Размещено на http://www.allbest.ru/

"Информационные ресурсы в управлении: проблема организации и управления"

Оглавление

Введение

1. Управленческий труд как система

1.1 Сущность управленческой деятельности

1.2 Ресурсы управления. Информация как ресурс

2. Информация как основной продукт технологии менеджмента

2.1 Свойства и классификация информации в управлении

2.2 Роль информации в управленческой деятельности

3. Применение новых информационных технологий в управлении

3.1 Роль информационных технологий в управлении предприятием

3.2 Основные тенденции и проблемы в области разработки и применения информационных технологий

3.3 Организация и руководство информационными технологиями

Заключение

Список литературы

управление информационный технология

Введение

Информационный подход к управлению деятельностью организаций - наследие последнего десятилетия ХХ века. В связи с быстрым ростом потребности общества в информации она стала превращаться в важнейший стратегический ресурс производственной и коммерческой деятельности. Бурное развитие информационных технологий и создание информационного общество привели к тому, что информация стала использоваться и для управления деятельностью организации.

В рыночной экономике независимые, самостоятельные производители товаров и услуг, а также все те, кто обеспечивает непрерывность цикла «наука - техника - производство - сбыт - потребление» не смогут успешно действовать на рынке, не имея информации. Предпринимателю нужна информация о других производителях, о возможных потребителях, о поставщиках сырья, комплектующих и технологии, оценок, о положении на товарных рынках и рынках капиталах, о ситуации в деловой жизни, об общей экономической и политической конъюнктуре не только в собственной стране, но и во всем мире, о долгосрочных тенденциях развития экономики, перспективах развития науки и техники и возможных результатах, о правовых условиях хозяйствования и т.п. В связи с этим актуальным является рассмотрение проблемы информационного обеспечения труда руководителя.

Объект исследования - управленческий труд.

Предмет исследования - особенности информационного обеспечения труда руководителей.

Цель исследования - изучить особенности информационного обеспечения труда руководителей.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить сущность управленческой деятельности;

- рассмотреть понятие «ресурсы управления»;

- определить понятие информации как ресурса управления;

- проанализировать свойства и классификация информации в управлении;

- рассмотреть роль информации в управленческой деятельности.

- изучить особенности применения новых информационных технологий в управлении.

Структура работы: введение, три главы, заключение, список литературы.

Теоретическая основа работы выполнена на материалах исследований таких авторов, как: В.И. Бовыкин, Д.А. Вересов, Д.И. Иванов, В. Кабаков и др.

1. Управленческий труд как система

1.1 Сущность управленческой деятельности

Управленческая деятельность - это философское понятие, которое практикуется как форма активного отношения к окружающему миру, направленная на целесообразное его познание, изменение и преобразование согласованными усилиями многих людей, а так же интеграцией всех необходимых средств для достижения целей.

Конкретное выражение данной деятельности занятыми ею профессиональными специалистами и рядовыми работниками называется управленческим трудом. В той или иной мере в него включается каждый человек [5, c.55].

Элементами управленческого труда являются предметы, средства, сам трудовой процесс. Его отличие от предметно-практических видов деятельности состоит в том, что он направлен на сбор, анализ и преобразование информации. Поэтому управленческий труд близок труду ученого, хотя отличается от него по объекту и средствам.

Вместе с тем, управление является одним из наиболее сложных видов творческой деятельности. Оно опирается на теорию, но теорию особого рода: не о том, что надо делать, не на свод рецептов, а о том, как применить законы, как ставить вопросы, как находить проблемы, как создавать программы работ.

В управлении должны органично сочетаться объективное и индивидуальное, обоснованное знаниями закономерностей с творчеством. Все это делает управление в высшей степени творческим процессом.

Президент известной японской фирмы «Сони» Акио Морита в свое время писал, что никакая теория и программа или правительственная политика не могут сделать предприятие успешным; это могут сделать только люди. Он подчеркивал, что делать ставку на людей надо искренне, порой это требует большой смелости и может оказаться рискованным делом. Каким бы ни были Вы умным, ловким, ваше дело, его судьба находится в руках тех людей, которых Вы нанимаете.

В системе современного менеджмента объектом управления рассматриваются, во-первых, организации или предприятия-товаропроизводители, во-вторых, процессы управления как явления, берущие свое начало от человека, его потребностей и целей.

