Информационные технологии, используемые в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

1. Информационные технологии и системы

1.1 Информационные технологии

Информационные технологии (ИТ) могут быть определены как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и другие технологические средства хранения, обработки и передачи информации. Эти технологические приемы позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об организации и потребителях. Они позволяют сотрудникам организации общаться друг с другом способами, которые не так давно невозможно было представить. Доступность ИТ и постоянно снижающиеся затраты на их внедрение оказывают постоянное давление на организации, побуждают их к инвестициям в новые аппаратные средства, программное обеспечение и другие технологические возможности обработки информации, поскольку это является непреложным требованием рынка.

Менеджмент получил возможность оперативного получения огромных информационных массивов, а значит, ИТ способствуют повышению эффективности и производительности труда на каждой стадии процесса принятия стратегических решений. Посредством ли компьютеризированного производства, общения с потребителями в режиме реального времени, контроля над запасами ИТ ускоряют как операционные процессы, так и процессы принятия решений. Обратимся к примеру базирующейся в Токио корпорации Као (производство дискет для компьютеров, потребительских товаров и специальных химикатов), серьезного соперника компании Procter & Gamble. В соответствии с ее отчетами создание глобальной информационной сети обошлось ей в $ 27 тыс. на каждого сотрудника. Но Као получила возможность собирать и обрабатывать подробнейшую информацию о потребителях, а значит, ускорить реакцию на изменение их требований, как в производстве, так и в логистике.

1.2 Различные типы информационных систем

информационный технология менеджмент автоматизация

Информационные системы (ИС) представляют собой базирующиеся на использовании компьютеров системы, направляющие аппаратные средства, программное обеспечение и человеческие ресурсы на поддержку организационной информации и удовлетворение коммуникативных нужд. Известно множество способов классификации ИС. Один из наиболее распространенных способов установления различий между ИС - установление фокуса оценки на функциях, которые они выполняют в организации, и людях, которых обслуживают. Информационные системы менеджмента обеспечивают принятие стратегических решений высшим менеджментом, операционные информационные системы поддерживают обработку данных, необходимых для осуществления текущих бизнес-операций и функциональных операций менеджмента низших уровней. Взаимосвязь управленческих и операционных ИС по бизнес-операциям бизнеса и уровням менеджмента представлена на рис. 1. Далее мы обсудим каждую из этих систем.

Операционные информационные системы

Системы обработки трансакций, системы контроля над производственным процессом и офисные автоматизированные системы классифицируются как операционные ИС, ибо они обеспечивают осуществление текущих бизнес-операций и принятие решений менеджментом низших уровней организации.

Системы обработки трансакций регистрируют и обрабатывают данные о бизнес-операциях. К ним относятся ИС, с помощью которых ведется учет продаж потребителям, закупок у поставщиков, изменений запасов, выплаты заработной платы сотрудникам. Эти ИС поставляют сведения в организационные базы данных, которые позволяют создавать информационную продукцию, такую как отчетность по поставкам продукции клиентам, платежная документация по заработной плате и финансовые отчеты. Системы обработки трансакций идентифицируют, накапливают и организуют основные бюджетные блоки информации, на базе которых и осуществляются операции организации, с их помощью генерируется основная часть отчетной документации.

В дополнение к задачам регистрации и обработки данных, операционные ИС могут использоваться для принятия стандартных решений для оперативного контроля над процессами. Системы контроля над процессами применяются, например, на нефтеперерабатывающих предприятиях, целлюлозно-бумажных комбинатах, в производстве продуктов питания, на электростанциях. Системы контроля над производственным процессом обеспечивают мониторинг и проверку трансформационных процессов. Специальные датчики непрерывно следят за изменениями температуры или давления и преобразуют их в замеры, результаты которых передаются в центральный компьютер для обработки и осуществления регулировок в режиме реального времени.

