Анализ и оценка эффективности системы управления предприятием рынка потребительских услуг

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ и оценка эффективности системы управления предприятием рынка потребительских услуг

Введение

Экономическая стабильность предприятия, его выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с его непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование предприятия должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде. Поскольку успешность функционирования предприятия в конечном счете целиком зависит от правильности принятия решений высшим управленцем, то возрастает степень его ответственности за каждое принимаемое решение, направленное на поиск эффективных путей адаптации системы управления к условиям внешней среды. В связи с этим требуется большая глубина проработанности в управленческой аналитике, которая невозможна без применения современных методов анализа управленческой деятельности.

В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Необходимость в анализе и оценки систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим предприятиям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих предприятий. Решение же этих проблем не возможно без системного подхода к ним, что делает тему курсового проекта актуальной.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и так далее. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений. Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности предприятия, что требует проведения исследования систем управления.

Целью данного курсового проекта является всестороннее (теоретические, практические, рекомендательные аспекты) раскрытие темы анализ и оценка эффективности системы управления предприятием рынка потребительских услуг.

Задачами проекта являются:

1. Изучение теоретического материала по данной проблеме.

2. Анализ существующей системы управления на материалах предприятия.

3. Разработка стратегии развития, позволяющей повысить эффективность и конкурентоспособность системы управления.

Предмет исследования является система управления.

Объектом исследования - предприятие ООО «Стройтехремонт».

Практической значимостью курсового проекта является проведение анализа системы управления предприятием ООО «Стройтехремонт», оценка эффективности этой системы и необходимость формулирования предложений по усовершенствованию данной системы.

Методологической основой курсового проекта выбраны системный подход, экспертные, формализованные, аналитические и графические методы.

Информационной базой послужили учебные пособия и документация объекта исследования.

Структура курсового данного проекта является традиционной и состоит из введения, основной части, заключения списка литературы и приложений.

Во введении обоснованы актуальность выбранной темы, цели, задачи курсового проекта, предмет и объект исследования, теоретические, методологические, информационные основы исследования.

Основная часть представлена тремя главами. В главе первой раскрываются теоретические основы выбранной темы, описываются методика исследования системы управления. Во второй главе раскрывается практическая значимость курсового проекта путем анализ эффективности системы управления предприятия ООО «Стройтехремонт» методами, описанными в первой главе. В главе третьей проводится оценка эффективности системы управления ООО «Стройтехремонт», выявляются слабые стороны и предлагаются рекомендации по их устранению.

1. Теоретические основы эффективности системы управления предприятием

1.1 Предприятие как объект управления

Основной хозяйствующей структурной единицей в условиях рыночной экономики является предприятие. Именно предприятие является производителем товаров и услуг, важнейшим рыночным субъектом, вступающим в различные хозяйственные отношения с другими субъектами. /31/

Предприятие является главным звеном экономики, где непосредственно решается основная экономическая задача - производство и распределение материальных благ в условиях ограниченности ресурсов. Движущие мотивы развития предпринимательской деятельности кроются в экономических отношениях, образующихся между ее участниками по поводу распределения результатов производства. А в их основе, в свою очередь, лежит отношение к собственности, проявляющееся в различных формах существования предприятия.

Предприятие - это основное звено национальной экономики, самостоятельный хозяйствующий субъект, созданный в порядке, установленном законом, обладающий правами юридического лица, имеющий в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечающий по своим обязательствам этим имуществом, осуществляющий производственную, научно-исследовательскую и коммерческую деятельность с целью удовлетворения спроса со стороны и получения соответствующей прибыли (доходов). /33/

Организация - это группа как минимум двух людей, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других условий ради решения стоящих перед ними проблем и сознательной координации деятельности для достижения общей цели.

Фирма - это предприятие или совокупность специализированных организаций любой формы собственности, являющихся юридическими лицами и объединяющих под одним управлением и общим фирменным наименованием производство и сбыт товаров. /31/

Предприятие представляет собой имущественно обособленную хозяйственную единицу, созданную для достижения какой-либо хозяйственной цели, то есть это экономическая единица, которая:

· самостоятельно принимает решения;

· реально использует факторы производства для изготовления и продажи продукции;

· стремится к получению дохода и реализации других целей.