Современный менеджмент представляет собой особый тип гибкой организационной системы управления коммерческими организациями и негосударственными предприятиями, связанными с условиями и особенностями рыночной экономики. Он рассматривается как особая динамическая организация управления, необходимая экономически самостоятельному хозяйственному субъекту в рыночной экономике, и представляет собой гибкую систему предприимчивого и инновационного руководства, способного чутко реагировать на конъюнктуру рынка, условия конкуренции и своевременно перестраиваться с учетом требований внешней среды.

В силу этого процесс менеджмента представляет собой сложное социально-экономическое, информационное и организационно-технологическое явление, труд, имеющий дело со сменой состояний, качеств объекта, что предполагает наличие определенных тенденций и этапов. Отсюда он связан с закономерностями и принципами, которые составляют предмет любой науки. Имеются в виду и генезис, и эволюция, и целеполагание, и надежда. Менеджмент включает знания, навыки, умения, приемы, операции, процедуры, алгоритмы воздействия через мотивацию, т. е. все то, что входит в понятие социальных и человеческих технологий [1, c.45].

Важно отметить, что менеджмент рассматривается и как элемент культуры, системы ценностей и убеждений. Он оказывает определенное влияние на развитие человека и общества, создающего свои ценности и формирующего социально-этические убеждения. Сердцевиной его являются человеческие ресурсы и предпринимательская экономика. Поэтому главная задача менеджмента как конкретного вида труда - сделать информацию, знания, опыт и нововведения производительной силой.

Человек в системе менеджмента не только отдает, он формирует свои ожидания и притязания по поводу: содержания, смысла и значимости работы, ее творческого характера и увлекательности; степени независимости, прав и власти на данной работе; степени ответственности и риска; престижности и статуса данной работы; безопасности и условий на работе; признания и вознаграждения хорошей работы; социальной защищенности; гарантий роста и развития; отношений между членами организации и др. Для этой цели в высокоорганизованных фирмах, имеющих высокий класс менеджмента, составляется модель в виде матрицы для каждого работника, в которой отражаются обобщенные ожидания по от ношению к организации.

Организация в свою очередь ожидает от человека, что он проявит себя как: специалист в определенной области, обладающий необходимы ми знаниями и квалификацией; член организации, способствующий успешному ее функционированию и развитию; человек, обладающий определенными личностными и моральными качествами; член коллектива, способный создавать коммуникации и поддерживать нормальные отношения с коллегами; член организации, разделяющий ее ценности; специалист, стремящийся к развитию своих способностей; работник, преданный организации и готовый защищать ее интересы; исполнитель определенной ра боты, готовый осуществлять ее качественно; сотрудник, поддерживающий распорядок и соблюдающий нормы поведения. В связи с этим существует проблема стыковки ожиданий организации и работника. Для этой цели могут использоваться методы моделирования как для выявления причин и факторов возникновения конфликтов, так и для выбора путей и методов их разрешения [2, c.126].

Отдавая дань идее современного менеджмента, обладающего якобы какой-то магической силой, не следует приписывать ему сверхъестественное начало. Сила современного менеджмента, его ядро, заключается, с одной стороны, в том, что он берет свое начало от человека, его потребностей и целей, от превращения знаний, опыта и достижений научно-технического прогресса в производительную силу. С другой стороны, движущая сила современного менеджмента, как видимая, так и невидимая заключается в создании, применении и эффективности информационных технологий, способствующих наращиванию информационного потенциала работников, инициируя тем самым творчество и инновационные процессы в производстве.

В условиях открытой рыночной экономики стало также очевидным, что внешняя среда организации сложна, динамична и трудно предсказуема. Именно поэтому в настоящее время выступает задача совершенствования не столько техники, сколько развитие персонала, изменяя установки, ценности, профессиональные знания, умения и навыки, психологию, философию, а в конечном счете культуру.

Прежние информационные технологии, формировавшиеся в рамках планово-распределительной экономики, как методически, так и методологически не соответствуют таковым из области современного менеджмента. Например, «работа с кадрами» не эквивалентна «менеджменту персонала». Освоение маркетинговых технологий осуществляется без решения социальных проблем конкретных регионов. Тем более невозможно формировать эффективные маркетинговые технологии в отрыве от технологии информационного менеджмента. Нужны в первую очередь не статистика и социологические обследования, а особый многомерный синтез ин формации и знаний, с использованием логистики в рамках информационных технологий менеджмента.

