Наукова організація праці аудитора

НАУКОВА ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ АУДИТОРА

1. Наукова організація праці в контрольно-аудиторському процесі

Процес праці - це сукупність рухів працівника на робочому місці, спрямованих на виконання певного завдання. Для того щоб завдання виконувалося з найменшими трудовими затратами і найбільшою ефективністю, процес праці має бути організований на науковій основі.

Наукова організація праці в контрольно-аудиторському процесі передбачає поєднання техніки (обчислювальних машин, ваговимірювальних приладів, лабораторного устаткування та ін.) і робочої сили в єдиному трудовому процесі; забезпечення найбільш ефективного використання матеріальних і трудових ресурсів; підвищення продуктивності праці при збереженні здоров'я людини і перетворенні праці у необхідну життєву потребу.

Виходячи з основних завдань НОП у контрольно-аудиторському процесі, можна визначити такі основні напрями її розвитку:

· скорочення затрат праці на проведення аудиту діяльності підприємства;

· впровадження передових форм розподілу і кооперування праці, що забезпечують виявлення творчої активності кожного працівника;

· поліпшення умов праці;

· удосконалення організації і обслуговування робочих місць аудитора, ревізора;

· вивчення і поширення передових прийомів і методів праці;

· підготовка і підвищення кваліфікації аудиторів і ревізорів;

· удосконалення нормування праці фахівців, зайнятих у контрольно-аудиторському процесі;

· поєднання матеріальних і моральних стимулів у підвищенні результативності праці та її продуктивності, а також розвиток колегіальності, співдружності і виховання сумлінного ставлення до праці.

Об'єктами наукової організації праці у контрольно-аудиторському процесі є організація трудових процесів і робочих місць аудиторів, ревізорів, а також нормування і стимулювання їхньої праці, розвиток творчих здібностей і громадської активності.

Організація трудових процесів - це сукупність заходів, які забезпечують виконання комплексного комісійного аудиту, контрольних перевірок податкових органів та інших контрольних процедур у заплановані строки і періоди. До таких заходів відносять створення ревізійних і аудиторських бригад з оптимальною кількістю працівників та професійним складом їх, проведення з ними семінарів з питань методики ревізії й аудиту, а також технології виробництва підприємства, яке є об'єктом контролю.

Організація робочих місць передбачає створення оптимальних умов працівникам для виконання контрольно-аудиторських процедур (виділення виробничої площі, забезпечення обчислювальною технікою, нормативно-довідковою літературою, законодавчими актами та ін.).

Нормування і матеріальне стимулювання праці контрольно-аудиторських працівників є важливими елементами планування і впровадження НОП. Організація використання робочого часу ревізорів і аудиторів на науковій основі, суміщення професій, впровадження раціональної організації і зразкового обслуговування робочих місць, навчання їх передовим прийомам і методам праці обов'язково супроводяться встановленням відповідних прогресивних норм праці. і навпаки, технічно обґрунтовані норми потребують раціональної організації праці. Норми, запроваджені на раціональній організації праці, є технічно обґрунтованими і обов'язковими для застосування при плануванні аудиторської та контрольно-ревізійної роботи.

Контрольно-аудиторський процес здійснюється за часом, тому узагальнюючою мірою праці є робочий час. Встановлення визначеної тривалості робочого дня, робочого тижня - це і є встановлення конкретної міри праці. Такою мірою може бути тільки час, необхідний для виконання аудиторської і контрольно-ревізійної роботи у конкретних умовах контролю фінансово-господарської діяльності підприємства, розвитку технології виробництва на основі досягнень науково-технічного прогресу.

Практично міра праці - це норма праці, основним видом якої є норма часу, необхідного для виконання певного обсягу робіт.

Одним із різновидів норми праці є норма обслуговування, яку визначають тоді, коли установити норму часу або норму виробітку неможливо або недоцільно.

Норма обслуговування - це кількість ревізій або аудиту діяльності підприємств, об'єднань, у яких ревізор, аудитор повинні брати участь або одноосібне проводити їх за календарний рік.

