимается решение о внедрении данной структуры и утверждении схемы управления.

Три последующих этапа - седьмой, восьмой и девятый представляют собой организационное регламентирование, на котором осуществляется разработка документации, регламентирующей деятельность отдельных исполнителей, подразделений и системы управления в целом.

Важной задачей является проектирование комплекса процедур принятия решений. Продиктовано это тем, что организационная процедура является одним из основных элементов технологии управления, определяет последовательность этапов работ, которые в итоге регламентируют процесс управленческого труда. Иными словами, организационная процедура - это комплекс взаимосвязанных технологических операций, направленных на достижение четко фиксированной цели. Примерами процедур могут служить: «составление отчета о проделанной работе», «оформление командировочного удостоверения», «оформление сотрудника на работу» и др. Имея полный перечень процедур, принимаемых в отделе, можно составить схему принятия решений, которая позволит судить об эффективности функционирования отдела. Кроме того, применение метода организационного моделирования на этой стадии процесса позволяет на основе полного перечня процедур смоделировать правила работ исполнителей и руководителей в каждой процедуре, а затем и по отделу в целом.

Завершается весь процесс проектирования структуры управления разработкой положения об организации. Реализация этого этапа требует всестороннего изучения и дополнения ряда положений (документов), обусловленных требованиями хозяйственного законодательства, таких как: положение о предприятии, положение об отделах, должностные инструкции.

Положение о предприятии требует знаний устава, строгого соблюдения принципов построения; производственных процессов, форм и систем оплаты труда, требований внешней среды.

Разработка положения об отделах представляет собой одну из самостоятельных задач организационного регламентирования системы управления. Решающее значение этой задачи определяется требованием правильной эффективно налаженной работы внутри отдела, необходимостью четкого разделения прав и обязанностей между отдельными работниками. Положение об отделах также должно соответствовать законодательству. Большое внимание отводится построению единой типовой структуры, которая охватывает все аспекты деятельности отдела, поскольку положение об отделах в известной степени определяет положение о должностях работников отдела, их обязанностях, правах и ответственности, которые должны быть также строго регламентированы. В связи с этим разработка таких инструкций, в которых последовательно указаны этапы работ и конкретные исполнители, ответственные за выполнение каждого этапа, приобретает наиболее важное значение.

Такой метод построения организационных структур позволяет проектировать любую форму управления, наглядно показывает, как происходит процесс трансформации матрично-штабной структуры в структуру линейную и необратимость этого процесса и еще раз подтверждает правильность выбора матрично-штабной модели в качестве базы для проектирования структуры управления.

Таким образом, организационная структура предприятия - это форма разделения труда, закрепляющая определенные функции управления за структурными подразделениями различного уровня иерархии.

Успех современных организационных структур все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих условий можно отнести интенсивную конкуренцию, приобретающую глобальный характер, быстрое технологическое развитие, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.

Каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Большаков А.С. Менеджмент: Учебное пособие. СПб.: «Издательство Питер», 2007. 160 с.

2. Боумэн К. Основы стратегического менеджмента: Учебное пособие. М: ЮНИТИ, 2007. 175 с.

3. Бурганова Л.А. Теория управления: Учебник. М.: Инфра-М, 2009. 153 с.

4. Вачугов Д.Д., Беризкина Т.Е., Кислякова Н.А. Основы менеджмента: Учебник для вузов. М.: Высшая школа, 2010. 376 с.

5. Веснин В.Р. Основы менеджмента. М.: Т.Д. «Элит-2000», 2007. 440 с.

6. Виханский, О.С., Наумов, А.И. Менеджмент: учебник. М.: Экономистъ, 2008. 670 с.

7. Волкова О.И., Девяткина О.В. Экономика предприятия (фирмы): Учебник. М.: ИНФРАМ, 2007. 601 с.

8. Воронина Э.М. Менеджмент предприятия и организации: учебное пособие. М: ММИЭ, 2010. 181 с.

9. Гапоненко А.Л., Панкрухин А.П. Общий и специальный менеджмент: Учебник. М.: Издво РАГС, 2008. 568 с.

10. Гелета И. В. Экономика организации (предприятия): учебное пособие. М.: Магистр, 2009. 303 с.

11. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2009. 501 с.

12. Горфинкель В.Я., Швандара В.А. Экономика предприятия: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИДАНА, 2010. 670 с.

13. Гражданкина Е.Ю. Экономика, организация и управление предприятием: Учебное пособие для вузов. М.: ИнфраМ, 2007. 455 с.

14. Грибов В.Д., Грузинов В.П., Кузьменко В.А. Экономика организации (предприятия): учебник для вузов. М.: КноРус, 2009. 416 с.

15. Долгов А.И. Теория организации: Учебное пособие. М.: ООО «Флинта», 2008. 224 с.

16. Игнатьева А.В. Исследование систему управления: учебное пособие для студентов вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, 2010. 167 с.

17. Лукичева Л.И. Управление организацией: Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2007. 360 с.

18. Макашева З.М. Исследование систем управления: Учебное пособие М.: Кнорус, 2008. 176 с.

19. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Учебное пособие. М.: Издательство «Дело» 2008. 493 с.

20. Михайлов Л.М. Исследование систем управления. М.: Издательство «Экзамен», 2009. 189 с.

21. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. 527 с.

22. Мухин В.И. Исследование систем управления: Анализ и синтез систем управления: Учебник. М.: Экзамен, 2008. 479 с.

23. Мыльник В. В. и др. Исследование систем управления: Учебное пособие. М.: Акад. Проект, 2008. 352 с.

24. Новиков Д.А. Теория управления организационными системами: Учебное пособие. М.: МПСИ, 2007. 584 с.

25. Панов А.И. Стратегический менеджмент : учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. 285 с.

26. Петров А.Н. Стратегический менеджмент: Учебник для вузов. СПб.: Питер, 2008. 496 с.

27. Ползунова Н. Н., Краев В.Н. Исследование систем управления: Учебное пособие. М.: Акад. Проект, 2008. 240 с.

28. Поршнев А.Г. Управление организацией: Учебник. М.: Инфра-М, 2008. 669 с.

29. Раздорожный А. А. Организация производства и управление предприятием: Учебник для вузов. М.: ЭКЗАМЕН, 2009. 877 с.

30. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Исследование систем управления: Учебник. М.: Экзамен, 2007. 288 с.

31. Родионова, В.Н. Стратегический менеджмент : учеб. пособие, М. :Изд-во РИОР, 2009. 81 с.

32. Романов А.П., Жариков И.А. Стратегический менеджмент: учебное пособие. Тамбов: ТРТУ, 2008. 80 с.

33. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. М.: «Дашков и К», 2008. 556 с.

34. Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент: Учебник. М,: Дело, 2008. 448 с.

35. Фрейдина Е.В. Исследование систем управления: Учебное пособие. М: Омега-Л, 2009. 368 с.

36. Шифрин М.Б. Стратегический менеджмент. СПб.: Питер, 2008. 240 с.

Размещено на Allbest.ru