Функция контроля в управлении организацией

Раскрытие сущности, характеристика функций и анализ этапов проведения контроля в организации. Оценка современных тенденций менеджмента в области контроля. Теоретическое исследование организации контроля в ЗАО "Авангард" и мероприятия по его улучшению.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 17.02.2011
Размер файла 1,7 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

23

Международный Университет в Москве

Управление крупными городами

Курсовая работа

на тему:

Функция контроля в управлении организацией

Выполнил:

Гостев Артем

ГМУ -24

2009 год

Содержание

Введение

Глава 1. Функция контроля в управлении организации: теоретические основы проблемы

1.1 Сущность контроля, его функции и этапы проведения

1.2 Формы и виды контроля в организации

1.3 Современные тенденции менеджмента в области контроля. Контроллинг и контроль

1.3.1 Понятие контроллинга и его использование

1.3.2 Контроль и контроллинг

Глава 2. Осуществление контроля в ЗАО «Авангард»

2.1 Технико-экономическая характеристика Компании

2.2 Организационная структура ЗАО «Авангард»

2.3 Миссия и планы Компании

2.4 Процесс контроля в ЗАО «Авангард»

2.5 Предложения по совершенствованию системы контроля в ЗАО «Авангард»

Заключение

Список литературы

Приложение 1. Классификация контроля на предприятии

Приложение 2. Элементы системы контроля

Приложение 3. Организационно-функциональная структура ЗАО «Авангард»

Введение

Конечной целью менеджмента является обеспечение прибыльности, или доходности, в деятельности фирмы путем рациональной организации производственного процесса, включая управление производством и развитие технико-технологической базы, а также эффективное использование кадрового потенциала при одновременном повышении квалификации, творческой активности и лояльности каждого работника.

Прибыльность фирмы свидетельствует об эффективности ее производственно-сбытовой деятельности, которая достигается путем минимизации затрат (расходов на сырье, материалы, энергию, оплату труда, финансирование) и максимизации доходов от результатов производства -- выпуска продукции и услуг.

Менеджмент призван создавать условия, для успешного функционирования фирмы исходя из того, что прибыль является не причиной существования фирмы, а результатом ее деятельности, который в конечном итоге определяет рынок. Прибыль создает определенные гарантии дальнейшему функционированию фирмы, поскольку только прибыль и ее накопление на предприятии в виде различных резервных фондов позволяют ограничивать и преодолевать риски, связанные с реализацией товаров на рынке. Ситуация на рынке, как известно, постоянно меняется, происходят изменения в положении на рынке конкурентов, в условиях и формах финансирования, состоянии хозяйственной конъюнктуры в отрасли или в стране в целом, в условиях торговли на мировых товарных рынках. Отсюда постоянное наличие риска. Целью менеджмента в этих условиях является постоянное преодоление риска или рисковых ситуаций не только в настоящем, но и в будущем, для чего требуется наличие определенных резервных денежных средств и предоставление менеджерам определенной степени свободы и самостоятельности в хозяйственной деятельности в целях быстрого реагирования и адаптации к изменяющимся условиям.

Важнейшей задачей менеджмента является организация производства товаров и услуг с учетом потребностей потребителей на основе имеющихся материальных и людских ресурсов и обеспечение рентабельности деятельности предприятия и его стабильного положения на рынке.

В связи с этим в задачи менеджмента входит: [1]

1. обеспечение автоматизации производства и переход к использованию работников, обладающих высокой квалификацией;

2. стимулирование работы сотрудников фирмы путем создания для них лучших условий труда и установления более высокой заработной платы;

3. постоянный контроль за эффективностью деятельности фирмы, координация работы всех подразделений фирмы;

4. постоянный поиск и освоение новых рынков.

Основные функции менеджмента -- планирование, организация, мотивация, контроль.

Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного.

Настоящая работа будет посвящена контролю, являющегося часть управленческого процесса. Контроль как функция менеджмента реализует в организации обратную связь, без которой управление не эффективно.

Цель работы - исследование опыта практиков и теоретических вопросов процесса контроля в организации и разработка на основе полученной информации предложений по улучшению данной функции в ЗАО «Авангард».

Глава 1. Функция контроля в управлении организации: теоретические основы проблемы

1.1 Сущность контроля, его функции и этапы проведения

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. -- в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят, -- это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе -- это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, -- означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль (от франц. controle -- проверка) -- это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. [10]

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Эффективно функционирующая система контроля является важной составляющей менеджмента каждого предприятия. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если необходимо, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления -- это синонимы».

Контроль позволяет оценить эффективность делового и управленческого общения. Требования к системе контроля: [4]

1. Контроль должен быть всеохватывающим. Контроль должен держать в поле зрения основные сферы деятельности предприятия и процессы , протекающие в нем. К контролю необходимо привлекать весь персонал предприятия , т.к. лучший контроль- это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

2. Контроль должен иметь четкую стратегическую направленность. Главная цель контроля- не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. По-этому контроль представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования не всех его стадиях.

