Функции управления, принятие решений в процессе организации управления
Характеристика основных функций управленческой деятельности: планирование, организации управленческих процессов, мотивация и контроль. Система управления производством. Разработка, оценка и выбор альтернативы при принятии управленческого решения.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | реферат |
Язык | русский |
Дата добавления | 11.01.2011 |
Размер файла | 30,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Контрольная работа по теме
«Функции управления, принятие решений в процессе организации управления»
Содержание
Введение
1. Функции управленческой деятельности
1.1 Функция планирования
1.2 Функция организации управленческих процессов
1.3 Мотивация
1.4 Функция контроля
2. Система управления производством
3. Принятие решений в управлении
3.1 Проблемы
3.2 Разработка, оценка и выбор альтернативы
3.3 Организация, анализ и контроль выполнения решения
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Менеджером можно назвать человека только тогда, когда он принимает организационные решения или реализует их через других людей. Принятие решений, как и обмен информацией, есть составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формулируя цели, и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления.
Решение - это выбор альтернативы.
Ни один человек, взрослея, не может не познать на практике процесса принятия решений. Как способность к коммуникациям, так и способность принимать решения, это умение, развиваемое с опытом. Каждый из нас в течение дня принимает сотни, а на протяжении жизни - тысячи и тысячи решений.
В управлении принятие решения более систематизированный процесс, чем в частной жизни. Ставки зачастую много выше. Частный выбор индивида сказывается, прежде всего, на жизни его собственной и немногих связанных с ним людей. Менеджер выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и для других работников. Люди, находящиеся на верхних этажах крупной организации, порой принимают решения, связанные с миллионами долларов. Что еще важнее - управленческие решения могут сильно влиять на жизнь многих людей, по меньшей мере, каждого из тех, кто работает с принявшим решение руководителем, и, возможно, каждого в организации.
Вот почему принятию рациональных решений необходимо учиться.
Руководителю необходимо понимать, как действовать более рационально и систематизировано для того, чтобы не навредить организации и себе лично.
Цель данной работы - рассмотреть функцию решения как процесс, требующий детального изучения, и как совокупность управленческих решений через призму основных функций управления, осуществляемых руководителем организации.
1. Функции управленческой деятельности
Функции управления - совокупность объективно необходимых, устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленностью.
В организационно - техническом плане управление может быть подразделено на функции по двум основным признакам:
по содержанию процесса управления
по принадлежности к сферам или видам производственно - хозяйственной деятельности
Деление на функции по содержанию процесса управления является основополагающим, так как именно им определяется круг задач, которое призвано решать управление как часть совокупного общественного труда.
Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.
Основные функции управления представляют часть управленческого цикла, характеризующаяся регулярным видом деятельности. Современная теория управления выделяет следующие элементы типового управленческого цикла:
- планирование (выбор целей и план действий по их достижении);
- организация (распределение задач между подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними);
- мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей);
- контроль (соотнесение реально достигаемых или достигнутых результатов с запланированными).
Эти четыре основные функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.
Процесс коммуникаций представляет собой процесс обмена информацией между организацией и внешней средой, в которой функционирует предприятие, между уровнями и подразделениями в организации; непосредственно между руководителем и подчиненным, к которому также относятся и неформальные коммуникации.
1.1 Функция планирования
Функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.
Стратегическое планирование начинается с анализа среды организации. Он предполагает изучение:
- макроокружения (состояние экономики и политики, правового поля, природной среды и ресурсов, научно-технический, социальный и культурный уровни развития общества и т.д.);
- непосредственного окружения (покупатели, конкуренты, поставщики и т. д.);
- внутренней среды (кадры, организация управления, производство, финансы, маркетинг и т. д.)
Затем определяется миссия организации. Под миссией следует понимать сформулированное утверждение, раскрывающее смысл существования организации и ее отличие от других организаций, т. е. для чего она создана.
