Организация рабочего времени в коллективе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рамочные рабочие планы

Рабочий план - то вспомогательное, но необходимое средство для выполнения осмысленной, полноценной работы. Рабочий план тесно связан с поставленными менеджером задачами, хотя и не обязательно совпадает с ними: это не просто задачи, это реализация задач. Но мере работы рабочий план может уточняться.

Рассмотрим один из способов планирования - рамочный рабочий план. Ниже представлен формуляр рамочного рабочего плана.

Рамочный план дня.

Структура рабочего времени

Основным объектом нормирования является рабочее время -- продолжительность рабочей смены, которое имеет достаточно сложную структуру.

Часть рабочего времени человек не выполняет никакой работы -- это время перерывов (при этом обеденный перерыв, конечно, сюда не относится -- в соответствии со ст. 66 КЗоТ):

Прежде всего, в него включаются обязательные перерывы для отдыха и личных нужд. Их длительность зависит от условий труда, степени его монотонности, физического, эмоционального и интеллектуального напряжения во время работы и других факторов. Продолжительность таких перерывов устанавливается в соответствии с нормативами, а если их нет, то рассчитывается по специальным методикам.

При индивидуальной организации труда работники самостоятельно распределяют время подобных перерывов в течение смены. При коллективных формах организации труда, например в конвейерном производстве, перерывы для отдыха и личных надобностей могут устанавливаться по утвержденному графику.

Другим видом перерывов являются технологические перерывы. Достаточно часто возникают ситуации, когда работник вынужден прекращать работу и простаивать в силу особенностей технологии и организации труда. Например: ожидание окончания погрузки/разгрузки автомобиля; ожидание прогрева печи до заданной температуры; отвод рабочих из зоны взрыва при проведении подрывных работ и т. п. Конечно, такие перерывы характерны не для всех должностей и профессий, но в ряде случаев обойтись без них не удается.

Перерывы для отдыха и личных надобностей, а также технологические перерывы относятся к регламентируемым, т. е. они включаются в состав нормы труда и учитываются при расчете общей трудоемкости работы или численности персонала.

Другую группу перерывов составляют нерегламентированные перерывы. Они никогда не включаются в состав норм, при этом их минимизация (а лучше полное исключение) -- одна из основных задач управления и организации производства. К нерегламентированным относятся:

перерывы, возникающие вследствие нарушения дисциплины работником (опоздание и преждевременный уход с рабочего места, отвлечения во время работы, самовольный уход и т. п.); простои из-за организационно-технических проблем (поломки, отсутствие сырья или заготовок, другие причины, нарушающие нормальный ход технологического процесса).

Рабочее время за вычетом перерывов называется временем работы. Конечно, нужно стремиться к тому, чтобы все это время работник выполнял производственное задание, но в реальных условиях он может заниматься работой не по заданию -- случайными, не свойственными данной должности функциями (например, исправлением брака, допущенного не по вине данного работника, и т. п.).

Время выполнения задания, в свою очередь, структурировано:

1. Работнику нужно подготовиться самому и подготовить средства производства к выполнению нового производственного задания (партии изделий), а также провести все действия, связанные с его окончанием: получение материалов, инструментов, приспособлений, рабочего наряда и технической документации, получение инструктажа, установка и снятие инструментов и приспособлений, настройка оборудования, сдача готовой продукции, сдача приспособлений, инструментов, рабочего наряда, технической документации и остатков материалов. Это так называемое подготовительно-заключительное время; в зависимости от характера организации производства оно затрачивается либо один раз за смену, либо на каждую партию изделий. Его доля может составлять от 1 до 15% рабочего времени (это зависит от серийности производства).

2. Часть времени работник затрачивает на обслуживание рабочего места: производит действия, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены. Иногда время обслуживания рабочего места разделяют на время технического и организационного обслуживания, хотя обычно в этом нет никакой необходимости.

