Применение информационных систем при принятии управленческих решений

24

Введение

Управление -- процесс целенаправленного и планомерного воздействия управляющей системы на управляемую для достижения объектом управления поставленных перед ним целей. Процесс управления функционированием предприятия включает в себя множество принимаемых решений и действий по сбору и обработке информации о производственном и экономическом функционировании, подготовке вариантов управленческих решений, их сравнению по достигаемым результатам, отбору лучших решений и обеспечению их реализации.

В системе управленческого учета организации формируется информация для внешних и внутренних пользователей.

В отношении информации для внешних пользователей цель учета состоит в формировании информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении организации (в дальнейшем - информация), полезной широкому кругу заинтересованных пользователей при принятии решений.

Информация, сформированная исходя из этой цели, отвечает общим потребностям большинства заинтересованных пользователей. Это, однако, не означает, что в бухгалтерском учете формируется вся информация, которая может оказаться необходимой и достаточной для заинтересованных пользователей при принятии решений.

Заинтересованными пользователями информации, формирующейся в управленческом учете, считаются лица, имеющие какие-либо потребности в информации об организации и обладающие достаточными познаниями и навыками для того, чтобы понять, оценить и использовать эту информацию, а также имеющие желание изучать эту информацию.

Заинтересованными пользователями могут быть реальные и потенциальные инвесторы, работники, заимодавцы, поставщики и подрядчики, покупатели и заказчики, органы власти и общественность в целом.

Поскольку интересы заинтересованных пользователей значительно различаются, бухгалтерский учет не может удовлетворить все информационные потребности этих пользователей в полном объеме. Информация, формирующаяся в бухгалтерском учете, удовлетворяет потребности, являющиеся общими для всех пользователей. [3,стр.27]

В частности, управленческие решения, принимаемые всеми заинтересованными пользователями, требуют оценки способности организации воспроизводить денежные средства и аналогичные им активы, времени и определенности их поступления. В результате проведения такой оценки может быть установлена возможность организации обеспечить причитающиеся и предстоящие выплаты инвесторам, работникам, заимодавцам, поставщикам и подрядчикам, государству.

Цель данной работы состоит в изучение применения информационных систем при принятии управленческих решений.

Для реализации поставленной цели решим следующие задачи:

* рассмотрим понятие и необходимость управленческих решений

* рассмотрим взаимосвязи информационных систем и управления на предприятии

* рассмотрим практическое применение автоматизированной обработки информации при принятии управленческих решений

1. Использование ИС при принятии управленческих решений

1.1 Взаимосвязь информационных технологий и управления на предприятии

Говоря об использовании информационных технологий, невозможно обойти вниманием такую важную проблему, как информационные системы при принятие управленческих решений. Она занимает одно из центральных мест в социологии организации. Считая организацию инструментом управления, многие социологи и специалисты по теории управления, начиная с М. Вебера, прямо связывают её деятельность в первую очередь с подготовкой и реализацией управленческих решений. Эффективность управления во многом обусловлена качеством таких решений. Интерес социологов к этой проблеме обусловлен тем, что в решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления организацией. Через них преломляются цели, интересы, связи и нормы. Характеризуя полный цикл управленческой деятельности, состоящий из целеполагания, планирования, организации, координации, контроля и корректировки целей, легко заметить, что он в конечном счёте представлен в виде двух элементов управления: подготовки и осуществления управленческих решений. Именно поэтому решения - центральный элемент управления и организации.

Управленческие решения, таким образом, всегда связаны с изменениями в информационных технологиях, их инициатором обычно выступает должностное лицо или соответствующий орган, несущий полную ответственность за последствия контролируемых или реализуемых решений. Границы компетенции, в рамках которой он принимает решение, чётко обозначены в требованиях формальной структуры. Однако число лиц, привлекаемых к подготовке решения, значительно больше числа лиц, облеченных властью.

Подготовка управленческих решений нередко отделена от функции их принятия и предусматривает работу целого коллектива специалистов. В «классической» теории управления она, как правило, является функцией штабных служб.

Процесс осуществления решения связан с реализацией специального плана, который представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение целей и сроков их реализации. Разработка такого плана - прерогатива соответствующих служб в аппарате управления. Однако сегодня к его разработке привлекаются те, кто будет его реализовывать, то есть непосредственные исполнители.