3. Контроль должен быть гибким. Контроль необходимо увязывать со всеми изменениями, происходящими в структуре предприятия.

4. Контроль должен быть своевременным. Контроль должен устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры.

5. Контроль должен быть экономичным. Результат, приносимый контролем, должен превышать расходы на его проведение. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов (схема 1.1.). [5]

1. Выявление параметров деятельности предприятия подлежащих контролю (стандарты, нормативы).

2. Составление модели функционирования предприятия и определение «точек контроля».

3. Осуществление наблюдений и обработка информации.

4. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях.

Схема 1.1. Этапы контроля

На первом этапе определяются параметры функционирования и развития предприятия. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов (нормативы расходования материальных ресурсов на единицу продукции, нормы денежных затрат, показатели эффективности, сроки выполнения работ и т.д.)

Затем создается модель функционирования предприятия, в которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов. Это «точки контроля» - места наиболее подходящие для наблюдения и измерения. На третьем этапе проводят наблюдения. В результате накапливается информация, которую сравнивают с нормативами и стандартами. Здесь самое трудное - определить, что же является отклонением, поскольку сами стандарты могут оказаться нереальными. Завершающий этап - корректировка деятельности предприятия. А именно - пересмотр планов, целей, перераспределение заданий, совершенствование технологии производства и управления. На практике существует два пути корректирующих действий.

1. устранение причин, порождающих отклонения, их ликвидация .

2. изменение самих стандартов деятельности.

Как и в любой системе в системе контроля есть субъекты и объекты управления, а также предмет контроля, которые приведены в Приложении 2.

Управленческий контроль -- это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. [2]

Схема 1.2. Функции контроля.

В функцию контроля входят (см. Схема 1.2): сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

1.2 Формы и виды контроля в организации

На практике существует три основных вида управленческого контроля: предварительный; текущий; итоговый. [1]

Предварительный предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Задача его состоит в проверке готовности предприятия, персонала, производства, системы управления к работе.

Текущий контроль существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве своего основного объекта эффективность использования ресурсов предприятия. Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения предприятием своих планов и предполагает всесторонний анализ результатов , а также сильных и слабых сторон предприятия. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

Помимо этого выделяют внутренний и внешний контроль. [2]

Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками- контролерами. При внутреннем - исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят изменения в собственную деятельность.

Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств: наличие «защиты от хитреца»; оптимальная трудность заданий; поощрение по итогам.

Термином «защита от хитреца» обозначают тех, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле. Ради такой показухи забрасываются действительно нужные дела и представляются неправильные показатели.

Во- вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, не дающими исполнителям «засыпать на ходу».

В- третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо и наказание.

Наряду с внешним контролем, присутствует внутренний контроль или самоконтроль. В его рамках работникам предоставляется право самим следить за ходом производства, результатами выполнения заданий. Самоконтроль эффективен в условиях благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

Факторы, влияющие на соотношение внешнего и внутреннего контроля: стиль управления; возможность получить надежную оценку деятельности исполнителей; характер подчиненных; взаимоотношения в коллективе; принятая система вознаграждения.

В Приложении 1 приведена подробная классификация контроля.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. [6]

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения.

Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью контроля.

Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которые позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов.

Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля.

Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль -- децентрализации.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

1.3 Современные тенденции менеджмента в области контроля. Контроллинг и контроль

1.3.1 Понятие контроллинга и его использование

На современном этапе рынок предоставляет отечественным предпринимателям полную экономическую и юридическую независимость от других субъектов хозяйствования, но в то же время формирует вокруг каждого неопределенную, стихийно изменяющуюся среду. Поэтому особое значение приобретает принятие правильных, обоснованных управленческих решений, которые могут обеспечить предприятию конкурентоспособное существование на рынке и достижения целей. В развитых странах одним из направлений совершенствования управленческого процесса стал контроллинг. Его возникновение связано с изменением организационной стратегии управления, предназначенной для реакции на изменяющиеся условия. Термин «контроллинг» пока не имеет единого понятия, определяющего его содержание. Это связано прежде всего с тем, что представление о сущности контроллинга окончательно еще не сформировалось. Однако на современном этапе развития контроллинга можно выделить общие элементы концепции: [12]

o основная цель контроллинга состоит в совершенствовании механизма принятия управленческих решений;

o основная функция контроллинга заключается в интеграции, системной организации и координации процессов планирования, регулирования и контроля на предприятии;

o основная задача контроллинга представляет собой информационное и методическое обеспечение ориентированных на результат управленческих процессов.