Обозначенные подходы позволяют сформулировать некоторые основные принципы управленческого труда:

- динамизм формирования и развития самоорганизующихся и самоуправляемых инновационных элементов систем;

- децентрализация вертикальных структур и усиление горизонтальных связей, обеспечивающих целенаправленную активизацию деятельности людей в рыночных структурах;

- гуманизации и социологизация процессов труда в приоритетных направлениях системы менеджмента;

- ориентация менеджмента не на процессы деятельности, а на конечные результаты;

- активизация инновационной предприимчивости в целях овладения новыми нишами рынка на основе экономической мотивации труда и конкурсной системы;

- наращивание потенциала человеческих ресурсов менеджмента для превращения «управленческой» экономики в предпринимательскую экономику;

- достижение синергического эффекта посредством преобразования информации, знаний, опыта в производительную силу;

- организация систематического контроля за состоянием всех элементов менеджмента на базе обратной связи между объектом и субъектом управления;

- быстрое реагирование на отклонения, как положительные, так и отрицательные, оценивая при этом коммерческие и функциональные результаты работы по организации взаимодействия фирмы; факторы, способствующие как получению результатов, так и факторы, препятствующие успешной деятельности;

- результативное соединение посредством синтеза во времени и в пространстве методов и процессов управления деятельностью организации, управления людьми (персоналом) и управления связями вне организации для обновления производства;

- качество работы и продукции в системе менеджмента обеспечивается принципом добровольности, саморазвития и взаиморазвития, групповой деятельности, деловой активности, непрерывности функционирования, массового новаторства и творческого поиска;

- эффективность менеджмента обеспечивается прежде всего, соединением пяти факторов производства: капитала, информации, материалов, людей и организаций, самым главным из которых является человек;

- человек не только средство для достижения цели, но он сам есть цель менеджмента. Эффективно трудиться человека вынуждает не менеджер, а соответствующие создаваемые им условия [7, c.88].

Понимание того, что сложные организационные процессы в учреждении, предприятии не зависят полностью от сознательного планирования и управления - одно из важных положений теории современного менеджмента.

1.2 Ресурсы управления. Информация как ресурс

Менеджер использует ресурсы для осуществления своих целей так же, как гончар использует глину для изготовления горшка. Под ресурсами принято понимать запасы или источники, необходимые для производства чего-либо или для деятельности людей [1, c.66].

Выделяют четыре типа ресурсов:

Трудовые ресурсы - это работники, необходимые для выполнения работ. От целей, которые ставит перед собой менеджер, зависит, каких специалистов или рабочих он себе подберет.

Финансовые ресурсы - это деньги, ценные бумаги, векселя, являющиеся средством обмена, особый ресурс, наделенный свойством всеобщего эквивалента. В менеджменте используется для достижения целей путем получения инвестиций, субсидий, кредитов и ссуд, а также дохода и прибыли. В качестве важного способа получения финансовых ресурсов является фандрэйзинг (в буквальном смысле "добывание", "выпрашивание" денег). Финансовые ресурсы используются для осуществления раз личных платежей поставщикам, бюджету, служат в качестве основного способа вознаграждения работников организации.

Финансовые ресурсы размещаются на расчетном, валютном и других счетах в учреждении банка, денежные средства - в кассе учреждения.

Информационные ресурсы - это все данные, которые в процессе менеджмента включаются для выполнения работ. Например, для того, что бы работникам дать указания о режиме работы, директор предварительно может собрать данные о потоке посетителей в раз личные интервалы времени суток.

Информация как вид ресурсов имеет особенности, существенно отличающие её от других видов ресурсов. Она, во-первых, является продуктом человеческого труда, но в отличие от других продуктов, не является объектом купли-продажи. Информация - категория нематериальная, и продается не она сама, а право на её использование. Информация - это смысл, который человек приписывает фактам, идеям, сведениям, представленным в знаковой (символьной) форме, позволяющей производить их передачу, обработку и интерпретацию. Такое понимание информации соответствует и этимологии обозначающего её слова (от лат. information - разъяснение, изложение). От сюда следует, что если данные воспринимаются и интерпретируются человеком, то они становятся для него информацией, т. е. из "информации в себе" превращаются в "информацию для нас". По этому информация - это потенциальное свойство данных, которое может быть реализовано одним воспринимающим человеком и не реализовано Другим, не обладающим необходимым запасом знаний [8, c.128: 2, c.140].

Во-вторых, информация является дополнением и даже заменяет два других базисных ресурса - материальные и энергетические. Информатизация общества привела к формированию информационной индустрии, что способствовало, например, в Японии, где особенно ценятся знания и информация, замене скудных природных ресурсов наукоёмкими производствами и безотходными технологиями, для которых требуется всё меньше мате риалов и энергии и всё больше знаний, информации и умений-

В-третьих, информация как вид ресурсов не расходуется при её потреблении и не отчуждается от её носителя при обмене или передаче. Сохраняемость информации при потреблении является одним из важнейших её свойств и объясняет во многом то, что она сохраняет потребительские свойства неограниченное время.