Норма обслуговування є модифікацією норми праці, оскільки вона регламентує норму часу, необхідного для виконання аудиторської і контрольно-ревізійної роботи. Разом з тим час, витрачений у процесі праці, за своїм характером неоднорідний. Тому для дослідження норм праці необхідно проаналізувати структуру затрат робочого часу, тобто вивчити класифікацію цих затрат.

Робочий час - це проміжок часу, протягом якого ревізор, аудитор зобов'язані виконати доручену роботу. Робочий час складається з часу роботи і часу перерв. Час роботи поділяють на час для безпосереднього виконання роботи і час, не зумовлений виконанням завдання. Цей вид затрат часу за умови раціональної організації праці є необов'язковим. Ці затрати можуть бути скорочені або повністю ліквідовані за правильного вирішення організаційних питань (наприклад, час, який аудитор витрачає для підготовки ваговимірювальних приладів при проведенні інвентаризації).

Час, що витрачають на виконання контрольно-аудиторської роботи, складається з таких елементів: підготовчо-заключного, оперативного і часу обслуговування робочого місця ревізора, аудитора.

Підготовчо-заключний час витрачають на підготовку робочого місця, а також аудитора і ревізора для виконання роботи та її завершення. Сюди відносять час, який аудитор, ревізор витрачають на очікування наказу керівника підприємства, яке контролюють, про допущення до аудиту, виділення окремого приміщення для роботи бригади, отримання документів з архіву і функціональних підрозділів підприємства для контролю, повернення документів після дослідження їх та ін.

Оперативний час використовується на безпосереднє виконання контрольно-аудиторських процедур із проведення ревізії, аудиту діяльності підприємства.

Час обслуговування робочого місця необхідний для підтримання у належному стані обчислювальної техніки, розташування на робочому місці предметів і засобів праці у такому порядку, який дає змогу найбільш раціонально використати оперативний час.

При визначенні норм часу на кожну конкретну роботу слід враховувати, що не всі затрати часу є необхідними. У зв'язку з цим затрати робочого часу поділяють на нормовані і ненормовані.

До нормованих затрат відносять час роботи, пов'язаний з виконанням завдань на проведення ревізії, аудиту (підготовчо-заключний, оперативний і час обслуговування робочого місця). Нормованим є також час деяких перерв, зокрема перерви на відпочинок і особисті потреби, організаційно-технічного характеру, зумовлені організацією і методологією контрольно-аудиторського процесу. Усі інші затрати часу є ненормованими, тому до норми праці їх не включають.

При розробці науково обґрунтованих норм для виконання контрольно-ревізійної й аудиторської роботи використовується технічний метод нормування. Попередньо вивчають нормативну тривалість часу на кожний елемент, що входить до норми. Визначення нормативної тривалості кожного елемента норми ґрунтується на вивченні затрат часу під час виконання кожної контрольно-аудиторської процедури. Для цього застосовуються різні способи вивчення затрат часу: хронометражні спостереження, фотографія робочого часу та ін. На основі аналізу фактичних затрат часу, організаційно-методологічних особливостей контрольно-аудиторського процесу, умов праці ревізорів, аудиторів з урахуванням передового досвіду встановлюють нормативну (регламентовану) тривалість кожного елемента норми, яка відповідає дійсним затратам праці.

Регламентовану тривалість окремого елемента затрат часу на виконання певного виду роботи називають нормативним часом. Розрізняють нормативи підготовчо-заключного, основного і допоміжного часу для виконання контрольно-ревізійного процесу, часу обслуговування робочого місця, на відпочинок і особисті потреби.

При нормуванні праці людей, зайнятих виконанням контрольно-ревізійних і аудиторських робіт, використовують нормативи обслуговування. Одночасно на таких роботах застосовують і нормативи чисельності, за допомогою яких визначають кількість працівників, необхідних для виконання плану контрольно-ревізійної й аудиторської роботи.

На виконання контрольно-ревізійної й аудиторської роботи норми обслуговування встановлюють диференційовано :І розрахунку на одного ревізора, аудитора. Як правило, це комплексні норми трудових затрат аудитора, ревізора в робочих днях, протягом яких вони зобов'язані виконати ревізію (аудит) або взяти в ній участь як співвиконавці. При розрахунку затрат часу беруть до уваги складність структури підприємства, яке контролюють, вид діяльності, чисельність працівників, технологію виробничого процесу, а також тривалість ревізії (аудиту) фінансово-господарської діяльності, яка за нормативними документами не може перевищувати 30 робочих днів.

