Правовой исторический и управленческий аспекты в понятии "документ"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

"Правовой исторический и управленческий аспекты в понятии "документ""

2009 г.

Введение

Почти в каждой отрасли знания, понятие «документ» имеет в себе такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд средств, с помощью которых создается документ - средства документирования.

Понятие «документ» развивается и меняется, это понятие используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая наука дает свое толкование этого термина.

Из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» следует, что документ - это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Из вышеизложенного определения следует, что документ не существует в готовом виде. Его нужно создать, то есть зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Фиксация информации на материальных носителях, как это вытекает из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования. По мере развития человеческого общества количество этих средств постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.

Так как понятие «документ» основано на двуединство информации и материального носителя, то средство документирования оказывают большое влияние на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации.

Не случайно проблема долговечности документированной информации во все времена привлекало внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах и с помощью средств документирования, как камень, металл, выжигание. И в наши дни, эти материалы и средства используются для длительного сохранения информации.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители и средства документирования информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальные соотношения между долговечностью материального носителя информации и средства документирования этой информации. Эта проблема до сих пор остается весьма важной и актуальной.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

При составлении распорядительных документов, например приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Постановлением Правительства от 28 января 2002 г. №65 принята Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)», которая должна обеспечить формирование нормативной правовой базы в сфере информационных и коммуникационных технологий, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения информационных и коммуникационных технологий.

Для, достижения данной цели, были определены следующие задачи:

- исследовать историческое возникновение понятия «документ»;

- рассмотреть как работает «документ» с управленческой и правовой точки зрения.

- проследить документирование управленческой деятельности и унификацию, стандартизацию в делопроизводстве.

Структура данной работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Во введении рассматривается актуальность выбранной темы, описаны источники которые были использованы для написания данной работы, а также сформулирована цель и обозначены задачи.

В первой главе рассматривается эволюция, значение понятия «документ» от истории возникновения, до появления способов документирования. Раскрывается понятие «документ» в системе управления и нормативно-правой базы.

Во второй главе рассматривается работа с документами, а именно документирование управленческой деятельности и унификация, стандартизация в делопроизводстве.

В заключении подводится итог всей работы, даются краткие выводы.

документ управленческий делопроизводство унификация

1. Исторический, управленческий и правовой аспект в понятии - документ

1.1 Значение и понятие - документ в Древней Руси

Практика составления деловых документов восходит к далекой древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.

Уже в далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось важное значение. Так, в договоре с Византией 944 г. читаем: «…Отныне же да приходят с грамотой от князя русского, в которой будет засвидетельствовано их мирное намерение… Если же придут без грамоты, да содержатся под стражею, доколе известим о них князя русского».

С древних времен существовали процессуальные нормы, сохранившиеся до наших дней: «…Сии условия написаны на двух хартиях: одна будет у царей греческих; другую ими написанную доставят великому князю русскому Игорю…».

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Сведения о них дошли до нас в более поздних списках.

Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская Правда», известные международные акты - договоры Руси с Византией (X в.), которые являются первыми международными договорами Древней Руси.

В Пскове письменные документы хранились при Троицком соборе в ларях-сундуках. Государственные или церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь святой Троицы», придавая им тем самым юридическую силу. После того как акт терял свое значение, по постановлению вече его извлекали из ларя и уничтожали. Псковский ларь был не только архивом, но и канцелярией.

В Новгородской республике решения вече оформлялись в особой канцелярии - «вечевой избе», возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же находилась и печать «великого Новгорода».

До XV в. деловым письмом при князьях занимались дьяки, а при наместниках и волостелях - писцы и подьячие.

В XVI-XVII вв. в Русском государстве действовала система приказов - центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской думе. Приказов насчитывалось около 80, в каждом из них было от 3 до 400 «приказных людей» (дьяки, подьячие, писцы, переписчики).

Таким образом, уже в период XV-XVII вв. сложился штат людей, непосредственно занимавшихся составлением документов или причастных к этому.

Следует отметить, что уже на раннем этапе деятельности русской канцелярии документ являлся плодом коллективного творчества; с середины XVI в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. В делопроизводстве этой эпохи отчетливо различались функции администраторов и исполнителей документов.