На следующем этапе стратегического планирования устанавливаются цели, для достижения которых функционирует организация. Цели определяют организационные отношения, на них базируются системы мотивации и контроля.
Существует два типа целей: долгосрочные и краткосрочные. Обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, а долгосрочными -- которые будут достигнуты через два-три года и более.
Основными направлениями, в соответствии с которыми в организации определяются цели, являются: прибыльность, положение на рынке, финансовые ресурсы, производительность, разработка и производство продукции, технология, человеческие ресурсы, работа с покупателями.
Затем осуществляется разработка стратегии - комплексного плана, предназначенного для осуществления миссии организации, и ее целей. Из существующих стратегических альтернатив развития бизнеса выбирается та стратегия, которая лучше всего учитывает цели предприятия, интересы руководства, ресурсы, квалификацию работников, зависимость организации от внешней среды.
Бизнес-планы в основном имеют следующие разделы:
- продукция и услуги;
- маркетинг;
- производственный план;
- управление и организация;
- капитал и юридическая форма компании;
- финансовый план.
1.2 Функция организации управленческих процессов
управленческое решение планирование
Эти процессы подразделяются на основные (изменение параметров предмета труда), обслуживающие (накопление, контроль и передача предмета труда) и вспомогательные (создание нормальных условий для выполнения основных и обслуживающих процессов).
Рациональная организация управленческих процессов характеризуется равной пропускной способностью разных рабочих мест одного процесса, соразмерностью обеспечения рабочих мест информацией, материальными ресурсами и т.д., совмещением операций во времени, максимальным использованием рабочего времени для выполнения управленческих процессов и т.д.
1.3 Мотивация
Мотивация -- процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.
Например, одним из важнейших направлений управления является мотивация маркетинговой деятельности. Она включает: разработку концепции маркетинга, информационное обеспечение, исследование рынка, стимулирование повышения конкурентоспособности товара, организацию деятельности всех подразделений с позиций маркетинга, рекламу, товародвижение, планирование и контроль маркетинга.
1.4 Функция контроля
Последняя функция процесса управления -- контроль, который устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.
Контроль обычно выполняется в три этапа. На первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы. На втором этапе при сравнении показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На последнем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами, и определяется, какие действия необходимо предпринимать.
Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий по количеству, качеству, затратам, срокам и др. параметрам
Осуществление регулярного и качественного учета и контроля над функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности.
Конкретные функции управления определяются по принадлежности задач управления к деятельности организации или конкретным стадиям производственного процесса, или по направленности на конкретные факторы производства. Ориентируясь на типовой состав конкретных функций управления, можно сгруппировать их по следующим признакам:
по признакам воздействия на все сферы деятельности
перспективное и текущее управление, экономическая деятельность, специальное планирование;
организация работ по стандартизации;
учет и отчетность;
экономический анализ;
по признаку воздействия на отдельные стадии производственного процесса
начальные стадии (научно - техническая, социальная, экономическая подготовка);
производственная стадия (основное производство, вспомогательное и обслуживающее);
заключительная стадия (управление технической, экономической и социальной подготовкой производства; организация основного, вспомогательного и обслуживающего производств; управление технологическими процессами; оперативное управление производством; технический контроль и испытание; организация метрологического обеспечения; сбыт продукции).
в) по признаку воздействия на отдельные факторы производства
организация работы с кадрами;
управление организацией труда и заработной платы;
управление материально - техническим снабжением;
организация творческой деятельности коллектива;
капитальное строительство.
Мы рассмотрели основные составляющие управленческого процесса, теперь определим само понятие управленческого процесса.
Процесс управления - непрерывная деятельность объединенных в определенную структуру субъектов управления, направленная на достижение поставленных целей управления, путем реализации определенных функций и применения соответствующих методов и принципов.
2. Система управления производством
Система управления производством представляет собой единый механизм, каждое звено которого выполняет предназначенную ему функцию, взаимосвязанную с функциями других звеньев.