Предприятие - это коммерческая организация, то есть организация, нацеленная на получение прибыли. Этим предприятие существенным образом отличается от некоммерческих организаций, то есть организаций, не преследующих цели извлечения прибыли. Обычно к ним относятся благотворительные и иные фонды, ассоциации, общественные объединения, религиозные организации и другое. /31/

Каждое предприятие в условиях рынка должно соблюдать следующие принципы:

· экономичность (достижение заданных результатов при минимальных затратах или при определенном объеме затрат обеспечение наибольших результатов);

· финансовая устойчивость (предприятие на каждый момент времени может произвести необходимые платежи);

· получение прибыли (производство и реализация по количеству и качеству должны быть организованы таким образом, чтобы обеспечить прибыль и рентабельность).



Рис. 1.1. Схема определения предприятия по существующим признакам

Внутренняя среда предприятия включает квалифицированный персонал, средства производства, информацию и деньги. Взаимосвязь переменных внутренней среды представлена на рисунке 1.2. Вообще под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри предприятия, являющиеся результатом управленческих решений. К основным внутренним факторам организации, которые требуют внимание руководства, относятся:

· цели (конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться трудовой коллектив);

· структура (логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей предприятия);

· задачи (предписанная работа или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки);

· технология (сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях).

Результатом согласованного взаимодействия всех элементов внутренней среды является продукция (товары, работы и услуги), удовлетворяющая спрос потребителя. Регулирование внутренней среды осуществляется на основе изучения внешней среды, посредством анализа, планирования и управления хозяйственной деятельностью организации.

К внешней среде относятся все условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, но оказывающие непосредственное влияние на его внутреннюю среду.

Факторы внешней среды подразделяются на две группы: прямого и косвенного воздействия. Их влияние на предприятие представлено на рисунке 1.3. Прямое воздействие оказывают государство, поставщики, потребители, конкуренты. Косвенное же воздействие оказывают состояние экономики, социальные факторы, достижения НТР, международное экономическое положение.

Целесообразно рассматривать три основные модели предприятия как объекта управления:

1) взаимодействие внешней и внутренней среды (см. рисунок 1.6.). Данная модель предприятия как объекта управления указывает на то, что профессиональное управление создает условия конкурентоспособности деятельности и менеджмента за счет понимания взаимодействия внутренней и внешней среды предприятия;

2) матричная модель функций управления (см. рисунок 1.4.). Построение такой модели позволяет конкретизировать управленческое воздействие по элементам внутренней среды предприятия;

3) модель «7С», в соответствии с которой предприятие как объект управления в процессе управленческого воздействия формирует собственные присущие характеристики (см. рисунок 1.5.). /24/

Функции управления	Экономическая структура фирмы
	Основные фонды	Оборотные средства	Трудовые ресурсы	Финансовые ресурсы	Закупка товаров	Реализация
Планирование
Организация
Мотивация
Контроль

Рис. 1.4. Матричная модель торгового предприятия

Рис. 1.5. Модель предприятия «7С»



Расшифровка схемы «7С» следующая:

Структура. Организационная схема, описание работ, линии субординации: кто кому подчинен, как распределяются и интегрируются задачи.

Системы. Формальные и неформальные процедуры и потоки на предприятии, как распределяется повседневная работа. Система учета, контроля, качества, оценки результатов и т.д., символика поведения.

Стиль. Координата внимания. Ощутимые проявления того, что руководители считают важным, особенно в сфере невербальных коммуникаций; как руководители расходуют свое время, какие результаты они вознаграждают, какие средства избирают в кризисных ситуациях.

Состав. Люди на предприятии, их демографические характеристики, их опыт, образование и подготовка, соответствие рабочих мест умениям тех людей, которые их заполняют.

Совместные ценности. Это то, что предприятие провозглашает и применяет на практике, хорошее и плохое, чем гордится или хотело бы гордится. Совместные (разделяемые персоналом) ценности стоят выше, чем поставленные цели, но могут и включать их. Хорошим индикатором служит поведение компании в трудные времена.

Стратегия. Строго говоря, это план распределения ресурсов и достижение успеха в конкуренции. Предприятие как динамическая система предполагает иметь такую систему менеджмента (механизм управления, структуру организации, процесс управления), которая формирует обновленные умения и навыки. Это аналогично понятию «новые способности», «особую компетенцию» или «доказанное преимущество конкуренции». В основе этих процессов будет стратегическое мышление к деятельности, управление изменениями.

