Корпоративні програмні системи забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами та їхньої публікації, що доступна, як правило, усім працівникам організації.

Корпоративні програмні системи забезпечують різні функції, причому практично усі фірми-постачальники програмних продуктів цього класу гарантують адаптацію своїх програм до потреб конкретної організації.

Серед основних функцій корпоративних програмних систем можна зокрема відзначити конвертацію паперових документів в цифрову форму. Такі системи мають величезні переваги перед звичайними архівами завдяки ефективному зберіганню і пошуку інформації. Окрім того, електронною копією документа можуть користуватися одразу декілька співробітників, причому без загрози для подальшого зношення і «старіння» оригіналу.

Природно, попередньо доведеться перетворити інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило це TIFF або JPEG. Далі документ можна конвертувати в текстову форму за допомогою OCR-системи, що дозволить зменшити місце, яке займається електронним образом. Щоправда розпізнавання вихідного документу далеко не завжди є необхідним, наприклад, якщо це рукописний документ.

Наступне завдання, яке можна набагато ефективніше вирішувати за допомогою систем електронного документообігу - це реєстрація документів на кожному етапі їх обігу. Наприклад, це реєстрація тих або інших дій і подій, що відбулися з документом, - «Для відповіді замовнику», «До відому», «Для урахування в роботі», «Документ на розгляді» і т.д. При цьому інформацію про те, на якому етапі обробки зараз знаходиться документ, заносить конкретний виконавець, а переглянути ці відомості може будь-який зі співробітників, що має відповідні повноваження.

Чергова проблема, яку можна вирішити - це підтримка спільної роботи і обміну електронними повідомленнями. В практиці дуже часто буває важко «спіймати» потрібну людину на місці, щоб отримати у неї потрібну резолюцію або необхідний підпис. Замість щохвилинних телефонних дзвінків і постійного заглядання до заповітного кабінету на підприємстві організовується внутрішня електронна пошта, і всі можливі запити і узгодження виконуються через e-mail. Природно, кожного співробітника необхідно зобов'язати декілька разів на день перевіряти свою пошту. Нерозривно з ідеєю обміну інформацією в електронній формі пов'язана концепція спільного інформаційного порталу. Такі портали являють собою сервіси зберігання, публікації і обговорення документів в інтранеті, пошуку інформації, засоби призначення зустрічей (як реальних, так і віртуальних). Подібні системи застосовуються як в комерційних компаніях, так і в державних структурах.

Значно автоматизувати різноманітні процедури, пов'язані з оформленням документів дозволяють системи управління робочими потоками (work-flow). Ці системи розраховані на забезпечення руху деяких об'єктів за заздалегідь визначеними маршрутами (так звана «жорстка маршрутизація») окрім того в системах work-flow передбачається й довільна маршрутизація, коли маршрут руху документу призначає керівник («розписує» документ до виконання). Ці технології активно використовуються в державних структурах управління, в офісах великих фірм, які відрізняються розвиненою ієрархією, мають певні правила і процедури руху документів.

В залежності від задач конкретної організації, можуть використовуватися як вузько спеціалізовані (автоматизація якоїсь однієї функції або обмеженого аспекту управлінської діяльності) так і універсальні корпоративні системи.

Нижче коротко розглянуті корпоративні системи, які є найбільш популярними на вітчизняному ринку.

LanDocs.

Система LanDocs призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу. Система LanDocs реалізована як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу і діловодства. Настроювання системи на конкретні умови експлуатації здійснюються модифікацією параметрів CASE-моделей без зміни програмного коду. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) чи як відкритий до розвитку варіант (базовий набір CASE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, CASE-технологія адаптації і підтримки, навчання користувачів, розроблювачів і фахівців групи підтримки).

Staffware.

Концепція системи Stаffwаrе передбачає рух документа по визначеним для нього маршрутам. Самі маршрути описуються за допомогою бізнес-функцій. Бізнес-функція складається з кроків, для кожного з яких задаються мета, вихідні дані і порядок дій користувача. Кроки бувають нормальними, автоматичними і подіями. Нормальні кроки визначають організацію взаємодії з користувачем через екранні форми. Автоматичні кроки застосовуються для автоматизації деяких видів діяльності, наприклад виклику потрібного додатка, зміни бази даних. Подія керує ходом виконання (розгалуженням) бізнес-функції. За допомогою механізмів очікування і нагадування забезпечується синхронізація нормальних кроків.

