Методика составления номенклатуры дел организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Номенклатура дел организации

1.1 Общие понятия номенклатуры дел организации

1.2 Значение номенклатуры и методика составления номенклатуры дел организации

Глава 2. Составление номенклатуры дел организации на примере Конкретного предприятия

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Данная работа посвящена рассмотрению такой темы, как «Методика составления номенклатуры дел организации». Номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления дел постоянного и временного хранения в архиве организации.

Номенклатура дел дает полную информацию обо всех разновидностях документов и дел, которые должны вестись организацией, отражает в образующихся документальных комплексах все юридические, финансовые, производственные и другие ее направления деятельности. Она является документальным подтверждением деятельности организаций. Таким образом, можно сказать, что задача номенклатуры дел гораздо более широка, так как отвечает интересам правовой, информационной защиты организаций. Таким образом, делопроизводство практически невозможно без номенклатуры дел.

А так же будет проведен анализ методики составления номенклатуры дел организации.

Актуальность. Эта проблема не утратила своего значения и по сей день, так как, номенклатура дел является важнейшим документом, применяемым в практике организации делопроизводства. Номенклатура представляет собой классификатор по определенным параметрам, о которых будет написано позже.

Целью данной работы является анализ методики составления номенклатуры дел, изучение специализированной литературы, выявления места и значимости её в системе делопроизводства.

Для раскрытия данной цели были сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть назначение номенклатуры дел организации;

- изучить виды и понятие номенклатуры дел организации;

- составление номенклатуры дел для конкретной организации;

- подробное изучение методики составления номенклатуры дел организации.

Данная работа состоит из:

Введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Изучением данной темы занимаются многие специалисты в области документоведения и документационного обеспечения управления. В работе будет представлен проведенный мною анализ методики составления номенклатуры дел организации.

ГЛАВА 1 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Общие понятия номенклатуры дел организации

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Одной из важнейших функций делопроизводственной службы является составление номенклатуры дел. Если номенклатура дел разработана в соответствии с установленными правилами, более четко осуществляются процессы: обоснованного распределения документов в дела; формирования дел; обеспечения поиска документов и учета дел и предварительного определения сроков хранения документов.

Правила составления и оформления номенклатуры дел установлены следующими тремя документами:

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (ГСДОУ).

· Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

· Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (даны определение и процедура согласования, подписания, утверждения). [1, с. 86]

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

· по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;

· по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2010 г.»;

· по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2010 г.»;

· по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2010 г.»;

· по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2010 г.».

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуры дел подразделяются на:

· типовые;

· примерные;

· конкретного предприятия (индивидуальные).

Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Номенклатура конкретного предприятия (индивидуальная) отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба ДОУ»). Остальные структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс). [2, с. 157]

В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 02, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 02-05.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

· название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;

· краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;

· дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2010 г.»;

· название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;

· слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2010 г. Копии». [3, с. 112]

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение.

Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.

Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении ( не заведении ) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.

Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается и одобряется экспертной комиссией предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в государственный архив (если документы поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия.

Если организация не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации.

1.2 Значение номенклатуры и методика составления номенклатуры дел организации

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. [4, с. 66]

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

1-определение круга документов для включения в номенклатуру;

2-составление заголовков (наименований) дел;

3-разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

4-определение сроков хранения дел;

5-определение системы индексации и установление индексов дел;

6-оформление и удостоверение номенклатуры дел. [5, с. 82]

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации-При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: "Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института", "Месячные отчеты об отгрузке товаров".

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): "Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф.10-ф)".

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. [6, с. 24]

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс "03", и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером "2" (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. [7, с.271]

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

- в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. [8, с. 92]

номенклатура документ дело

ГЛАВА 2 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА ПРИМЕРЕ КОНКРЕТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

На сегодняшний день, сложно себе представить документооборот в любой организации без ведения номенклатуры дел. Благодаря ведению номенклатуры стало возможным систематизировать всевозможные документы в дела, вести общий учет дел и находить необходимые бумаги очень просто. Именно поэтому номенклатура дел в обязательном порядке должна быть в наличии у любой компании.

