Организация работы отдела кадров

Содержание

Введение 3

1. Организация работы отдела кадров 6

1.2 Организация труда 12

1.3 Нормативы времени на отдельные операции 13

1.4 Состав кадровой документации 14

2. Практическая часть 22

2.2 Цель практической работы 28

Заключение 35

Список используемых источников 37

Введение

В ходе курсовой изучаются и анализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Открытое Акционерное Общество «Ревдинского Кирпичного Завода».

Целью курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности ОАО «РКЗ», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Из этого исходит ряд задач:

Изучить литературу организации работы кадровой службы;

Изучить особенности кадровой службы;

Изучить функции, задачи, основных видов деятельности организации кадровой службы;

Рассмотреть места и значения кадровой службы в деятельности ОАО «РКЗ»;

Изучить организацию работы кадровой службы ОАО «РКЗ», ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

1. Организация работы отдела кадров

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии Экономика предприятия под редакцией проф. О.И. Волкова - Москва: Инфра - М, 2002 - 416с. Стр.215 - 223 - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров Приложено в приложение положение об отделе кадров.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» Настольная книга менеджера по кадрам. В.И. Шкатулла 2-е изд. И доп. - М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА - ИНФРА-М), 2002. - стр.5. рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава предприятия;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

руководство работой отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

основы экономики, организации труда и управления;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностная инструкция начальника отдела кадров Приложена в приложение должностная инструкция инспектора по кадрам. ОАО «РКЗ»

Нормативная численность сотрудников отдела кадров

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать. Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:

Т(1) * К(1)

Ч = Ф(п)

где Т(1) - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), ч;

К(1) - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);

Ф(п) - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), ч.

1.2 Организация труда Курс Менеджмента под редакцией Д.Д. Вачугова - Ростов-на-Дону: Изд. «Феникс», 2003 - 512с. Стр.91 - 114

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1993г. №320 и утверждено директором кирпичного завода.

Оформление и учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1994г. № 71а, так как в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня1994 г. № 57а/27н с 1 января 1995г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в1994 - 1995 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям.

Учет явок на работу и уходя с нее на заводе организован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.

1.3 Нормативы времени на отдельные операции

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);

заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости - период испытательного срока;

на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

1.4 Состав кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

личная карточка (форма № Т-2);

учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

личные заявление работников предприятия;

графики отпусков;

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, № 21/ п - о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

2. Практическая часть

В практической части курсовой, хочу рассмотреть и проанализировать процесс работы организации кадровой службы ОАО «Ревдинского кирпичного завода».

Отдел кадров ОАО «РКЗ» подает заявки в центр занятости населения, на подбор кандидата по вакансиям, которые у них имеются. Приложены в приложение 2 документа « Заявка на подбор кандидата по вакансии (руководителя, специалиста) » Центр занятости населения, рассмотрев заявку, подбирают подходящие кандидатуры, в настоящее время имеющие статус безработного. Имеющие, подходящее образование, прошедшие специальную подготовку, для этой вакансии. Затем лица желающие работать по данной профессии, обращаются в отдел кадров ОАО «РКЗ». В отделе кадров предлагают заполнить персональную анкету претендента Приложена в приложение « Персональная анкета претендента». Руководство предприятия рассматривают кандидата на имеющуюся должность, если же полностью подходит, то берут на работу.

Отделом кадров ОАО «РКЗ» была подана заявка на подбор кандидатуры внешнего управляющего. Была выбрана лучшая кандидатура Евгения Иванова, имеющего высшее техническое образование, прошедшего

специальную подготовку в области антикризисного управления. Евгений заполнил персональную анкету, после рассмотрения руководством завода, был принят на предприятие на должность внешнего управляющего.

Отделом кадров был оформлен Приказ (распоряжение) о приеме работника работу Приложен документ в приложение « Приказ (распоряжение) о приеме на работу. статья 68. Трудового кодекса Российской Федерации изменения и дополнения внесены на 15.09.2009год. Так же заведена личная карточка форма Т-2 Приложена в приложение «Личная карточка работника». Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

паспорт;

трудовая книжка;

военный билет;

документ об образовании;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

идентификационный налоговый номер;

приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

Евгений Иванов назначен внешним управляющим на предприятие ОАО «РКЗ». Евгению 35 лет, имеет высшее техническое образование, прошел специальную подготовку в области антикризисного управления.