Управление -- это синтез средств и способов подготовки управленческих решений и организация их исполнения.
Субъектом управления в организации является администрация предприятия, объектом - процесс производства, персонал предприятия и т.д.
Имеет смысл уделить внимание такому виду управленческой деятельности как стратегическое планирование или управление, поскольку именно данная деятельность содержит основные направления развития предприятия, этапы деятельности по руководству предприятием, в том числе решение вопросов маркетинга, финансовых и производственных вопросов.
Важнейшие вопросы маркетинга, финансовой деятельности и производства в стратегическом управлении решаются на этапе обследования сильных и слабых сторон организации.
Решая вопросы маркетинга, изучается влияние внешней среды (конъюнктуры рынка: рыночных цен, потребителей, конкурентов, посредников, и др.) на предприятие, выявляются недостатки в управлении организацией, определяются резервы повышения эффективности деятельности.
Решая производственный вопрос, особое внимание уделяется задаче повышения конкурентоспособности продукции (повышению качества, расширению потребительских свойств товаров, освоению новых технологий производства).
Управление финансами направлено на достижение устойчивого финансового положения предприятия, т.е. его платежеспособности. Финансовый менеджмент позволяет обеспечить потребности воспроизводства ресурсов (человеческих, материальных и др.) предприятия, осуществлять их перераспределение для выравнивания экономического и социального уровня организации.
3. Принятие решений в управлении
Принятие решений в управлении представляет собой сложный и систематизированный процесс, состоящий из ряда этапов и стадий, начинающийся с формулирования проблемы и заканчивающийся совершением действий, решающих эту проблему.
3.1 Проблемы
Первая стадия рассматриваемого процесса состоит в признании необходимости решения и включает в себя следующие этапы:
* признание проблемы;
* формулирование проблемы;
* определение критериев успешного решения проблемы.
Каждое новое решение в управлении возникает на основе ранее сделанного решения, действия по которому либо завершились, либо отклонились от первоначально выбранного варианта, либо вошли в противоречие с изменениями, происшедшими во внешней среде. Отклонение ситуации от заданного состояния в процессе принятия решения обнаруживается менеджерами не сразу. На практике это отклонение представляет собой разрыв между целями организации и уровнем их достижения. Быстрота выявления этого расхождения зависит от двух факторов: способности системы управления делать это в режиме саморегулирования, опытности и индивидуальных характеристик менеджера.
Признание проблемы является необходимым условием для ее решения, так как если проблема не существует для того, кто принимает решения, то и принятие решения не состоится.
Раз проблема признана, то следующий этап в рассматриваемом процессе -- это интерпретация и формулирование проблемы. Интерпретация проблемы -- это придание значения той проблеме, которая признана. Проблема может быть определена как возможность, как кризис или как рутинная проблема. Первый тип проблемы необходимо обнаружить и раскрыть. Второй и третий -- проявляются сами и требуют вмешательства менеджера.
Определение проблемы предполагает получение ответа на следующие вопросы: 1) что действительно происходит в организации? 2) каковы причины происходящего? 3) что за всем этим стоит?
В обязанности менеджера определить:
- последствия проблемы (капиталоемкость, эффективность, и т.п)
- воздействие на организацию (что произойдет в результате решения проблемы);
- срочность проблемы и ограничения по времени;
- степень использования способностей и времени руководителя;
- внимание к проблеме (мотивированность и наличие способностей у участников);
- жизненный цикл проблемы (может ли проблема решиться сама собой или в ходе решения других проблем).
Изучение этих факторов позволяет менеджеру определить порядок решения проблем, проанализировав их от наиболее важных до наименее важных. Наиболее важными, как правило, становятся проблемы со следующими характеристиками:
- проблема получает сильную поддержку и давление извне в пользу ее решения (например, вышестоящее руководство настаивает на завершении работы над проектом в течение определенного срока);
- проблема поддерживается ресурсами, необходимыми для ее решения (например, выделены дополнительные бюджетные средства, материалы, люди);
решение проблемы открывает возможности, от которых нельзя отказаться (например, выход на рынок с новой продукцией позволяет фирме улучшить конкурентные позиции, получить большую прибыль и увеличить доходы своих работников).