Одним из важных факторов, влияющих на качество управленческих решений, является число ярусов в организации, увеличение которых ведёт к искажению информации при подготовке решения, искажению распоряжений, идущих от субъекта управления, увеличивает неповоротливость организации. Этот же фактор способствует запаздыванию информации, которую получает субъект решения. Это и обуславливает постоянное стремление сократить число ярусов управления (уровней) организации.

Не меньшее значение приобрела в теории организаций проблема рациональности принимаемых решений. Если первые теоретики социологии управления рассматривали подготовку решения как целиком рациональный процесс, то, начиная с середины 50-х гг., распространение получил подход, согласно которому данный процесс считается ограниченно рациональным, ибо обусловлен социо-культурными и человеческими факторами. Всё чаще при подготовке решений отмечается роль интуиции руководителя.

До трети всех управленческих решений не достигают своих целей по причине невысокой исполнительской культуры. В нашей и зарубежных странах социологи, принадлежащие к самым разным школам, пристальное внимание уделяют совершенствованию исполнительской дисциплины, включению рядовых сотрудников в разработку решения, мотивации такой деятельности, воспитанию «фирменного патриотизма» , стимулированию самоуправления.

Принятие решений на предприятии - это всегда выбор между вариантами действий с разными прогнозами результатов. Текущие управленческие решения редко бывают настолько глобальными, чтобы ценную информацию для них можно было получить из итоговых цифр финансовых отчетов, отражающих состояние компании в целом. Важны, как правило, цифры, показывающие отдельные аспекты деятельности предприятия. Для лучшего понимания сути процесса имеет смысл провести классификацию данных, используемых в принятии решений. Информация может быть поделена по таким параметрам: Вид данных. В сферу интересов управленческого учета входят такие уровни сбора и обработки информации, которые в финансовом учете считаются исключительно аналитическими и не входят в результаты работы финансовых учетных подразделений, как правило, измеряемые в денежном выражении. В управленческие отчеты может включаться количественная информация о продуктах, коэффициенты и показатели, которые измеряются эмпирически, например оборачиваемость текущих активов, денежных средств, рентабельность блюд, стабильность уровня наценки и т.д. [6,стр.99]

Объект, о котором эти данные были собраны. Одно из основных преимуществ управленческого учета над традиционным бухгалтерским состоит в том, что собираемая информация имеет массу аналитических признаков, позволяющих сортировать ее по разным параметрам. Среди наиболее востребованных форм классификации - фильтрация транзакций и хозяйственных операций по объектам учета, каковыми являются внутренние подразделения предприятия. Благодаря свободе выбора учетной политики самими управленцами внутреннее деление компании на учетные блоки вводится с конкретными целями, реализуемыми в дальнейшем с помощью аппарата управленческого учета. На предприятиях общественного питания это могут быть категории блюд, по которым ведется раздельный учет реализации и наценки, например алкогольные и безалкогольные напитки, собственная продукция кухни и закупаемые блюда; отдельные залы, где реализация зависит от разных параметров и по-разному влияет на общий финансовый результат предприятия.

Время, к которому привязан текущий отчет. Предприятие имеет огромное количество внешних и внутренних текущих параметров, изменяющихся во времени, что делает усредненные отчеты за неделю, а тем более за месяц малоинформативными. По-настоящему ценной является статистически обработанная информация, привязанная к определенным временным промежуткам: от определенных часов в течение рабочего дня (например, обеденное время и отчет о реакции гостей на ланчевое предложение) до времени года в отчетах о сезонной зависимости спроса на определенные продукты.

1.2 Информационные системы при обработке различных типов управленческих решений

Типы решений, для которых собираются и обрабатываются данные. Управленческие решения делятся на краткосрочные и долгосрочные. Большую часть информации для тех и других предоставляет управленческий учет. Решения могут классифицироваться также по цели, которую нужно достичь: контроль за уже совершенными хозяйственными операциями или прогнозирование возможных результатов планируемых операций. Отслеживание правильного выполнения задач подразделениями тоже является исключительно важным типом применения учетных данных, поскольку именно формализованная постановка задач и согласованные методы оценки их выполнения являются основным фактором для слаженной работы руководства и персонала.