Lotus Notes.

Продукт Lotus Notes фірми Lotus Development Corporation являє собою засіб проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися як стандарт у цій області.

Середовище Lotus Notes і додатки, створені на його основі, задовольняють основним вимогам до єдиної системи управління документообігом великих організацій і мають наступні функціональні можливості:

1. Облікова обробка усіх видів документів. У базах даних Notes можна зберігати інформацію практично будь-якого типу й організовувати внутрішніми засобами облік і контроль за проходженням документів. Система Lotus Notes забезпечує побудову різних форм для реєстрації документів, що включають у себе як формальні реквізити, так і сам зміст документів. При необхідності власне зміст документа може зберігатися в окремій базі даних, у тому числі як образ сканованого паперового документа.

2. Унікальність номера. У системі мається можливість присвоювання документам унікальних номерів, у тому числі й у розподіленій обчислювальній мережі.

3. Узгодженість з іншими підсистемами. Система Notes, поряд із засобами її розширення, забезпечує можливість інтеграції з іншими інформаційними підсистемами, зокрема поштовими, а також із системами, що працюють з реляційними базами даних. Підтримується доступ на рівні ODBC.

4. Розподілений документообіг. Notes являє собою систему, що масштабується в широких межах, від окремо узятого ПК до систем з десятками серверів, до кожного з яких можуть бути підключені до декількох сотень користувачів. На кожному сервері можуть розміщатися кілька баз даних. Необхідна інформація розподіляється між цими базами, а інформація, необхідна для всіх користувачів, періодично синхронізується.

5. Обмеження доступу. Захист даних реалізується на всіх рівнях: сервер, база даних, форма, документ, секція документа й окреме поле. При встановленні сеансу зв'язку обов'язково здійснюється аутентифікація користувача. Підтримується електронний підпис і шифрування даних.

Починаючи з 4 версії система Lotus Notes включає Web Navigator для безпосереднього доступу до інформації в мережі Internet / WWW.

3. Сфера застосування в Excel зведених таблиць

Зведена таблиця - це таблиця, котра використовується для швидкого підведення підсумків або об'єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцями рядки і стовпці, можна створювати нові підсумки для вихідних даних.

Зведену таблицю можна створити на підставі списку (бази даних) Microsoft Excel, зовнішньої бази даних а також іншої зведеної таблиці. Аналіз даних в зведеній таблиці відбувається за допомогою підсумкових функцій (сума, середнє, кількість значень та ін.).

Змінюючи представлення даних можна групувати підсумкові дані по різних полях.

Наприклад, на фірмі ведеться електронна таблиця Excel з відомостями про діяльність менеджерів з продажу. Кожний рядок позначає один продаж. У таблиці наявні поля: «Прізвище менеджера», «Місяць продажу», «Продукція», «Вартість». Можна згрупувати дані за прізвищем менеджера з груповою операцією «Сума», щоб дізнатися, на яку суму кожний менеджер продав яких товарів в який місяць (табл. 1) або провести групування за полем «Місяць», щоб дізнатися, як продавалися різні товари в різні місяці (табл. 2) і т.п.

4. Для чого потрібні таблиці Access і як вони зв'язуються між собою

Таблиці Access потрібні для зберігання даних користувача і являють собою аналог звичайних (паперових) таблиць для обліку даних. В таблицях Access може міститися будь-яка інформація - від простого тексту (наприклад, ім'я і адреса) до складної структури даних, включаючи малюнки, звуки і відеозображення. Зберігання даних в табличній структурі дозволяє системі управління базами даних (СУБД) Access виводити дані в обробленому та узагальненому вигляді завдяки використанню запитів та звітів.