Во второй главе данного курсового проекта будет проведен анализ эффективности системы управления предприятия ООО «Стройтехремонт». Рассмотрев три основные модели предприятия как объекта управления, следует отметить, что для предприятия ООО «Стройтехремонт» наиболее подходящей является модель взаимодействия внешней и внутренней среды.

Предприятия зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в конце концов, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одно не живет без изменений. Новые предприятия формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни предприятий ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться - процветают, негибкие - исчезают. Какие-то предприятия развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие, поскольку каждое предприятие имеет свой потенциал развития, свои условия его осуществления. И в то же время каждое из них подчиняется закономерностям циклического развития всей социально-экономической системы. Поэтому предприятие находится в состоянии определенного отношения к общим циклам экономики, имея при этом собственные циклы развития.

Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится предприятие, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу. Именно поэтому широко распространено понятие жизненного цикла предприятия как предсказуемых изменений с определенной последовательностью состояний в течение времени. Жизненный цикл предприятия - это историческая эволюция, которую претерпевает предприятие, взаимодействуя с окружающей средой. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть, что существуют отчетливые этапы, через которые проходит предприятие, и что переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

В настоящее время существует множество подходов к выделению развития предприятия. Один из наиболее рациональных заключается в выделении пятиэтапного цикла развития (см. рисунок 1.7.). /1/ Каждому из этапов соответствуют определенные особенности состояния предприятия. Эти особенности характеризуют и его тип.

Первый этап имеет название эксплерентного. Он характеризует зарождение предприятия в рыночной экономической среде, формирование его первоначальной структуры. Это этап скрытого, латентного развития будущей целостности. Еще не оформились признаки полной внешней дифференциации и внутренней интеграции предприятия, но уже появились его некоторые черты, посылки, потенциальные характеристики. Предприятие, хоть еще и не сложилось окончательно, но уже поставляет на рынок экспериментальные образцы, новые идеи или услуги, зондирует рынок на предмет спроса. Это, как правило, раскованная деятельность, поскольку существует опасность кризиса, что предприятие может исчезнуть уже на этом этапе его возникновения. Однако данный кризис может быть быстротечным и сравнительно легким, если к нему готовы. Предприятия, переживающие первый этап жизненного цикла имеют название эксплерентынх. Эксплерентные предприятия характеризуются коллективом весьма инициативных людей. Лидером этого коллектива является человек, способный увлечь идеей, пользующийся авторитетом, имеющий сильный и волевой характер. Это антрепренер, то есть человек, способный по своим качествам предприимчивости начать новое дело, почувствовать его экономическую перспективность. Начинать дело трудно и опасно. Здесь необходима решительность и воля, доверие и уважение, активность и настойчивость.

При удачном развитии событий предприятие продолжает расти и увеличиваться и вступает в новый этап - патиентный. В связи с тенденциями роста он требует перестройки структуры, дифференциации функций управления, повышения эффективности деятельности. Это этап завоевания какого-либо сегмента рынка, упрочнения своих рыночных позиций, выработки конкурентной стратегии, повышения роли маркетинга в управлении предприятием. Чаще всего этот этап рассматривается как этап количественного роста, и вся перестройка в управлении предприятием связана с количественными изменениями. На этом этапе также существует опасность кризиса. Но она незаметна, так как внутреннее развитие характеризуется устойчивыми тенденциями. Предприятию в основном угрожают внешние причины, внешние циклы развития экономики или политические причины. На этом этапе рост оказывается оправданным, он вызывается потребностями развития.

Третий этап развития предприятия называется виолентным. В это период предприятия достигает зрелого состояния, устойчивого положения на рынке. Конкурентоспособность его высока, оно чувствует себя уверенно. Предприятия-виоленты - это предприятия с силовой стратегией, которые работают, как правило, в области большого бизнеса, характеризуются высоким уровнем освоенных технологий, массовым выпуском продукции. Данные предприятия могут выступать в трех видах: национальные виоленты (выступаю для промышленной сферы в качестве «подпитки», генератора новых идей, продукта, дизайна, производства и так далее; в соответствии с классификацией Х. Фризенвинкельма получили название «гордые львы»), интернациональные виоленты (возникают как продолжение национальных виолентов, посредством открытия филиалов за зубежом, освоения других национальных рынков сбыта; в соответствии с классификацией Х. Фризенвинкельма получили название «могучие слоны») и деструкурированные виоленты (предприятия, попавшие в полосу кризисного развития, нередко утратившие самостоятельность или медленно переходящие на второстепенные роли; в соответствии с классификацией Х. Фризенвинкельма получили название «неповоротливые бегемоты»).

