Організація документообігу в органі місцевого самоврядування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація документообігу в органі місцевого самоврядування

Вивчення історії розвитку місцевого самоврядування в Україні, зокрема системи самоврядування, які були запропоновані в ті чи інші історичні періоди, та їх вплив на розвиток української держави, дуже популярні серед сучасних науковців. Нажаль, незначна увага приділяється дослідженню постановка та ведення діловодства в органах місцевого самоврядування. На сьогодні найбільш комплексне дослідження в цьому напрямку проведено у працях Т. Іванової.

Розвиток вітчизняного діловодства сягає у давнину і пройшов кілька етапів. Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожної установи. Складно знайти організацію, в якій би не застосовувались, ті чи інші документи або системи документів, однак з самого початку діловодство стосувалось переважно документів, які видавалися органами державного управління та місцевого самоврядування і тільки потім воно набуло такого поширеного характеру.

Створення та розвиток писемності у світі призвели до того, що з'явилась можливість угоди, які укладались між приватними та державними утвореннями, торгівельні угоди та інші господарські дії фіксувати письмово, надаючи їм правового характеру та зберігаючи інформацію як на державному рівні, так і в приватних структурах. Першими письмовими документами, знайденими археологами, були тексти законів. Вони вибиті на кам'яному стовпі клинописом, і відносяться до часу правління давньовавілонського царя Хаммурапі. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, повідомлення розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.

Динамічного розвитку діловодство набуло після винайдення паперу. Наприклад, у Давньому Римі було уведено правило чітко писаних законів. У той же час, в давньоруській державі, приватна власність та заснована на ній майнова нерівність призвели до соціального розшарування населення і необхідності створення юридичних документів, а саме: заповітів, записів боргів, торговельних угод, контрактів тощо. Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права, є «Правда Руська», сьогодні відома як «Руська Правда».

Важливими документами тогочасної епохи вважаються княжі та церковні устави та княжі «уроки». Для історії княжої доби основними документальним джерелами є літописи, що збереглися до сьогоднішнього дня у вигляді літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових кодексів тощо.

Початок відродження місцевого самоврядування на території сучасної України та Європи датують IX-XI ст., його розвиток був пов'язаний з становленням ремісництва, виникненням товарного виробництва, зростання авторитету цехів, все це стало об'єктивним чинником формування міської громади та її прагнення до самоуправління. Одним з перших статутів був статут, складений у XIII ст. у місті Магдебурзі, який набув широкого використання в інших містах Європи, що в подальшому дістало назву «магдебурзьке право». Магдебурзьке право встановлювало порядок виборів і функції органів місцевого самоврядування, суду, ремісничих цехів та купецьких об'єднань, а також регулювало питання торгівлі, спадкування, опіки тощо.

Основними документами гетьманської доби є міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти Генеральної канцелярії, ділові документи ратуш, магістратів. Особлива увага в діловодстві приділялась обліково-статистичній документації. Протягом XVIII ст. набувають визначених форм її жанри та різновиди - «ведомость», «квитанция», «расписка», «вексель» тощо. Створення в царській Росії з метою реформування управління державою колегій, які підпорядковувались Синоду, призвело до прийняття в 1720 році «Генерального регламенту» державних колегій, в якому визначено структуру колегій, їх функції, права та обов'язки, межі відповідальності та засади організації діловодства в державних установах. Слід зазначити, що в цьому документі з'являється вимога щодо складання окремих документів за «генеральним формуляром», тобто починається уніфікація форм документів та розробка сталих формулярів для різних видів документів.

У 1722 році був прийнятий «Табель о рангах», який започаткував систему чинів, звань та титулів державних службовців і застосовувався до 1917 року. Набула подальшого розвитку і нормативна база діловодства. Постановою «Загальна побудова міністерств» передбачалася єдність форми складання документів за наведеними зразками, а щодо створення документів складного змісту, то їх структура повинна була мати такі елементи: вступ, обґрунтування та «соображения і заключения». На законодавчому рівні чітко встановлювався порядок проходження документів інстанціями з мінімальними відхиленнями від зазначеного шляху. Крім того, кожна інстанція для реєстрації вхідних та вихідних документів повинна була мати журнали реєстрації, які складалися з трьох частин та в яких окремо реєстрували документи верховної влади, поточні папери та таємні надходження.