Контроллинг (англ. controlling) -- 1) инструмент планирования, учета, анализа состояния дел на фирме, используемый для принятия решений на базе компьютеризированной системы сбора и обработки информации; 2) название подразделения фирмы, принятое на промышленных предприятиях в ФРГ, США; 3) система непрерывной оценки разных сторон деятельности компании, ее подразделений, руководителей, сотрудников, охватывающая учет, анализ, контроль как интегральную функцию. [15]

Конкретизация функций и задач контроллинга индивидуальна для каждого предприятия и зависит от специализации, типа производства. В целом принципы и функции контроллинга приведены на Схеме 1.3.

Контроллинг, в плане функций и задач, подразделяют на два направления: стратегическое и оперативное.

Стратегический контроллинг выступает в качестве внутреннего консультанта для высшего звена менеджеров предприятия при выработке ими стратегии. Оперативные контроллинг служит помощником менеджеров среднего звена в достижении запланированных целей. Прежде всего , стратегический контроллинг ориентирован на сохранение и увеличение конкурентного потенциала предприятия в долгосрочной перспективе, а оперативный контроллинг- на выполнение текущих производственных показателей. Контроллинг не равен контролю, хотя и выполняет определенные контрольные функции. В поле зрения контроллинга находится не прошлое, а согласование настоящего и будущего.

Схема 1.3. Функции и принципы контроллинга.

Использование контроллинга в различных сферах деятельности предприятия проявляется в следующем: [12]

1. В сфере учета:

o создание системы сбора и обработки информации;

o разработка методики и ведение системы внутреннего учета;

o унификация методов и критериев оценки деятельности предприятия.

2. В сфере планирования:

o информационная поддержка при разработке базисных планов;

o формирование и совершенствование методов системы планирования;

o установление потребности в информации и времени реализации для отдельных этапов процесса планирования;

o проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;

o участие в составлении сводного плана предприятия.

3. В сфере контроля и регулирования:

o определение величин, контролируемых во временном и содержательном отношении;

o сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;

o определение допустимых границ отклонений величин;

o анализ отклонений факта от плана и выработка предложений для уменьшения отклонений.

Положение контроллера в управленческой иерархии является существенным условием, влияющим на эффективность выполнения его функций. Создание управленческой структуры, которая наилучшим образом будет соответствовать целям и задачам контроллинга, зависит от множества факторов. На практике, контроллингом может выступать служба, выполняющая бухгалтерские функции или высший орган управления предприятия.

Наиболее приемлем следующий вариант организации контроллинга на предприятии, по мнению специалистов: контроллинг как штабная функция при высшем органе управления. В этом случае контроллинг полностью вынесен за рамки функциональных служб и отвечает исключительно перед руководством предприятия. Контроллинг освобождается от необходимости решения управленческих проблем внутри своей службы и может концентрироваться на проблемах предприятия. Штабная функция контроллинга должна быть тесно связана с правом контроля за соответствием деятельности других служб предъявленным к ним требованиям. Однако контроллинг реализует это право в форме советов и предложений , а не в форме распоряжений.

На средних и крупных предприятиях наряду с центральным контроллером служба контроллинга может включать контроллеров различных подразделений. Таким образом, осуществляется децентрализация функций контроллинга, причем возможны различные варианты дисциплинарного и функционального подчинения контроллинга: [12]

1. Функциональное и дисциплинарное подчинение контроллеров центральному контроллеру. Такой подход отражает полную централизацию деятельности контроллинга и высокую степенью независимости контроллеров подразделений от руководства соответствующих подразделений.

2. Функциональное и дисциплинарное подчинение контроллеров руководству соответствующих подразделений. Данная альтернатива обеспечивает контроллерам подразделений исключительно высокую степень независимости от центрального контроллера. Однако их сильная зависимость от руководства соответствующих подразделений способствует преобладанию частных интересов подразделений, что снижает эффективность деятельности контроллинга. Эта альтернатива требует также больших расходов при осуществлении координационных и коммуникационных процессов.

Предпочтение той или иной альтернативе может быть отдано лишь с учетом специфических особенностей организационной структуры предприятия. Кроме этого, существенными факторами, определяющими организацию контроллинга, являются величина предприятия, степень его роста, производственная программа, правовая и организационная форма, концепция управления и т.д.

1.3.2 Контроль и контроллинг

Отношения между контролем и контроллингом во многом остаются еще не выясненными. Это отражается, в частности, в высказываниях ведущих специалистов по контроллингу в немецкоязычных странах. Так, Х.-У.Кюппер констатирует: "Очевидна связь между контролем и контроллингом. На практике сталкиваются две крайние позиции: одни утверждают, что в действительности контроллинг - это просто контроль; другие особый упор делают на том, что их никак нельзя смешивать. Первая позиция присуща противникам контроллинга, утверждающим, что его внедрение явно служит усилению контроля. Противоположная точка зрения пытается снять возражения против контроллинга, преуменьшая аспекты контроля, содержащиеся в нем".

