Размещено на http://www.allbest.ru/

Для экономического развития и эффектного управления предприятием необходима целесообразная система информационного обеспечения. Эта тема на сегодняшний день все более актуальна из-за увеличения конкуренции и как залог успеха информационное обеспечение. Где информационная система представляет собой структуру, обеспечивающую движение информации (документов) внутри предприятия (фирмы) с целями управления.

Так же, можно рассматривать организацию в целом, охватывая все функции управления, но и можно рассматривать отдельные функции управления, например, это, может быть учет, анализ, планирование. Поэтому, использование информационного обеспечения значительно облегчит труд работников, а так же улучшит показатели развития фирмы, за счет передачи своевременной информации о положении деятельности фирмы. Все это осуществляется на фирме за счет электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Залогом эффективного управления предприятием является качественное информационное обеспечение всех уровней на предприятии. Поэтому, целью курсовой работы является построение информационной системы, построенную на основе реально существующих и взаимодействующих процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп. А так же внедрение современной информационной системы, позволяющая сократить накладные расходы и повысить производительность управленческого труда.

Сейчас Россия перешла к рыночной экономике, а это требует современных подходов к эффективному управлению. Это возможно при наличии комплексной системы, которая объединяет управление производством, финансами, снабжением, персоналом, сбытом продукции. Информация нужна всем: управляющему, коллективу, всем работающим. Всем им необходимо получать и осваивать новую информацию, которая помогает в решении вопросов.

Объект исследования в данной курсовой работе является ООО «Вента». Это молодая развивающаяся фирма, которая состоит из различных отделов. В его состав входят:

· Дирекция.

· Бухгалтерия.

· Отдел маркетинга (работа с поставщиками, посредниками, клиентами).

· Проектный отдел (составление проектов монтажа, их разработка и стоимость).

· Технический отдел (монтаж, обслуживание, ремонт оборудования).

· Производственный отдел (изготовление деталей, узлов вентиляции).

· Транспортный отдел (доставка оборудования).

· Складской отдел (товарный запас).

· Отдел реализации.

Основные отделы фирмы ООО «Вента» являются производственный, проектный отдел и отдел реализации, т.к. они способствуют наибольшему доходу. Можно рассмотреть их более подробно.

От производственного отдела зависит основное производство. Этот отдел осуществляет организацию и контроль за производством. Идея производства включает в себя обслуживание и ремонт, т.е. например, заказ деталей на ремонт оборудования. Поэтому производственный отдел имеет отношение не только основному производству, но и к техническому отделу - обслуживание, ремонт.

Отдел производства имеют монтажные бригады, которые осуществляют монтаж оборудования. После чего сдают отчет о проделанной работе, и в соответствии с выполненным проектом передается в бухгалтерию.

Отдел обслуживания и ремонта занимается гарантийным и постгарантийным ремонтом, а так же совершенствование и восстановление существующих объектов. У заказчика подписываются документы о выполненной работе и передаются в бухгалтерию.

Проектный отдел тесно связан с техническим отделом, он предоставляет ему проекты и техническую документацию на оборудование по его установке.

Отделом реализации является отдел продаж, он занимается реализацией оборудования и фурнитуры через сеть магазинов, а так же предоставление сервисных услуг (технический отдел). Отдел продаж связан с отделом маркетинга по установке цен, оптимальных систем скидок и услуг, предоставление дисконтных карт, поиск выгодных поставщиков.

Организационная структура фирмы есть логическая взаимосвязь уровней и функциональное направление деятельности. Тип построения линейно - функциональный. Эта структура сложно управляемая, не поворотная, но очень живуча. Каждый уровень оценивается результатами работы, которые характеризуются выполнением конкретных целей. Как функция управления является мотивация и поощрение подчиненных.

Мотивирование - это воздействие на человека с целью побудить его, выполнить определенные действия. Стимулировать мотивацию можно с помощью вознаграждений, премий, заработной платой.

А также стимулирование может быть психологическое - это благодарности, грамоты, звания.

Управление фирмой - это возможность организованных систем различной направленности, обеспечивая сохранность их определенной структуры, поддержания режима деятельности, реализация программы, достижение цели деятельности.

Преимущество такой структуры.

1 Единоначалие (один руководитель, которому подчиняются все уровни организации).

2 Четко поставленные цели каждого уровня.

3 Полномочия и ответственность.

4 Взаимосвязь уровней.

5 Поощрение подчиненных за дополнительную работу.

Недостатки организационной структуры.

1. Структура не поворотная, т.е. менее гибкая, сложно приспосабливается к ситуационным изменениям.

2. Перегрузка управления верхнего уровня.

