Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЗОР ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1960-1970 ГГ. ПО ВОПРОСАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Общие сведения о документоведении в 1960-1970-е гг.

1.2 Разработка и создание литературы 1960-1970 гг. по делопроизводству

1.3 Разработка и создание ЕГСД

2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В 1960-1970 ГОДА

2.1 Основные положения единой государственной системы делопроизводства

2.2 Рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов в ЕГСД

2.3 Положения по составлению номенклатур дел, подготовка к хранению и приложения к ЕГСД

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

делопроизводство документооборот унификация номенклатура

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов.

"Документ" - это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Это означает тесную взаимосвязанность понятий "Управление", "Информация", "Делопроизводство", "Документ"

История документов началась еще на ранних стадиях развития Древнерусского государства. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памятки. В делопроизводстве того времени возникло большое число новых управленческих документов. Управленческие документы стали заменяться указами, регламентами, инструкциями, резолюциями. Для министерской системы характерны такие документы, как реестры, протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма, записки, выписки.

Каждое ведомство, каждая организация, каждое юридическое лицо может иметь какие-то реквизиты, свойственные только своему ведомству, но составление документа должно соответствовать общему правилу. Рождение любого документа всегда сопровождается определенной цепочкой: тема документа - черновик документа - согласование с лицом, который подписывает документ, с финансовым подразделением, с юридической службой, со службой документационного обеспечения, при необходимости - с общественными организациями - печатание документа - согласование чистового экземпляра - регистрация - отправка исполнителям или адресатам - сдача на хранение в архив.

Отдельные виды документов требуют согласования и утверждения представителей нескольких ведомств и организации. В этих случаях составляются стандарты документов совместного согласования и утверждения, но обязательно - соответственно ЕГСД.

На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

Что касается литературы XIX-начала XX вв., можно отметить, что много материала по этой теме содержится в таких книгах, как "История делопроизводства и секретарского дела" В.К. Белова, "История развития нормативно-методической базы ДОУ" Н.Б. Варламова. Также много познавательного и нужного находятся и в произведеньях такого известного автора, как Кузнецовой Т.В. "Документоведения", Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. "Делопроизводство и техническая документация".

Нельзя обойтись и без источников, ГОСТ Р 51141-98: "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", которые содержат много актуальной информации.

Целью данной курсовой работы является: произвести обзор отечественной литературы по вопросам делопроизводства в 1960-1970-х. гг., исследовать актуальность создания и внедрения в систему делопроизводства такой литературы, как инструкции, пособия по вопросам делопроизводства того времени. И конечно выделить их значимость на современном этапе развития делопроизводства.

В первой части работы "Обзор отечественной литературы 1960-1970 гг. по вопросам делопроизводства" ставится задача провести анализ документоведческих проблем, с точки зрения, разработки необходимой литературы по делопроизводству для совершенствования системы документооборота.

Во второй части "Унификация документов в 1960-1970-е. гг." всесторонне рассматриваются положения Единой государственной системы делопроизводства, как основной инструкции по работе с документами 1960-1970 гг.

В заключении подведены основные итоги проведенного обзора отечественной литературы в 1960-1970-е. гг. по вопросам делопроизводства.

1. ОБЗОР ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1960-1970 ГГ. ПО ВОПРОСАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Общие сведения о документоведении в 1960-1970-е гг.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения - это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-е - 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ" (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

1.2 Разработка и создание литературы 1960-1970 гг. по делопроизводству

Наличие специфики состава и содержания документов личных фондов ученых диктовало необходимость дальнейшего обобщения опыта по научному описанию этих документов. В 1960 г. вышло в свет методическое пособие, подготовленное сотрудниками Архива Академии наук, в котором освещена методика описания документов фондов ученых.

Пособие способствовало созданию научных описей и других архивных справочников, раскрывающих состав и содержание фондов ученых и ориентирующих, прежде всего, на использование документов в научных и практических целях. В нем впервые были отражены этапы научного описания документов личных фондов ученых: фондирование, экспертиза ценности, классификация документов по основным разделам и внутри разделов, формирование единиц хранения и их описание, составление справочного аппарата к описи и другие. Общая схема классификации, предложенная в пособии, была разработана с учетом опыта других хранилищ страны по научному описанию фондов личного происхождения и включала следующие разделы:

1) научные и другие работы фондообразователя и рабочие документы к ним;

2) биографические и бытовые документальные материалы;

3) документы по научно-организационной и общественной деятельности;

4) переписка с отдельными лицами;

5) иллюстративные материалы;

6) документы других лиц;

7) документы о фондообразователе.