Зв'язок між таблицями встановлює відношення між співпадаючими значеннями полів різних таблиць, часто, хоча й не завжди, такі поля мають однакові імена в обох таблицях. В більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці, яке є унікальним ідентифікатором кожного запису зв'язується неключове поле іншої таблиці, такий зв'язок називається зв'язком «один-до-багатьох» (дещо рідше використовуються зв'язки «один-до-одного» та «багато-до-багатьох»). Наприклад, для зв'язування співробітників з замовленнями, за які вони відповідають, слід створити між таблицями «Співробітники» і «Замовлення» зв'язок за допомогою поля «Код_співробітника». В таблиці «Співробітники» це поле буде ключовим, а в таблиці «Замовлення» - ні.

Зв'язування таблиць провадиться за допомогою спеціального об'єкта, що має назву «схеми даних». Для активації схеми даних слід виконати команду «Сервис Схема данных». У діалоговому вікні, що з'явиться слід обрати потрібні таблиці послідовно натискаючи кнопку «Добавить». Після додавання усіх таблиць вікно закривається (кнопка «Закрыть»).

Зв'язки між таблицями встановлюються методом «drag and drop» (перенести і залишити). Тобто поле з однієї таблиці перетягується на відповідне поле іншої.

електронний офіс інтернет програмний

5. Протоколи обміну даними, які використовуються в мережі Інтернет

HTTP. Протокол передачі гіпертексту HTTP є протоколом прикладного рівня для розподілених мультимедійних інформаційних систем. Це об'єктно-орієнтований протокол, придатний для розв'язання багатьох задач. Протокол HTTP використаний при побудові глобальної інформаційної системи World-Wide Web (починаючи з 1990 р.).

Перші версії, такі як HTTP/0.9, являли собою прості протоколи для передачі даних через Інтернет. Версія HTTP/1.0 поліпшила протокол, дозволивши використання повідомлень у форматі MIME, що містять метаінформацію про передані дані, і модифікатори для запитів / відгуків.

Реальні інформаційні системи вимагають більших можливостей, ніж простий пошук і доставка даних. Для опису характеру, найменування і місця розташування інформаційних ресурсів уведений: універсальний ідентифікатор ресурсу URI (Uniform Resource Identifier), універсальний покажчик ресурсу URL (Uniform Resource Locator) і універсальне ім'я ресурсу URN (Uniform Resource Name). Формат повідомлень подібний з використовуваними в електронній пошті й описаний у стандарті MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions).

Протокол HTTP являє собою протокол запитів-відгуків. Клієнт надсилає запит серверу у формі, що визначає метод, URI і версію протоколу. Наприкінці запиту слідує повідомлення, що містить модифікатори, інформацію про клієнта і, можливо, інші дані. Сервер відгукується, посилаючи статусний рядок, що містить у собі версію протоколу, код результату (успіх/невдача) і повідомлення, у якому містяться дані про сервер і метаінформація. Більшість HTTP-обмінів ініціюються користувачем і складаються з запитів ресурсів, що маються на визначеному сервері.

FTP забезпечує файловий обмін між віддаленими користувачами. Протокол FTP формувався багато років. Перші реалізації в відносяться до 1971 р. Пізніше протокол був удосконалений. Помітній переробці протокол піддався в 1973 р., і остаточного вигляду він набув у 1985 році. Таким чином, даний протокол є одним з найстарших в Інтернеті.

Для реалізації обміну між двома персональними ЕОМ у межах мережі можна резидентно завантажити FTPSRV чи іншу еквівалентну програму. Також як і у випадку TELNET (див. далі) необхідна ідентифікація, але багато депозитаріїв допускають анонімний вхід, що не вимагає слова пропуску (пароля) чи допускає уведення поштової адреси замість нього.

Робота FTP на користувальницькому рівні включає кілька етапів:

1. Ідентифікація (введення імені-ідентифікатора і пароля).

2. Вибір каталогу.

3. Визначення режиму обміну (поблочний, потоковий, ASCII чи двійковий).

4. Виконання команд обміну (get, mget, dir, mdel, mput чи put).

5. Завершення процедури (quit чи close).