В-четвёртых, информация не тождественна своему материальному носителю, поэтому она может быть использована неограниченное число раз, её можно размножить и одновременно использовать в разных местах для решения разных задач.

В-пятых, информация может быть синтезирована на основе ряда данных, приведенных в раз личных источниках. Поэтому при принятии решений поиск данных сопровождается постоянной корректировкой содержания запроса, ибо хотя информации казалось бы, и много, но она не содержит конкретного ответа на запрос, и решение принимается путём постепенного приближения собственного представления о ситуации к состоянию сведений, характеризующих данное информационное пространство. Это свойство постоянного обобщения и преобразования информации делает её не только важным, но и практически неисчерпаемым ресурсом для любой организации.

В-шестых, информация может иметь разную ценность для разных потребителей, действующих в разных ситуациях и сферах деятельности, и более того - даже в одних и тех же ситуациях использования.

В-седьмых, информация служит базой научных, патентно-информационных и маркетинговых исследований, основой изобретательской деятельности и научного творчества, опытно-конструкторских разработок, производства и сбыта продукции, включена в них как важнейшая составляющая, которая, как кровеносная система организма, связывает все отдельные направления деятельности внутри организации и определяет сё инновационное развитие. Кроме того, она является средством ин формирования о товарах и их продвижения, воздействуя на спрос и доведение потребителей на рынке, на сбыт товаров, а также выполняет роль пря мой и обратной связи с другими организациями. Наконец, информация является важнейшим средством образования и особенно самообразования и переподготовки специалистов любых профессий и специальностей.

2. Информация как основной продукт технологии менеджмента

2.1 Свойства и классификация информации в управлении

Информация - основа процесса управления. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблемы, подготовить, принять решения и оценить их последствия, контролировать их выполнение.

С точки зрения содержания и роли в управлении информация определяется как предмет труда управленческих работников и представляет собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды.

Именно в силу этого, когда речь идет о технологии, то прежде всего имеются в виду коммуникативные и информационные операции и процессы.

К основным свойствам информации, как правило, относят:

- способность быть средством отражения процессов, событий, явлений и т. п.,

- многократность использования,

- при обмене информацией между двумя объектами она удваивается у каждого участника обмена,

- свойства старения, концентрации и рассеивания [7, c. 90].

Известно, что 80% необходимой и важной информации содержится в 20% сообщений (например, документов), а остальные 20% рассеяны в других, 80% источников. Процесс передачи и приема информации протекает во времени, следовательно, чем больше передатчиков участвует в канапе, тем дольше длится процесс или больше она запаздывает и устаревает. Старение информации, кроме того, обусловлено временем ее востребования со стороны принимающего. Вполне возможно, что между поступлением сообщения и восприятием его получателем может пройти значительный интервал времени.

С целью анализа уровней информационного обеспечения процесса управления информацию можно классифицировать по ряду признаков:

- форме передач;

- источнику получения;

- степени свертывания;

- по типу операций и видам их обработки;

- носителям и т. д. [1, c.13]

По форме передач она может быть, как мы уже отмечали, тексто вой (письменной), устной, аудио и визуальной, кинестетической.

По источнику получения информацию различают на первичную и вторичную.

По степени свертывания (обработки) - на исходную и обработанную. Исходная получается из первичной информации, а также в результате прямых наблюдений за ходом работ учреждения. Она необходима для первичных данных. Она может являться промежуточной для более высокого уровня обобщения.

По типу операций информация может быть отнесена к этапам: первичному, подготовительному и основному.

На первичном этапе осуществляется сбор данных, на подготовитель ном - преобразование к виду, принятому для ввода в информационный массив или канал связи, и на основном - переработка или обработка, в зависимости от назначения информации.

Каждый из указанных типов подразделяется на классы операций. Сбор включает классы, связанные с фиксацией и передачей данных, подготовка объединяет их приемку, редактирование и формализацию. Обработка состоит из ввода и хранения данных, переработки массивов по заданным алгоритмам и вывода информации.

Носители информации по типам - традиционные и нетрадиционные. К носителям традиционным относятся бумажные, графические. К нетрадиционным - машиночитаемые, магнитные, голографические, лазерные и т. п.

Классификация информации, используемой в процессе управления, является основной для его информационной характеристики. Она отражает формы и характер ее использования, влияние на параметры процесса управления. К информационным характеристикам процесса управления относят количество и качество информации, достоверность и точность, полноту, актуальность, ценность, полезность и плотность. Она может сразу использоваться в дальнейших расчетах и анализах или накапливаться в виде промежуточной информации на тех или иных носителях для после дующего применения.