3. Достижения фирмы зависят непосредственно от квалификации верхнего уровня, начальства.

4. Доступ к информации усложнен, за счет ее контроля через начальство.

5. Эффективность качества работы на разных уровнях - разный.

6. Отсутствует контроль работников, которые работают вне организации.

7. Перекладывание ответственности при возникновении проблемы, требующих участия нескольких уровней.

8. Недостаточные использование в области сети «Интернет».

Делая вывод, можно сказать, что почти все недостатки структуры связаны с недостатком знаний в области информационной системы.

Информационные системы предприятия - это есть движение документов (информации) внутри предприятия с целью управления. Где документооборот является частью производственной структуры, как необходимое и незаменимое, по сравнению с оборудованием, персоналом и прочим. Руководитель имеет непосредственное отношение к документам, так как он проверяет документацию и ставит свою подпись на отказ или добро. Поэтому, руководитель теряет большое количество времени на неправильно оформленные и несвоевременно оформленные документы, а так же невозможность найти быстро нужный документ.

Структура управления организации -

1. организационная - разработка комплекса нормативных документов; штатного расписания фирмы; отделов, группы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей.

2. плановая - разработка и осуществление планов.

Перечень планов:

Бизнес план для всей фирмы (доходы).

План производства.

План маркетинговых исследований.

Финансовый план.

Сроки планов бывают разными: год, полугодие, квартал, месяц, день.

3. учетная - производится по готовым формам и методам учета, показателей фирмы. Это может быть финансовый учет, бухгалтерский учет, управленческий учет.

4. контрольная - это контроль за выполнение планов выполняет экономист.

Документация бывает разной по объему затраченного времени и ее сложности. А так же бывают документы, которые заполняются по готовой форме, т.е. с помощью персонального компьютера, путем подстановки данных через программное обеспечение.

Тоже большое количество времени теряется на регистрацию документа у секретаря и доведение до исполнителя, так как секретарь ведет регистрацию всех документов фирмы, тем самым, затрудняя их движение.

Но хоть и фирма молодая, она обеспечила введение локальной сети, тем самым, частично снизив плотность документооборота. Использование локальной сети позволяет обмениваться информацией в виде наработок между сотрудниками для выполнения задач в рамках фирмы, снизив расходы на потребление бумаги.

Маркетинговый отдел тесно связан с продвижением оборудования. Этому отделу необходима сеть «Интернет» для реализации: это реклама, возможность открытия своего «сайта», переправление электронной почты и др.

Сделав вывод, можно сказать, что деловая активность возрастает.

Для анализа документооборота возьмем только основные отделы, такие как:

1 бухгалтерия

2 маркетинговый отдел

3 отдел проектирования

4 технический отдел

5 отдел реализации

Построим таблицу документооборота.

Количество документов сгруппированные по подразделениям.

Из этой таблицы видно, какие подразделения сильно загружают документами руководство. Самыми основными загруженными подразделениями являются бухгалтерский отдел и отдел маркетинга, количество документов в этих отделах наибольшее - это положительный эффект, значит, фирма востребована и она развивается. Но для этого необходимо принять меры, по сокращению потоков документов из бухгалтерии и снизить нагрузку с отдела маркетинга.

Также, следует проанализировать изменение объема документооборота за год, есть ли сезонность. Для этого необходимо разделить все документы, которые обращаются в системе фирмы.

Документы бывают:

1. Входящие.

2. Исходящие.

3. Приказы, (исходящие от начальства: по основной деятельности).

4. Внутренние, (служебные, финансовые).

Построим таблицу и произведем анализ документооборота в течение года на 2006год помесячно для определения сезонности.

управление мотивирование персонал документооборот

Из этой таблицы видно, что спад документооборота происходит в Январе и Феврале месяце. Этот спад легко объяснить, из-за сезонности оборудования.

В фирме «Вента» производят и реализуют такую продукцию, как системы вентиляции, отопление, кондидиционирование. Повышение документооборота происходит в Мае, Июне, Июле, в период наступления жаркой погоды, повышаются продажи вентиляторов, кондиционеров. Также происходит в период наступления холодов, повышаются продажи отопительных систем. Поэтому, можно делать прогнозы на повышение документооборота и принимать соответствующие меры.

Делая вывод анализа документооборота и загруженности персонала, можно сказать, что сезонный спад дохода не велик, судя по 2006году, а загруженность персонала высокая, поэтому необходимо совершенствовать системы документооборота и внедрять современные информационные системы. Информационные системы будут способствовать получению дохода, а сами по себе они дохода не приносят.

Для того, чтобы затраты на информационные системы были эффективными, можно высвободить часть работников (уволить) и освободившиеся средства направить на информационные системы.