Четвертый этап называется коммутантным. Он представляет собой состояние предприятия в период упадка, старения, когда наиболее значимые параметры жизнедеятельности ухудшаются, а развитие, понимаемое как дальнейшее совершенствование, теряет смысл, заходит в тупик. Структура имеет тенденцию к упрощению, свертыванию, а выросшие и окрепшие конкуренты занимают большее жизненное пространство и более эффективны. Предприятия-коммутанты работают на этапе падения цикла выпуска какого-либо вида продукции. Они занимаются выпуском продукции или услуг, либо частично устаревших, либо имеющих ограниченный спрос в рамках только национального или регионального рынка. Научно-техническая политика таких предприятий требует принятия решений о своевременной постановке продукции на производство, о степени технологической освоенности изделий, выпускаемых виолентами, о целесообразных изменениях в них согласно требованиям специфических потребителей.

Пятый этап называется леталентным. Он характеризуется деструктуризацией предприятия, прекращением его существования в прежнем виде. На этом этапе появляются предприятия-леталенты. Это предприятия, распадающиеся в связи с невозможностью их эффективного функционирования, или предприятия, на которых происходит диверсификация с полным изменением профиля деятельности и полной или частичной сменой персонала. Такие глубокие изменения, естественно, могут породить целую гамму осложнений самого различного характера, в том числе и рыночных позиций.

Помимо основных жизненных циклов развития, предприятия проходит так называемы межэтапные процессы, переходные периоды, то есть периоды между этапами цикла развития.

Первый переходный период - зарождение потенциала развития. Он предшествует этапу появления предприятия в качестве экслерента. Этот этап характеризуется процессами зарождения нового предприятия в среде уже функционирующей старой или исходной. Данный этап влияет на его жизнедеятельность и это влияние противоречиво: иногда болезненно, иногда благотворно. Чаще всего положительные и отрицательные моменты тесно переплетаются. Следует так же помнить, что возникновение потенциала развития рождает опасность кризиса. Поэтому менеджеры экслерентных предприятий должны владеть азами прогностики, теории кризисов и быть экономически грамотными.

Второй переходный период - становление. Он характеризуется реальным появлением нового предприятия как самостоятельной организации в экономической среде, имеющей некоторые рыночные позиции, юридическое оформление. Для патиентов проблемы возможности кризиса измиеняются радикальным образом. Начинают развиваться и прогрессировать проблемы организационного и человеческого потенциала. Патиенты вырастают из эксплерентов и в зависимости от стадии развития могут быть либо близки по влиянию на рынок к эксплерентам (начальная стадия развития патиента), либо соответствовать виолентам (начальная стадия развития патиента). Особенность развития патиентов заключается в том, что они крайне агрессивны в своих действиях и не обращают внимания на внешнюю среду. Это связано с тем, что патиентам необходимо «захватить» определенную нишу рынка и доказать свою состоятельность. поэтому на данных предприятиях вопросы предотвращения кризисов наиболее трудноуправляемы. Их агрессивность может компенсироваться только предпринимательской культурой всего общества.

Третий переходный период называется утверждением. Он характеризуется закреплением позиций предприятия на рынке, появлением определенных конкурентных преимуществ и реализацией их в поведении на рынке. В этот период предприятие самоутверждается на рынке, но во внутренних процессах развития возможно появление потенциала отделения от него другого предприятия или разделение его на самостоятельные предприятия. Ведь виоленты являются наиболее крупными, оказывающими значительное влияние на рыночную ситуацию предприятиями. И для них существует опасность кризиса, которая заключается в обострении в конкурентной борьбе, организационной сложности, характерной для крупных предприятий, социально-психологических моментах, инновационной ускоренности менеджеров.

Четвертый переходный период называется периодом падения. Он характеризуется снижением большинства важных показателей жизнедеятельности предприятия. Следует также понимать, что падение основных показателей - это уже не опасность, а признаки кризиса, но темпы падения могут показывать, следует ли это оценивать как наступление необратимого кризиса или это этап развития, наиболее опасный для возникновения разрушительного кризиса.

Пятый переходный этап называется исходом. Этот период окончательного разрушения предприятия, его ликвидации тем или иным путем.

