Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Оглавление

Введение

1. Общее понятие и сущность делопроизводства

2. Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России

3. Электронное декларирование как инструмент делопроизводства на таможне

Заключение

Список использованной литературы

Введение

регламентация организационный форма делопроизводство

Делопроизводство сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами -- с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения. Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение -- это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях, на предприятиях. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - С. 72.

Служебная деятельность человека в любой сфере, напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами делопроизводство.

В последние годы активизировалось формирование законодательной и нормативной базы по делопроизводству. Приняты такие законодательные акты, как федеральные законы: от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Помимо законодательных актов принимались нормативные правовые акты. Указы Президента РФ: от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации», от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; постановления Правительства РФ: от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Этот Перечень можно продолжить, но мы назвали некоторые, наиболее важные законодательные и нормативные правовые акты по вопросам делопроизводства.

Все это обуславливает особую актуальность исследования вопроса особенностей делопроизводства в России. И определяет объект, предмет, цель и задачи работы.

Объект работы - делопроизводство в России. Предмет - особенности делопроизводства в России.

Цель работы - выявить особенности делопроизводства в России на современном этапе.

Для достижения поставленной цели были поставлены и решены следующие задачи:

1. Рассмотреть общее понятие и сущность делопроизводства

2. Исследовать регламентацию и организационные формы делопроизводства в России

3. Проанализировать применение электронного декларирования как инструмента делопроизводства в таможенных органах.

1. Общее понятие и сущность делопроизводства

У документа есть разные функции: управленческая, информационная, социальная, коммуникативная, культурная, правовая, учетная функция, плюс функция исторического источника. Последнее время наряду с управленческой функцией, важнейшую роль начинает приобретать информационная функция, которая относится к делопроизводству. Не случайно вместо термина «Документационное обеспечение управления» нередко употребляется новое словосочетание -- «инф. документационное обеспечение» или делопроизводство, подчеркивающее значение документации для компьютеризованного общества. Комплексные задачи, возникающие при практической разработке проектов автоматизированных систем документирования, обработке документов или электронных архивов предприятий, требуют создания единой информационно-документальной базы организации. К специалистам, решающим столь сложные задачи, предъявляются очень высокие требования. Наряду с хорошим знанием традиционного бумажного делопроизводства современные специалисты области документационного обеспечения управления должны владеть современными компьютерными технологиями, разбираться в технических средствах, позволяющих решить поставленные задачи, быть специалистами по организации всех информационных ресурсов государственного или коммерческого предприятия (очень хорошие знание основ делопроизводства. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб-ное пособие. - М.: Приор, 1997. С. 38.

Целью данной раздела работы является попытка классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства. Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Cистематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб-ное пособие. - М.: Приор, 1997. С. 43.

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, простая деловая процедура продажи товара клиенту может выглядеть следующим образом:

- клиент звонит в компанию для размещения заказа;

- заказ регистрируется в базе данных клиентов;

- выписывается счет на товар;

- счет передается в бухгалтерию;

- бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;

- товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;

- выписывается счет-фактура и накладная на товар;

- товар отгружается клиенту;

- счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Рис. 1. Отличие делопроизводства от деловых процедур

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 7 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Если продажи устроены более сложно, например при наличии формальных внутренних отношений между отделом продаж, складом и бухгалтерией, то в делопроизводстве могут появиться дополнительные процедуры.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Может быть, это связано с тем, что документоведение как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX в. в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т. д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

Главная особенность российского делопроизводства заключается в стремлении любого документа сначала лечь на стол руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном направлении. Делопроизводство в России имеет строго вертикальное направление. На Западе он стремится к горизонтальному - документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со времен того же Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило. В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится, не интересуясь при этом содержанием работ. Такого практически нет ни в одной другой стране мира. Чем это объясняется, сказать трудно.

2. Регламентация и организационные формы современного делопроизводства в России

На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование. Козлов М.И. Особенности национального делопроизводства. // Развитие бизнеса. 2009. № 6. С. 3.

Создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления относится к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Система была одобрена Государственным комитетом СССР по науке и технике, поэтому формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

В 80-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта систма-ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

Основные перечисленные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов.

Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело.