Для информационного обеспечения фирмы требуется не только персональный компьютер, но и разные другие технические средства:

1. Копировально-множительная техника - это ксерокс, сканер, принтер.

2. Вычислительная - компьютер, калькулятор.

3. Телекоммуникационная связь - телефон, факс, локальная сеть, сеть Интернет, электронная почта.

4. Средства массовой информации - телевизор, газеты и другое.

Обеспечение различной техникой, способствуют снижению расходов, экономнее расходуется время, способствует оперативному принятию решений, облегчается планирование, контроль и управление организации.

С помощью этих средств руководитель или персонал фирмы могут принимать быстрые и правильные решения. Для этого необходимо учесть наличие и качество технических средств, а также уровень персонала и способность использования технических средств.

Усовершенствование информационного обеспечения на фирме:

- Необходимо учесть, квалификацию и уровень подготовки персонала, способствовать развитию знаний в области использования современных технических средств.

- Легкость доступа в Интернет персоналом, с ограниченным помесячным лимитом.

- Установка и усовершенствование специальных программ.

- Установка высокоскоростной сети Интернет.

- Обновление старой вычислительной техники.

- Для снижения возможности просадки скорости передачи информации, необходимо сервер объединить через swich.

- Установка антивирусных программ.

- Использование сети на основе «Сервера».

- Копирование дисков для хранения в архиве.

- Для обслуживания «Сервера» и сети, требуется системный администратор.

- Разделение локальной сети бухгалтерии от остальных отделов (для снижения загрузки отдела и защиты конфиденциальности.

Расходы на информационное обеспечение требуются значительные, но обеспечивая бесперебойную работу техники, помогает производить быструю переустановку программ, получать новую информацию из сети Интернет, обмениваться сообщениями, способствует быстрому решению задач и увеличению дохода. Сеть Интернет в организациях стала использоваться сравнительно недавно, сейчас это считается престижно и удобно.

Информационные системы являются стимулом для достижения целей деятельности человека. Сейчас, на рынке товаров и услуг существует огромная конкуренция. Преимущества фирмы должны быть:

- осуществление управленческого контроля (начальники отделов).

- операционный контроль.

- стратегическое планирование.

Учитывая, преимущества и информационные технологии, все это способствует повышению качеств фирмы, к ним можно отнести качество производимого оборудования, качество обслуживания или сервиса, расширение документальной базы.

Использование глобальной сети Интернет не только маркетинговым отделом, но и другими. Например, бухгалтерия могла бы отправлять через электронную почту различные отчеты, что снизило бы затраты времени.

Поэтому, использование информационных систем (технологий) является залогом успеха организации.

Информационные технологии часто относят к проблемам затрат. Для решения этой задачи руководители часто обращаются, в какие то другие организации. Но пока не будет решена проблема информационных технологий, организация будет находиться на низком счету.

От информационных технологий фирмы зависят:

- использование руководством И.Т., зависит стратегия фирмы.

- использование И.Т. менеджерами, для осуществления своей деятельности: снижению издержек, поиск поставщиков и т.д.

- бухгалтерский учет, финансовый.

- предложение информационных технологий в зависимости от требований фирмы.

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для функциональных специальных задач.

Работники, из-за ограниченности своей деятельности в организации, не имеют полной ясности относительно всех процессов фирмы. Поэтому, могут возникать недостатки при работе в организации. Специалисты должны совершенствовать свои знания в области всех процессов организации.

Низкий уровень поставщиков информационных систем заключается во взаимоотношениях с клиентом, их работа является чисто сбытовой.

Необходимо принятие мер, главным является ориентация на клиентов, установление долгосрочных связей и доверия.

В организации желательно проводить мероприятия с работниками фирмы по использованию информационных технологий, тем самым, облегчая процесс работ.

Можно сказать, что компьютеризация, конечно, облегчает работу, но профессиональное знание компьютера стоит на очень низком уровне. А работа в сети предъявляет повышенные требования к пользователю, он должен уметь управлять сетью и обслуживать ее (уметь бороться с вирусами). Иначе, можно поставить под угрозу работу всей организации.

Также, переход к электронной форме информации полностью невозможен из-за недостаточного уровня компьютеризации, зависит от инерции мышления, из-за перемен в законодательстве.

Литература

1. Благодатских В.А./ «Экономика, разработка и использование программного обеспечения». - М.: 1995.

2. Селезнев М.Л. / «Информационные вычислительные системы и их эффективность». - М.: 1989.

3. Скрипкин К.Г./ «Финансовая информатика» / Учебное пособие. - М.: 1997.

Размещено на Allbest.ru