Отметим, что при формировании номенклатуры непременно стоит позаботиться о соблюдении следующих правил:

· допускается помещать в дело исключительно реализованные документы;

· необходимо присоединять к делу по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

· необходимо вносить в дела документацию, которая относится к одному календарному году. Исключение составляют, так называемые, "переходящие» дел, которые создаются на протяжении нескольких лет;

· необходимо размещать документацию внутри дела в хронологическом порядке или таким образом, чтобы при прочтении стадии решения вопроса были расположены последовательно.

Стоит подчеркнуть, что при ведении делопроизводства в любой организации, составление номенклатуры дел является центральным процессом. В процессе деятельности любой компании, организации или предприятия, возникает большое количество документов. Впоследствии эти документы становятся хранителями ретроспективной информации компании. Она может понадобиться вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли своего рода памяти компании.[9,с.64] Составление номенклатуры дел происходит следующим образом:

- обследование документального фонда - первый шаг в составлении номенклатуры дел предприятия. При обследовании документального фонда осуществляется анализ состава документов по видам, формам, способам воспроизведения. Делаются выводы о наличии в каждом структурном подразделении документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения. Отслеживаются взаимосвязи внешних и внутренних документных потоков. Одновременно с обследованием документального фонда производится первичное описание документов, образующихся в текущем делопроизводстве структурных подразделений. Это очень ответственная часть работы по составлению номенклатуры дел. Важно, чтобы используемые в номенклатуре дел описания документов и групп документов правильно отражали специфические особенности документов, были понятны и удобны в использовании для сотрудников. После проведения обследования документального фонда и описания документов наступает второй этап составления номенклатуры дел.

- следующий шаг - анализ первичных описаний, редактирование заголовков, проставление сроков хранения документов по Перечням, определение мест хранения подлинников документов, аннотирование описаний для документов, представленных копиями, компьютерное оформление номенклатуры дел структурных подразделений.

- на третьем этапе составления номенклатуры дел производится согласование полученного варианта номенклатуры дел структурных подразделений с уполномоченными сотрудниками подразделений. Здесь важно умение корректно снять возникающие разногласия.

- на четвертом этапе составления номенклатуры дел необходимо составить и оформить индексы дел в соответствии с действующей или специально разработанной схемой присвоения делопроизводственных индексов структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел на бумажном носителе является документом постоянного хранения и хранится в управлении делами, секретариате, канцелярии. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. В первой графе номенклатуры - «Индекс дела» - проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индекс (номер) конкретного дела состоит из:· условного обозначения (индекса) структурного подразделения· порядкового номера дела в пределах отдела или организации. Во второй графе - «Заголовок дела, тома, части» - указываются заголовки дел. По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа - «Количество дел, томов, частей» - заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел - томов (объем дела не должен превышать 250 листов). В графе четвертой - «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» - проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия. Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).Но данный перечень не охватывает полного состава документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные перечни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

Пятая графа - « Примечания» - заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

· о заведении дел;

· о переходящих делах;

· о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

· о выделении дел к уничтожению;

· о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

При помещении в дело первого документа в графе «Примечания» номенклатуры дел делается отметка о заведении дела («Дело заведено» ). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Министерство промышленности		УТВЕРЖДАЮ
Республиканское унитарное предприятие		Директор РУП «Строй-КА»
«Строй-КА»					Флагман		А.Е.Флагман
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		23.12.2009
23.12.2009 № 1-18/189