В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

Основополагающими документами для современного делопроизводства являются:

ГОСТ Рб.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

В настоящее время в России существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре -- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- лучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - С. 72.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

3. Электронное декларирование как инструмент делопроизводства на таможне

В настоящее время в Российском делопроизводстве отмечается реализация политики государства направленной на переход от бумажного к электронному делопроизводству и особенно документообороту. Впервые в России электронное декларирование было опробовано на московской южной таможне. Результаты эксперимента однозначно показали перспективность внедрения такой формы таможенного декларирования по всей стране.

Московская южная таможня первой среди таможен Российской Федерации приняла участие в эксперименте по электронному декларированию товаров, перемещаемых через границу РФ. Результаты эксперимента показали перспективность внедрения в таможенных органах Российской Федерации электронной формы декларирования, которая является реализацией одного из основных положений Киотской конвенции, об упрощении и гармонизации таможенных процедур, и, несомненно, способствует интеграции российской экономики в мировую систему хозяйства, что нашло свой отклик и в новом Таможенном кодексе Российской Федерации в форме легализации хождения электронного вида документов. Использование электронной формы декларирования привело к ускорению, повышению прозрачности и сокращению влияния субъективного фактора при проведении таможенных операций, в чем особенно заинтересованы крупные благонадежные участники ВЭД. В среднем время таможенного оформления, включая досмотр и выпуск товара, составило 30 минут, т. е., как минимум, на порядок меньше среднего времени при оформлении с использованием бумажного вида ГТД. Дальнейшее развитие электронной формы декларирования зависит от того, насколько быстро будет внедряться электронный документооборот в Российской Федерации между органами государственной власти, организациями и физическими лицами, а также от скорости выполнения мероприятий в данной области, предусмотренных Федеральной целевой программой «Электронная Россия». Несмотря на первые положительные отзывы участников эксперимента по электронному декларированию, на пути широкого внедрения его в практику таможенного оформления имеется ряд объективных трудностей. Сдерживающим фактором внедрения электронного декларирования в полном объеме является отсутствие в настоящее время эффективной системы обмена электронными документами между таможенными органами и другими государственными структурами. Частично, проблема обмена документами со сторонними организациями будет решена при внедрении в практику, работы таможенных органов международных стандартов представления документов. Переход на централизованное хранение и обработку данных на региональном уровне увеличит нагрузку корпоративной сети ФТС России и потребует наличия каналов с высокой пропускной способностью между таможнями и Региональными таможенными управлениями, что в свою очередь, потребует модернизации каналов связи и развития инфраструктуры удаленного доступа к ресурсам корпоративной сети ФТС России. И, наконец, на пути внедрения электронного декларирования имеются субъективные трудности, связанные с вольным или невольным сопротивлением участников процесса электронного декларирования, объясняющимся недооценкой возможностей, которые открываются при внедрении новых информационных технологий, позволяющих упростить и ускорить таможенное оформление, минимизировать накладные расходы.

Электронное декларирование - это процесс, который предусматривает предоставление таможенному брокеру, а затем, от него таможенному инспектору, совокупности всех сведений о товарах и транспортных средствах, подлежащих таможенному оформлению, в формализованном виде. В идеале, эта информация должна поступать из-за рубежа, от поставщика товара. На основании этих данных, содержащихся более чем в одиннадцати документах, таможенный брокер может заранее, до прихода транспортного средства на таможенный терминал, подготовить электронную ГТД (ЭГТД). По сути дела - по приходу груза, если загрузка соответствует предварительно высланным документам, и отправитель не производил каких-либо изменений в номенклатуре товаров или их количестве, следовательно, мы имеем уже практически заполненную таможенную декларацию. Далее брокеру только остается внести туда сведения о транспортном средстве и в электронном же виде переслать на автоматизированное рабочее место таможенного инспектора. Сотрудник таможни проверяет сведения, заявленные в ЭГТД, и принимает решение о выпуске товаров в соответствии с заявленным таможенным режимом. Надо отметить, что в этом процессе используются документы, их электронный вид, которые носят как долгосрочный характер, например -контракты, так и документы только на данную поставку- инвойс, упаковочный лист, сертификаты и т.д. Это во много раз ускоряет подготовку ЭГТД. Кроме того, уйдя от бумажных носителей информации, мы ускоряем процесс таможенного оформления груза еще и за счет того, что теперь инспектору таможни нет необходимости перелистывать и изучать «гору» документов, входящих в комплект ГТД, при этом сверка данных, заявленных в ЭГТД, происходит в автоматизированном режиме. Процедура закрытия доставки груза происходит обычным образом.