Схожую мысль высказывает П. Хорват: "Предельно суженный подход ставит знак равенства между контролем и контроллингом. Чаще всего это отражает позицию противников контроллинга. А противоположная точка зрения выражается в тезисе <контроллер ничего не контролирует>".

Ю. Вебер постулирует: "Нетрудно признать, что контроль относится к управленческой функции, с которой связаны особенно сильные, преимущественно отрицательные эмоции.

Поэтому неудивительно, что контроллеры охотно избегают употребления понятия <контроль> (<не надо путать контроль с контроллингом>). Тем не менее контроль, бесспорно, относится к кругу задач контроллеров, не взирая на словесную маскировку".

М. Гайтанидес отмечает: "Контроллинг в отличие от контроля во многом является предметом разработок в научной литературе, нет недостатка в предложениях по его практическому осуществлению. Но и здесь отсутствует единый подход. Разграничение между ними зачастую нечетко и неясно". [12]

В немецкоязычной литературе по экономике предприятия суть контроля выражается однозначно. Она заключается в сопоставлении намеченных показателей и фактических результатов и соответствующей процедуре.

Большинство определений контроля не содержит в себе компонент оценки результатов, но неявно подразумевается, что его целью является корректировка отклонений фактически полученных данных от запланированных.

Специальная литература по контроллингу в отличие от публикаций по контролю весьма обширна, и для нее характерно множество различных определений контроллинга. Рассмотрим четыре типа дефиниций и их соотношение с контролем.

1. Сначала контроллинг понимался, по существу, как функция информационного обеспечения. Основным источником информации здесь выступает, как правило, бухгалтерский учет. Сам контроль в этом понимании не относится к задачам контроллинга. Пожалуй, функция информационного обеспечения - необходимая, но отнюдь не достаточная предпосылка для контроля в сфере менеджмента.

2. Другие авторы определяют контроллинг как ориентированное на результат управление предприятием. Его задача заключается в превращении целеустановок в мероприятия по их осуществлению и идентификации отклонений, а также в обеспечении реакции на них. Если отвлечься от ориентации на результат, ставшей общепринятой в экономическом контексте, то контроль наряду с реализацией целей представляет собой существенную задачу контроллинга.

3. Еще одна группа дефиниций усматривает главную задачу контроллинга в координации различных подсистем управления предприятием. Контроль наряду с планированием, информационным обеспечением и другими системами, включая управление кадрами, организацию и ценностные ориентации, является подсистемой управления, которая нуждается в координации. Таким образом, контроль - не задача, а объект контроллинга. Для выполнения координационных задач и других целевых установок область задач контроллинга охватывает также контрольную деятельность.

4. В соответствии с относительно недавно возникшим представлением контроллинг понимается как специфическая функция по обеспечению рационального управления предприятием. Это достигается действиями по повышению вероятности того, что реализация управленческих мероприятий соответствует заранее установленным отношениям между целями и средствами. При этом вначале следует различать мероприятия как действия по принятию исполнителем отношений между целями и средствами, а затем - собственно контроль как действия по выявлению и уменьшению отклонений путем изменения указанных отношений или способа их осуществления. Понимание контроллинга в этом случае оказывается менее широким, чем при координационном варианте, который включает в себя наряду с реализацией управленческих мероприятий и контролем также их организацию или предварительное согласование.

Некоторые авторы предпринимают попытку реконструировать понятия контроллинга и контроля с учетом оперативного и стратегического аспектов обеих функций. В соответствии с этим оперативный и стратегический контроллинг представляет собой две управленческие функции, рационально дополняющие контроль при определенных условиях хозяйственного контекста:

o оперативный контроллинг имеет целью срочную адаптацию предприятия к изменениям окружающей среды. Это достигается благодаря предоставлению общесистемной, агрегированной информации для координации возникших проблем путем самонастройки;

o задачей стратегического контроллинга является координация подфункций при формулировании целей, их реализации и контроле в процессе стратегического управления. Это осуществляется с помощью организации и обслуживания стратегических звеньев управления, а также путем создания рамочных условий для обмена инновационной информацией.

В данном случае понимание оперативного контроллинга ориентируется на подход к контроллингу как к функции информационного обеспечения, а понимание стратегического контроллинга - на координационный подход.

Отмечаемое в теории и практике делегирование контрольных задач менеджеров контроллерам можно обосновать рядом соображений:

o в той мере, в какой контроллер обладает релевантными специализированными преимуществами, могут быть повышены экономичность и целенаправленность контрольной деятельности. Особенно полезна в этом отношении тесная связь контроллеров с внутрифирменным бухгалтерским учетом, что превращает их в специалистов в вопросах оценки внутреннего состояния предприятия;

o деятельность контроллеров требует, как правило, меньших затрат, т.е. они обходятся предприятию дешевле, чем менеджеры;

o контроллеры относительно независимы, что может предупредить опасность оппортунизма со стороны контролирующих субъектов. К тому же нейтралитет контроллеров должен помочь снизить или исключить эмоциональные искажения во взаимоотношениях контролирующих лиц;

o в динамичной обстановке специальные знания и независимость контроллеров могут создавать им высокую репутацию в области контроля, что еще более повысит эффективность их усилий в этом плане.