Відповідно до міри праці, її напруженості і якості контрольно-аудиторським працівникам визначають матеріальне стимулювання.

Отже, нормування праці є основою організації трудових процесів і впровадження НОП у контролі й аудиті фінансово-господарської діяльності.

Важливим заходом НОП є визначення параметрів робіт, покладених на працівника, затверджених посадовими інструкціями, стандартами. Складають їх на основі найбільш раціонального розподілу праці спеціалістів і виконавців у контрольно-аудиторському підрозділі, аудиторській фірмі. Такі нормативні документи сприяють правильному розподілу і розмежуванню функцій між працівниками, одночасно забезпечують взаємозв'язок в їхній роботі. Стандарти дають змог}' систематизувати і узагальнити досвід застосування найбільш раціональних і досконалих методів і прийомів роботи.

Посадові інструкції складаються з розділів, де конкретизуються загальні положення, права, обов'язки і відповідальність працівника.

Загальні положення - перелік основних завдань спеціалісту або виконавцю. Зокрема, вказують підпорядкованість працівника, порядок його призначення на посаду, рівень кваліфікаційних вимог, що ставляться до нього.

Права - на підставі законодавства, нормативно-правових актів, норм і правил, що регулюють службові взаємовідносини працівників контрольно-аудиторських підрозділів, аудиторської фірми, визначають самостійність дій їх під час виконання посадових обов'язків.

Обов'язки - конкретні завдання, покладені на ревізора, аудитора.

Відповідальність - обов'язок ревізора, аудитора відповідати за свої дії. Відповідальність їх визначають відповідно до діючих нормативно-правових актів та інструкцій за невиконання або неправильне виконання покладених обов'язків та невикористання наданих їм прав.

Складають посадові інструкції керівники контрольно-ревізійних і аудиторських підрозділів, а затверджує керівник організації, до якої входить цей підрозділ.

Розвиток творчих здібностей і громадської активності працівників, зайнятих у контрольно-аудиторському процесі, передбачає навчання науковим методам, необхідних для дослідження фінансово-господарської діяльності підприємств, об'єднань з метою виявлення резервів для удосконалення господарювання, застосування досягнень науково-технічного прогресу. Аудитор, ревізор у своїй професійній діяльності не повинні обмежуватися лише фіксуванням недоліків, а зобов'язані творчо підходити до причин негативних явищ, виявлених у процесі ревізії, аудиту. Не досить, наприклад, констатувати невиконання договорів поставки продукції у заданому асортименті, слід з'ясувати, які фінансові наслідки мало підприємство від цього порушення, чим викликано одноосібне рішення щодо зміни асортименту, якою мірою служба маркетингу реагувала на зміни та з чиєї вини завдано матеріальних збитків, скомпроментовано комерційний авторитет підприємства на ринку та ін. Необхідно виходити з того, що контроль є ефективним, якщо він має стратегічний характер, спрямований на досягнення конкретних результатів, своєчасним, гнучким, простим і економним.

Рис. 1. Розробка і впровадження НОП у контрольно-аудиторському процесі

Спеціалісти з ревізії й аудиту зобов'язані бути активними у виявленні недоліків у фінансово-господарській діяльності, інформувати колективи підприємств і об'єднань, власників, акціонерів про порушення законодавства, прояви монополізму, вносити пропозиції щодо порушників нормативно-правових актів, що регулюють господарську діяльність, та запобігання виникненню недоліків у подальшому.

Узагальнення досвіду розвитку НОП в управлінській діяльності дає змогу створити типову модель розробки і впровадження планів НОП у контрольно-аудиторському процесі, що включає організаційну підготовку, аналіз організації праці, складання і впровадження планів НОП (рис. 1).

2. Організація робочого місця аудитора з впровадженням НОП

Робоче місце - це закріплена за працівником ділянка виробничої площі, оснащена відповідно до вимог контрольно-аудиторського процесу устаткуванням, пристроями (обчислювальною технікою, диктофонами, друкарськими машинами тощо).