Многочисленные исследования показывают, что предприятия в течение жизненного цикла уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы; перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям; погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Предприятие на каждом этапе своего жизненного цикла имеет определенную сумму навыков, для осуществления своей деятельности. Это определяет главное различие между организациями, с точки зрения их конкурентной силы. Поэтому развитие предприятия должно предполагать формирование суммы навыков, определенной компетенции на каждой фазе, с учетом готовности к изменениям деятельности. Это важнейшее условие для выживания в конкурентной борьбе, ведь конкурентоспособен не тот, кто работает хорошо, а тот, кто выполняет ее отлично от остальных. /24/

1.2 Эффективность системы управления предприятием

Прежде чем определять критерии, по которым оценивается эффективность системы управления, необходимо выяснить, что же такое управление, система и система управления.

Несмотря на то, что теоретические основы управления исследовались многими учеными, до сих пор нет общепринятого определения понятия «управление». Объясняется это тем, что управленческая деятельность как объект исследования, представляет собой сложное, многоплановое явление, и каждый автор выделяет те аспекты, которые более соответствуют его конкретным задачам и избранным методам исследования. По многим из таких аспектов, как свидетельствует история науки управления, развиваются научные направления и школы, но все они в конечном итоге могут быть оценены как односторонние. И все же стоить выделить несколько определений понятия «управление». Итак, управление - это целенаправленное воздействие, необходимое для согласования совместной деятельности людей. /10/ Управление также - 1) это выработка и осуществление целенаправленных управляющих воздействий на объект, в данном случае, систему, что включает сбор, обработку и передачу необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений; 2) функции системы, ориентированные на сохранение ее основного качества, либо на сохранение некоторой программы, которая должна обеспечить устойчивость функционирования, достижение определенной цели. Управление есть то, что способствует существованию и работе системы.

Рассмотрение управления как системы является одним из достижений современной науки. Это обуславливается прежде всего как необходимое требование учета многофакторных проявлений управления как деятельности, находящейся в сложной структуре отношений, сформированных как внутри самой системы управления, так и в отношениях с внешним миром, с внешними системами и надсистемами.

Система - это совокупность элементов, взаимосвязанных между собой для достижения какой-либо функции. К признакам системы следует отнести: состоит из многих элементов; наличие связей между элементами; представляет собой единое целое, то есть объединение через единую цель. Все системы делятся на управляемые и управляющие. Последние называются системами управления.

Система управления - 1) совокупность действий, необходимых для согласования совместной деятельности людей; 2) совокупность звеньев, осуществляющих управление и связей между ними. /10/ Система управления характеризуется целостностью и упорядоченностью элементов и подсистем, отражающих особенности объекта управления.

Система управления по своим характеристикам может быть отнесена к различным классам систем: социальным, сложным, открытым, самоорганизующимся, саморазвивающимся, адаптирующимся, многоуровневым, иерархическим, стохастически-детерминированным, активным, полиструктурным, многоцелевым, динамическим. Следует особо выделить такие свойства систем управления как уникальность, слабопредсказуемость, целенаправленность, способность к самообучению и адаптации. Среди системных элементов выделяют границы и внешние связи, цели и задачи, процессы управления, организационную структуру управления, кадры, системообразующий механизм. В таких системах протекают реальные процессы, а значит, существуют и материальные и информационные потоки, вход и выход. В рамках системного подхода к управлению, получившему широкое распространение с 50-х годов двадцатого столетия, предметом исследования и моделирования выступают реальные системы и их концептуальные модели.

Отмеченные характерные черты создают необходимость построения адекватных эффективных систем менеджмента в каждом конкретном случае.

Рассмотрим отдельные компоненты системы управления подробнее.

Механизм управления - 1) взаимодействие, сочетание различных рычагов воздействий, которое может формироваться стихийно, но которое может формироваться и созидательно, так как все связанно с комплексом интересов человека; 2) совокупность элементов, которая определяет направление деятельности, своего рода смысла и способа существования организации. В понятие «механизм управления» следует так же включить такие качества человека, которые активизируют его деятельность, направляя во благо предприятия (интересы, стимулы, мотивы, ценности, энтузиазм, установки, опасения, потребности).

Структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Можно сказать, что структура управления является основой функционирования предприятия, так называемым «каркасом».

Процесс управления - 1) это последовательная деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления различными методами для достижения поставленных целей; 2) это комплекс изменений, которые происходят в управлении в определенные промежутки времени. Процесс управления отражает динамическую сторону управления.

Говоря об эффективности системы управления необходимо выделить принципы ее существования и работы.