Делегирование контрольных задач контроллерам может привести и к негативным реакциям, так как они, руководствуясь собственными интересами, склонны делать упор на неблагоприятных отклонениях. Контроллеры часто слишком рьяно ищут ошибки и недостатки.

В целом можно констатировать, что делегирование контрольных полномочий менеджмента контроллерам может оказаться выгодным при определенных обстоятельствах. Однако ввиду негативного отношения к контролю третьей стороны и в связи с участившимися в последнее время публикациями, доказывающими необходимость использования "самоконтроллинга", целесообразно проанализировать аргументацию по вопросу о том, следует ли заменить внешний контроль (силами контроллеров или менеджеров) самоконтролем.

Самоконтроль по сравнению с внешним контролем кажется потенциально более приемлемой формой. Контролирующий субъект уже хорошо знаком с контролируемым объектом, так что не требуется времени и затрат на его специальную подготовку. К тому же нет необходимости в издержках на коммуникацию между действующими лицами, так как работник коммуницирует сам с собой. Правда, и внешний контроль с помощью контроллеров может оказаться выгоднее самоконтроля. Это бывает в том случае, если время на подготовку контроллера незначительно, т.е. когда он строит свою аргументацию исходя из хорошо знакомого ему аспекта денежной оценки, например ежемесячного контроля сметных расходов.

Помимо доводов в отношении выгодности самоконтроля имеется ряд аргументов, подчеркивающих его эффективность:

o только благодаря самоконтролю становится возможным использование специфических знаний менеджера, которые для контроллера не столь доступны. Сюда можно отнести менеджерские знания технологии, клиентуры, взаимоотношений между людьми;

o вероятно возникновение ситуаций, в которых из-за недостатка времени возможен только самоконтроль, что случается, когда необходима непосредственная реакция действующего лица и невозможна дополнительная межличностная обратная связь, например при непосредственном общении менеджера с клиентом;

o самоконтроль, активизируя и мотивируя чувство самоуважения и раскрытие возможностей личности, повышает производительность и удовлетворенность трудом самих действующих лиц.

Наконец, менеджмент может практиковать самоконтроль и в статичной обстановке, когда он не столь выгоден. Мотивация подобных решений кроется в динамичном подходе к культивированию самоконтроля в случае его понимания как инвестиции с расчетом на будущую отдачу.

Названные преимущества четко указывают, что самоконтроль может быть более предпочтительной формой, чем внешний контроль. В специальной литературе часто употребляется также понятие "самоконтроллинг", который включает в себя самоконтроль. Это, однако, возможно только тогда, когда действующее лицо обладает достаточными для самоконтроля способностями и поэтому невозможны существенные искажения под влиянием личных предпочтений, т.е., когда выполнены необходимые условия для получения преимуществ от использования самоконтроля.

Вместе с тем самоконтроль имеет и некоторые недостатки:

o его границы сужаются при дефиците способностей действующего лица. Объем контроля прямо зависит от величины и надежности знаний, которые связывают контролируемый объект и ожидаемый результат. В рамках самоконтроля лишь в весьма ограниченной степени можно учесть искажения из-за недостатка познаний работника, особенно в области "общих связей";

o с помощью самоконтроля оппортунистические действия по отношению к другим работникам обнаруживаются лишь в той мере, в какой в ходе внутренних споров об ожидаемых состояниях к моменту контроля доминируют предпочтения, которые совместимы с ситуациями, желаемыми другим действующим лицом;

o самоконтроль ограничивается также тогда, когда он ставит под угрозу собственный имидж действующего лица. В этом случае в действие вступают механизмы самозащиты, которые затрудняют эффективный контроль.

Таким образом, эффективный самоконтроль предполагает отсутствие весомых релевантных ограничений по возможностям и желаниям объекта контроля. Ответ на вопрос, должны ли контролировать контроллеры, зависит от того, насколько удастся снять эти ограничения. Это означает, что внедрение самоконтроля возможно с помощью адекватной стратегии или культивирования предпосылок для замены им внешнего контроля.

функция этап контроль организация

Глава 2. Осуществление контроля в ЗАО «Авангард»

2.1 Технико-экономическая характеристика Компании

ЗАО «Авангард» (далее, ЗАО «Авангард») представляет услуги по финансовой аренде (лизингу): высокотехнологичного, ликвидного оборудования, транспорта, недвижимости, финансированию крупных проектов по строительству и техническому оснащению производственных комплексов.