З метою покращення роботи з документами із середини XIX ст. в державних установах впроваджуються посади особистих секретарів перших керівників. У 1917-1920 рр. у напрямку становлення та розвитку української системи місцевого самоврядування відбувалися цікаві події, які до того ж були спрямовані на вдосконалення роботи з документами в її органах. Зокрема, вже на початку 1918 року Рада Народних Комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановлено єдиний формуляр ділового документа. У 20-х роках було створено спеціальний Державний інститут техніки управління, який займався розробкою нормативних документів щодо організації та ведення діловодства. Серед них найбільш відомими є правила організації архівного справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і організаціях країни та проект «Загальних правил документації і документообігу». Однак цей заклад проіснував недовго, і з його закриттям формування сучасної системи документування та забезпечення її нормативними документами було відкладене майже на сорок років.

Цікавим об'єктом у дослідженні питання діловодства в органах місцевого самоврядування 1917-1920 роках є Департамент місцевого самоврядування, який було створено для корегування діяльності місцевих рад, а також представлення їхніх інтересів перед органами центральної влади. Якщо детально вивчити даний період розвитку діловодства, то інформація одержана в процесі дослідження може служити для відтворення історії українського діловодства взагалі.

Зростання уваги до організації та ведення діловодства в СРСР почалося з 1969 року, коли було розроблено і затверджено низку загальносоюзних стандартів управлінської документації. У 1972 році почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. У 1975 році було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Ці нормативні документи визначали вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, а забезпечення нормативно-методологічного керівництва процесом уніфікації, стандартизації документів та розробкою уніфікованих формулярів документів було покладено на Держстандарт, який і в Україні продовжує цю роботу.

Паралельно з процесом уніфікації документів йшла розробка системи класифікації документів, і в 1984 році було затверджено 16 уніфікованих систем документації загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УДС та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Усього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів, що дозволило сформувати в країні цілісну систему документаційного забезпечення управління.

Після отримання Україною незалежності і створення самостійної держави робота щодо поліпшення діловодства в країні не припиняється. Можна відмітити такі важливі віхи цього процесу: в Конституції України, прийнятій у 1996 році, зазначено, що державною мовою в Україні є українська і відповідно всі документи органів державної влади та місцевого самоврядування мають вестись державною мовою; в жовтні 1997 року Постановою Кабінету Міністрів України затверджено Примірну інструкцію з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади та місцевого самоврядування; поряд з цим розробляється та затверджується низка Державних стандартів України з діловодства та архівної справи, в яких визначаються основні правила складання та ведення діловодства з Україні; у законах, які приймаються Верховною Радою, наводяться нові типові форми, які необхідно оформляти для виконання їх вимог; вводяться в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій тощо. Все це сприятиме покрашенню ведення діловодства в країні, підвищить культуру складання документів та забезпечить їх оптимальне просування в органах державної влади, місцевого самоврядування, установах, організаціях та інших господарюючих суб'єктах в Україні.

З метою економії часу в процесі складання та використання документів, необхідно розмежовувати формальний підхід до оформлення документів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід має можливість використатися певними рекомендаціями, загальними правилами і нормами при складані та текстовому викладі ділових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності як діловодство.

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основне завдання роботи з документами полягає у здійсненні всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівництвом, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву, або їх знищення.

Організація роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюється різні види робіт.

Види робіт з документами

Основними елементами організації роботи з документами є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ - матеріальний об'єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ - це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ - це засіб доказу події, для історика - першоджерело, для управлінця - засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Державним стандартом України, документ визначено так:

Документ - це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Оскільки документ є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу. Юридична сила - це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, яка є підставою для правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції. Виходячи з цього документ повинен бути: достовірним, переконливим, належним чином відредагованим та оформленим, містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має відповідати таким вимогам як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Система проходження документів в тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватися на відповідних принципах, зокрема на принципі однократної реєстрації документів і централізації відповідальності в процесі виконання управлінських функцій. В організації слід чітко визначити відповідальність керівників і спеціалістів різного рівня за розв'язання певних питань, що дасть змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві, який відповідає за його розв'язання, уникнути дублювання операцій з документами. Для правильної організації документообігу важливе значення має також принцип паралельності, тобто одночасного виконання операцій з кількома копіями документів.