Офисные автоматизированные системы, такие как процессоры-редакторы, настольно-издательские, электронная почта и телекоммуникации, также входят в семейство операционных ИС. Их основное предназначение - трансформация в электронные носители традиционно выполняемых вручную процедур. Например, компания Chevron осуществляет в месяц более 5800 электронных платежей поставщикам. Офисные автоматизированные системы позволяют компаниям добиться повышения производительности финансовых отделов, уменьшения ошибок и улучшения отношений с потребителями.

Операционные ИС особенно эффективны в компаниях, организационные решения которых носят во многом вероятностный характер. Например, в компании Northrop при производстве каждого фюзеляжа истребителя «F/A-18» требовалось 400 тыс. бумажных носителей информации разнообразного формата. Когда Northrop перешла на компьютеризированную ИС, трехметровая куча бумаги по каждому фюзеляжу была переведена на один-единственный компакт-диск. В случае необходимости уточнения инструкций сотрудники немедленно обращаются к компьютерной базе данных, а менеджеры мгновенно вносят изменения в технологические процедуры, избегая неудобств и противоречий, которые неизбежны при их оформлении с помощью бумажной документации. Новая система Northrop позволила сэкономить $ 20 млн. только на производстве фюзеляжей истребителей.

До 1960-х гг. ИС использовались главным образом для обработки трансакций, бухгалтерском учете и ведении отчетности. Появление в 1964 г. Нового поколения компьютеров, в которых были применены схемы с кремниевыми чипами, позволило получить значительное увеличение удельной производительности в обработке информации на доллар затрат. По мере того как производители компьютеров поощряли приобретение новых систем, менеджеры компаний клиентов получали наглядное представление о возможности их использования в процессе принятия важных решений, началась эпоха управленческих ИС.

Информационные системы менеджмента

Информационные системы менеджмента (ИСМ) - это компьютерные системы, обеспечивающие необходимую информацию и поддержку принятия управленческих решений. Так же как операционные ИС, они включают в себя программное и аппаратное обеспечение плюс человеческие ресурсы. Когда менеджеру отдела производства необходимо принять решение о производственном графике, ему, к примеру, требуются данные об ожидаемом количестве заказов. Прогноз составляется на анализе тенденции развития рынка, уровне запасов, численности сотрудников различных специальностей. Все эти данные призвана обеспечить ИСМ.

Распространенной формой такой системы являются информационные системы отчетности, обеспечивающие менеджеров и участвующих в управлении сотрудников необходимыми для принятия повседневных решений отчетами.

Системы поддержки принятия решений - это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятие решений сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям определенным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в интерактивном режиме соответствующие рассматриваемой ситуации варианты действий.

Информационные системы исполнительного руководства облегчают принятие стратегических решений на высшем уровне управления. Используемое в них программное обеспечение обеспечивает доступ пользователей к большим массивам комплексных данных, предоставляет возможности их анализа и представления.

Такие системы предоставляют высшему менеджменту возможность быстрого доступа к необходимой внутренней и внешней информации, способствуют идентификации проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними ситуаций.