История Компании начинается с конца 2003г, когда при ОАО Банке «Прогресс» (Далее, «Банк») в г.Москва была зарегистрирована ООО «Авангард». Компания являлась кредитным подразделением при Банке.

В 2004 году Компания заключала свои первые Договора и осуществляла свою деятельность лишь на территории г. Москвы.

В 2005 году была произведена перерегистрация организационно-правовой формы общества с ООО на ЗАО. С этого момента было начато построение независимой от Банка Компании. Постепенно началось привлечение кредитных ресурсов в других банках, а так же развитие региональных представительств.

По итогам 2006 года Эксперт РА присвоил ЗАО «Авангард» рейтинг надежности «В», также Компания была включена в 100 крупнейших лизинговых компаний.

Окончательное отделение ЗАО «Авангард» от Банка произошло в 2007 году. В настоящее время Компания является независимой и неаффилированной с Банком. В этом же году было принято решение развивать филиально-агентскую сеть Компании. Число представительств достигло 10. На середину ноября 2008 года число официально зарегистрированных филиалов ЗАО «Авангард» составляет 16, на стадии поиска сотрудников находятся еще 2 города-претендента. Так же в 2008 году Компания повысила рейтинг надежности до уровня «В+».

Согласно Свидетельству о регистрации юридического лица, компания имеет краткое название - ЗАО «Авангард».

Динамичное развитие Компании получило соответствующую рейтинговую оценку специалистов. Согласно рейтингу, ЗАО «Авангард» заняла 50 место из 100 крупнейших компаний России по стоимости заключенных и профинансированных договоров лизинга. По итогам 2008г. объем нового бизнеса составил 1 665 млн. руб., объем лизингового портфеля по состоянию на 31.12.2007г. - 1 651 млн. руб.

По итогам 2008 года независимым рейтинговым агентством «Эксперт РА» Компании присвоен индивидуальный рейтинг надежности «В+».

Приведем основные показатели, характеризующие деятельность компании, ниже.

Таблица 2.1. Основные показатели ЗАО «Авангард» 2005-2008гг.

Показатель

2005 год

2006 год

2007 год

2008 год

Количество региональных представительств

0

2

4

10

Количество заключенных договоров

17

24

60

157

Сумма профинансированных договоров (С НДС), руб.

119 512 000

384 950 000

550 023 400

1 651 000 000

Объем капиталовложений Компании, руб.

111 000 000

302 000 000

544 000 000

1 294 000 000

Собственный капитал Компании, руб.

2 000 000

6 000 000

33 000 000

243 000 000

Активы компании, руб.

119 771 000

310 215 000

603 687 000

1 352 773 000

Выручка за год, руб.

22 775 000

95 325 000

177 090 000

352 290 000

Прибыль с продаж, руб.

9 994 000

35 167 000

57 963 000

118 909 000

Чистая прибыль, руб.

2 020 000

6 384 000

24 481 000

н/д

Из приведенных выше данных, видно, что все показатели Компании без исключения ежегодно растут. Так показатель «Чистая прибыль» (то, ради чего работают практически все предприятия в условиях рынка) с 2005 по 2007 год выросла более, чем в 10 раз. Так же можно отметить, что уже на конец августа 2008 года показатели прошлого периода были превышены (например, активы компании увеличились более, чем на 300 000 000,00 руб., что составило 150%).

Эти показатели говорят об устойчивом положении организации на рынке лизинговых услуг, высокой конкурентоспособности и активности компании.

Что показывает, что ЗАО «Авангард» двигается в верном направлении. Существуют явно выраженные тенденции роста Компании, достичь которых достаточно сложно в условиях существующей конкуренции.

2.2 Организационная структура ЗАО «Авангард»

Во главе ЗАО Авангард «» стоит Генеральный директор, которому подчинены три Заместителя Генерального директора: по финансам, по развитию, по работе с филиальной сетью и Главный бухгалтер.

Заместитель Генерального директора по финансам - он выполняет контроль над клиентской службой.

В его обязанности помимо контроля над работой всей клиентской службы входит контроль за изменением процентных ставок, визирование договоров всех уровней.

Так же он осуществляет привлечение кредитных ресурсов и входит в кредитный комитет Компании. Его деятельность неразрывно связана с деятельностью кредитной службы.

Заместитель Генерального директора по развитию - он так же работает над привлечением дополнительных кредитных ресурсов, а так же оформлением и заключением договорных и партнерских отношений с поставщиками и производителями. Он входит в кредитный комитет Компании и управляет кредитной и юридической службой.

Заместитель Генерального директора по работе с филиальной сетью - отвечает за работу филиалов и агентов, а также работает над созданием новых филиалов, подборов кадров в них. Его деятельность неразрывно связана с работой клиентской службы.