На основании данных управленческого учета должны приниматься решения о ценообразовании, изменении ассортимента, графике работы сотрудников. С помощью сравнительных данных работы смен можно оценивать даже такие параметры, как совместимость менеджера и покупателя.. Решение о необходимости изменений в ассортименте есть не только искусство управляющего, а информационно обоснованная процедура управления.

Конечно, информационная поддержка для принятия решений не избавляет от необходимости привлечения талантливых и квалифицированных менеджеров. Любой предприятие - это живой и быстро меняющийся организм, требующий присутствия одаренных управленцев, способных решать неординарные вопросы, возникающие ежедневно и ежечасно. Но не следует забывать и о том, что в сегодняшних рыночных условиях себестоимость времени таких людей стремительно растет. И информационные системы, позволяющие освободить часть их рабочего времени, - важный шаг к оптимизации затрат и увеличению эффективности работы предприятия.

В зависимости от используемых технических средств и требований к технологии обработки информации изменяется и состав операций технологического процесса. Операции сбора и регистрации данных осуществляются с помощью различных средств. Различают :

механизированный;

автоматизированный;

автоматический способы сбора и регистрации данных.

1). Механизированный - сбор и регистрация информации осуществляется непосредственно человеком с использованием простейших приборов (весы, счетчики, мерная тара, приборы учета времени и т.д.).

2). Автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, универсальных систем сбора и регистрации, обеспечивающих совмещение операций формирования первичных документов и получения машинных носителей.

3). Автоматический - используется в основном при обработке данных в режиме реального времени.

(Информация с датчиков, учитывающих ход производства - выпуск продукции, затраты сырья, простои оборудования и т.д. - поступает непосредственно в ЭВМ).

Технические средства передачи данных включают:

аппаратуру передачи данных (АПД), которая соединяет средства обработки и подготовки данных с телеграфными, телефонными и широкополосными каналами связи;

устройства сопряжения ЭВМ с АПД, которые управляют обменом информации - мультиплексоры передачи данных.

Запись и передача информации по каналам связи в ЭВМ имеет следующие преимущества:

упрощает процесс формирования и контроля информации;

соблюдается принцип однократной регистрации информации в первичном документе и машинном носителе;

обеспечивается высокая достоверность информации, поступающей в ЭВМ.

Дистанционная передача данных, основанная на использовании каналов связи, представляет собой передачу данных в виде электрических сигналов, которые могут быть непрерывными во времени и дискретными, т.е. носить прерывный во времени характер. Наиболее широко используются телеграфные и телефонные каналы связи. Электрические сигналы, передаваемые по телеграфному каналу связи являются дискретными, а по телефонному - непрерывными.

В зависимости от направлений, по которым пересылается информация, различают каналы связи:

симплексный (передача идет только в одном направлении);

полудуплексный (в каждый момент времени производится либо передача, либо прием информации);

дуплексный (передача и прием информации осуществляются одновременно в двух встречных направлениях).

Каналы характеризуются скоростью передачи данных, достоверностью, надежностью передачи. [2,стр.125]

Скорость передачи определяется количеством информации, передаваемой в единицу времени и измеряется в бодах (бод = бит/сек).

Телеграфные каналы (низкоскоростные - V=50-200 бод);

телефонные (среднескоростные - V=200-2400 бод);

широкополосные (высокоскоростные - V=4800 бод и более).

При выборе наилучшего способа передачи информации учитываются объемные и временные параметры доставки, требования к качеству передаваемой информации, трудовые и стоимостные затраты на передачу информации.

Говоря о технологических операциях сбора, регистрации, передачи информации с помощью различных технических средств необходимо несколько слов сказать и о сканирующих устройствах.

Ввод информации, особенно графической, с помощью клавиатуры в ЭВМ очень трудоемок. В последнее время наметились тенденции применения деловой графики - одного из основных видов информации, что требует оперативности ввода в ЭВМ и предоставления пользователям возможности формирования гибридных документов и БД, объединяющих графику с текстом. Все эти функции в ПЭВМ выполняют сканирующие устройства. Они реализуют оптический ввод информации и преобразование ее в цифровую форму с последующей обработкой.