По мнению многих специалистов, данный этап начинается с определения критериев двух типов: критерий «мы должны» и критерий «мы хотим». Первый тип критерия должен быть определен до того, как будет рассматриваться какая-либо альтернатива.
В случае критерия «мы хотим» рассматриваются те цели, которые желательны, но по отношению к которым необязательно должны разрабатываться какие-либо альтернативы. Критерий «мы хотим» заставляет менеджера думать о всех возможных вариантах, не исключая идеальных. Это способствует развитию творчества путем расширения границ для внесения новых альтернатив. В целом определение данных критериев на ранних этапах процесса принятия решения вынуждает менеджера думать о том, каким будет лучшее решение.
3.2 Разработка, оценка и выбор альтернативы
Стадия выработки решения состоит из этапов разработки, оценки и выбора альтернатив. Как только определены факторы, ограничивающие решение, менеджер может начинать работу по поиску альтернатив или возможных направлений действия для решения проблемы. Многие из альтернативных решений легко обнаружить. Они обычно известны из предыдущего опыта и стандартны.
Однако нередко возникают новые, уникальные проблемы, решение которых не умещается в привычные и стандартные рамки. В этом случае необходим творческий подход. Существует много методов творческого поиска альтернатив: так называемая «мозговая атака»; выдвижения предложений; групповой анализ ситуации; причинно-следственная диаграмма; карта мнений.
Важно понять, что творческая обстановка при поиске альтернатив создается самим руководителем. Он делает людей творцами нового. Секрет творческой среды -- в умелом управлении.
Приводимые ниже шесть шагов могут сделать поиск альтернатив более творческим:
* мотивация на поиск;
* предоставление большего количества информации, позволяющей всесторонне и глубже познать проблему;
* свободное обсуждение и допущение любых идей по решению проблемы;
* создание условий для озарения;
* опробование идеи другими людьми на предмет ее соответствия установленным критериям.
Все предложенные альтернативы на следующем этапе должны быть сравнены друг с другом или оценены для последующего выбора лучшей из них.
Оценка предполагает определение отрицательных и положительных сторон рассматриваемых альтернатив и установление между ними некоего уровня компромисса. Для этого используются как количественные, так и качественные, или неосязаемые, измерители. Последние в основном порождаются отношениями между различными силами, участвующими в решении проблемы (трудовые отношения, политическая ситуация, отношение к риску и т.п.).
Выбор альтернативы является своего рода вершиной в процессе принятия решения. При выборе альтернативы могут использоваться три подхода: учет прошлого опыта; проведение эксперимента; исследование и анализ.
Привлечение прошлого опыта является, пожалуй, наиболее используемым подходом в выборе альтернативы. Опытные менеджеры не просто используют данный подход, но и испытывают сильную веру в него. Это лежит в основе утверждения о том, что чем выше уровень руководства, тем больше требуется опыта. В определенной степени опыт вырабатывает у руководителя умения и навыки принятия правильных решений.
Опыт в решении проблем и принятии решений развивает умение и навыки в суждении и интуиции. Вместе с тем многие считают, что расчет на прошлый опыт для планирования будущего может быть очень опасным. Это происходит вследствие недостаточного учета и анализа причин прошлых ошибок и неудач. Опыт становится полезным и мощным инструментом в принятии решений, если имеет место его тщательный анализ, а не слепое следование ему, и если в ходе этого анализа выявляются основательные причины успеха или неудач. В этой связи большой интерес для менеджера представляет изучение опыта успешных компаний, равно как и компаний, потерпевших неудачу.