2. Информационные технологии, используемые в управлении

2.1 Системы MRP

В конце 60-х годов, в связи с бурным развитием вычислительной техники, ее возможности перестали быть востребованы только отдельными наукоёмкими отраслями, компьютерные системы прочно входили в повседневную деловую жизнь. Повсюду начались активные попытки оптимальной автоматизации и информатизации бизнеса, создавались новые концепции управления и совершенствовались уже существующие. Основными целями автоматизации производственных компаний являлись: точный расчет актуальной себестоимости продукции, ее анализ, понижение затрат в процессе производства и повышение производительности в целом, благодаря эффективному планированию производственных мощностей и ресурсов. Результатом оптимизации этих параметров являлись понижение конечной цены готовых изделий и повышение общей производительности, что соответственно немедленно отражалось на конкурентоспособности и рентабельности компании. В результате поиска решений в области автоматизации производственных систем родилась парадигма планирования потребностей в материалах (MRP). По сути, MRP-методология представляет собой алгоритм оптимального управления заказами на готовую продукцию, производством и запасами сырья и материалов, реализуемый с помощью компьютерной системы. Другими словами, MRP система позволяла оптимально загружать производственные мощности, и при этом закупать именно столько материалов и сырья, сколько необходимо для выполнения текущего плана заказов и именно столько, сколько возможно обработать за соответствующий цикл производства. Тем самым планирование текущей потребности в материалах позволяло разгрузить склады как и сырья и комплектующих (сырье и комплектующие закупались ровно в том объеме, который можно обработать за один производственный цикл и поступались прямо в производственные цеха), так и склады готовой продукции (производство шло в строгом соответствии с принятым планом заказов, и продукция, относящаяся к текущему заказу, должна быть произведена ровно к сроку его исполнения (отгрузки)). Собственно методология MRP является реализацией двух известных принципов JIT (Just In Time - Вовремя заказать) и KanBan (Вовремя произвести). Разумеется, идеальная реализация концепции MRP невыполнима в реальной жизни. Например, из-за возможности срыва сроков поставок по различным причинам и последующей остановки производства в результате этого. Поэтому в жизненных реализациях MRP-систем на каждый случай предусмотрен заранее определенный страховой запас сырья и комплектующих (safety stock), объем которого определяется компетентным руководством компании.

После появления концепции MRP, казалось бы, все основные проблемы производства были решены, активно создавались и продавались компьютерные программы, реализующие ее нехитрые принципы. Однако в процессе дальнейшего анализа существующей ситуации в мировом бизнесе и ее развития, выяснилось, что всю большую составляющую себестоимости продукции занимают затраты напрямую не связанные с процессом и объемом производства. В связи с растущей от года к году конкуренцией, конечные потребители продукции становятся все более “избалованными”, ощутимо увеличиваются затраты на рекламу и маркетинг, уменьшается жизненный цикл изделий. Всё это требует пересмотра взглядов на планирование коммерческой деятельности. Отныне нужно не “что-то производить и стараться потом продать”, а “стараться производить, то, что продается”. Таким образом, маркетинг и планирование продаж должны быть непосредственно связаны с планированием производства. Исходя из этих предпосылок, и зародилась новая концепция корпоративного планирования.

MRPII (Manufacturing Resource Planning)

Очевидно, на любом производственном предприятии существует набор стандартных принципов планирования, контроля и управления функциональными элементами. Такими элементами являются производственные цеха, функциональные отделы, аппарат руководства и т.д. Давайте на основании этих принципов, попытаемся создать замкнутую логическую систему, которая позволяет отвечать на следующие тривиальные вопросы:

- Что мы собираемся производить?

- Что для этого нужно?

- Что мы имеем в данный момент?

- Что мы должны получить в итоге?

Эти, на первый взгляд простые вопросы всегда должны иметь ясные ответы для руководящего состава любого коммерческого (производственного и непроизводственного) предприятия. Одной из основ эффективной деятельности любого предприятия является правильно поставленная система планирования. Собственно, она и призвана содействовать ответам на эти вопросы.

Эта система планирования должна чётко отвечать на вопрос: "Что нам конкретно нужно в тот или иной момент времени в будущем?". Для этого она должна планировать потребности в материале, производственные мощности, финансовые потоки, складские помещения и т.д., принимая во внимание текущий план производства продукции (или услуг - здесь и далее) на предприятии. Назовем такую систему системой планирования ресурсов предприятия, или же MRPII-системой (Manufacturing Resource Planning System. Окончание аббревиатуры - римская цифра "II" не несет никакого лексического смысла, впрочем, ниже мы объясним историю возникновения этого окончания)

Таким образом, MRPII-система должна состоять из следующих функциональных модулей:

Планирование развития бизнеса (Составление и корректировка бизнес-плана).

Планирование деятельности предприятия.

Планирование продаж.

Планирование потребностей в сырье и материалах.

Планирование производственных мощностей.