Для ПЭВМ IBM PC разработана система PC Image/Graphix, предназначенная для сканирования различных документов и их передачи по коммуникациям. В числе документальных носителей, которые могут сканироваться камерой системы являются: текст, штриховые чертежи, фотографии, микрофильмы. Сканирующие устройства на базе ПЭВМ применяются не только для ввода текстовой и графической информации, но и в системах контроля, обработки писем, выполнения различных учетных функций.

Для указанных задач наибольшее применение нашли способы кодирования информации штриховыми кодами. Сканирование штриховых кодов для ввода информации в ПЭВМ производится с помощью миниатюрных сканеров, напоминающих карандаш. Сканер перемещается пользователем перпендикулярно группе штрихов, внутренний источник света освещает область этого набора непосредственно около наконечника сканера. Штриховые коды нашли широкое применение и в сфере торговли, и на предприятиях (в системе табельного учета: при считывании с карточки работника фактически отработанное время, регистрирует время, дату и т.д.).

В последнее время все большее внимание уделяется устройствам тактильного ввода - сенсорному экрану ("сенсорный" - чувствительный). Устройства тактильного ввода широко применяются как информационно-справочные системы общего пользования и системы автоматизированного обучения. Фирмой США разработан сенсорный монитор Point-1 с разрешением 1024 х 1024 точек для ПЭВМ IBM PC и др. ПЭВМ. Сенсорный экран широко применяется для фондовых бирж (сведения о последних продажных ценах на акции ...).

На практике существует множество вариантов (организационных форм) технологических процессов обработки данных. Это зависит от использования различных средств вычислительной и организационной техники на отдельных операциях технологического процесса.

Построение технологического процесса зависит от характера решаемых задач, круга пользователей, от используемых технических средств, от систем контроля данных и т.д.

Технологический процесс обработки информации при принятии управленческих решений с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

1.прием и комплектовка первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.);

2.подготовка МН и контроль;

3.ввод данных в ЭВМ;

4.контроль, результаты которого выдаются на ПУ, терминал.

Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования,.... При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод;

5.запись входной информации в исходные массивы;

6.сортировка (если в этом есть необходимость);

7.обработка данных;

8.контроль и выдача результатной информации.

Принятие управленческих решений, определяющих потребление ресурсов, предполагает осуществление тщательной контрольно-аналитической оценки издержек производства. Она должна проводиться на всех стадиях осуществления управленческих решений и охватывать все их виды (оперативные, тактические, стратегические). При этом по мере роста уровня управленческого решения роль аналитических исследований в установлении полноты его реализации и оптимизации издержек на предстоящий период будет усиливаться. Но независимо от статуса управленческого решения указанные исследования необходимо проводить с применением самых разнообразных методик анализа затрат, что позволит существенно расширить спектр аналитической информации, используемой в управлении издержками производства. Такой подход к постановке анализа затрат и связанных с ним явлений будет способствовать повышению качества принимаемых решений и улучшению оценки усилий менеджеров хозяйствующего субъекта по их выполнению.

1.3 Автоматизированный контроль за принятием управленческих решений

Каждому этапу контроля управленческих решений, касающихся потребления ресурсов, соответствует своеобразный порядок анализа затрат. На предварительной стадии контроля управленческого решения его сущность в условиях рынка заключается в изучении поведения издержек производства в истекших периодах и определении их наиболее оптимальной величины, способной обеспечить высокую рентабельность работы предприятия в предстоящем периоде. Для выполнения указанной задачи проводится целый комплекс расчетов, масштабы которых возрастают по мере увеличения времени действия предполагаемого к принятию решения. Важное значение для оптимизации затрат и обеспечения высокого уровня эффективности производства в краткосрочном периоде имеет правильное определение ассортимента выпускаемой продукции и решение вопроса о целесообразности изготовления комплектующих изделий на самом предприятии. Первое из указанных направлений анализа предусматривает расчет себестоимости, предполагаемых к выпуску изделий, и определение их рентабельности. В случае обнаружения не рентабельной продукции менеджеры предприятия могут принять решение об отказе от ее производства. Однако, как отмечается в специальной литературе , это решение может оказаться не оправданным. Дело в том, что для переориентации предприятия на более рентабельные изделия нужна соответствующая конъюнктура рынка, наличие надлежащих мощностей и производственных ресурсов. Исключение из производственной программы нерентабельной продукции и снижение общего объема производства приведет, за счет перераспределения постоянных расходов на более рентабельные изделия, к снижению получаемой предприятием прибыли.