Количество информации является основной характеристикой загрузки управленческих работников, а также производительности используемых при преобразовании информации технических средств в человеко-машинных системах. Оценка количества информации во многом зависит от способов ее фиксации, применяемых носителей и технических средств.

При оценке объемов информации в качестве ее единения используются понятия: символ, бит, байт, слово, знак и др. Определение указанных терминов детально изучается в курсе информатики.

Качество информации характеризуется достоверностью, точностью, полнотой, актуальностью, ценностью, полезностью. Достоверность информации представляют числом ошибочных символов на определенный объем информационного сообщения. Точность информации характеризуется степенью соответствия реальным значениям показателей. Полноту информации определяют соотношением необходимых для процессов управления и получаемых сообщений к моменту использования; актуальность связывают со временем, в течение которого содержание устарева ет. Поэтому период, когда она остается действенной, имеет большое значение в принятии решений. Актуальность информации во многом зависит от своевременности ее сбора, регистрации, обработки, целенаправленности и использования по назначению. Ценность и полезность характеризуются степенью ее соответствия поставленной цели, сложившейся ситуации, определенной проблеме.

Информация, отражаемая на носителе, характеризуется плотностью. Плотность информации - это ее количество, содержащееся в единице принятого решения. При низкой плотности увеличивается объем рутинных работ в управленческой технологии, усложняются процессы хранения и поиска информации и тем самым снижается производительность управленческого труда.

Высокая плотность информации определяется не только техникой ее фиксирования на носителях, но и знаками, языком ее фиксирования. В управленческой документации все шире используется унификация и стандартизация. Это способствует уплотнению информации и улучшению характеристик информационного обеспечения процесса управления. Уплотнение информации - одна из современных тенденций совершенствования информационного обеспечения процесса управления. И наконец, информационная система характеризуется пропускной способностью. Последнюю оценивают количеством единиц информации, которые она может преобразовать в единицу времени. Для обеспечения пропускной способности системы необходимо, чтобы асе ее элементы были взаимосогласованы производительность управленческих работников по преобразованию информации должна соответствовать пропускной способности технических средств.

При формировании информационных систем, обеспечивающих технологию менеджмента, учитывается, что каждый участник процесса дол жен получать лишь те сведения, которые имеют новизну для него. Только в этом случае информационная система будет рациональной, а живой и своевременный труд затрачиваться эффективно. При количественной оценке документальной информации ее объемы оцениваются количеством документальной информации, ее объемы оцениваются количеством документо-строк, реквизитов, символов. Во всех случаях для достаточного информационного обеспечения технологии менеджмента необходим анализ принимаемых к использованию систем информации.

2.2 Роль информации в управленческой деятельности

В современных условиях используемая надлежащим образом информация может стать решающим фактором успеха в бизнесе. Информация и основанная на ней координация всех направлений деятельности отдельных подразделений организации помогает связывать их воедино во имя общей цели, принимать рациональные и адекватные дан ной ситуации управленческие решения и обеспечивает включение организации в изменяющуюся внешнюю среду посредством коммуникаций. Потребность фирмы в информации определяется в тесной связи с принятой стратегией бизнеса. В этой стратегии информация должна быть таким же фактором, как финансы, интеллектуальный потенциал, инновации в исследованиях и разработках, специализация производства, качество продукции и т. д. А это значит, что информация интегрируется в стратегию бизнеса и превращается в вид производственных ресурсов. С развитием, стратегического управления и информационной экономики роль информации в современном обществе постоянно растёт: она становится не только базой для принятия решений в бизнесе, но и основным средством управленческого воздействия на работу персонала, мотивации деятельности людей [9, c.54].

Однако информация является специфическим ресурсом организации, поскольку она, образуя кровеносную систему функционирования организации, непрерывно используется для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования всех других ресурсов. Например, в результате маркетинговых исследований, осуществляемых на базе информации, принимается решение о типах и марках выпускаемой продукции, для реализации которого используются материальные и энергетические ресурсы фирмы. В результате общения руководства предприятия с рабочими, с учётом вы сказанных ими замечаний, принимаются решения о совершенствовании технологий, экономии энергетических и сырьевых ресурсов и улучшении качества продукции. Используя информацию о скорости и объёме реализации продукции, руководство принимает решения о том, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов и какие организационные и технологические изменения следует внести в производственную и сбытовую деятельность. Тем самым информация, будучи не расходуемым, а постоянно наращиваемым и приумножаемым ресурсом организации, превращается в неисчерпаемый стратегический ресурс экономического развития любой страны и выживания каждой отдельной организации.