Планирование закупок.

Выполнение плана производственных мощностей.

Выполнение плана потребности в материалах.

Осуществление обратной связи.

Модуль планирования развития бизнеса определяет миссию компании: её нишу на рынке, оценку и определение прибылей, финансовые ресурсы. Фактически, он утверждает, в условных финансовых единицах, что компания собирается произвести и продать, и оценивает, какое количество средств необходимо инвестировать в разработку и развитие продукта, чтобы выйти на планируемый уровень прибыли. Таким образом, выходным элементом этого модуля является бизнес-план.

Модуль планирования продаж оценивает (обычно в единицах готового изделия), какими должны быть объем и динамика продаж, чтобы был выполнен установленный бизнес-план. Изменения плана продаж, несомненно, влекут за собой изменения в результатах других модулей.

Модуль планирования производства утверждает план производства всех видов готовых изделий и их характеристики. Для каждого вида изделия в рамках выпускаемой линии продукции существует своя собственная программа производства. Таким образом, совокупность производственных программ для всех видов выпускаемых изделий, представляет собой производственный план предприятия в целом.

Модуль планирования потребности в материалах (или видах услуг - "здесь и далее") на основе производственной программы для каждого вида готового изделия определяет требуемое расписание закупки и/или внутреннего производства всех материалов комплектующих этого изделия, и, соответственно, их сборку.

Модуль планирования производственных мощностей преобразует план производства в конечные единицы загрузки рабочих мощностей (станков, рабочих, лабораторий и т.д.)

Модуль обратной связи позволяет обсуждать и решать возникающие проблемы с поставщиками комплектующих материалов, дилерами и партнерами. Тем самым, этот модуль собственно и реализует знаменитый "принцип замкнутой петли" (Closed loop principle) в системе. Обратная связь особенно необходима при изменении отдельных планов, оказавшихся невыполнимыми и подлежащих пересмотру.

2.2 Системы ERP

Система ERP (Enterprise Resources Planning) - это системы комплексного планирования ресурсов предприятия. Если системы MRP II используются для планирования исключительно ресурсов производства, то системы ERP занимаются планированием всех ресурсов предприятия (управление персоналом, заказами, финансами и т.д.). В рамках концепции ERP возможно управление корпорацией (и не только промышленной). Для этого реализовано управление дочерними предприятиями. Возможности, заложенные в стандарте MRP II, были распространены на предприятия, работающие в различных областях деятельности.

По сравнению с системами MRP II в системах ERP появились развитые средства управления финансами и персоналом, развитые средства поддержки принятия решений, средства конфигурирования и интеграции с приложениями других типов. В системах ERP появились механизмы управления, предназначенные не только для компаний, функционирующих в одной стране, но и для транснациональных корпораций, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности.

Предложенная в 2000 году аналитиками Gartner Group концепция систем ERP II в своей основе содержат идею выхода за рамки задач по оптимизации и автоматизации процессов внутри предприятия, присущих концепции ERP. Новая парадигма предполагает более глубокую и богатую модель взаимодействия между компаниями. Позволяет предприятию "разделять" свою информацию и на этой основе сотрудничать с другими компаниями в рамках совместной коммерции.

Используемые в составе ERP II средства электронного бизнеса являются своего рода "клеем", объединяющим предприятия в глобальной экономике. Концепция ERP II позволяет работать в рамках электронного бизнес сообщества. Системы ERP II вобрали в себя и объединили все основные выделенные к этому моменту типы корпоративных приложений:

систему планирования ресурсов предприятия ERP в прежнем понимании этого термина,

систему управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relation Management),

систему управления цепочками поставок SCM (Supply Chain Management),

средства аналитики и поддержки принятия решений BI (Business Intelligence),

систему управления данными IMS (Information Management System) для интеграции всех компонентов,

средства электронной коммерции и взаимодействия через Интернет e-commerce.

2.3 SIC (Статистическое Управление Складскими запасами)