В установах, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів, упорядкуванням їх зберігання та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документообігу, наприклад великої організації, існують спеціалізовані документообіги. В залежності від територіального розташування структурних частин організації, розміру, характеру та обсягу його діяльності процес діловодства може вестися централізовано та децентралізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формування справ відбувається в одному місці - канцелярії або секретаріаті - і зосереджено в руках однієї особи - секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби. На великих організаціях, особливо територіальне розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів, виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам організації. В практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі й органів місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який би відповідав всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на групи та види за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності та формування на цій основі справ. Перш за все виділяють різні системи документації та документування. Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами. Предметом вивчення діловодства є управлінська системи документування. Метою класифікації документів є підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації, а також економія праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату.

Значення класифікації документа полягає у забезпечені їх швидкого пошуку в поточному діловодстві та підвищення оперативності роботи з документами. Для класифікації документів у межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію поділяють на части у відповідності до структурних підрозділів. У цьому випадку рубрики - це структурні підрозділи, а статті - назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи поділяються на групи за різними кваліфікаційними ознаками. Щоб документ мав усі переліченні властивості його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють види документів за ознаками класифікації та групами. У додатку А табл. А.1 наведена класифікація документів та дана їх коротка характеристика. Кожна з вказаних ознак може бути покликана на основу формування справ. Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів.

Стандартизація та уніфікація документів дозволяють досягти одноманітності в структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків; підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської документації. До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь якій організації відносять: встановлення кола документів, які обертаються в організації; стандартизація формулярів та текстів документів; трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію, а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності установи. Так як, документування є частиною діловодства, пов'язаною з процесами створення документів, то стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання, щодо вивчення доцільності пов'язання процесу документотворення з функціями документа.

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв'язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з'ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу.

Я. Лівшиць виділяв такі функції документа: фіксування інформації, комунікативну, доказування та соціальну. В. Кашепов зазначає, що документи «засвідчують або фіксують факти, події, зв'язки; інформують, приписують, дозволяють або забороняють здійснювати певні дії; свідчать про виконання якихось приписів і т.д. За класифікацією Н. Лисенко, Б. Сербіновського. С. Цвєткової документу притаманні інформаційна, організаційна, комунікативна, юридична та виховна функції. Майже такий склад функцій, за винятком комунікативної, вважає властивим документу і М. Басаков. Як бачимо з наведених прикладів, певні класифікації функцій документа існують, однак очевидно, що запропонований різними авторами склад функцій не є вичерпним, відсутня їх чітка систематизація, а суть їх розкрита не повною мірою.

Ґрунтовним є дослідження цієї проблеми М. Ілюшенко, яка будує його з позицій комплексності функцій документа. Вона стверджує, що документ поліфункціональний, тобто у тому самому документі спостерігається переплетіння різних функцій, і тому розмежовувати їх можна лише умовно. До складу функцій документа відносить: інформаційну; соціальну; комунікативну; культурну; управлінську; правову; обліку; історичного джерела.

Отже, виходячи з наведених вище функцій документа та на підставі здійсненого порівняльного аналізу складу функцій та їх змісту й призначення, автор пропонує синтезувати систему функцій документа, до якої передусім включено функції документа, які у різних класифікаціях не відрізняються, ні за значенням, ні за змістом.

Організація роботи з документами в органах місцевого самоврядування в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз, а також: систематизації, уніфікації, стандартизації, мотивації, координації, формування, раціоналізації, відповідності, які і виступають функціями роботи з документами. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, та організації, незважаючи на їх галузеву належність.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, вони є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.

Таким чином виходячи, з вище викладеного основне завданням роботи з документи полягає у вирішенні проблем організаційного, методичного, нормативного характеру, включаючи забезпечення раціонального процесу організації документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовки їх для передачі в архів, а також: стандартизації і уніфікації носіїв інформації і їх елементів; вдосконалення процесів і розвитку засобів обробки і передачі інформації, створення і збереження системи правил щодо управління документами; оптимізацію традиційних технологій роботи з документами; удосконалення системи управління роботою з документами шляхом забезпечення підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення діяльності установ та управління інформаційними документальними ресурсами; забезпечення широкого доступу до документальної інформації, створення в електронній формі системи електронного документообігу, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД, сховищ даних, які дають змогу сформувати інтегровані масиви даних документів як в електронній формі, так і з виведенням на традиційне друкування та активно використовувати цю інформацію; вирішення на новому рівні проблеми документообігу з використанням комп'ютерних технологій через формування повнотекстових БД тощо.

місцевий самоврядування документ управління

Размещено на Allbest.ru