г. Минск на 2010 год

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол_во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню	Примечание
	1. Канцелярия
1_1	Учредительные документы предприятия (устав, свидетельство о регистрации и др.)		Пост. ст. 8.1*
1_2	Постановления, приказы Министерства промышленности Республики Беларусь		До минования надобности ст. 4.2*
1_3	Приказы директора предприятия по основной деятельности		Пост. ст. 16.1*
1_4	Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам		5 л. ст. 16.2*	После проведения комплексной налоговой проверки
1_5	Положения о структурных подразделениях предприятия		Пост. ст. 10*
1_6	Должностные инструкции работникам предприятия		3 г. ст. 12.3*	После замены новыми
1_7	Протоколы производственных совещаний у руководства предприятия		5 л. ЭПК ст. 15*
1_8	План работы канцелярии на 2010 год		3 г. ст. 22.1
1_9	Докладные записки по основной деятельности, представляемые руководству структурными подразделениями предприятия		5 л. ЭПК	Протокол заседания экспертной комиссии предприятия от 21.12.2007 № 3
1_10	Обращения граждан и документы об их рассмотрении (акты, справки, докладные записки, переписка и др.)		5 л. ЭПК ст. 29*
1_11	Книга замечаний и предложений		5 л. п. 948**	После окончания ведения и передачи в архив предприятия
1_12	Картотека регистрации приказов по основной деятельности		Пост. п. 944.1**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1_13	Картотека регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам		5 л. п. 944.4**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1_14	Картотека регистрации входящих документов		3 г. п. 944.5**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1_15	Картотека регистрации исходящих документов		3 г. п. 944.5**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1_16	Картотека регистрации внутренних документов		3 г. п. 944.6**	Ведется в электронном виде (АСДОУ «ДЕЛО»)
1_17	Картотека регистрации обращений граждан		5 л. п. 945**
1_18	Сводная номенклатура дел предприятия		Пост. п. 930.1**	Первый экземпляр
1_19
1_20
	2. Отдел экономического прогнозирования
…	…	…	…	…
	3. …
…	…	…	…	…
	6. Бухгалтерия
6_1	Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности (инструкции, положения и др.)		До минования надобности стст. 1.2*, 2.2*, 4.2*	Переходящее
6_2	Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии		3 г. ст. 16.1*	Подлинники в канцелярии (дело 13)
6_3	Приказы директора предприятия по личному составу. Копии		3 г. стст. 16.3*, 16.4*	Подлинники в отделе кадров (дела 82, 83)
6_4	Положение о бухгалтерской службе. Копия		3 г. ст. 10*	При условии замены новым. Подлинник в канцелярии (дело 15)
6_5	Должностные инструкции работникам бухгалтерии. Копии		3 г. ст. 12.3*	После замены новыми. Подлинники в канцелярии (дело 16)
6_6	Штатные расписания предприятия на 2010 год		Пост. ст. 126*
6_7	Финансовый план предприятия на 2010 год		Пост. ст. 70.1*
6_8	Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2010 год и объяснительная записка к нему		Пост. ст. 452.1*
6_9	Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия		3 г. ст. 452.2*
6_10	Годовой статистический отчет по труду и движению работников		Пост. п. 124.1*
6_11	Квартальные статистические отчеты по труду и движению работников		3 г. п. 124.2*
6_12	Главная книга		3 г. ст. 469*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
6_13	Кассовая книга		3 г. ст. 469*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
6_14	Оборотные ведомости по счетам		3 г. ст. 467*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
6_15	Кассовые документы (приходно-расходные ордера, квитанции и др.)		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6_16	Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения и др.)		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6_17	Путевые листы		3 г. п. 914**	После проведения комплексной налоговой проверки, при условии завершения ревизии
6_18	Товаротранспортные накладные на получение и отгрузку материальных ценностей		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6_19	Листки нетрудоспособности		3 г. ст. 479*	После проведения комплексной налоговой проверки
6_20	Исполнительные листы		3 г. ст. 480*	После проведения комплексной налоговой проверки
6_21	Лицевые счета по начислению заработной платы		75 л. ст. 473*