1. Принцип обратной связи - обратное воздействие результатов управления системы на процесс этого управления, то есть использование информации, поступающей от объекта управления. Обратная связь может быть главной внешней и внутренней местной, также она может быть отрицательной и положительной. Последняя усиливает действие выходного сигнала, то есть имеет с ним одинаковый знак, первая же - ослабляет входной сигнал. Положительная связь ухудшает положение системы. Отрицательная связь способствует восстановлению равновесия при его нарушении возмущающими воздействиями. Если результат на выходе системы меньше, чем требуется, то блок регулирования подает сигнал, увеличивающий интенсивность процесса. Если результат больше эталона, то управляющий процесс затормозится.

2. Принцип внешнего дополнения - при управлении большой системой необходимы «неформальные» корректировки решений, полученные из моделей (в прямую связь вписывается внешнее дополнение).

3. Закон необходимого разнообразия - разнообразие управляющей системы должно быть не меньше разнообразия объекта управления - определяет требования к избирательности управляющей системы, обусловленные тем уменьшением разнообразия объекта управления, которое необходимо для эффективного управления, то есть сведение множества состояний системы к подмножеству, включающему лишь состояния, оптимальные по отношению к цели управления.

4. Принцип черного ящика - представление системы в виде некоего объекта («черного ящика»), представляющего собой, при настоящем уровне знаний, объект с непознанными внутренними структурой и организацией. Однако можно изучать этот объект по изменениям между входами и выходами системы.

Итак, дав определение системы управления и рассмотрев принципы ее существования и работы, следует перейти к определению эффективности системы управления.

Любая деятельность человека имеет три основные характеристики: затраты усилий, ресурсов или энергии, время, отданное деятельности и результат в виде произведенного продукта или услуг, или комплекса действий. Но использование ресурсов - это еще не эффективность управления. Эффективность возникает тогда, когда использование ресурсов дает наилучший результат, когда ресурсы и результат управления оказываются соизмеримыми.

Поэтому в практике управления деятельностью и оценки деятельности существуют показатели, которые являются синтетическими, то есть построенными на сопоставлении простейших показателей и необходимом их соизмерении. Это показатели интенсивности деятельности, эффективности и производительности. Они приемлемы для оценки любой деятельности, в том числе менеджмента.

Эффективность - это соизмерение затраченных усилий, ресурсов или энергии на достижение определенных результатов. Основными факторами эффективности менеджмента являются три группы факторов: использование ресурсов, фактор времени и целенаправленность усилий (рисунок 1.10.) /9/.

Первый фактор характеризует структуру, качество ресурсов, их экономию в процессах управления и возможность пополнения и накопления.

Второй фактор отражает своевременность решений, экономию времени, использование новых технологий и потенциал персонала, способного решать проблемы достаточно оперативно и профессионально.

Третий фактор отражает реальность и значительность цели, в соответствии с которой и рассматривается результат деятельности менеджера, его стратегия, учет рыночных процессов экономического развития.

Интенсивность - это соизмерение усилий и времени. Производительность - результата и времени. Эффективность - усилий и результата.

В оценке управления наибольшую сложность представляет понимание его результата. Непосредственный результат управления может характеризовать комплекс показателей: темпы прироста производительности, качество, ритмичность работы, инновационность, целеустремленность (стратегичность), профессионализм. Ведь управление представляет собой согласование деятельности по общей цели, значит непосредственный результат характеризуют показатели согласованной работы.

По содержанию эффективность управления можно разделить на экономическую и социальную. Такое деление обусловлено различием целей и спецификой форм эффекта.

Экономическая эффективность достигается взаимодействием ресурсов, что отражается в затратах и экономических результатах деятельности. Выразить это можно путем сопоставления ресурсов и показателей их использования.

Социальная эффективность обеспечивается единством индивидуальных, коллективных и общественных интересов и выявляется с помощью следующих характеристик: уровень социальной активности, социально-психологический климат, соотношение формальных и неформальных структур, уровень квалификации кадров, условия труда и так далее.

Чтобы обеспечить необходимую эффективность управления, необходимо ее оценивать. Оценка - это установление наличия и степени проявления той или иной характеристики системы управления. Средством оценки является показатель. На оценках построены анализ, нормативное регулирование функционирования и развития, поиск и определение тенденций, изучение особенностей и существенных черт того или иного явления. Без оценок невозможны разработка и принятие управленческих решений, в том числе и решений по совершенствованию управления. Чем более точную оценку может сделать менеджер или исследователь, тем больше вероятность успешного, рационального решения.