При наличии надлежащей конъюнктуры рынка и возможности маневрировать загрузкой производственных мощностей перед менеджерами может возникнуть вопрос об оптимизации ассортимента выпускаемой продукции. По результатам общей оценки показателей, характеризующих эффективность изготовления отдельных видов продукции, может сложиться впечатление о необходимости ориентации производства на более рентабельные изделия. Необходим анализ вариантов производственной программы с расчетом маржинального дохода на единицу продукции.

При этом принимают во внимание необходимость полной загрузки производственных мощностей для эффективного их использования. Также следует учитывать, что сокращение ассортимента выпускаемой продукции или полный переход на выпуск одного изделия будет не правильным, поскольку предприятие в случае резкого падения спроса на данный вид продукции рискует оказаться в неблагоприятной ситуации. [5,99]

Управленческие решения стратегического характера, которые, как правило, принимаются на длительный период, в большинстве случаев связаны с осуществлением капитальных вложений. Эти решения предполагают техническое обновление производства, реструктуризацию бизнеса, диверсификацию продукции и т.п. Посредством их реализации предприятие стремиться к повышению эффективности производства за счет улучшения его организации, совершенствования технологии изготовления продукции, освоения выпуска более качественных и разнообразных изделий и т.д. Успешное достижение цели во многом зависит от правильности выбора варианта управленческих решений по капиталовложениям. Данное обстоятельство определяет необходимость проведения сравнительного анализа вариантов капиталовложений и оценку финансовых возможностей предприятия по их реализации. В процессе выполнения анализа инвестиционных проектов изучается влияние издержек на доходность производства и ведется поиск путей увеличения прибыли при одновременном снижении расхода ресурсов. Особо пристальное внимание в ходе его осуществления должно уделяться оценке вариантов капиталовложений по уровню вмененных издержек, представляющих собой доход, получаемый по наиболее ценным бумагам или депозитным вкладам в банке. Предпочтительнее представляется инвестиционный проект, имеющий по отношению к названным издержкам большую норму прибыли.

Для оценки инвестиционных проектов может быть использован также метод капитализированной стоимости, характеризующий доход предприятия по тому или иному варианту инвестирования средств с учетом процента на капитал при его альтернативном использовании (хранение средств в банке, приобретение ценных бумаг и т.п.).

В процессе текущего контроля издержек производства главной задачей анализа затрат является определение наиболее благоприятных условий для рационального расходования ресурсов в процессе выполнения управленческих решений. Аналитические исследования в рассматриваемой ситуации базируются на использовании информации, характеризующей процесс потребления ресурсов и связанные с ним явления за непродолжительные периоды времени (квартал, месяц, декада и т.д.). В общих чертах сущность анализа затрат, осуществляемого в ходе текущего контроля, заключается в сопоставлении фактических затрат с плановыми показателями, в том случае если планирование издержек осуществляется с разбивкой по кварталам и месяцам, выявлении отклонений от норм расхода ресурсов и поиске резервов их экономии, которые могут быть реализованы в сжатые сроки.

Перечисляя операции технологического процесса, хотелось бы несколько слов сказать об операции хранения информации. Еще совсем недавно информация хранилась на таких машинных носителях, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски. С развитием ВТ изменились и носители информации. Уже дискета (гибкий магнитный диск), которая подвергалась постоянно изменениям как внешне, так и объемом записываемой информации, на сегодняшний день уже не может отвечать требованиям пользователей. Это касается не только технической надежности носителей информации, но и объема хранимой информации. Современные экономические информационные системы с мощными процессорами, оснащенными съемными винчестерами, сидиромами с лазерными дисками, обеспечивают более высокую скорость обработки информации и предоставляют пользователю работать с большими объемами данных, обеспечивая удобство в работе и надежность в сохранности информации. [8,стр.56]

Особо ценной для текущего контроля выполнения управленческих решений, проводимого по окончании месяца или квартала, представляется информация, полученная по результатам анализа отклонений от норм в системе «стандарт-кост». На предприятиях пищевой промышленности это касается в первую очередь информации об отклонениях в части основных материальных и трудовых затрат, занимающих в себестоимости их продукции наибольший удельный вес. Анализ отклонений от норм по названным издержкам в системе «стандарт-кост» ведется раздельно по количественному и ценовому факторам. По основным материальным затратам отклонения выявляются по причине не рационального использования данного вида расходуемых ресурсов и в связи с изменением цен. Применительно к расходам на оплату труда отклонения рассчитываются и анализируются отдельно по производительности труда и тарифу заработной платы.