3. Оставшаяся часть времени называется оперативным временем; оно затрачивается работником на выполнение заданной операции: изменение формы, свойства и качества предмета труда или его положения в пространстве. Оперативное время также делится на части: основное и вспомогательное:

Основное время -- часть оперативного времени, затрачиваемого на выполнение основной задачи данного процесса по качественному или количественному изменению средств труда (обработка детали на станке, закручивание гаек при сборке, выемка грунта и т. д.).

Вспомогательное время -- часть оперативного времени, затрачиваемого на выполнение действий, создающих возможность выполнения основной задачи (загрузка машины сырьем; выгрузка и съем выработанной продукции; установка и переустановка деталей, инструмента и приспособлений; перемещения рабочего, связанные с выполнением операции).

Все виды затрат рабочего времени, кроме нерегламентированных перерывов, включаются в состав норм и учитываются при расчете трудоемкости.

Многие специалисты, только начинающие всерьез заниматься нормированием труда, совершают грубую ошибку, сосредотачивая внимание на оперативном времени, считая, что именно оно -- «главный объект», а всем остальным можно пренебречь. Особенно это характерно для небольших предприятий, где специалисту порой просто не с кем посоветоваться. Это действительно грубая ошибка! Ведь, в зависимости от характера нормируемой работы, оперативное время может составлять всего 50-60% от общих его затрат.

Личный ресурс времени менеджера

Ресурсы вообще и ресурсы менеджера в частности представляют собой набор средств, которыми располагает данный субъект и которые могут быть им использованы в необходимом случае, например, для достижения какой-либо цели. Когда мы говорим о менеджере, то эта цель представляется вполне конкретной: обеспечить качественный результат управляемого процесса. Давайте попробуем разобраться с тем, какими ресурсами располагает менеджер для решения своих управленческих задач.

Подчеркнем, что мы будем вести речь о тех средствах, которые непосредственно принадлежат конкретному руководителю и могут быть им использованы в своей работе. Именно такие средства мы и будем называть ресурсами менеджера. Такие материальные ресурсы, как финансы, оборудование и прочее, мы не будем относить к личным ресурсам, они принадлежат компании и не входят в систему личных ресурсов менеджера. Однако само право распоряжаться ими, переданное конкретному руководителю, занимающему эту должность, и является одним из его важнейших личных ресурсов.

Систему личных ресурсов менеджера образуют следующие составляющие:

а) административные ресурсы, источником которых является сама компания, ее собственники или руководители. Основным административным ресурсом является право управлять и соответствующие ему полномочия руководителя. Принимая менеджера на работу, компания вручает лично этому менеджеру право руководить;

б) профессиональные ресурсы менеджера включают опыт и знания руководителя. Этот вид ресурсов накапливается долгими годами непосредственной управленческой деятельности и обучения. Их содержание во многом зависит от того, как и в какой степени менеджер способен накапливать опыт и знания. Формирование профессиональных ресурсов происходит на протяжении всей карьеры руководителя. Однако в конкретных условиях значение имеет не общая накопленная совокупность опыта и знаний, а лишь та их актуальная часть, которая действительно может быть использована в текущей деятельности менеджера;

в) психологические ресурсы образуются как совокупность тех личностных характеристик работника, которые особенно значимы для исполнения им обязанностей менеджера. Психологические ресурсы во многом даны руководителю от природы в виде определенных задатков, черт характера, способствующих именно управленческой деятельности. Сознательная работа человека над собой с целью выработки необходимых управленческих качеств и характеристик позволяет лишь развить некоторые управленческие качества личности, уже заданные от природы, или наоборот, уменьшить негативные проявления других качеств.

Разными путями приходят к менеджеру его ресурсы... Одни из них (административные) передаются ему в тот момент, когда он занимает определенную ячейку в иерархии менеджеров компании, над формированием других приходится осознанно работать всю жизнь, а третьи в значительной степени заложены от рождения. Однако все вместе личные ресурсы менеджера создают единую систему, которая обеспечивает или должна обеспечить все запросы и потребности руководителя, формируя стиль его поведения, наделяя необходимыми правами, навыками, знаниями.