6_22	Доверенности на получение денежных сумм и товароматериальных ценностей		3 г. ст. 514*	При условии завершения ревизии, после проведения комплексной налоговой проверки
6_23	Договоры о поставке строительного оборудования и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.)		3 г. ст. 513*	После истечения срока договора, проведения комплексной налоговой проверки и при условии завершения ревизии
6_24	Договоры о размещении рекламы предприятия в средствах массовой информации и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.)		3 г. ст. 513*	После истечения срока договора, проведения комплексной налоговой проверки и при условии завершения ревизии
6_25	Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности		5 л. ст. 531*	После проведения комплексной налоговой проверки
6_26	Документы по инвентаризации материальных ценностей (протоколы, описи, акты и др.)		3 г. ст. 508*	При условии завершения ревизии, после проведения комплексной налоговой проверки
6_27	Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельства и др.)		5 л. п. 174**
6_28	Документы по расчетам с подотчетными лицами (отчеты о служебных командировках, авансовые отчеты, квитанции и др.)		3 г. ст. 462*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки
6_29	Книга учета проверок (ревизий)		5 л. п. 950**	После окончания ведения
6_30	Книга учета бланков строгой отчетности		3 г. ст. 291*	После проведения комплексной налоговой проверки
6_31	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним		3 г. п. 229**	После проведения комплексной налоговой проверки
6_32	Переписка по вопросам оперативного бухгалтерского учета и отчетности		3 г. ст. 485*
6_33	Журнал регистрации доверенностей		3 г. ст. 512*	После проведения комплексной налоговой проверки. Переходящее
6_34	Журнал регистрации платежных поручений		3 г. ст. 512*	После проведения комплексной налоговой проверки. Переходящее
6_35	Выписка из номенклатуры дел организации		5 л. п. 930.2**
6_36
6_37
	7. Отдел материально-технического снабжения
…	…	…	…	…
	8. Отдел кадров
8_1	Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии		3 г. ст. 16.1*	Подлинники в канцелярии (дело 13)
8_2	Приказы директора предприятия о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.		75 л. ст. 16.4*
8_3	Приказы директора предприятия о предоставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назначениях дежурных и др.		3 г. ст. 16.3*	После проведения комплексной налоговой проверки
8_4	Положение об отделе кадров. Копия		3 г. ст. 10*	При условии замены новым. Подлинник в канцелярии (дело 15)
8_5	Должностные инструкции работникам отдела кадров. Копии		3 г. ст. 12.3*	После замены новыми. Подлинники в канцелярии (дело 16)
8_6	Штатные расписания предприятия на 2010 год. Копии		3 г. ст. 126*	Подлинники в бухгалтерии (дело 66)
8_7	Правила внутреннего трудового распорядка		1 г. п. 74**	После замены новыми
8_8	Протоколы заседаний квалификационной комиссии		15 л. ЭПК п. 278**
8_9	Документы к протоколам заседаний квалификационной комиссии (протоколы счетных комиссий, бюллетени и др.)		5 л. п. 279**
8_10	План работы отдела кадров на 2010 год		3 г. ст. 22.1*
8_11	Отчет о работе отдела кадров за 2010 год		5 л. ст. 22.1*
8_12	Статистические отчеты по кадрам		Пост. ст. 23.1*
8_13	Список работников предприятия		Пост. п. 215**
8_14	Список лиц, состоящих в резерве руководящих кадров		Пост. п. 213**
8_15	Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия		3 г. п. 219**	После истечения срока действия трудовых договоров, контрактов
8_16	Личные учетные карточки работников предприятия		75 л. ЭПК п. 217**	После увольнения
8_17	Личные дела работников предприятия		75 л. п. 216.2**	После увольнения. Личные дела работников, имеющих почетные звания, государственные премии, награды, ученые степени и звания -- пост. (п. 216.1**)
8_18	Книга учета личных дел		75 л. п. 218**
8_19	Трудовые книжки работников предприятия		До востребования п. 226**	Невостребованные -- 50 л.
8_20	Документы о работе с кадрами (сведения, справки, переписка и др.)		5 л. ЭПК пп. 206**, 207**
8_21	Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.)		3 г. п. 224**
8_22	Документы персонифицированного учета работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.)		5 л. пп. 181.2**, 182**
8_23	Характеристики работников, на которых не заведены личные дела		75 л. п. 223**
8_24	График трудовых отпусков на 2010 год		1 г. п. 245**