2. Проектирование справочников и выходного документа

2.1 Создание структуры справочных и выходных таблиц по Агентству недвижимости

Cсоздадим информационную базу агентства недвижимости для работы с клиентами.

Информационная база будет содержать фамилии владельцев и адреса объектов недвижимости выставленных на продажу, а также перечень услуг, оказываемых данным предприятием.

На основании этих данных заполним платежную ведомость за определенный период времени и составим отчет по каждому объекту недвижимости, отражающий перечень услуг, их количество и сумму платежей.

Создадим папку с названием АТС для сохранения информационной базы. Регистрация информационной базы и запуск системы в режиме конфигуратора: Запустите программу «1С:Предприятие» и выберите Конфигуратор. Для создания новой информационной базы нажмите на кнопку Добавить и укажите название базы и путь для ее сохранения.

Нажмем ОК и выберем предложенную кодовую страницу для таблиц информационной базы.

В окне Конфигуратор - Задача выберем пункт меню Конфигурация Открыть конфигурацию или соответствующую кнопку на панели инструментов.

В окне Конфигурация выберем с помощью контекстного меню Справочники Новый Справочник.

Заполним окно Конструктора Справочника:

В режиме диалога (кнопка Далее) установим флажок «Создать новый вид субконто» и укажем его идентификатор, синоним и комментарий - Объект недвижимости.

Заполним окно редактирования справочника

При создании справочника автоматически создаются 2 обязательных реквизита -Код и Наименование с идентификаторами Код и Наименование соответственно (идентификаторы реквизитов используются в формулах и программах).

В справочнике Объект недвижимости эти реквизиты будут использоваться для полей Лицевой счет и Владелец.

Добавим новый реквизит Адрес с идентификатором Адрес.

Выберем кнопку формы списка и команду ФормаСписка

И в окне Размещения реквизитов Справочника нажмем кнопку Вставить. При этом Форма справочника в виде списка будет иметь вид:

Изменим заголовки реквизитов Код и Наименование на Лицевой счет и Владелец соответственно.

Для этого выделим заголовок Код, выберем команду Свойства... и введем новый заголовок - Лицевой счет.

Для реквизита Наименование сделаем аналогично.

Вернемся в окно редактирования справочника Объект недвижимости и выберем кнопку Форма элемента. При этом откроется окно Размещение реквизитов справочника, в котором указаны реквизиты Код, Наименование и Адрес.

Нажмем кнопку Вставить. Сформируется Форма элемента для справочника Объект недвижимости.

Изменим заголовки Код и Наименование на заголовки Лицевой счет и Владелец.

Справочник Абонент готов для ввода данных.

Создадим аналогичный справочник Тариф с новым реквизитом Тариф

Для реквизита Тариф установим общие свойства

И дополнительные (Разделять триады и Периодический)

Используя данные из этих справочников создадим и заполним выходной документ Платежная.

В Конструкторе документа заполним поля Идентификатор, Синоним и Комментарий - Платежная.

(Флажки «Документ будет проводиться» и «При записи документ должен перепроводиться» не выключаем).

Установим флажок «Документ будет принадлежать журналу» и переключатель «Создать новый журнал». Имя журнала - Платежная (Идентификатор, Синоним и Комментарий - Платежная).

Документ будет содержать Шапку и Таблицу с реквизитами.

Создадим реквизит Шапки - Получатель и заполним поля в окне СвойстваРеквизита.

Создадим реквизиты табличной части.

Для реквизита Владелец установим Тип значения Справочник.Объект недвижимости для того, чтобы при заполнении документа Платежная значение реквизита Владелец можно было выбрать из справочника, а не вводить вручную.