Ресурсы, принадлежащие лично менеджеру и характеризующие его как руководителя, отличаются не только источником их возникновения и содержанием. Для каждого вида ресурсов характерна определенная способность к сохранению и накоплению ресурса, способность его быстрой адаптации к изменяющимся условиям, способности ресурсов к взаимному влиянию друг на друга и многое другое.

Работоспособность менеджера

Трудовая деятельность человека зависит от его работоспособности, т.е. способности производить сформированные целенаправленные действия. С физиологической точки зрения это означает, что человеческий организм должен выдерживать соответствующие нагрузки - физическую, нервно-психическую и эмоциональную, повышать и сохранять на определенном уровне интенсивность физиологических процессов в двигательном аппарате, нервной системе, органах кровообращения, дыхательных органах и тем самым обеспечивать нормальное течение трудовой деятельности.

Способность человека к работе создается движущими силами организма - процессом возбуждения и энергией химических веществ, обеспечивающих этот процесс. Однако энергетические ресурсы человеческого организма не беспредельны. Как установлено нашими выдающимися физиологами И.М. Сеченовым, И.П. Павловым и другими, при непрерывной работе функциональные единицы (мышцы, нервные клетки и др.) могут беспрепятственно расходовать только определенное количество энергетических веществ, которое названо ими пределом работоспособности. Когда расход энергии превышает этот предел, т.е. достигает критической величины, происходит временное снижение работоспособности.

Динамические изменения психофизиологических функций, возникающее в процессе труда и вызывающие снижение работоспособности человека, называют производственным утомлением, а связанное с ним психологическое состояние - усталостью. Это нормальное физиологическое явление. При отсутствии чрезмерных нагрузок работоспособность организма с прекращением деятельности или ее переменой полностью восстанавливается, так как в действие вступает специальная функциональная система, направленная на восстановление энергетических веществ, израсходованных в процессе труда.

Для здорового в физическом и духовном отношении человека активная трудовая деятельность является необходимым условием нормального функционирования организма. Однако при чрезмерных нагрузках или отсутствии полноценного отдыха может наступить переутомление и, как следствие, резкое и длительное снижение работоспособности, серьезные нарушения в деятельности функциональных систем организма, требующие специальных мер для их устранения.

С проблемами работоспособности, ее снижения и восстановления связан вопрос об интенсивности труда. Наука различает две стороны интенсивности труда - физиологическую и экономическую. С физиологической точки зрения по интенсивность труда принято понимать степень напряженности труда, измеряемую расходованием мускульной и нервной энергии в процессе производства в единицу рабочего времени. Как экономическая категория интенсивность труда тесно связана с его производительностью, поскольку рост интенсивности находит выражение в увеличении массы продуктов, производимой в данный промежуток времени.

Поскольку трудовая деятельность протекает в определенной производственной среде, которая оказывает воздействие на физиологические и психологические процессы в организме человека, при внедрении научной организации труда необходимо руководствоваться не только требованиями физиологии и психологии труда и смежных с ними наук, но и данными санитарии и гигиены труда, их рекомендациями по созданию оптимальных производственных условий, обеспечивающих сохранения здоровья человека, его устойчивую работоспособность.

Направления организации труда менеджера с точки зрения самоменеджмента рассмотрим ниже.

Направления организации труда.

Составляющие элементы:

1. Планирование личной работы руководителя:

- система планирования личного труда;

- техника планирования личного времени;

- план и распорядок рабочего дня.

2. Рабочее место руководителя:

- организация рабочего места;

- техническое оснащение;

- условия труда руководителя.

3. Информационное обеспечение работы менеджера:

- виды служебных документов;

- организация работы с документами;

- домашний архив;

- использование ЭВМ в работе с документами.

4. Рационализация личного труда руководителя:

- тренировка памяти; рабочий план делегирование труд

- записная книжка руководителя;

- служебная командировка;

- взаимодействие с секретарем.