После назначения на должность Евгений несколько раз посещал территорию завода вместе с руководителями территориального агентства по банкротству, встречался с некоторыми из его руководителей и достаточно подробно знакомился с существующей документацией предприятия. Управленческий персонал завода, проработавший на предприятии много лет, старше среднего возраста (50--60 лет). Евгений считает, что, поскольку с бывшим руководителем их связывают многие годы совместной работы и, возможно, дружеские отношения, они могут отнестись к нему не очень доброжелательно. Кроме того, один из лидеров прежнего состава руководства - главный инженер М.Л. Осетров - выставлял от предприятия свою кандидатуру на должность внешнего управляющего, но не прошел конкурс, в связи с этим уволился по собственному желанию.

Из молодых руководителей можно отметить заместителя директора по маркетингу Ю.А Федотова - специалиста в области рекламы, проработавшего на предприятии четыре месяца и старающегося найти для предприятия варианты сбыта кирпича, а также А.В. Капитонова, начальника отдела снабжения (40 лет), имеющего широкие контакты с предприятиями-смежниками.

Руководитель отдела кадров Н.И. Филимонова (50 лет), педагог по образованию, работает на предприятии два года, прошла краткосрочные курсы по переподготовке, имеет хороший контакт, как с руководителями, так и с рабочими. Она душой болеет за предприятие и с надеждой смотрит на нового руководителя.

Евгений понимает, что успех первых месяцев во многом будет зависеть от авторитета, который он сможет завоевать у управленцев, рабочих, а также тех кадровых решений, которые он примет.

2.1 Цель практической части

Знакомство Евгения с работниками управленческого персонала предприятия в ходе совещания, (цель, временной график, результаты, материалы дня раздачи руководителям).

Стратегия разговора Евгения с руководителем отдела кадров (цели, запрос на кадровую информацию, способы привлечения на свою сторону).

Проанализировать материал о заводе.

ОАО «РКЗ» по выпуску кирпича, разной марки и качества. На заводе работает около 1200 человек (ранее работало около 3тыс.), объем производства снизился в 15 раз. Объем заказов, как правило, неизвестен даже на один месяц вперед, предприятие работает «на склад».

Структура предприятия сохранилась почти в неизменном виде с 2003 г., ее можно представить следующим образом:

Генеральный директор

Дирекция (заместители генерального директора по направлениям: производство, технология, экономика, маркетинг, снабжение, разработка новой продукции, общие вопросы)

Начальники цехов, смен, участков, мастера

Из 1200 работников предприятия: руководство - 100 человек, ИТР - 250 человек, рабочие - 850 человек.

Из подразделении, организованных менее года назад, можно особо выделить дирекцию по маркетингу и отдел рекламы.

Начальник отдела кадров смог показать:

штатное расписание, составленное в 2003 г. и включающее 2500 рабочих мест (в настоящее время существует 40 вакансий);

положения о дирекции по маркетингу, отделу рекламы, отделу кадров;

личные дела руководителей.

За последние пять лет на завод принято 25 сотрудников. Как правило, они приглашены лично генеральным директором, который находил их по своим собственным каналам, привлекая к поиску старых знакомых из министерства. Из них сейчас работает только зам. директора по маркетингу.

Проведен опрос по анкете Приложена в приложение анкета., в связи с тем чтобы узнать причины увольнения. Увольнялись в следующей динамике: 10 человек - после двух лет работы, 8 - после одного года работы, 6 - до одного года работы. Среди основных причин увольнений - низкая заработная плата, невозможность профессионального роста, семейные обстоятельства.

Таблица 1 Социально-демографические показатели

Среди сотрудников предприятия	Среди управленческого персонала
10% старше 50 лет (80% мужчины)	75% старше 50 лет (100% мужчины)
75% старше 40 лет (65% женщины)	20% старше 40 лет (85% мужчины)
10% старше 30 лет (55% мужчины)	5% старше 30 лет (75% мужчины)
5% старше 20 лет (100% женщины)

30% - городские жители, 70% - жители поселка кирпичного завода ;

Система стимулирования. По Положению о системе стимулирования (от 2003 г.): 85% - повременная оплата труда, 15% - премии. Зарплата выплачивается 2 раза в месяц. При снижающемся объеме производства зарплата становится ниже.

Затраты на обучение (темы экономика, управление, технология внешнего управляющего.

2003г. - 10% от ФЗП (обучение высшего и среднего управленческого персонала - месячные программы подготовки - Ревда, Первоуральск, Екатеринбург);

2004 г. - 5% от ФЗП (краткосрочные семинары для высшего и среднего управленческого персонала - Екатеринбург);

2005г. - 2% от ФЗП (программы годичной подготовки);

2006-2009 гг. - 0.