В составлении деловой бумаги участвовали как минимум два лица: один сочинял текст, был ответственным за его содержание, другой являлся непосредственным исполнителем, отвечал за точность передачи текста. Это видно из отметок в конце документа: один «справлял», другой «скреплял», «закреплял» «справленный» (написанный и выправленный) текст.

Русская канцелярия четко различала тексты лицевой и оборотной стороны листа. Для разного рода пометок обычно использовалась оборотная сторона. Лицевая сторона документа так и называлась «лицом».

Площадь листа, на котором размещался основной текст документа, также имела свои названия. Так, верх листа и помещенная на нем часть текста документа называлась «головой»; часть листа под основным текстом с лицевой или оборотной стороны называлась «исподом» (на этой площади обычно размещались отдельные отметки оформляющей части документа). Окончательно подготовленный, вступивший в документооборот беловой вариант документа назывался «матицей». При составлении копии документа обязательно указывались отличительные особенности его матицы как подлинника, иногда сообщалось место ее хранения.

С созданием приказов в Русском государстве сложилось обширное бумажное делопроизводство. В деятельности приказов появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их оформления и движения как внутри приказа, так и между приказами. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа - судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки. Делопроизводство в учреждениях XVI-XVII вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировались законодательством.

1.2 Документ и делопроизводство в системе управления

С созданием в 1720 г. Петром I «Генерального регламента», ставшего основой организации делопроизводства в XVIII в. в государственных учреждениях, в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

Было решено взять за образец шведские коллегии и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить в России коллегиальную систему управления. Петр I подчеркивал важность коллегиальности в работе государственных учреждений - «что един не постигнет, постигнет другой».

В «Генеральном регламенте» дается законченная система норм по документированию деятельности центральных распорядительных органов отраслевого управления - коллегий и их переписке с другими учреждениями.

Наиболее важные документы готовились секретарем коллегии, остальные - по указанию секретаря - канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов. Кстати, обязательность составления документов по формулярам предусматривалась многими законоположениями Петра I.

Разновидностями переписки были письма, доношения, реляции, известия, требования, прошения. На документе, поступившем в коллегию, секретарь в верхнем правом углу проставлял дату и номер.

В 1722 г. издается «Табель о рангах», положивший начало строгой системе чинов, званий, титулов, употребление которых в официальных бумагах было обязательным.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, управление осуществлялось на основе единоначалия с помощью таких официальных документов, как циркуляры и распоряжения (в гражданских делах), приказы (в военных делах). Разработанное крупнейшим государственным деятелем М.М. Сперанским «Общее учреждение министерств» (1811 г.) установило единообразие делопроизводства и отчетности.

Рассуждая о свойствах слов, М.М. Сперанский рекомендовал придерживаться строгих языковых правил. Рекомендации М.М. Сперанского по формированию канцелярского стиля речи внесли огромный вклад в то, что в современном делопроизводстве принято называть унификацией языка деловой переписки.

Режим Временного правительства, пришедшего к власти в России в результате Февральской революции 1917 г., не внес существенных изменений в практику подготовки официальных писем. 15 марта 1917 г. Временное правительство приняло постановление «Об упрощении формы официальных сношений и бумаг», которое заключалось лишь в отмене «титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства»; точно так же, как в заседаниях, строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практике оформления официальных документов сохранился традиционный речевой ритуал.

После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

На I Московской инициативной конференции по нормализации техники управления, состоявшейся в сентябре 1922 г., был поставлен вопрос о стандартизации деловой переписки. В 20-е гг. специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов.

В 60-80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированной системе научно-технической информации (АСНТИ) возобновились работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов деловых документов в виду перспективы их машинной обработки.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1970 г. был введен в действие Государственный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел и др.). Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов запрещалось.

Дальнейшие работы по совершенствованию делопроизводства в СССР привели к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), одобренной Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.

Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы предприятий и учреждений страны, хотя система и не обладала юридической силой нормативного документа, позволило в дальнейшем усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документооборота - максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения.

Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы, контроль исполнения.

В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.

Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.

Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.

