Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Термин «документационное обеспечение управления» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Понятием «документ» определяется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Появляется термин «документационное обеспечение управления» первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу».

В состав информационно-справочных документов входят:

· Справки;

· Докладная записка;

· Объяснительная записка;

· Акт;

· Протокол;

· Письма.

1. Свойства и функции информационно-справочных документов

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:

· Юридическая сила;

· Оригинальность;

· Подлинность;

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договоров.

Функции информационно-справочных документов:

· информационная - содержат информацию о различных событиях, фактах, явлениях и т.д.;

· служебная - носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, то есть не содержат поручений в отличие от распорядительных документов;

· коммуникативная - обеспечивают связь между различными подразделениями или организациями.

2. Справки

Справка - это документ оперативной информации, который содержит в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий: справка о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и прочее.

Справки делят традиционно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-то юридический факт, более бессчетной и раз в день составляемой является вторая группа справок. Это справки о доказательстве занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.д. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, используются унифицированные трафаретные бланки. Время от времени формы бланков таковых справок прилагаются к нормативным актам.

Текст справки традиционно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается заглавие учреждения, куда она представляется. В тексте таковой справки не обязано быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «реальная справка», «вправду учится» и т.д. На справке ставятся даты её подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью. Справки информационного характера отражают личные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те, же реквизиты. Только на месте наименования учреждения - автора будет указано структурное подразделение.

Справка обязана объективно отражать состояние дел, поэтому её составление просит тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены, даваться приложения. Подписывают справку лица, её составляющие и несущие ответственность за выставленные данные.

Справка составляется в произвольной форме и оформляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке. Обязательными реквизитами справки являются:

· наименование адресата (кому предназначена справка);

· наименование документа (Справка);

· дата и номер справки;

· место (город) составления справки;

· заголовок к тексту

· текст справки;

· подпись.

В некоторых справках адресата не указывают, а в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка и ставят печать организации, которой была выдана справка.

3. Докладная записка

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции. Она готовится либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.

Обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, делаются конкретные выводы. Докладная записка содержит следующие реквизиты:

· адресат (кому предназначена, наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

· дата и номер документа;

· место (город) составления;

· наименование документа (Докладная записка);

· заголовок к тексту документа

· текст докладной записки;

· личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);

· подпись адресанта (составителя).

4. Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.

Можно выделить две группы объяснительных записок:

* документы, сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

* документы, составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для составления документа, во второй - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает составитель.

5. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий совершенные факты или события. В некоторых случаях содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты по своему назначению и содержанию бывают:

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали. Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

6. Протокол

Протокол - это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

Протокол содержит следующие реквизиты:

· наименование компании;

· наименование документа;

· номер протокола;

· дата заседания;

· место заседания;

· заголовок к тексту документа;

· текст протокола;

· подписи.

Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Протоколы могут быть двух видов: краткий и полный. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

7. Письма

Важное место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое письмо является важным инструментом на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Перед тем, как создать письмо, подумайте, какого конечного результата Вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое.

Деловое письмо обычно печатается на фирменном бланке компании с изображением ее логотипа, указанием наименования и реквизитов. В зависимости от способа отправки письма бланк может быть в печатной форме либо в электронном виде.

При составлении делового письма следует придерживаться следующих принципов:

1. Краткость - сестра таланта.

2. Простота. Текст делового письма должен быть понятен получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.

3. Структурированность. При составлении делового письма придерживайтесь определенной четкой структуры.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

1. Коммерческие:

· оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

· письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

· рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2. Некоммерческие:

· благодарственное письмо - содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

· гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

· информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

· письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

· письмо-подтверждение - содержит подтверждение получения, какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

· письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

· письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

· письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

· письмо-соболезнование - содержит сочувствие по какому-то поводу;

· сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

1. Письма ответы - ответы на инициативные письма.

2. Инициативные письма - составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

· Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

· Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

2. Обычные письма - адресованные конкретному получателю.

По форме отправления деловые письма подразделяются на:

· Конвертные - письма, отправленные в конверте по почте;

· Электронные - отправленные в электронном виде;

· Факсовые - отправленные по факсу.