TELNET дозволяє користувачу установити TCP-з'єднання із сервером і потім передавати коди натискання клавіш так, ніби робота проводилася на консолі сервера. TELNET слугує для виконання віддаленого доступу до обчислювальних ресурсів і баз даних (наприклад, до баз ядерних даних у Відні, Брукхейвені чи STN-international у Карлсрує). Для входу в базу даних чи ЕОМ зазвичай потрібна аутентифікація (введення імені-ідентифікатора користувача і його слів-пропусків).

GOPHER являє собою систему для пошуку і доставки документів, що зберігаються в розподілених сховищах-депозитаріях. Система розроблена в університеті штату Міннесота (на гербі цього штату зображений ховрах, англійською мовою gopher). Програма Gopher пропонує користувачу послідовність меню, з яких він може вибрати цікавлячу його тему чи статтю. Об'єктом пошуку може бути текст двійковий файл, графічний або звуковий образ. Система Gopher у даний час застаріла, багато з її серверів інтегровані в мережу WEB.

SMTP. Головною метою протоколу SMTP слугує надійна й ефективна доставка електронних поштових повідомлень. SMTP є досить незалежною субсистемою і вимагає тільки надійного каналу зв'язку. Середовищем для SMTP може служити окрема локальна мережа, система мереж чи весь Інтернет.

SMTP базується на наступній моделі комунікацій: у відповідь на запит користувача поштова програма-відправник установлює двосторонній зв'язок із програмою-приймачем. Одержувачем може бути кінцевий чи проміжний адресат. SMTP-команди генеруються відправником і посилаються одержувачу. На кожну команду повинен бути відправлений і отриманий відгук.

Коли канал організований, відправник посилає команду MAIL, ідентифікуючи себе. Якщо одержувач готовий до прийому повідомлення, він посилає позитивне підтвердження. Далі відправник посилає команду RCPT, ідентифікуючи одержувача поштового повідомлення. Якщо одержувач може прийняти повідомлення він видає знову позитивне підтвердження. SMTP забезпечує передачу поштового повідомлення безпосередньо кінцевому одержувачу, коли вони з'єднані напряму. У противному випадку пересилання може виконуватися через один чи більше проміжних вузлів.

POP3. Цей протокол забезпечує доступ вузла до базового поштового сервера. POP3 не ставить за мету надання широкого списку маніпуляцій з поштою, він лише одержує і стирає поштові повідомлення (на відміну від більш складного протоколу ІМАР).

У процесі авторизації клієнт повинен представити себе серверу, передавши ім'я і пароль. Якщо авторизація успішно завершена, сесія переходить у стан транзакції (TRANSACTION). При одержанні від клієнта команди QUIT сесія переходить у стан UPDATE, при цьому всі ресурси звільняються і TCP зв'язок розривається. На синтаксично невпізнані і невірні команди, сервер реагує, посилаючи негативний індикатор стану. POP3 сервер може бути оснащений таймером пасивного стану, що здійснює автоматичне переривання сесії. Прихід будь-якої команди з боку клієнта скидає цей таймер у нуль.

Сервер нумерує всі передані повідомлення зі своєї поштової скриньки і визначає їхню довжину. Позитивний відгук починається з +OK, за ним слідує пробіл, номер повідомлення, ще один пробіл і довжина повідомлення. Завершується відгук послідовністю CRLF. Передані повідомлення видаляються з поштової скриньки сервера. Усі повідомлення, передані під час сесії POP3 повинні відповідати рекомендаціям формату Інтернет повідомлень RFC822.

Література

1. Безручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows, Word, Excel. - М., 2001.

2. Гаевский А.Ю. Самоучитель работы в Microsoft Office: Word 97/2000, Excel 97/2000, электронная почта. - К., 2001.

3. Глушаков С.В., Сурядный А.С. Самоучитель для работы на персональном компьютере: Windows 98; Word 2000; Excel 2000; Internet. - Х., 2002.

4. Керри Н. Праг, Мишель Р. Ирвин. Библия пользователя Access для Windows 95. - К., 1996.

5. Пилипенко О. Делопроизводство сквозь призму ИТ // Chip. - 2004. - №17.

6. Сопченко Е.В., Кудрин К.А. Организация баз данных. Курс лекций. - Самара, 2001.

Размещено на Allbest.ru