В целом положительной стороной ЕГСД является комплексный подход к рассмотрению традиционных вопросов делопроизводства. Кроме того, система также включает рекомендации по научной организации труда работников делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Разработчики ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную по тем временам технологию выполнения управленческих процедур и их документированию.

Недостатком ЕГСД, выявившимся впоследствии, явился тот факт, что она не предусматривала внедрения элементов новых информационных технологий, уже находивших применение в зарубежной практике.

Внедрение в управление средств вычислительной техники поставило вопрос о переработке ЕГСД.

В 1988 г. Главархивом СССР была утверждена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей доработкой в государственную систему документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). ГС ДОУ с учетом неоднократных переизданий и доработок до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в стране.

В рамках ЕГСД и ГСДОУ в 1970-1990 гг. были приняты и пересматривались ряд государственных стандартов и нормативных материалов, касающихся унифицированных систем документации и оформления организационно-распорядительных документов. Первые стандарты на ОРД были введены в действие в 1972 г. Речь идет о ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72, которые затем с учетом длительного опыта их применения были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ 6.38-90, а затем доработанный на его основе ГОСТ Р 6.30-97 являются предшественниками действующего в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

С 70-х годов XX в. в управлении стали внедряться средства вычислительной техники, что потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Полный перечень действующих на сегодня УСД дан в общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Становление и развитие делопроизводства в СССР заложило основу для формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

1.3 Нормативно-методическая и правовая база, регламентирующая работу с документами

Нормативно-методическую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам. Приведем ниже краткую характеристику важнейших из них, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», Закон РФ «Об электронной цифровой подписи», Закон РФ «О государственной тайне», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности документов) и т.д.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении материала. Вот эти документы: - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Как уже было сказано, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т.д.) - ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Принят и введен в действие с 1 июля 2003 г.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавшими и отмененными стандартами (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72).

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. №68. Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве примера для создания собственных систем документационного обеспечения управления;

- Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Основы законодательства определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Кроме перечисленных нормативно-методических документов, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки соответствующих инструкций по документационному обеспечению управления конкретной организации, предприятия, фирмы.

2. Основные положения по документированию управленческой деятельности

2.1 Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов - докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен без документный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного обеспечения;

- с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документ осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными организациями, а также неподчиненным когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениями, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединения ми, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями - при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

- с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели, документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2.2 Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению правил, норм, характеристик. В сферах производства и обращения продукции стандартизация определяется как деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в названных сферах деятельности, повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.

Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и сознанию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

«УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности».

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

- унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

- унифицированная система банковской документации (код 0400000);

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

2.3 Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Заключение

С созданием документов в Русском государстве сложилось обширное бумажное делопроизводство. В документированной деятельности, по работе с документами, появились прямые предписания по содержательной и оформляющей частям документов. Порядок их оформления и движения как внутри документа, так и между ними. Делопроизводство требовало определенных навыков и опыта, которых часто не имел начальник приказа - судья, поэтому в помощники судьям в приказы назначались дьяки. Делопроизводство в учреждениях XVI-XVII вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировались законодательством.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Важнейшими требованиями при составлении распорядительных документов, являются достоверность, объективность и максимальная краткость документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Литература

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. С.-Пб.: Питер, 2004. - 256 с.

2. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебник для вузов. - Ростов н/Д.: Феникс, 2004. - 384 с.

3. Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник. - М.: Бератор-Пресс, 2003. - 320 с.

4. Кондратьева Т.Н., Панфилова Т.А., Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Изд. ТГУ, 2002. - 260 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Экономика, 2003. - 408 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 4-е изд. - М.: Экономика, 2003. - 408 с.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд. - М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2007. - 528 с.

8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: Интел-Синтез, 2006. - 288 с.

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2006. - 344 с.

10. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.А. Кадровое делопроизводство. - М.: Интел, 2005. - 400 с.

11. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. -2005. - №2. - С. 30 - 36.

12. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. - М.: ЭКМОС, 1999. - 234 с.

13. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

14. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. - М.: Проспект, 1999. - 80 с.

15. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: Приор, 2004. - 128 с.

Размещено на Allbest.ru