В пособии выделены особенности классификации документов внутри указанных разделов. В частности, отмечалось, что научные труды ученого не делятся по жанрам, их нельзя распределить по форме (статьи, монографии, доклады и т.д.). Методика описания впервые представлена по каждой группе документов с учетом их состава, содержания и специфических особенностей. Так, при систематизации научных трудов фондообразователя предлагается учитывать специализацию ученого в одной или нескольких отраслях научных знаний.

Важным, по нашему мнению, является отражение в пособии наряду с описями и других справочников, составляемых в Архиве Академии наук. В первую очередь, это именной и предметно-тематический каталоги, в которые включались карточки, составленные в процессе научного описания фонда ученого. Другим элементом научно-справочного аппарата к фонду ученого предложено обозрение - краткая аннотация содержания документов фонда, предназначенная для включения в очередной том путеводителя Архива.

Таким образом, пособие определило основные этапы и методику научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук элемент НСА - обозрение.

Несмотря на важное практическое значение пособия, оно не лишено отдельных недостатков. Так, в нем не были отражены специфические особенности таких документов фондов ученых, как картографические и научно-технические материалы. Недостаточно полно классифицированы иллюстративные документы, документы других лиц, переписка, биографические документы. В пособии остались нерешенными и вопросы аннотирования наиболее ценных по содержанию документов (научных работ, подготовительных документов, научной переписки).

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена "Инструкция по составлению обозрений" (далее Инструкция). Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда:

- название обозрения;

- учетно-справочные данные о фонде;

- биографическая справка о фондообразователе;

- аннотация документальных материалов;

- сведения по истории фонда;

- библиография.

Несмотря на практическую ценность Инструкции, одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в "Методическом письме ГАУ при СМ СССР" от 24 апреля 1964 года. Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники а также, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.

В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов".

Отличительной особенностью вышеуказанного документа является выделение номенклатур дел институтов, учреждений и организаций Академии наук, тогда как в "Пособии…" 1960 г. предлагалась единая номенклатура дел и других документальных материалов, находящихся в делопроизводстве всех учреждений Академии наук СССР. Детализированы, расширены и конкретизированы типовые заголовки дел для институтов и других учреждений, а их количество возросло с 149 до 266. Этому способствовало широкое использование статей "Перечня…" 1969 г.

Введение типовых номенклатур дел для различных учреждений и организаций Академии наук способствовало созданию более качественных описей и унификации заголовков дел.

В то же время, в связи с разработкой научных основ делопроизводства и архивного дела, изменениями в социально-экономическом положении страны, созданием единой государственной системы делопроизводства, стандартизацией управленческой документации, наименования категорий и систематизация документальных материалов "Перечня…" 1954 г. в большинстве случаев не соответствовали терминологии и классификации документов конца 70-х годов прошлого века.

В 1971 г. комиссией в составе сотрудников учреждений Министерства культуры СССР, архивов Главного архивного управления при СМ СССР и Архива Академии наук СССР были разработаны "Методические рекомендации по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения". Цель рекомендаций - создать систему информации о научном описании фондов личного происхождения, в том числе ученых, на единой методической базе. В рекомендациях введены новые разделы, посвященные общей характеристике процесса научного описания фондов личного происхождения, фондированию, каталогизации. Более подробно рассмотрены приемы и особенности научного описания творческих документов деятелей науки и техники, документальных материалов служебной и общественной деятельности, а также некоторые вопросы дифференцированного подхода к описанию фондов личного происхождения.

Отдельный раздел рекомендаций посвящен методике создания каталогов. Для фондов личного происхождения предусматривалось создание системы каталогов: систематического, предметного, географического, хронологического, в качестве обязательного каталога - именной. Основным принципом каталогизации предложен принцип поединичного описания. В процессе каталогизации должны были использоваться три типа карточек: основная, ссылочная, карточка на упоминание.

Таким образом, в рекомендациях нашли отражение такие принципы и методы создания научно-справочного аппарата к фондам личного происхождения, как комплексность, системность, дифференциация и унификация. Однако специфика состава и содержания документов личных фондов ученых требует особого осмысления этих принципов и методов, применяемых при создании научно-справочного аппарата к данным фондам. Так, дифференцированный подход целесообразно применять только при научном описании документов по разделам. А унификация не должна пониматься как стирание специфики классификационных схем фондов ученых.