Оценка эффективности может производится по следующим направлениям:

· достижение цели;

· качество функционирования;

· экономичность;

· изменение в качестве рабочей силы;

· внешние и внутренние социально-экономические условия.

Для решения проблемы повышения эффективности управления осуществляется анализ, диагностика и проектирование управления, и они лежат в основе его совершенствования.

Анализ - расчленение мысленное или реальное объекта исследования на элементы, сопоставление элементов.

Диагностика (от греч. «распознавание», «определение») - это определение состояния объекта, предмета, явления или процесса управления посредством реализации комплекса исследовательских процедур, выявление в них слабых звеньев. Это исследовательский, поисковый, познавательный процесс, который осуществляется во времени и в пространстве. Цель диагностики - установить диагноз объекта исследования и сделать заключение о его состоянии на дату завершения этого исследования и на перспективу. Задачи диагностики - определить меры, способствующие отлаживанию работы всех составляющих элементов системы, и реализовать их.

Оценивая эффективность системы управления, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления, поскольку эффективность системы управления в первую очередь зависит от эффективности взаимодействия членов управленческой команды, их умения совместно вырабатывать и реализовывать согласованные решения. Также важнейшей составляющей эффективного управления является работа с проблемами предприятия, то есть насколько слаженно и эффективно команда управленцев во главе с первым лицом предприятия способна работать по выявлению, анализу, расстановке приоритетов и решению проблем, не допуская ситуации, при которой проблемы перерастают в кризис. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, то есть способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии. Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и так далее. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы. Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям. С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений. При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений. Несоблюдение данного требования, то есть наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия. Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

стратегия конкурентоспособность управление

1.3 Программы и методы оценки эффективности системы управления предприятием

Системы управления по своему предназначению направлены на обеспечение высокой эффективности, достижение целей и решение конкретных задач организации. По вопросам определения и оценки эффективности, как исследования системного управления, так и производства известны различные методические подходы. Наибольший эффект и качество исследования системы управления предприятием достигается в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Применение системы методов позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что помогает избежать просчетов.

Системный анализ

Служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления. Системный подход к исследованию означает рассмотрение объекта и предмета исследования одновременно и как особой системы, и как элемента более общей системы. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления, технологии управления, управленческих решений.

Систему характеризуют:

· элементы - наименьшая часть системы;

· среда - вся совокупность объектов, существующих вне системы, но взаимосвязанных с ее элементами и с ней в целом;

· границы - различие внешних и внутренних связей, определяющих обособленность от среды;

· связи - взаимодействия и зависимости элементов, определяющие их существование, место и роль в системе.

В процессе исследования необходимо учитывать следующие аспекты системного подхода:

· элементный аспект - выявление элементов, входящих в исследуемую систему, определение уровня общности системы, ее мощности;

· структурный аспект - установление структурных характеристик системы (тип структуры, определяющие связи, количественные и качественные взаимозависимости);

· функциональный аспект - выявление функций системы в целом и ее компонентов, соответствия этих функций, дублирование функций;

· интегративный аспект - выяснение цели системы, противоречий в ее функционировании, путей и способов разрешения противоречий, выявление основного звена, которое обеспечивает сохранение объекта исследования как целостной системы;

· коммуникативный аспект - определение среды обитания системы, характер субординационных и координационных связей с другими системами, прочности этих связей;

· исторический аспект - исследование истории возникновения системы, этапов ее развития, достигнутой ступени, и на этой основе прогнозирование перспектив. /4/

Анализ внутренней и внешней среды

Внешняя среда прямого (СТЭП-факторы) и косвенного (покупатели, поставщики, конкуренты, государство) воздействия содержит в себе возможности и угрозы для развития предприятия.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации. /3/

СТЭП-факторный анализ позволяет провести анализ влияния факторов внешней среды прямого и косвенного воздействия с помощью экспертных оценок и построения поля сил Левина.