Наукова організація робочого місця передбачає створення ревізору, аудитору умов, необхідних для високопродуктивної й якісної праці з найменшими затратами фізичних сил і нервового напруження.

Організація робочого місця тісно пов'язана з формами і методами контрольно-аудиторського процесу в цілому, що виявляється в організації трудового процесу. Раціоналізація процесів і прийомів праці сприяє усуненню зайвих фізичних навантажень ревізора, аудитора (інвентаризація товарів великих габаритних розмірів, а також товарів, які зберігаються на висотних складах, та ін.), визначенню потреби в оснащенні робочого місця пристроями, що дають змогу економити час.

Отже, під організацією робочого місця розуміють систему заходів щодо створення на робочому місці умов, необхідних для досягнення високої продуктивності праці при найбільш повному використанні технічних прийомів, які сприяють зниженню втоми і збереженню здоров'я людини.

Організація робочого місця залежить від обсягу робіт, кількості і складу закріплених операцій, системи обслуговування, рівня механізації та інших факторів.

Організація праці з функціонального обслуговування робочих місць передбачає комплекс заходів, які забезпечують найбільш раціональне виконання контрольно-аудиторських процедур працівниками відповідно до покладених на них функцій. У зв'язку з цим слід вивчити сукупність факторів, що впливають на функціональну організацію робочого часу і місця, тобто класифікаційну характеристику робочого місця. Класифікація робочих місць включає групування їх за однорідними ознаками, які залежать від характеру трудових функцій і кооперування, використання в контрольно-аудиторському процесі працівників, знарядь і предметів праці.

Робочим місцем ревізора, аудитора є стіл. Разом з тим, виконуючи контрольно-аудиторські процедури, контролери досліджують об'єкти контролю на базах, складах та в інших місцях збереження і використання цінностей, які підлягають контролю. Тому до робочої зони ревізора, аудитора включають комплекс ділянок на підприємстві, де безпосередньо здійснюється контрольно-аудиторський процес, а також на інших об'єктах, де виконуються контрольно-аудиторські процедури (перевірка стану розрахунків на інших підприємствах, взаємний контроль операцій у банку та ін.).

На одному робочому місці працює один або кілька працівників, що виконують аналогічну функцію у контрольно-аудиторському процесі (інвентаризація цінностей у місцях збереження, вимірювання відстані перевезення вантажів та ін.). Кожний працівник має свою робочу зону.

Робоча зона - це площа, на якій безпосередньо розташовані знаряддя праці, що використовуються ревізором, аудитором, а також місце, де він сам перебуває у момент виконання контрольно-аудиторських процедур.

Таким чином, при організації праці з функціонального обслуговування робочих місць ревізорів, аудиторів необхідно передбачити транспортні засоби для поїздок у місцевість, яку не обслуговує муніципальний транспорт, забезпеченість ваговимірювальними приладами, доставку документів з приміщень архівного зберігання тощо.

Забезпечення сприятливих умов праці передбачає створення фізіолого-гігієнічного комфорту для виконання контрольно-аудиторських процедур. Ревізори, аудитори протягом 7-8 годин на добу працюють, сидячи за столом. Тому дуже важливо, щоб габаритні розміри його відповідали вимогам НОП. Дослідження показують, що висота конторського стола має відповідати висоті ліктів людини у положенні сидячи, висота стільця - висоті колінного суглоба над підлогою, беручи до уваги висоту каблука. Сидіння стільця не повинно бути плоским. Незначне заглиблення створює зручність для робочої пози ревізора, аудитора. Більш зручні та гігієнічні стільці з м'яким сидінням. Спинка стільця має бути широкою і вигнутою, за формою спини людини.

На столі не повинно бути нічого зайвого. Оскільки погляд працюючого здебільшого спрямований на лівий бік стола, то на ньому розміщують ще не виконані документи, праворуч - виконані. Розташовуючи столи у робочому приміщенні ревізорів, аудиторів, слід виходити із цілей підвищення продуктивності праці при мінімумі затрат енергії. Одночасно беруть до уваги фізіолого-гігієнічні фактори - кубатуру, площу, напрям денного світла і штучного освітлення, що падає на стіл.