Таблица 2 - Количественные показатели управленческого персонала в зависимости от исполняемых ролей и уровня менеджмента (%)

РОЛИ	Высший уровень	Средний уровень	Низший уровень
Наставник	31	6	0
Лидер по содержанию	17	17	0
Генератор идей	6	18	22
Критик	13	5	43
Эрудит	15	14	13
Организатор	8	20	13
Эмоциональный лидер	10	20	9

2.2 Цель практической части

1. Проанализировать материал о заводе и охарактеризовать:

проблемы организационной структуры;

основные кадровые процессы;

управленческий персонал предприятия.

2. Предложить систему управления персоналом данного предприятия:

сформулировать основные цели работы с персоналом;

описать наиболее значимые процессы, которые должны быть реализованы.

3.Предложить программу внедрения системы управления персоналом и сформулировать первоочередные мероприятий, которые должны быть проведены.

Евгений Иванов, назначенный внешним управляющим на кирпичный завод, составил для себя проект антикризисного управления данным предприятием. Как первоначальный этап ним было запланировано проведение совещания с целью знакомства с управленческим персоналом.

Прежде чем провести совещание Евгений Иванов приглашает начальника отдела кадров Филимонову Н.Н. и дает ей задание подготовить первоначально информацию о низшем звене управления (начальниках цехов, смен, участков и мастерах), то есть предоставить их личные дела.

Для себя Евгений Иванов определил, что совещание будет проводиться в три этапа: с низшим, средним и высшим управленческим персоналом. Изучив структуру предприятия, управленческий персонал которого составляет 60 человек и, зная, что по правилам проведения совещания положительные результаты достигаются при присутствии не более 20 человек, он условно разделил управленческий персонал каждого звена на группы.

Результатом совещания Евгений хотел видеть информацию, полученную от руководителей каждого звена, которая будет обобщена и использована в дальнейшей работе по выводу предприятия из кризиса. Для этого было дано задание всем руководителям предоставить краткую информацию о проблемах на местах в виде небольшого доклада (в письменном виде).

В результате обобщения информации, полученной после проведения совещаний на всех уровнях были сформулированы следующие проблемы:

отсутствие денежных средств, что привело к несвоевременной оплате счетов поставщикам комплектующих и, соответственно, к простоям;

низкая выплата зарплаты, что повлекло текучесть кадров;

использование устаревших технологий - неудовлетворенность работой, отсутствие возможности проявить творческую активность, самовыразиться;

нехватка молодых специалистов;

большое количество брака на производстве - затоваривание склада.

На основании изложенного, Евгением в сотрудничестве с высшим звеном управления, был разработан стратегический план выхода предприятия из кризиса с учетом информации, полученной от низшего и среднего звена.

Стратегический план:

воспользоваться прямыми и косвенными формами государственной поддержки в виде бюджетного займа, налоговой льготы и реструктуризации налоговой задолженности;

заключить договор на приобретение современного оборудования в лизинг;

возобновить связи с зарубежными партнерами под инвестиционные проекты;

расширение деятельности предприятия без привлечения дополнительной рабочей силы:

сервисное обслуживание двигателей;

гарантийный ремонт;

продажа кирпича, непригодного для строительства домов в сельскую местность;

сдача в аренду неиспользуемых площадей под СТО;

создание экспериментального отдела для реализации нововведений, предложенных работниками предприятия. В связи с этим создать комиссию по генерированию идей из состава рабочих и ИТР. Заседание комиссии - 1 раз в месяц;

применение норм ускоренной амортизации;

обучение работе на новом оборудовании;

привлечение молодых специалистов путем заключения договоров с ВУЗами, техникумами и ПТУ с предоставлением мест для прохождения производственной практики;

введение сдельной оплаты труда рабочих и разработка системы премирования для стимулирования производственной деятельности, доплата за наставничество, применение коэффициента трудового участия;

пересмотр окладов и выплата премий по результатам работы подразделения за месяц (от 15 до 25 %).

Для составления стратегического плана Евгением была проанализирована дополнительная информация: социально-демографические показатели, структура предприятия, количественные показатели состава управленческого персонала в зависимости от исполняемых ролей и уровня менеджмента, система стимулирования, а также динамика заработной платы по отношению к объему производства. После анализа этой информации были разработаны следующие мероприятия:

создать резервный фонд для финансирования;

программы подготовки квалифицированного персонала;

обучения высшего управленческого персонала в зарубежных учебных центрах;

краткосрочные семинары для среднего и высшего управленческого персонала на территории Свердловской области по темам: Экономика, Управление, Технология производства;

изменить структуру предприятия с функциональной в командную (проектную) структуру.