В результате постепенно в сознании людей про исходит расширение представлений об информации как стратегическом ресурсе и о возможностях её использования не только как базы для принятия управленческих решений по изменению деятельности организаций и стратегий их поведения на рынке. Информация начинает практически осваиваться как средство воздействия на деятельность персонала внутри организации и его взаимодействия с персоналом других фирм и с потребителями, т. е. служить средством воздействия на повышение мотивированное деятельности и изменение поведения на рынке в благоприятном для фирмы направлении.

Для обеспечения жизнедеятельности каждая организация должна осуществлять три основных процесса: получение сырья или ресурсов из внешнего окружения; изготовление продукта; передача продукта во внешнюю среду. Все три процесса являются жизненно важными для организации, и если хотя бы один из процессов прекращается, организация не может существовать. Информация играет важную роль в поддержании баланса между этими тремя процессами, а приведение в движение потенциала и мобилизация материально-технических и финансовых ресурсов организации осуществляется с помощью менеджмента и маркетинга как способов управления использованием информации, поскольку последняя является важным стратегическим ресурсом в осуществлении управления деятельностью всей организации.

Известно, что положение управления внутри организации зависит от его рассмотрения с одной из трёх возможных точек зрения: с точки зрения процессов, происходящих внутри организации; с позиции процессов включения организации во внешнюю среду; с точки зрения осуществления самой этой деятельности.

Во внутриорганизационной жизни информационное управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения поставленных целей путём коммуникационных процессов внутри организации, а менеджмент и маркетинг формируют и изменяют, когда это необходимо, социальную и производственную структуру организации, регулируют внутрифирменные процессы (такие, как управление кадрами, управление технологиями, создание материально-технических и финансовых ресурсов организации, формирование организационной культуры и др.) и осуществляют управление функциональными процесса ми, протекающими в организации (планирование, организация и реорганизация деятельности, маркетинговый контроль для корректировки внутрифирменной деятельности).

3. Применение новых информационных технологий в управлении

3.1 Роль информационных технологий в управлении предприятием

Информационные технологии в управлении - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления [3, c.74].

В таблице 3.1 приведены основные характерные черты новой информационной технологии [10, c.16].

Таблица 3.1. Основные характерные черты новой информационной технологии

Методология	Основные признаки	Результат
Принципиально новые средства обработки информации	«Встраивание» в технологию управления	Новая технология коммуникаций
Целостные технологические системы	Интеграция функций специалистов и менеджеров	Новая технология обработки информации
Целенаправленные создание, передача, хранение и отображение информации	Учет закономерностей социальной среды	Новая технология принятия управленческих решений

На рисунке 3.1 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням.



Рисунок 3.1. Представление информационной технологии в виде иерархической структуры, состоящей из этапов, действий, операций

Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и в дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разнообразных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию) [4].

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

- определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

- определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

- унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

- организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

- организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

- формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

- формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

- организация обратной связи - осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации [4].

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

- обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

- включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

- иметь регулярных характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизованы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами [6, c.12].

В настоящее время ИТ рассматриваются как рычаг для оптимизации бизнес-процессов предприятия на основе сквозной автоматизации составляющих их бизнес-функций. С этим связано появление специализированных инструментов для построения аналитических систем и систем поддержки принятия решений на всех уровнях управления предприятием:

- SAS,

- Oracle Express,

- Business Object и др.,

а также интегрированных систем управления предприятием

- SAP R/3,

- Oracle Application,

- BAAN и т. д.) [2, c.180].

3.2 Основные тенденции и проблемы в области разработки и применения информационных технологий

В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего:

- оперативное принятие решений;

- степень адекватности аналитических данных реальным процессам;

- возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров [3, c.74].

Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:

- к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;

- к параллельному взаимодействию логических АИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;

- к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);

- к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);

- к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы [6, c.12].

3.3 Организация и руководство информационными технологиями

Основные компоненты ИТ управления показаны на рисунке 3.2. Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчётов в удобном для принятия решений виде [10, c.16].

Рисунок 3.2. Основные компоненты информационной технологии управления

Изменение роли информационных технологий в деятельности современного предприятия с неизбежностью приводит к переосмыслению места подразделения, отвечающего за развитие ИТ, в организационной структуре.