После создания реквизитов выбираем кнопку Форма и в окне Размещение реквизитов Документа нажимаем кнопку вставить. При этом создается форма документа: Документ платежная

В любом из полей формы с помощью контекстного меню (правая кнопка мыши) выберем команду Свойства, сбросим флажок «Авто настройка ширины колонок» и установим необходимую ширину каждой из колонок формы.

2.2 Заполнение справочников данными (20 записей)

Для того, чтобы заполнить справочник запустим систему «1С:Предприятие» -клавиша F11 или кнопка на панели инструментов.

Выберем пункт меню Операции, затем Справочники и выберем справочник Клиент.

Заполним справочник данными, используя кнопки меню Новая строка (Ins) и Измененить (открыть) (Shift+Enter).

Заполним справочник Тариф данными

Таким образом мы создали 2 справочника для Агентства недвижимости с следующей структурой:

Справочник абонент

Лицевой счет (идентификатор Код)	Владелец(идентификатор Наименование)	Адрес (идентификатор Адрес)
10	Абрамов А.А.	Г. Новосибирск ул. Урманова 1-40
6	Архипов М.Н.	Г. Новосибирск ул. Тюменская 5-111
5	Астапова О.Н.	Г. Новосибирск ул. Зорге 225-33
1	Бахарев И.В.	Г. Новосибирск ул. Зыряновская 9-48
12	Верхоланцева С.В.	Г. Новосибирск ул Гоголя 225-1.
19	Воронович Е.М.	Г. Новосибирск ул.Чаплыгина 6-89
17	Гилева Л.С.	Г. Новосибирск ул. Зорге 18-32
11	Грязнова Р.Л.	Г. Новосибирск ул. Владимировская 5-96
16	Девкина Т.Г.	Г. Новосибирск ул. Московская 56-97
2	Дубович М.Ш.	Г. Новосибирск ул. Урманова 1-40
18	Клокова Л.А.	Г. Новосибирск ул. Мира 5-31
4	Литвинова О.С.	Г. Новосибирск ул. Ленина 91-65
14	Попов С.В.	Г. Новосибирск ул. Кр. Проспект 59-22
8	Ракитина А.Н.	Г. Новосибирск ул. Дзержинского 22-74
20	Савенков Е.П.	Г. Новосибирск ул. Мичурина 8-41
9	Сурков Р.Г.	Г. Новосибирск ул. Петухова 54-45
15	Усольцева С.М.	Г. Новосибирск ул. Перевозчикова 5-3
13	Черепанов Е.М.	Г. Новосибирск ул. Сибиряков-Гвардейцев 57/1- 56
3	Шавнова Т.А.	Г. Новосибирск ул. Зеленая 65-89
7	Щепелева И.В.	Г. Новосибирск ул. Кр.проспект 33-12

Справочник Тариф

Лицевой счет (идентификатор Код)	Наименование(идентификатор Наименование)	Тариф (идентификатор Тариф)
12	Информационные услуги	1500.00
14	Консультация	300.00
18	Консультация по новостройкам	500.00
10	Обмен квартиры	20000.00
4	Подбор варианта	5000.00
2	Подготовка БТИ	1500.00
3	Подготовка договора	700.00
6	Подготовка пакета документов	1500.00
11	Покупка комнаты	25000.00
5	Просмотр вариант	300.00
16	Размен жилплощади	2000.00
7	Регистрационный сбор	700.00
15	Регистрация перепланировок	2500.00
1	Риэлторские услуги	50000.00
17	Услуги кредитования	10000.00
20	Услуги личного транспорта	500.00
13	Услуги по выкупу квартир	6000.00
9	Услуги по ипотеке	5000.00
8	Услуги юриста	3500.00
19	Хранение ден.средств	3000.00

Заполнение выходной таблицы Платежная

Значения реквизитов Счет, Владелец и Адрес выбираются из справочника Клиент следующим образом:

Реквизит Владелец имеет тип Справочник. Объект недвижимости и при обращении к этому реквизиту Справочник открывается автоматически.

Значения реквизитов Счет и Адрес выбираем из Справочника по основному реквизиту Владелец. Для этого в Форме Документ. Платежная (Платежная) в поле Владелец щелкнем левой кнопкой и с помощью контекстного меню выберем Свойства и вкладку Дополнительно

В поле Формула введем формулы выбора реквизитов Счет и Адрес

Счет=Владелец.Код;Адрес=Владелец.Адрес (1)

Счет и Адрес -- идентификаторы в выходном документе Владелец -- поле для обращения к справочнику Код и Адрес - идентификаторы реквизитов Счет и Адрес в Справочнике. Значения реквизитов Название и Расценка выбираются из справочника Тариф:

Реквизит Название имеет тип Справочник.Тариф и при обращении к данному реквизиту Справочник открывается так же автоматически, как и в предыдущем случае.