Эксперимент как метод выбора альтернативы основан на том, что берется одна или несколько альтернатив и они апробируются на практике с целью определения того, что же может произойти. Эксперимент широко используется в науке. Существует достаточно веское мнение о необходимости широкого использования данного метода в управлении и, в частности, при принятии решений. Считается, что это чуть ли не единственный путь для менеджера добиться уверенности, что принимаемое решение правильно. Однако следует принять во внимание дороговизну техники экспериментирования. Возможно, это самый дорогостоящий метод. Также сложностью использования эксперимента является и то, что даже после его завершения у менеджера все еще могут оставаться сомнения в правильности выбора, так как возможная будущая ситуация не обязательно будет копировать ситуацию настоящую. Вместе с тем существуют решения, которые просто не могут быть приняты без проведения по ним подтверждающего правильность выбора эксперимента. Так, например, решение о серийном выпуске того же холодильника не может быть принято без производства и испытания одной или нескольких его моделей. Эксперимент также широко используется в маркетинговых решениях. Организационные решения часто проверяются в подразделениях, прежде чем их распространяют на всю компанию. Кадровое решение может быть проверено в ходе ротации или стажировки на новой должности.
Считается, что наиболее общим и, возможно, наиболее эффективным методом отбора альтернатив является проведение исследований и анализа. Этот метод предусматривает решение проблемы на основе поиска взаимосвязей между наиболее важными ее переменными, ограничениями и основами, которые рассматриваются по отношению к поставленным целям. В целом это «кабинетный» подход к принятию решения.
3.3 Организация, анализ и контроль выполнения решения
Завершающая стадия -- это выполнение решения. Она состоит из организации выполнения решения, анализа и контроля выполнения. Наиболее распространенной ошибкой менеджеров является предположение, что если выбор в отношении решения сделан, то решение обязательно будет выполнено.
Выполнение решения -- это устранение проблемы, его породившей, по отношению к которой было принято решение.
Организация выполнения решения предусматривает координацию усилий многих людей. Менеджер должен стремиться избегать потенциальных конфликтов, делать людей заинтересованными и мотивированными на реализацию решения, таким образом расставить людей, чтобы максимально использовать их способности.
Для этого, во-первых, необходимо составить план мероприятий, превращающих решение в реальность.
Необходимо распределить права и ответственность среди участников. Важно помнить старое правило: «Ничего не происходит, если нет ответственного за действие». Следует также построить коммуникационную сеть для обмена информацией и отрегулировать соответствующие отношения подчинения между участниками. Во-вторых, менеджер должен проявить беспокойство о конфликте интересов и принятии данного решения его исполнителями. Этому во многом способствуют различные методы делегирования полномочий и участия в управлении.
Следующий этап -- это встраивание в решение механизма получения информации о ходе выполнения решения. Основой такого механизма должна стать система обнаружения ошибок и достижений в действиях по выполнению решения. Когда система такого отслеживания отклонений работает эффективно, тогда проблемы в выполнении решений могут быть предотвращены до того, как они проявятся.
Полученная в ходе отслеживания информация необходима для проведения корректировки действий. Отслеживание и обратная связь занимают в работе менеджера много времени. При этом информация из первоисточника всегда лучше, чем подготовленный кем-то отчет или данные из «вторых» рук. В первом случае замечается больше деталей и нюансов, делается более правильная оценка и достигается более верное восприятие потенциальных проблем и их решений. Также это позволяет показать подчиненным интерес менеджера к выполняемому решению. Принятие решения было рассмотрено выше как рациональный процесс, т.е. как серия стадий и этапов, через которые должен пройти менеджер от начала до конца, чтобы дойти до полного выполнения решения и устранения возникшей проблемы.
Заключение
Таким образом, процесс управления организацией включает в себя следующие основные функции управления: планирование; организация; мотивация; контроль.
Важнейшие функции коммуникации и принятия решений являются связующими процессами в управлении.
