Требования к текстам документов

Размещено на http://www.allbest.ru

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО "Челябинский государственный агроинженерный университет"

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ СХП

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Требования к текстам документов

Челябинск, 2009

Заголовок к тексту размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. Он значительно облегчает обработку документа, так как, не читая весь текст, можно получить представление о его содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля за исполнением, помогает правильно включить документ в дело, облегчает поиск в деле. Без заголовка допускается составление только коротких документов, выполненных на бланках формата А5 (148x210).

Заголовок грамматически согласуется с названием документа (реквизит 10). В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?" и формулируется с помощью отглагольного существительного (ДОГОВОР -- О поставке товаров; ПРИКАЗ -- О реорганизации предприятия; ПОЛОЖЕНИЕ-- О бухгалтерии и т.д.), но в таких документах, как протокол, инструкция, акт, правила, заголовок должен отвечать на вопрос "кого?" или "чего?" (ПРОТОКОЛ - заседания правления; ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ -- агронома; АКТ--ревизии кассы; ПРАВИЛА -- трудового распорядка и др.).

Отметка о контроле располагается в правом верхнем углу документа, если он требует исполнения и берется на контроль. Она может быть в виде буквы К или контрольной даты, написанной ярким цветным карандашом или чернилами, или в виде штампа "КОНТРОЛЬ", проставляемого специальным штемпелем. Реквизит проставляется должностным лицом, осуществляющим контроль за исполнением документов. Его цель -- напомнить исполнителю, что документ контролируется.

Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. "Документ может быть составлен как на русском, так и на национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации". ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Одно из главных требований к тексту -- краткость, которая достигается заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей. Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом. Тон служебных документов должен быть нейтральным, уважительным и доброжелательным. В письмах, факсах рекомендуется избегать категоричных выражений.

Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяют существительными (кооператив просит, МТС не возражает, агрофирма направляет и т. д.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишут объяснительные и докладные записки, заявления.

Текст строят в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также из соединения этих форм. В анкетном тексте наименования признаков (постоянная информация) выражают именами существительными в именительном падеже (должность, образование и др.) или словосочетаниями с глаголом от второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, были, находились и др.). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

В табличном тексте графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк следует нумеровать, на следующих страницах печатаются только номера граф. Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют сквозной нумерацией арабскими цифрами. Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Его помещают над таблицей посередине и пишут с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Связный текст составляют произвольно или на основе трафарета (содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации). Обычно тексты большинства управленческих документов состоят из двух частей:

*вводной, содержащей основания, причины, мотивы или цели составления документа;

*основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, распоряжения, рекомендации и др.

Это традиционный, устоявшийся порядок составления документов. Однако исследования, проведенные психологами, показывают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому в последнее время рекомендуют начинать текст с основной части (изложения существа вопроса), а затем указывать, что явилось основанием составления документа.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку. Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще! всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложено в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом что являемся одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет. Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например;

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 "Об организации учета особо ценных документов ..." или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищного строительства"...

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по классификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму компоненту. Например: акт - совершать, составлять, утверждать; заявка -- выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать тавтологии -- использования в одном предложении однокоренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу). документ оформление правило

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ...и предлагает).

Широко применяются в служебных документах сокращенны слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы -ВМС; отдел труда и зарплаты ~ ОТЗ; абсолютный - абс; страница -- с; так далее -- т.д.; смотри -- см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Например: ОРД (организационно-распорядительная документации). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка. Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела). Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например: В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы развития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения. Декан факультета И. А. Скокшина.

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой -- без мотивировки, приказы -- с одной распорядительной частью. Например: Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 15 августа 1998 года. или

УВОЛИТЬ

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые требования предъявляются к составлению бухгалтерских документов.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в п. 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание возможных ошибок даются и в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например: с восьмьюстами тридцатью пятью рублями, до трехсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты - "опросные листы для получения определенных сведений". Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование -- один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТ Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Список используемой литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа,2000

2. Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод.пособие. - М.:МИФИ, 1996

3. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 2000

4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1999

5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-Синтез", 1999

6. Ларин М.Ф. Управление документацией и новые информационные технологии, - М.: Научная книга, 1998

7. Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 1996.

Журнал "Делопроизводство"

Размещено на Allbest.ru