Рекомендации 1971 г. внесли значительный вклад в методику создания основных архивных справочников к документам личного происхождения - описей и каталогов, однако они в недостаточной степени, по нашему мнению, затронули документальные материалы фондов ученых. В "Методическом пособии…", разработанном в Архиве Академии наук в 1960 г., более полно освещены вопросы научного описания фондов ученых с учетом специфических особенностей их документальных материалов

1.3 Разработка и создание ЕГСД

На создание единой государственной системы делопроизводства (далее ЕГСД) потребовалось порядка 10 лет.

Первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Данное постановление ввело в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", подготовленные Главархивом СССР.

Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений, которые на протяжении многих лет служили бы руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства".

В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.

В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований.

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, то есть, включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение.

В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец".

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.

Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.

В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГСДОУ).

Таким образом, в первой части курсовой работы мы рассмотрели понятие Документоведение, как дисциплину об обществе. Почему об обществе? Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами.

Документоведение очень тесно связано с такими науками как исторической, экономической, архивоведением, книговедением, правоведением.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения, социальная информатика, документалистике, вычислительная техника, программирование, информационная безопасность и защита информации и др.

Ряд авторов и исследователей по-разному рассматривают непосредственную связь между документоведением и той или иной науки, но неизменным остается факт, что объектом документоведения является документ в его развитии.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области.

Итак, начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ" (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ).

Как уже упоминалось ранее, сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Также значительную роль сыграли в делопроизводстве 1960-1970-х гг. появления в свет таких изданий как, "Пособие по технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР". - М.-Л., 1960. - 94 с.

Инструкция по составлению обозрений для VI выпуска "Обозрений архивных материалов Архива АН СССР". Архив РАН. Ф.7. Оп.1. Д. 44. Лл. 93-116.

"Методическое письмо Главного архивного управления при Совете Министров СССР о единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР".- М., 1965.- 24 с.

2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В 1960-1970-Е. ГОДА

2.1 Основные положения единой государственной системы делопроизводства

Основная идея единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в "Основные положения ЕГСД" как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

- Унификация и стандартизация документов;

- Рациональная организация документооборота;

- Организация труда делопроизводственного персонала;

- Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Вначале кратко остановимся на трех из названных групп вопросов, а именно на тех, подходы к которым в настоящее время существенно изменились. Это означает, что использовать рекомендации ЕГСД по этим вопросам в основном нельзя, так как многие из них устарели. Хотя на некоторые нормы и правила можно ориентироваться и сейчас. Речь идет об унификации и стандартизации документов, организации труда работников и механизации и автоматизации делопроизводства.

Первая группа состоит из раздела "Подготовка служебных документов". В нем документирование управленческой деятельности рассматривается с точки зрения создания документов различными уровнями управления. Перечень наиболее важных организационно-распорядительных документов, издаваемых на различных уровнях, может быть использован и в настоящее время для определения видов документов, которые должны составляться и использоваться в тех или иных управленческих ситуациях. В разделе устанавливаются юридические основания издания распорядительных документов, что важно знать современным руководителям, а часто и их секретарям-референтам. Следует сказать, что примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов приведен в приложении к ЕГСД. Перечень содержит не только наименования видов документов, но и определяет каждый из них и эти определения используются и сегодня во всех учебниках и учебных пособиях.

Следующее направление - "Основы организации труда делопроизводственного персонала" включает следующие вопросы:

— общие требования к организации труда работников делопроизводственных служб;

— структура и функции делопроизводственных подразделений учреждения;

— должностной и численный состав делопроизводственного персонала;

— нормирование делопроизводственных работ;

— основные требования к оборудованию рабочих мест;

— условия труда работников делопроизводства.

Рекомендации практически по всем перечисленным вопросам в настоящее время устарели. Так, например, должности работников современных служб делопроизводства и требования к ним регламентируются сейчас такими нормативными документами, как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (1995 г.), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) и др. Разработаны современные нормы времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления, что сказывается и на расчете численности делопроизводственных работников (см., например, Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления, 1995г.).

Однако рекомендации по формированию структуры и функций службы ДОУ вполне пригодны для сегодняшнего дня. Правда, применять их нужно также с учетом произошедших изменений. В соответствии с ЕГСД, делопроизводством во всех учреждениях и организациях должно заниматься единое структурное подразделение - канцелярия. Документ закрепляет типовую структуру канцелярии и ее типовые функции. В приложении к ЕГСД приводятся типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции некоторых ее работников. Как известно, с момента выхода ЕГСД значимость службы делопроизводства возросла. Уже с 1980 года в крупных министерства и ведомствах начинают создаваться управления делами. Расширились функции служб делопроизводства. Виды современных служб и их функции были закреплены более поздним документом - Государственной системой документационного обеспечения управления, о котором речь пойдет ниже. Однако и сейчас соответствующие рекомендации ЕГСД можно использовать как основу для организации и определения направлений деятельности делопроизводственных подразделений, разработки положений и должностных инструкций.