Здесь требуется ввести такое понятие как электронно-цифровая подпись (ЭЦП). В данном случае каждый брокер, который осуществляет электронное декларирование, имеет ЭЦП. Так же любой крупный грузополучатель имеет право получить ЭЦП, и декларировать товары от своего имени, не пользуясь услугами таможенного брокера, что сокращает его накладные расходы. Цифровая подпись придает ЭГТД статус юридического документа. Одновременно, инспектор таможни, который осуществляет таможенное оформление ЭГТД, так же имеет ЭЦП, которая аналогична личной номерной печати применяемой на бумажных носителях. Карасюк В.И. Практическое применение электронного декларирования. // Таможенное обозрение. 2011. № 4. С. 13.

Не нужно рассматривать электронное декларирование как совсем уже упрощенный вид таможенного контроля. При работе с ЭГТД инспектор так же имеет возможность полностью проверять достоверность сведений, заявленных в декларации, но в более удобной для него форме, чем это предусмотрено работой с бумажными носителями.

Еще один момент, который представляет определенную сложность - это хранение архивов ЭГТД и своевременное получение необходимой информации, как для собственных нужд таможенных органов, так и по запросам сторонних организаций, имеющих на это право. Это потребует значительных ресурсов компьютерной техники.

Если это стандартная поставка и документы долговременного характера (контракт и т.д.) уже внесе-ны в базу данных конкретного грузополучателя, а количество наименований товаров в пределах пяти, то, вместе с досмотром, оформление занимает не более 30 минут.

Рис. 2. Порядок оформления электронной ГТД

У сотрудников функциональных отделов Московской южной таможни имеются ЭЦП (цифровая электронная печать). И, при необходимости, инспектор таможенного поста направляет авторизованное сообщение в тот или иной функциональный отдел и так же, в электронном виде получает ответ, подписанный ЭЦП представителем функционального отдела.

При обычном же порядке оформления ГТД, инспектор таможенного поста должен выписать направление представителю грузополучателя в таможню, приложить к этому направлению копии всех документов, входящих в данную ГТД, да еще и заверить все копии личной номерной печатью. Лишь только после этого представитель грузополучателя может ехать через весь город в таможню на согласование. Таким образом, если раньше на согласование требовалось как минимум полдня, то теперь это занимает считанные минуты. Еременко В.П. Совершенствование документационного обес-печения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документа-ми и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. -- Л., 2009. № 5. С.23-27.

Таможня движется вперед и не останавливается в своих стремлениях усовершенствовать и упростить процесс таможенного контроля и оформления. Это как раз то о чем я говорил - единый программный продукт, единая среда, для которой понятны Web-технологии, а сейчас уже требуется следующий шаг - это использование глобальной сети Интернет для обмена информацией. Раскрывать сути процесса пока не буду, вопрос находится на проработке.

Таким образом, во время IT-технологий и органы государственной власти должны идти в ногу со временем. Тем более, что таможенные службы, организации не только контролирующая, но и сама подотчетная, на которую возложено очень много функций, поэтому электронное декларирование - это только маленькая частичка развития делопроизводства таможенной службы.

Заключение

Таким образом, под системой делопроизводства в России понимается совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство - это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

На сегодняшний день в Российской Федерации нормативно закрепляются базовые принципы работы с документами. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но, анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

При реформировании системы делопроизводства в России необходимо учитывать выявленную специфику российского делопроизводства.

Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет.

Во-вторых, внедрение любой новой технологии, в том числе электронного документоооборота должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.

В-третьих, необходимо учитывать финансовые возможности организаций малого и среднего бизнеса в России.

Список использованной литературы

1. Еременко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. -- Л., 2009. № 5. С.23-27.

2. Карасюк В.И. Практическое применение электронного декларирования. // Таможенное обозрение. 2011. № 4. С. 12-14.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. -- 304 с.

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. -- М.: Приор, 1997. 257с.

5. Козлов М.И. Особенности национального делопроизводства. // Развитие бизнеса. 2009. № 6. С. 3-4.

Размещено на Allbest.ru