Исходя из понимания роли ИТ как сервисной, соответствующие структуры рассматривались как вспомогательные службы, задачей которых было удовлетворять нужды основных подразделений предприятия в решении текущих проблем поддержки деятельности посредством автоматизации. При этом, естественно, на них не возлагалась ответственность за обеспечение оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Для решения такой задачи в деятельности службы ИТ определялись три основных процесса, определяющие жизненный цикл программного обеспечения [3, c.74].

Развитие - определение направлений и методов решения обозначенных информационных проблем (по ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 - процесс заказа).

Создание решений - обеспечение комплектацией средствами ВТ и связи рабочих мест, проектирование, разработка и внедрение программного обеспечения (по ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 - процесс разработки).

Эксплуатация и сопровождение - обеспечение бесперебойного функционирования и развития средств ВТ, связи и программного обеспечения (по ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 - процессы эксплуатации и сопровождения).

В этой триаде со временем функции создания решений и эксплуатации начинали доминировать. Сложность создания решений и осознание ответственности за бесперебойное функционирование систем автоматизации приводили к торможению развития ИТ на предприятии: каждый шаг в развитии порождал множество проблем на этапах создания решений и эксплуатации.

Кроме того, автоматизация предприятия, в связи с разрозненным решением отдельных задач, представлялась в итоге как множество слабо связанных (информационно и функционально) между собой программно-аппаратных комплексов. Соответственно, в этом случае говорить об информации как о ресурсе, объединяющем деятельность предприятия в единый цикл, не приходилось.

Для разрешения этих противоречий в мировой практике приняты следующие принципы позиционирования в структуре предприятия службы, ответственной за развитие информационных технологий.

Подразделение рассматривается как основное и позиционируется на уровне финансового управления, управления по материально-техническому обеспечению, управления по персоналу, как ответственное за информационные ресурсы предприятия.

Руководитель подразделения (CIO - chief information officer) подчиняется непосредственно первому лицу на предприятии.

На подразделение возлагается ответственность как за информационно-технологическое, так и за организационно-структурное развитие, согласованное с бизнес-задачами предприятия.

Основная функция подразделения - это управление всем комплексом вопросов, связанных с оптимизацией бизнес-процессов, на основе внедрения современных информационных технологий в области средств ВТ, связи и телекоммуникаций и программного обеспечения.

Функции создания решений и эксплуатации отделяются от подразделения - ответственность остается только за планирование, организацию и контроль по этим направлениям [2, c.190].

3. Ответственность и основные функции

Исходя из изложенных выше принципов можно охарактеризовать ответственность и основные функции подразделения, управляющего организационно-структурным и информационно-технологическим развитием предприятия.

Ответственность:

- соответствие бизнес-процессов целям и задачам предприятия;

- соответствие организационно-структурного развития предприятия бизнес-процессам;

- обеспечение функционирования развиваемой наряду с предыдущими двумя положениями ответственности организационной структуры предприятия на уровне максимально достижимой эффективности и конкурентоспособности;

- обеспечение разработки планов и бюджетов организационно-структурного и информационно-технологического развития предприятия;

- обеспечение успешного выполнения работ по реализации планов развития предприятия в части организационно-структурного и информационно-технологического развития [6, c.10].

Для определения функциональности ИТ-подразделения воспользуемся классификацией процессов, предлагаемой ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 «Процессы жизненного цикла программных средств». В представленной ниже таблице 1.2 определяются функции управления программой информатизации предприятия. В качестве осей для классификации функций выбраны этапы и организационные процессы жизненного цикла программного обеспечения, относящиеся к сфере деятельности самого предприятия [4].

Таблица 3.2 Функции управления программой информатизации предприятия

Наименование процесса	Подготовка и определение области управления	Планирование	Выполнение и контроль	Проверка и оценка
Процесс заказа	Разработка концепции, определение стратегии и тактики оргструктурного и ИТ-развития предприятия. Разработка ТЭО. Формирование бюджета	Планирование и организация работ по созданию и реализации концепции. Выбор подрядчиков	Разработка и ведение описания основных бизнес-процессов и предметной области предприятия. Контроль хода работ по созданию репозитория	Оценка актуальности концепции бизнес-целям и задачам предприятия
Процесс Разработки	Разработка технических требований к программно-аппаратным решениям	Организация структур по управлению проектами и планирование работ. Организация обучения персонала предприятия	Координация взаимодействия с подрядчиками в проектах. Контроль хода проекта	Оценка решений на соответствие планам и требованиям
Процесс Эксплуатации	Разработка методических материалов и регламентов эксплуатации программно-аппаратных средств	Управление отношениями с эксплуатирующей организацией(аутсорсинг)	Оценка функционирования и анализ использования существующих программно-аппаратных комплексов

Таким образом, представленная классификация функций ИТ-подразделения может лечь в основу классификации стандартов предприятия в области управления организационно-структурным и информационно-технологическим развитием предприятия. Эти стандарты должны включать в себя описание структуры подразделения, его бизнес-процессов, должностные инструкции, методы и правила моделирования процессов, правила организации тендеров и конкурсов, стандарты на документирование и т. д. Подобная классификация опирается на ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, уточняет его и, соответственно, гармонизирована с ним.