Благодарственное письмо (письмо-благодарность) - вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за выполнение просьбы, поручения, за сотрудничество. Строгой формы и четких требований к благодарственному письму нет, оно составляется в произвольной форме, по мере возможности - на фирменном бланке компании. Благодарственное письмо (письмо-благодарность) может быть инициативным либо ответом на письмо-приглашение или поздравление.

Гарантийное письмо - это документ, вид некоммерческих деловых писем, который содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.

Письмо-подтверждение - это некоммерческое деловое письмо, в котором подтверждается получение переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление - это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п. Письмо-поздравление составляется в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - фамилию, имя, отчество человека, которому направлено поздравление. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле - в случае массовой рассылки).

Письмо-поздравление может оформляться как на фирменном бланке компании, так и на любой разноцветной бумаге либо открытке, основных правил и жестких требований к оформлению такого письма не существует.
Письмо-приглашение составляется в случае необходимости приглашения на какое-то мероприятие: концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание, конференцию и т.п. Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Оно может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

На письмо-приглашение желательно отправлять ответ, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную.

Письмо-соболезнование составляется с целью выражения сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты. Оно составляется в свободной форме на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.

Письмо-напоминание содержит побуждение получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание о долге, о сроке платежа, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Письмо-напоминание оправляют в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-запрос применяется в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой самостоятельный расчетный счет в банке. Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, решения правительства, прежние письма, указания вышестоящих органов.

8. Телеграммы

К справочно-информационным документам относятся также телеграммы и телефонограммы, которые отличаются от. писем способом передачи информации.

Телеграмма должна иметь реквизиты:

· место;

· дата;

· время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом);

· регистрационный номер;

· адресат;

· ссылку на индекс и дату входящего документа (при необходимости);

· текст;

· подпись.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак. Словами пишутся также знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер.

Текст телеграммы печатается прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев. Ниже текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи. Эта часть телеграммы печатается строчными буквами (за исключением заглавных). При необходимости подпись заверяют печатью. Текст телеграммы и подпись отправителя должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами

Адреса отправителей и адресатов, отметки о категории и виде телеграмм, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, должны оформляться на русском языке. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:

· с уведомлением о вручении телеграфом;

· с уведомлением о вручении телеграфом «срочное»;

· с доставкой в срок, указанный отправителем;

· с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи;

· на художественном бланке;

· на художественном бланке формата А4;

· на художественном бланке детской тематики;

· на художественном музыкальном бланке;

· на художественном музыкальном бланке детской тематики;

· художественном бланке по случаю траура;

· заверенная оператором связи;

· криптограмма;

· метео;

· переводная.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах на телеграфном бланке установленной формы либо на обычном листе бумаги. Один экземпляр телеграммы передается на телеграф (телетайп), второй - подшивается в дело.

9. Телефонограммы

Для оперативного решения служебных вопросов с предприятиями и организациями в необходимых случаях передаются телефонограммы.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Телефонограмма должна иметь реквизиты:

· наименование организации;

· адресат;

· название вида документа;

· дата;

· регистрационный индекс;

· часы и минуты ее передачи (приема);

· текст;

· подпись;

· фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должности.

Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки (с указанием номеров телефонов адресатов). Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

· исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

· входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

10. Факсограмма

Факсограмма (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1. объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

2. документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

3. ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

4. факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

5. запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

6. подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

7. поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

8. поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

9. факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

документ записка письмо телеграмма

Заключение

В настоящее время, документом считают материальный объект, который закрепляет информацию различным способом и на различных носителях.

Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. В нашей стране создается большое количество документов. Документы используются в различных отраслях знаний. Существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительным.

Современное делопроизводство обуславливает новые требования к языку и стилю официальных писем. Однако, не смотря на изменение технических носителей информации, средств малой и большой оргтехники, автоматизированной системы управления, тем не менее, языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей документации остаются неизменными.

Хозяйственная связь между организациями, предприятиями, учреждениями и структурными подразделениями осуществляется на основании справочно-информационной документации. Все справочно-информационные документы служат средством передачи информации во времени и на расстоянии.

Справочно-информационная документация служит основанием для принятия распорядительных документов и является самой массовой документацией, отправляемой из учреждения. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Размещено на Allbest.ru