Значение реквизита Расценка выбирается из Справочника по основному реквизиту Название.

Для этого в Форме Документ.Платежная(Платежная) в окне Свойства ПоляВвода(Название) на вкладке Дополнительно введите Формулу

Расценка=Название.Тариф.Получить(ДатаДок) (2)

(Построение формулы 2 аналогично построению формулы 1).

Реквизит Тариф в справочнике является периодическим реквизитом. Для того чтобы получить значение периодического реквизита на определенную дату, применяется метод Получить(Дата), где Дата - это дата создания документа. Она хранится в реквизите шапки документа ДатаДок.

В платежном документе Количество услуг вводится интерактивно.

Для реквизита Сумма установлен флажок Итог по колонке. Добавим в экранную форму документа элемент диалога Текст с заголовком Сумма платежа.

И элемент диалога Текст без заголовка, где на вкладке дополнительно запишем формулу вычисления общей суммы платежей по всем видам абонентам.

3. Создание отчета

Создадим отчет, в котором будут содержаться данные о платежах за определенный объект недвижимости в исследуемом агентстве.

В режиме конфигурации выберем Конструктор отчета и заполним поля

При создании самой первой диалоговой формы отчета во всех окнах нажимаем кнопку Далее и затем Готово.

В конструкторе Форма - Отчет выбираем пункт меню Конструкторы Запрос и вводим имя запроса - ВыборФамилии. Заполняем окно диалога Конструктор запросов: Период

В Конструкторе запросов : Переменные добавим переменные Владелец, Сумма, Название, Расценка, Количество.

В Конструкторе запросов: Функции добавим функцию

В Конструкторе Запросов: Группировки добавим группировку

В конструкторе запросов: Условия добавим условия поисков клиентов

Конструктор запросов сгенерировал текст запроса для формирования отчета по платежам.

Нажмем кнопку Готово и создадим кнопку с заголовком Х, где на вкладке Дополнительно запишем формулу для очистки поля выбора Владельца: ВыбВладелец=0

Запускаем «1С-Предприятие» и выбираем Операции Отчеты. В окне Отчет по платежам указываем период выборки и Фамилию владельца объекта недвижимости.

Сформированный отчет принимает вид

Владелец Наименование	Название Наименование	Расценка	Количество	СуммаСумма
Попов С.В.				56400.00
Попов С.В.	Консультация	300.00	1	300.00
Попов С.В.	Услуги юриста	3500.00	1	3500.00
Попов С.В.	Подготовка договора	700.00	1	700.00
Попов С.В.	Просмотр вариантов	300.00	4	1200.00
Попов С.В.	Риэлторские услуги	50000.00	1	50000.00
Попов С.В.	Регистрационный сбор	700.00	1	700.00
Итого				56400.00

Список литературы

1. В. Палий, Вандер Управленческий учет (с элементами финансового учета), М.: «Экономика»,2004г.-238 стр.

2. З.Рахмат, А.Шеремет "Бухгалтерский учет в рыночной экономике",М.; "ИНФРА-М",2001 г.-350 стр.

3. Б.Нидлз, Х.Андерсон, Д.Колдуэлл "Информационные технологии в управленческом учете", М.; "Финансы и статистика", 2002 г.-526 стр.

4. Карпова Т. П. "Основы управленческого учета", М.; ''ИНФРА-М'',2003г.-120 стр.

5. Николаева С.А. "Информационные системы", М.; "ИНФРА-М",2001 г.-125 стр.

6. Друри. Колин, "Введение в управленческий учет и производственный учет", М; 2001 г.- 265 стр.

7. Глушков И.Е. "Бух. учет на современных предприятиях", "ЭКОР", г. Новосибирск, 2001 г.- 64 стр.

8. Кондратова И. Г. ''Основы управленческого учета'', '' Финансы и статистика'', М.;2002 г.-150 стр.