Что касается рекомендаций, включенных в раздел "Механизация делопроизводственных процессов", то их использовать нельзя. Закономерно, что именно эти рекомендации устарели. Темпы развития средств механизации и автоматизации работ в сфере делопроизводства велики. Современные технические и программные средства создания и обработки документов в корне изменили представления о работе с документной информацией. Изменения происходят столь быстро, что закрепить их каким либо методическим документом просто невозможно.

2.2 Рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов в ЕГСД

Отдельно нужно остановиться на еще одном направлении, которое содержит рекомендации по рациональной организации документооборота и текущего хранения документов. Именно эта часть ЕГСД может оказать помощь, работникам современных служб делопроизводства, включая секретарей руководителей предприятий и структурных подразделений. Независимо от того, традиционная или автоматизированная система делопроизводства применяется на предприятии, остаются неизменными принципы организации документооборота, его основные характеристики, этапы движения документов и, наконец, содержание проводимых делопроизводственных операций на каждом из этих этапов.

Рассматриваемое направление состоит из пяти тематических разделов:

1. Организация документооборота;

2. Регистрация документов;

3. Контроль за исполнением документов;

4. Составление номенклатуры дел и формирование дел;

5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

В разделе "Организация документооборота" сформулированы принципы (основные требования) организации движения документов в учреждении и на предприятии, которые лежат в основе действия и современных систем:

— прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

— следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

— необходимо добиваться максимального единообразия в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Таким образом, содержание раздела подчинено идее оптимизации и максимального единообразия работы с документами на всех стадиях их создания и движения. В нем даны рекомендации по разработке маршрутов движения документов, подробно описаны операции по обработке входящих, исходящих и внутренних документов, методика определения объема документооборота.

Следующий раздел - "Регистрация документов". В нем сформулирован основной принцип организации регистрации, актуальный и сейчас - однократность.

Основное внимание в разделе уделено карточной форме учетно-справочного аппарата. Подчеркивается единство технологии регистрации и контроля исполнения документов, которая основана на использовании единой формы регистрационно-контрольной карточки. На этой же основе достигается и единство построения справочной системы. Другими словами, единая регистрационно-контрольная карточка была спроектирована таким образом, что могла быть использована для регистрации документов, их учета, контроля исполнения и поиска документной информации. При этом строго соблюдался основной принцип регистрации. Форма карточки была разработана как типовая, ЕГСД закрепляла ее размеры, состав реквизитов и зоны их расположения.

Форма карточки приведена в приложении к ЕГСД и, хотя в настоящее время она не является обязательной, вполне может служить основой для разработки системы регистрации документов предприятия при использовании как традиционной, так и автоматизированной технологии ДОУ. Кстати многие организации и предприятия сейчас используют регистрационно-контрольную карточку, рекомендуемую ЕГСД, так как она содержит необходимые реквизиты для регистрации документов.

"Контроль исполнения документов". В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

Применение рекомендаций ЕГСД в современных условиях значительно облегчает организацию контроля за сроками исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести, как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.

2.3 Положения по составлению номенклатур дел, подготовка к хранению и приложения к ЕГСД

Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД "Составление номенклатур дел и формирование дел", заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.

Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

Такое же широкое применение получили (и получают в настоящее время) рекомендации раздела "Подготовка документов к последующему хранению и использованию". В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

ЕГСД раскрывает основы организации и деятельности экспертных комиссий, требования к их составу, функциям, документированию деятельности. Нужно сказать, что проблемам научно обоснованного отбора документов для хранения и уничтожения на многих предприятиях уделяется очень мало внимания. Это особенно характерно для негосударственных коммерческих предприятий. Однако современное законодательство все чаще обращается к вопросам документационного обеспечения управления. В частности, ряд законодательных норм обязывает негосударственные предприятия организовать хранение управленческой, кадровой и др. документации в соответствии с современными нормами и правилами. Проведение этой работы ложится на службы ДОУ, в том числе на секретарей руководителей фирм. И в этом им может помочь ЕГСД, так как в данный раздел включены также рекомендации по составлению описей документов постоянного и временного хранения, изложен порядок передачи дел в архив организации, оформления годовых разделов описей, графика передачи дел. В разделе приводятся и сведения о сроках хранения документов, но ими руководствоваться не следует. В настоящее время действуют современные нормативные документы по определению сроков хранения документации, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения.