Таким образом, информационные технологии на рубеже XX-XXI вв. стали важнейшим инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования новых знаний. Влияя на качество интеллектуальных ресурсов социума, информационные технологии повышают уровень и качество самой жизни.

Заключение

Информационное обеспечение для управленческого труда играет существенную роль. Рыночная экономика сегодня диктует свои правила, по которым должна жить и работать любая организация, предприятие, учреждение. Одним из этих правил является способность к принятию быстроменяющейся информациии. Любая организация только тогда хороша, когда у нее имеется хорошая информационная система. Если потребности в информации не понямаются и не обсуждаются в организации, тогда они никогда не будут удовлетворены. Много людей в организации работают над тем, как удовлетворить клиентов, и им всем требуется информация, которая поможет им делать свое дело более эффективно.

Рынок и внешняя среда, а также и сама деятельность фирмы постоянно изменяются, поэтому информация, передаваемая в ходе общения взаимодействующих субъектов, носит дискретный характер. В то же время информационное моделирование позволяет воссоздать целенаправленную деятельность организации как единое целое. Поэтому для осуществления основных направлений деятельности организации, которые носят последовательный и непрерывный характер, необходимо создание надежной информационной базы, постоянно пополняемой и корректируемой в ходе информационного мониторинга.

Постоянный обмен информацией является важнейшим условием не только функционирования организации и развития каждого человека, но и средством управления деятельностью. Пожтому информационно-коммуникационные процессы как важнейшая составляющая любой деятельности позволяют воссоздать особенности как самой деятельности, так и отношений взаимодействующих субъектов.

Рассмотрение информационного управления с точки зрения осуществления этого процесса показывает, что коммуникации играют ведущую роль в осуществлении взаимосвязанных действий организации по формированию и использованию других ее ресурсов для достижения поставленных целий и осуществляются через все управленческие функции, начиная от маркетинговых исследований и заканчивая мотивацией деятельности персонала. Содержание и набор действий и функций осуществляемых в процессе информационного управления, зависят от типа организации, ее размеров, сферы ее деятельности, уровня управления, места информационных подразделений в управленческой иерархии и их роли в деятельности организации.

Переход на рыночные отношения и, как следствие этого, обострение конкурентной борьбы, вызывают необходимость роста эффективности функционирования российских предприятий.

Обязательным условием этого роста является повышение эффективности функционирования системы управления, как одного из главных факторов, определяющих результаты производственной деятельности предприятий, и неразрывно связанных с применением современных технических средств и новых информационных технологий.

Список литературы

1.Бизнес и менеджер.-М.:Азимут-Центр, 2006.-448с.

2.Бовыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов. - М.: Экономика, 2004. - 236с.

3.Вересов Д.А. Роль информационных систем управления в планировании и развитии конкурентоспособности предприятия // Экономика и управление. Сборник научных трудов. Часть 1. Под редакцией д.э.н., проф. А.Е.Карлика. - 2005. СПб.: СПбГУЭФ - с. 74.

4.Выбор и внедрение корпоративных систем // http://www.cfin.ru/itm/index.shtml (15.04.2002)

5.Жигалов В.Т. Основы менеджмента и управленчесой деятельности: Учеб. пособ. - Ч.1.-М., 2004.- 139с.

6.Иванов Д.И. Создание информационной системы. Углубление и расширение детализации аналитических данных // Современные аспекты экономики. - 2007. - №20 - с. 12-15

7.Кабаков В. и др. Менеджмент: проблемы, программа, решение.-Л.:Лениздат,2003.-312с.

8.Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М.:Дело, 2005.-702с.

9.Попов М.Л. Особенности управления высокотехнологичными информационными компаниями // Менеджмент в России и за рубежом.-2001.-№4.-С.54-61.

10.Проблемы компьютерных информационных систем предприятий и пути их решения / И. В. Бычков, В. Ф. Андрусик, Ю. В Ващук // Открытые информационные и компьютерные интегрированные технологии. - Харьков: НАКУ «ХАИ», 2007. Вып. 16. - С. 16.

Размещено на Allbest.ru