Организационная структура предприятия.

Существующая на предприятии функциональная структура обладает недостатками, которые замедляют выход предприятия из кризиса. К таким недостатками относятся:

трудности поддержания постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;

длительная процедура принятия решений;

отсутствие взаимопонимания и единства действий между функциональными службами;

снижение ответственности исполнителей за работу в результате того, что каждый исполнитель получает указания от нескольких руководителей;

дублирование и несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками, поскольку каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.

В сложившейся ситуации необходимо перейти к более эффективной организационной структуре - к командной.

Командная (проектная) структура - временная структура (команда), создаваемая из самых квалифицированных сотрудников предприятия для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. После завершения работ, команда распускается, а ее члены возвращаются в родные подразделения. Формирование командных взаимоотношений позволяет преодолеть недостатки функциональных структур (в первую очередь организованный сверху в них процесс принятия решений) и использовать их преимущества (масштабность организации, углубленное обучение), а также добиться разрушения функциональных преград между отделами.

Достоинства командной структуры:

устраняет барьеры между отделами, что способствует достижению компромисса;

улучшает морально-психологический климат;

повышает степень вовлеченности сотрудников в процесс труда;

сокращает число административных уровней.

Обновленная структура данного предприятия выглядит следующим образом:

управленческое подразделение:

производственный отдел (научно-исследовательские лаборатории, конструкторское бюро);

информационный отдел (библиотека, архив, вычислительная техника);

сервисный отдел (гарантийное и сервисное обслуживание);

администрация (дирекция, бухгалтерия, плановый отдел);

совещательный орган (комиссии, комитеты);

производственное подразделение:

основное производство;

инструментальное хозяйство (обслуживание основного производства);

экспериментальное хозяйство (опытные образцы);

отдел по общим вопросам (энергетика, склады, гаражи);

социальная сфера: поликлиники, клубы, профилактории, детские сады, базы отдыха.

Основные кадровые процессы

Пересмотреть и подготовить проекты штатного расписания и коллективного договора с учетом вышеизложенных изменений в работе предприятия.

Организовать профсоюз работников предприятия.

Создать юридический отдел с привлечением специалистов на контрактной основе.

Создать комиссию по генерированию идей.

Создать на контрактной основе отдел по менеджменту персонала из квалифицированных специалистов с опытом работы.

Ежедневная планерка с отчетами руководителей о работе своего подразделения за прошедший день и планом работы на текущий.

Ротация кадров

А.В. Привалова, не прошедшего конкурс на должность внешнего управляющего, назначить заместителем директора по инновационным вопросам и председателем комиссии по генерированию идей. Оформить Приказ (распоряжение) о переводе на другое место работы Приложен документ в приложение « Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.. Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации Трудовой кодекс Российской федерации изменен и дополнен на 15. 09.2009год. ст.72.1..

На должность главного инженера избрать на конкурсной основе работника из числа ИТР среднего уровня, в связи с увольнением по собственному желанию бывшего главного инженера М.Л. Осетрова. Оформлен Приказ (распоряжение) о прекращение (расторжении) трудового договора с работником Приложен документ в приложение «Приказ (распоряжение) о прекращение (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)., статья 80 Трудового кодекса «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Начальника отдела кадров Филимонову Н.Н., не имеющую соответствующего образования и квалификации, назначить председателем профсоюзного комитета. Оформить приказ (распоряжение) о переводе.

Во вновь созданный отдел по менеджменту персонала (бывший отдел кадров) пригласить специалистов на контрактной основе: менеджер по персоналу, психолог, социолог (до 40 лет, с гибким мышлением, широким взглядом на вещи, способным самостоятельно разработать собственную кадровую политику).

Стиль управления

Е. Иванов на данном этапе избрал демократический стиль управления (руководитель - координатор, руководимый - партнер). По работе авторитет - реальный, степень организованности - гибкие организационные рамки исполнения работ, вид решений - коллегиальный, делегирование полномочий - общая задача и общая ответственность, вид контроля - контроль результатов.

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Список используемых источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Интел-Синтез, 2004.

2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: 2003.

3. Басовский Л.Е. Менеджмент М: Инфра -М 2006

4. Ваханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс М: МРУ, 2001. Журнал «Карьера», 2005 -2009.