5. Коммуникации в работе менеджера:

- умение слушать собеседника;

- разговор по телефону;

- искусство убеждения;

- публичное выступление;

- деловая беседа;

- ведение переговоров;

- деловые совещания.

6. Профессиональное долголетие менеджера:

- самоорганизация здоровья;

- эмоциональный потенциал работоспособности;

- гигиена умственного труда;

- психологическая подготовка к управленческой деятельности.

Работоспособность менеджера -- это качество, которое само по себе не имеет самостоятельного значения, однако выполняет важную обеспечивающую роль. Профессиональная компетентность и деловитость не могут быть в полной мере реализованы, если носитель этих качеств не обладает необходимой для этого работоспособностью.

В соответствии с известной энциклопедической трактовкой работоспособность -- потенциальная возможность индивида выполнять целесообразную деятельность на заданном уровне эффективности в течение определенного времени.

В этом определении нет никакого намека на работоспособность как на возможность интенсивной длительной трудовой деятельности, неограниченной рамками трудового дня или протекающей в условиях форс-мажорной ситуации. Наличие этого качества, в первую очередь, должно обеспечивать возможность нормально - интенсивной ровной результативной деятельности, в полном соответствии с условиями работы и требованиями, предъявляемыми к работнику.

Работоспособность зависит от множества других качеств и свойств личности, включая волю, мотивацию, характеристики физического и психологического состояния индивидуума, восприимчивость к внешним возмущающим факторам, например, в виде реакции на особенности микроклимата в компании и многое другое.

Определение приоритетности выполненных дел и делегирование задач

Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение - значит установить приоритетность.

Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразу выполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочего дня множество разных текущих вопросов, в течение определенного времени заниматься только одной - единственной задачей, всегда завершать за один раз только одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками для такой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдение его. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с их очередностью поможет:

- работать только над действительно важными и необходимыми задачами

- решать вопросы в соответствии с их неотложностью

- концентрироваться на выполнении только одной задачи

- укладываться в установленные сроки

- исключить дела, которые могут быть выполнены другими

- не оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силам

- получить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работы

- избежать стрессовых перегрузок

Позитивные последствия:

- соблюдаются установленные сроки;

- вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

- получают удовлетворение подчиненные, коллеги и Ваш непосредственный руководитель;

- удается избежать конфликтов;

- вы сами избегаете стрессовых перегрузок.

Делегирование - это передача какого-то задания или проекта от одного лица другому лица и согласие этого лица его выполнить.

Суть правильного делегирования заключается в планировании задания и организации рабочего процесса таким образом, чтобы поставленные цели достигались наиболее быстро и качественно. Передается не только ответственность за задание, но и ответственность за то, что оно будет выполнено согласно определенным стандартам.

Для чего руководителю нужно вводить делегирование у себя в коллективе?

Для того, чтобы сократить свою рабочую нагрузки и уменьшить стрессовые ситуации. Для того, чтобы увеличить время для других проектов, связанных с долгосрочным планированием, формированием политики компании и т.п.

В чем преимущество коллектива, в котором руководитель применяет делегирование?

Повышается уровень доверия и коммуникации между руководителем и персоналом. Более эффективно начинают достигаться поставленные цели и задачи. Подчиненные могут развивать свои существующие навыки и создавать новые. В целом в коллективе создается ощущение совместного достижения целей в командной работе. Начинается процесс экономии средств из-за улучшенного распределения заданий. Повышается продуктивность и экономия расходования человеческих ресурсов.

Нельзя делегировать:

1) планирование основного проекта и, соответственно, планирование работы подразделения в целом.

2) подбор команды исполнителей проекта или подбор сотрудников в свое подразделение, включая собеседование при приеме на работу.

3) контроль за работой команды и контроль за работой каждого сотрудника подразделения.

4) стимулирование членов команды и их мотивация.

5) оценка членов команды.

6) вознаграждение членов команды.

7) отчет по результатам выполненного проекта.

Все остальное нужно делегировать в обязательном порядке.

Размещено на Allbest.ru