Главному бухгалтеру - подчинена вся бухгалтерия. В их обязанности входит подготовка различных отчетов для государственных органов, ежемесячная подготовка счетов-фактур и актов по каждому договору, произведение платежей и т.п.

КЛИЕНТСКАЯ СЛУЖБА.

Возглавляет клиентскую службу - начальник клиентской службы. В его обязанности входит: подготовка окончательных графиков лизинговых платежей к каждому договору, проверка договоров, проведение переговоров с крупными заказчиками. Ему подчинены менеджеры по работе с клиентами в центральном офисе и менеджер по страхованию.

В обязанности менеджера по работе с клиентами в центральном офисе по мимо поиска и ведения клиентов в г.Москва входит осуществление контакта с менеджерами филиалов и агентами Компании, курирование их Договоров в центральном офисе.

Менеджер по страхованию осуществляет работы со страховыми компаниями. В его обязанности входит страхование всех предметов лизинга и заключение договоров (агентских и страховых) со страховщиками.

ФИЛИАЛЬНАЯ И АГЕНТСКАЯ СЕТЬ.

Во главе каждого филиала находится руководитель филиала. В его должностные обязанности входит поиск новых клиентов, заключение и подписание договоров от имени ЗАО «Авангард», ведение переговоров, улаживание конфликтов. В его подчинении находится менеджер по работе с клиентами в филиале. В обязанности которого входит поиск клиентов, подготовка необходимой информации к переговорам, подготовка отчетов в центральный офис.

Функции и обязанности агентов Компании аналогичны обязанностям менеджеров по привлечению клиентов в филиалах, за исключением того, что он не несет никакой ответственности перед Компанией и не подготавливает общих отчетов оп итогам работы за истекший период.

КРЕДИТНАЯ СЛУЖБА.

Руководит клиентской службой - начальник кредитной службой. В его обязанности и функции входит подготовка заключения для кредитного комитета по каждому поступившему пакету документов. Он входит в кредитный комитет. Также начальник кредитной службы дает рекомендации по правильному оформлению пакета документов, по предварительной оценки лизингополучателей. Имеет право отказывать на начальной стадии в рассмотрении пакета документов без согласования с кредитным комитетом.

В подчинении у начальника кредитной службы есть Заместитель начальника кредитной службы. Его функции аналогичны функциям начальника кредитной службы, за исключением того, что он не входит в кредитный комитет Компании. Кредитный эксперт и специалист кредитной службы выполняют предварительную оценку предприятий, а также расчет необходимых показателей для подготовки заключения. Подчинены начальнику и Заместителю начальника кредитной службы.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СЛУЖБА.

Возглавляет юридическую службу - начальник юридической службы, который осуществляет общую юридическую поддержку Компании по всем вопросам (суды, споры, иски и т.п.), рассматривает договора сотрудничества с кредитными организациями.

Старший юрисконсульт и юрисконсульт проверяют и корректируют договора лизинга, поставки, поручительства, составляют претензии. Старший юрисконсульт также визирует договора и передает их на подписании далее по служебной лестнице (начальнику кредитной службы).

МАРКЕТОЛОГ.

В обязанности маркетолога входят разработка специальных программ, комплексное исследование рынка лизинговых услуг по всей территории, где есть филиалы компании. Помимо этого маркетолог подготавливает сувенирную продукцию, разрабатывает фирменный стиль компании, общается со СМИ. Организационная структура Компании представлена в Приложении 3. Если говорить о типе организационной структуры ЗАО «КЛК», то, как видно из Приложения 3, она линейно-функциональная. Руководители различных служб подчинены заместителям Генерального директора, которые в свою очередь подчинены Генеральному директору. На практике Компания старается действовать согласно приведенной схеме, вводя различные должностные инструкции, в которых четко прописано, кому должен подчиняться тот или иной работник.

При данной структуре линейные руководители имеют право отдавать распоряжения и принимать решения при участии функциональных служб (клиентского отдела, бухгалтерии, юридической службы), которые выполняют возложенные на них функции.

Так, например, менеджер в филиале выполняет указания не только своего непосредственного начальник - заместителя генерального директора по работе с филиальной и агентской сетью, но и поручения начальника клиентской службы. Помимо этого любой из Заместителей ген. директора может дать поручение любому сотруднику компании. Все руководители отделов взаимодействуют друг с другом: предоставляют необходимую документацию, составляют отчеты о сделках и т.п.

Стоит заметить, что данная структура, действующая в настоящее время в компании, не является оптимальной для лизинговой компании, она имеет ряд недостатков, которые будут описаны в следующем пункте настоящей главы.

2.3 Миссия и планы Компании

Миссия компании: «Формирование инвестиционно привлекательной лизинговой компании с высокой степенью надежности, стабильности, доходности, ориентированной на потребности малого и среднего бизнеса.»