Функции управления могут быть подразделены по двум основным признакам:
по содержанию процесса управления
по принадлежности к сферам или видам производственно - хозяйственной деятельности.
Выполняя указанные функции, руководитель постоянно принимает решения, связанные с организационной, производственной, финансовой деятельностью.
Алгоритм принятия управленческого решения (или решений) состоит из следующих стадий:
признание необходимости решения;
выработка решения;
выполнение решения.
На стадии признания необходимости решения происходит процесс восприятия и признания проблемы; четко формулируется проблема, определяются критерии успешного ее решения.
На стадии выработки решения происходит разработка альтернатив, их оценка и выбор преимущественной альтернативы.
На стадии выполнения решения организуется выполнение решения, анализируется и контролируется его выполнение; проверяется его результативность, и, при необходимости, осуществляется его корректировка.
Список используемой литературы
1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент.- М.: «Гардарика», 2007.
2. Веснин В.Р., Основы менеджмента. - М.: «Издательство Проспект», 2008.
3. Карданская Н.Л., Принятие управленческого решения.- М.: «Юнити», 2006.
4. Мескон М.Х. и др., Основы менеджмента.- М.: «Дело», 2007.
5. Смолкин А.М. Менеджмент. Основы организации. Учебник. - М.: «ИНФРА - М», 2008.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Изучение факторов внешней и внутренней среды организации. Методы управления и мотивации персонала. Проведение деловых совещаний и встреч. Разработка и принятие управленческих решений. Оценка структуры баланса и финансовых результатов деятельности фирмы.
отчет по практике [37,1 K], добавлен 19.01.2014Управленческое решение как выбор альтернативы в процессе реализации основных функций управления, особенности и отличия управленческого решения от других видов решений. Факторы, влияющие на качество управленческого решения, сущность неопределенности.
курс лекций [61,7 K], добавлен 05.05.2009Роль управленческих решений в процессе управления, планирования, организации, координации и контроля. Принятие решения в условиях неопределенности, необходимость применения моделирования в производственных организациях. Анализ процесса принятия решений.
контрольная работа [843,1 K], добавлен 19.05.2010Принятие решений и обмен информацией как составная часть управленческой функции. Отличительные особенности управленческих и организационных решений. Анализ системы участия персонала в принятии управленческого решения. Виды информации для принятия решения.
презентация [250,6 K], добавлен 17.02.2015Место решения в процессе управления. Риск при принятии решений. Методы подготовки информации для принятия решений. Методы осуществления эффективного выбора управленческого решения. Методы рационализации управления затратами и прибылью.
дипломная работа [142,4 K], добавлен 20.01.2004Сущность, виды, типы и классификация управленческих решений, их роль в процессе управления. Краткая характеристика предприятия ОАО "Мордовспирт". Анализ управленческой ситуации, процесс принятия решений и их реализация, контроль и оценка результатов.
курсовая работа [145,5 K], добавлен 28.11.2014Общие и специальные функции менеджмента. Особенности процесса управления. Анализ практики осуществления функции менеджмента в автоцентре Hyundai: планирование, организация управления, мотивация и контроль. Характеристика автоцентра как объекта управления.
курсовая работа [124,7 K], добавлен 07.07.2014Методология и организация процесса разработки управленческих решений, коммуникации в процессе управления, мотивация труда персонала, на примере деятельности ООО "Колибри". Рекомендации по совершенствованию системы управления рекламной организацией.
курсовая работа [95,3 K], добавлен 21.05.2016Теоретические аспекты управления принятием решений. Рассмотрение основных управленческих функций современной организации. Методологические основы анализа управления принятием решений. Прогнозирование управленческих решений в российских организациях.
курсовая работа [153,5 K], добавлен 31.01.2018Система и задачи управленческого учета, иерархия его систем. Информационная база управленческого учета. Теоретические основы процесса принятия управленческого решения. Использование данных управленческого учета при принятии управленческих решений.
дипломная работа [194,8 K], добавлен 19.12.2010