Помощь в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это:

- Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов;

- Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции;

- Форма регистрационно-контрольной карточки;

- Формы для сведений по контролю исполнения документов;

- Форма номенклатуры дел.

Помимо названных в работе по документационному обеспечению может быть использован еще ряд приложений:

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

Они могут служить основой для разработки таких документов в конкретной организации.

Формы описей дел, акта о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

Во второй части курсовой работы можно подвести следующие итоги:

Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства" В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники,

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Подводя итоги второй части курсовой работы, мы понимаем, что период 1960-1970-х гг. относится к периоду значительных изменений в сфере делопроизводства, необходимости ее совершенствования. Что и привело к созданию ЕГСД. При желании совершенствования той или иной системы, встает острый вопрос о разработке, создании необходимой для этого литературы, на основе которой и будет работать та или иная система. В 1960-1970-х гг. существовала острая необходимость в разработке такой литературы. В решения проблем по разработке литературы можно отметить:

"Сборник законодательных актов по делопроизводству" (1917-1970)" (М., 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали "Основные положения Единой государственной системы делопроизводства" (1973), утверждённая в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления", общесоюзные классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др. В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная база литературы по делопроизводству, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе проведенного анализа общегосударственных нормативно-методических документов и различной литературы по вопросам организации делопроизводства подведем основные итоги.

В нашей стране 1960-1970-е года относятся к периоду стандартизации и унификации документов.

Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в проект "Основные положения ЕГСД", как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана "Методика и унифицированы делопроизводственные операции", связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1960-х -1970-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Изменения, в общественно-политической сфере, естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Изменение методов управления и необходимости в разработке новой литературы по вопросам делопроизводства.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач.

Таким образом, рубеж 1960-1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьёва, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ" (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведён в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986).

Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

Особо актуальной являлась проблема нового документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов.

Для решения этой проблемы существовала необходимость в периодической разработке новой литературы, включающую в себя усовершенствовавшую информацию по вопросам делопроизводства.

К счастью, в настоящее время, в Российской Федерации существует достаточно обширная база литературы по вопросам делопроизводства, которая постоянно обновляется.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Распоряжение Президиума АН СССР № 14111-949 "О порядке и сроках представления номенклатур дел учреждений АН СССР" от 4 июня 1982г.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Издательство стандартов, 2003.

3. Методические рекомендации по научно-технической обработке документальных материалов фондов личного происхождения. - М., 1971.

4. Методическое письмо "О единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР" Главного архивного управления при Совете Министров СССР. - М., 1965.- 24 с.

5. Номенклатура специальностей научных работников (утверждена приказом Министерства образования и науки РФ от 25.02.2009 №59)

6. Обозрений архивных материалов Архива АН СССР: Инструкция по составлению обозрений для VI выпуска. Архив РАН. Ф.7. Оп.1. Д. 44. Лл. 93-116.

7. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) / Документ опубликован не был. СПС КонсультантПлюс. 2007.

8. Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), с изм. от. 06.02.2002 // Документ опубликован не был. СПС КонсультантПлюс. 2007.

9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. утв. Федеральной Архивной Службой РФ от 6 октября 2000 г.

10. Быкова, Т. А., Вялова, Л. М. , Санкина, Л. В. Делопроизводство: Учебник / Под. общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. - 2-е издание., перераб. и доп. - М., 2006.

11. Васютинская, О.В. Возникновение организационных документов. - 2005. - № 4.

12. Виноградов Ю.А., Нагорова З.Н. Методическое пособие по научно-технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР. - М.-Л., 1960.

13. Додонова, М.И. Правовая основа документирования (история вопроса). - 2006. - № 2.

14. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) 6-е изд.испр. и допол. - М, 2006.

15. Кузнецова, Т. В., Подольская, И. А. Проектирование рациональной организации делопроизводства // Делопроизводство. - 2006. - №1.

16. Кузнецова, Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 - 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская. - 2003. - № 4.

17. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов: Науч. книга, 2005.

18. Столяров Ю.Н. Номинационная составляющая документа // Делопроизводство. - 2005.

19. Райхцаум, А.Л. ВНИИоргтехники и совершенствование делопроизводства в 50 - 80-х гг. XX века. - 2004. - № 4.

Размещено на Allbest.ru