В рамках перспективного развития ЗАО «Авангард» разработана и реализуется Стратегия развития до 2012г. Реализация Стратегии позволит Компании стать наиболее быстрорастущей компанией в выбранных секторах лизингового рынка, иметь лучшие на рынке показатели уровня удовлетворенности клиентов и эффективности бизнеса.

Стратегия развития ЗАО «Авангард» включает в себя следующие цели:

ь Максимизация стоимости Компании для акционеров.

ь Сохранение и превышение имеющихся высоких темпов роста и эффективности бизнеса.

ь Развертывание розничной сети в масштабе РФ. Достижение лучшего на рынке уровня качества и клиентского сервиса.

ь Диверсификация источников финансирования деятельности Компании путем организации привлечения средств с фондового рынка.

ь Ориентация на обслуживание предприятий малого и среднего бизнеса.

ь Совершенствование системы управления собственным капиталом Компании и её ликвидностью.

ь Совершенствование системы управления Компанией, в том числе, системы управления рисками, с целью повышения качества корпоративного управления.

ь Совершенствование системы оплаты и мотивации персонала компании.

Предпосылками успешной реализации Стратегии является «взрывная» динамика развития рынка лизинга в последние годы, высокая ёмкость и многолетний потенциал роста, растущая открытость и конкуренция.

Планы предприятия на 2009 год:

1. Увеличение продаж на 30 % в квартал;

2. Увеличение доли рынка компании на 0,1%;

3. Рост инвестиционной привлекательности компании;

4. Увеличение конкурентоспособности компании;

Общая цель деятельности Компании в 2009 году состоит в увеличении общей стоимости приобретенного оборудования по отношению к предыдущему году. Которая будет достигаться двумя методами: расширение филиально-агентской сети и в увеличении плана для каждого филиала (упор на региональную политику). Причем все силы московских работников направлены на регионы, а не на упрочнение позиций в столице. Это связано, прежде всего, с тем, что проникнуть и закрепиться на региональном рынке намного проще, чем на рынке Москвы.


Подобные документы

  • Сущность контроля и его роль в управлении. Зарубежный опыт использования функции контроля в управлении организацией. Формы контроля и принципы эффективного контроля, используемого организации. Направления совершенствования системы контроля организации.

    курсовая работа [88,8 K], добавлен 27.09.2019

  • Исследование сущности, поведенческих аспектов и места контроля в управлении. Изучение основных методов организации контроля качества, анализ дефектов и их причин. Характеристика особенностей линейного, функционального и операционного типов контроля.

    курсовая работа [179,3 K], добавлен 04.11.2012

  • Назначение и направленность функции контроля. Процесс и принципы контроля. Место задач контроля в модуле регулирования. Модель контроля затраты-прибыль. Организация и осуществление процесса контроля в организации. Типы технологий и методы контроля.

    реферат [1,1 M], добавлен 09.11.2011

  • Функции контроля в экономическом механизме менеджмента. Основные виды контроля. Этапы осуществления контроля как составной части процесса управления. Действия контроля в современной организации на примере ООО "Росток". Элементы финансового контроля.

    курсовая работа [173,2 K], добавлен 27.05.2015

  • Контроль как функция менеджмента (сфера действия процесса управления). Понятие и сущность, этапы контроля. Роль и функции контроля в управлении экономикой. Характеристика эффективного контроля. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный.

    курсовая работа [83,2 K], добавлен 04.09.2014

  • Контроль как функция менеджмента. Исследования организации "Яр", задачи деятельности, характеристика оказываемых услуг и выполняемых функций. Предложения по усовершенствованию контроля. Стимулирование труда работников, как часть контроля в ООО "Яр".

    курсовая работа [126,3 K], добавлен 13.11.2010

  • Сущности, роль и значение контроля, его особенности осуществления в России и за рубежом. Основные черты и поведенческие аспекты контроля. Определение современных тенденций развития контроля исполнения, факторы эффективности и системы поиска информации.

    курсовая работа [57,1 K], добавлен 18.11.2014

  • Определение и основные виды контроля. Процесс обеспечения достижения организацией своих целей на примере ЗАО "Нео-сервис". Определение масштаба допустимых отклонений. Взаимосвязь контроля с планированием, мотивацией и организацией рабочего процесса.

    курсовая работа [41,8 K], добавлен 13.11.2014

  • Понятие контроля и регулирования как функций менеджмента. Основные виды и этапы проведения контроля на предприятии. Анализ системы регулирования и контроля на предприятии ЗАО "ТДК", разработка мероприятий и рекомендаций по их совершенствованию.

    курсовая работа [62,2 K], добавлен 19.03.2012

  • Контроль как функция менеджмента. Необходимость и цели контроля. Основные виды контроля. Поэтапные процессы контроля. Поведенческие аспекты и характеристика управленческого контроля. Расчеты эффективного управления. Структура управления.

    курсовая работа [70,2 K], добавлен 07.06.2007

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.