Метод SWOT-анализа: название образовано от первых букв английских слов, означающих в переводе сильные (strength) и слабые (weakness) стороны, возможности (opportunities) и угрозы (threats). По методологии этого анализа проводится распределение факторов, характеризующих предмет исследования по указанным четырем составляющим, с учетом принадлежности этого фактора к классу внешних или внутренних факторов. Суть метода заключается в том, чтобы идентифицировать факторы, разместить их таким образом, чтобы их концентрация подсказала пути решения проблемы. В результате появляется картина соотношения сильных и слабых сторон, возможностей и угроз, которая подсказывает, как следует изменить ситуацию, чтобы развитие было успешным. Это первый этап SWOT-анализа. На втором этапе необходимо провести сравнительный анализ сильных сторон и благоприятных возможностей, который должен показать, как использовать сильные стороны. Вместе с тем надо проанализировать и слабые стороны относительно существующих опасностей, чтобы определить степень вероятности кризиса. Конечно, полезно сравнить сильные стороны и существующие опасности. Ведь сильные стороны можно использовать не только в целях развития, но и для предотвращения опасностей. /4/

Экономический анализ.

Данный анализ включает оценку динамики основных показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также позволяет сделать заключение о конкурентоспособности фирмы. Методика анализа будет рассмотрена в дальнейшем в практической части данного курсового проекта.

Анализ структуры управления.

Проводится с использованием метода функционально-стоимостного анализа, который позволяет выбрать такой вариант построения системы управления коммерческой деятельностью или выполнения той или иной функции управления, который требует наименьших затрат и является наиболее эффективным с точки зрения конечных результатов. Он позволяет выявить лишние или дублирующие функции управления, функции, которые по тем или иным причинам не выполняются, определить степень централизации и децентрализации функций управления коммерческой деятельностью и так далее. Как универсальный метод он позволяет при проведении применять систему методов и включает следующие этапы.

Подготовительный, на котором проводится комплексное обследование состояния производства и управления организацией, осуществляется выбор объекта, определяются конкретные задачи проведения анализа, составляются рабочий план и приказ о проведении ФСА. Здесь используются методы сбора данных (наблюдение, анкетирование, интервьюирование, изучение документов).

На информационном этапе осуществляется сбор, систематизация и изучение сведений, характеризующих систему управления или отдельные ее подсистемы, а также данные по аналогичным подсистемам, передовому опыту совершенствования управления. Применяются методы, что и на первом этапе.

Аналитический этап является наиболее трудоемким. На нем осуществляется формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей между подразделениями аппарата управления, рассчитываются затраты на выполнение и уровень качества функций. Здесь определяются степень значимости функции и причины их несоответствия уровню затрат и качества осуществления функций. Выявляются излишние, дублируемые функции. Формулируются задачи по поиску идей и путей совершенствования системы управления. На данном этапе используются методы анализа (экономический анализ, сравнение, параметрический, динамический и другие).

На творческом этапе осуществляются выдвижение идей и способов выполнения функций управления, формулирования на их основе вариантов реализации функций, предварительная оценка и отбор наиболее целесообразных и реальных из них. Выбор методов поиска идей осуществляется исходя из особенностей объекта анализа и конкретных ситуаций.

На исследовательском этапе производится подробное описание каждого отобранного варианта, их сравнительная организационно-экономическая оценка и отбор наиболее рациональных из них для реализации, разрабатывается проект системы управления со всеми необходимыми обоснованиями.

На рекомендательном этапе осуществляется анализ и утверждение проекта системы управления и принимается решение о порядке его внедрения.

Последним является этап внедрения.

Анализ организационной культуры.

Данный анализ включает оценку путей выполнения работы и характера отношения к людям в организации. Культура выражается в преобладающем стиле управления, в методах мотивации сотрудников, образе самой организации и так далее. Аналитический подход к организационной культуре подразумевает согласование культуры и структуры с другими переменными, такими как люди, задачи, окружающая среда, технология. Анализ культуры проводится на основе результатов анкетирования.

2. Анализ и оценка эффективности системы управления на предприятии ООО «Стройтехремонт»

2.1 Организационно-правовая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Стройтехремонт» создано учредителем на основании Гражданского Кодекса Российской Федерации и Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08 февраля 1998 г. для производственно-коммерческой деятельности и получения прибыли.

Учредителем общества является Фомин Евгений Дмитриевич.

Общество действует на основании Гражданского Кодекса Российской Федерации и Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08 февраля 1998 г. и Устава, утвержденного решением единственного учредителя ООО «Стройтехремонт» от 25 декабря 2001 г. и зарегистрированного Администрацией Советского района г. Красноярска 18 января 2002 г.

Фирменное наименование общества: ООО «Стройтехремонт».

Общество имеет обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество создается без ограничений срока.