8_25	Списки военнообязанных		3 г. п. 237**
8_26	Карточки учета военнообязанных		3 г. п. 238**	После увольнения
8_27	Отчеты о бронировании военнообязанных		5 л. п. 236**
8_28	Книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним		50 л. п. 227**
8_29	Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек		5 л. п. 228**	После окончания ведения
8_30	Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу и др.		75 л. п. 944.2**	Переходящее
8_31	Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, служебных командировках в пределах Республики Беларусь, взысканиях, назначениях дежурных и др.		3 г. п. 944.3**	Переходящее
8_32	Журнал учета отпусков		3 г. п. 246**	Переходящее
8_33	Журнал учета работников, направленных в служебные командировки		5 л. п. 243**	Переходящее
8_34	Журнал регистрации командировочных удостоверений		3 г. п. 244**	Переходящее
8_35	Журнал учета выдачи справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.)		3 г. п. 247**	Переходящее
8_36	Выписка из номенклатуры дел организации		5 л. п. 930.2**
8_37
8_38
	9. …
…	…	…	…	…
	10. Архив предприятия
10_1	Положение об архиве предприятия. Копия		3 г. ст. 10*	При условии замены новым. Подлинник в канцелярии (дело 15)
10_2	Положение об экспертной комиссии предприятия		Пост. ст. 10*
10_3	Протоколы заседаний экспертной комиссии предприятия		Пост. п. 957**
10_4	План работы архива предприятия на 2010 год и отчет о его выполнении		3 г. п. 958**
10_5	Описи дел постоянного хранения, научно-справочный аппарат к ним		Пост. п. 961**	Неутвержденные -- до минования надобности
10_6	Описи дел по личному составу		75 л. п. 962**
10_7	Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения		До минования надобности п. 963**
10_8	Описи дел структурных подразделений предприятия		3 г.	При условии включения дел в сводные описи или акты на уничтожение
10_9	Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению		Пост. п. 959**
10_10	Акты приема-передачи дел на государственное хранение		Пост. п. 959**
10_11	Переписка с Национальным архивом Республики Беларусь о методических и организационных вопросах архивного дела		3 г. п. 973**
10_12	Книга учета поступлений в архив и выбытия документов из архива		Пост. п. 976**
10_13	Книга учета выдачи документов из архива		3 г. п. 978**	После возвращения всех выданных документов по книге в архив
10_14	Сводная номенклатура дел предприятия на 2010 год		5 л. п. 930.1**	Второй экземпляр
10_15
10_16
	11. Профессиональный союз
11_1	Протоколы общих и отчетно-выборных собраний членов профсоюза и документы к ним (сообщения, справки и др.)		Пост. п. 984.1**
11_2	Протоколы заседаний профсоюзного комитета и документы к ним (заявления, справки и др.)		Пост. п. 984.1**
11_3	Протоколы заседаний ревизионной комиссии профсоюза и документы к ним (сведения, справки и др.)		10 л. ЭПК п. 991**
11_4	Планы проведения общественных мероприятий на 2010 год		3 г. п. 998**
11_5	Коллективный договор		Пост. п. 82.1**
11_6	Списки членов профсоюза		3 г. п. 1013**
11_7	Смета финансовых расходов профсоюза на 2010 год и отчет о ее выполнении		Пост. п. 1015.1**
11_8	Главная книга профсоюза		3 г. ст. 469*	При условии завершения ревизии и после проведения комплексной налоговой проверки. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел хранится до вынесения окончательного решения
11_9	Документы о поступлении и расходовании членских взносов (сведения, ведомости и др.)		3 г. п. 1016**
11_10	Акты ревизионной комиссии профсоюза		3 г. п. 992**
11_11	Заявления о приеме в члены профсоюза		3 г. п. 1012**
11_12	Переписка об организации деятельности профсоюза		5 л. ЭПК п. 995**
11_13	Книга учета проверок (ревизий) профсоюза		5 л. п. 950**	После окончания ведения
11_14	Журнал регистрации входящих документов		3 г. п. 944.5**	Переходящее
11_15	Журнал регистрации исходящих и внутренних документов		3 г. ст. 944.5**	Переходящее
11_16	Выписка из номенклатуры дел организации		5 л. п. 930.2**
11_17
11_18

Зав. канцелярией Дятчикова Н.М. Дятчикова

Зав. архивом

ШумскаяЕ.А.Шумская

09.12.2009

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК		Протокол заседания ЭМК
предприятия		Национального архива
11.12.2009 № 3		Республики Беларусь
		18.12.2009 № 12

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно. Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.