Освітлення є важливим фактором, що впливає на продуктивність праці ревізора, аудитора. Добре освітлення дає змогу виконувати роботи, не напружуючи зір, створює у контролерів відчуття бадьорості, посилює зорове сприймання. і навпаки, при поганому освітленні розвивається стан пригніченості, з'являється роздратованість і знижується увага, що призводить до помилок у виконанні контрольно-аудиторських процедур.

Для працівників, зайнятих контролем і аудитом, найбільш сприятливим є природне освітлення. Фізіологи стверджують, що при природному освітленні продуктивність праці на 10 % вища, ніж при штучному. У робочих приміщеннях освітлення може бути бічним, верхнім і комбінованим.

Для забезпечення рівномірного постійного освітлення робочих місць часто використовують штучне освітлення. Як джерела штучного освітлення застосовують електричні лампи розжарювання і люмінесцентні. Для достатнього освітлення робочого місця площа його повинна становити не менш як 33 % загальної площі зовнішніх стін. На якість штучного освітлення впливають розташовані поряд будинки, ступінь забрудненості вікон та інші причини. Освітлення має бути достатнім і не мигтіти, забезпечувати захист очей від прямого потрапляння світлових променів. Не повинно бути різких переходів від світла до тіні. Достатньо, щоб стіл 1,5 м завдовжки освітлювався однією настільною лампою (60 Вт), розташованою над ним на висоті 35 см.

Настільну лампу ставлять зліва і трохи попереду від працюючого, у противному разі тінь від правої руки погіршує видимість і перешкоджає працювати. Світло має бути м'яким і не осліпляти. Щоб запобігти осліпленню яскравим світлом, лампу прикривають зеленим або білим матовим абажуром.

У сучасних умовах широко застосовують люмінесцентні лампи, відомі під назвою "лампи денного світла". При цих лампах стомлення очей настає пізніше, ніж при звичайних лампах розжарювання, а продуктивність підвищується.

Краща гострота зору буває при білому освітленні, гірша - при голубому. Колір освітлення впливає не лише на зір, а й на загальне самопочуття і працездатність.

Для більшої ефективності як природного, так і штучного освітлення приміщення робочої кімнати рекомендується фарбувати у світлі тони. При цьому, чим світліше пофарбування стін, тим вища ефективність відбиття світла. Наприклад, коефіцієнт відбиття світла, що падає на поверхню білого кольору, - 0,9, світло-жовтого - 0,75, салатного - 0,7, червоного - 0,29, темно-синього - 0,09 і чорного -0,04.

Температурний режим за інших однакових умов також впливає на продуктивність праці. При низькій температурі у людини, що працює сидячи, німіють кінцівки, зменшується швидкість рухів. Теплий одяг, хоч і знижує втрату внутрішньої теплоти, проте створює незручність і загальмовує рухи, прискорює стомлення. Підвищена температура також негативно позначається на продуктивності праці - прискорюється дихання, збільшується потовиділення, що призводить до втрати солі в організмі, з'являється відчуття слабості і кволості.

У дорослої людини при температурі навколишнього повітря 20 °С у стані відпочинку виділяється близько 0,9 л, а в разі особливо тяжкої роботи - 7-8 л води за добу. Важливим заходом, що запобігає втраті вологи організмом, є встановлення питного режиму. Так, для однієї людини за зміну потрібно 1,5-2 л води при температурі до 30° С і 3-3,5 л при температурі понад 30° С. Питну воду рекомендується газувати з додаванням 0,2-0,5 % кухонної солі.

Оптимальним температурним режимом у робочих приміщеннях ревізорів, аудиторів є 18-20° С.

У приміщеннях, де роботи виконують на обчислювальних машинах, при обмуровуванні стін і стелі використовують звукопоглинаючі матеріали - перфоровані конструкції, акустичну штукатурку та ін.

Для забезпечення сприятливих умов праці на робочому місці ревізора необхідно, щоб повітря в кімнаті задовольняло вимоги гігієни. Від розмірів приміщення залежить чистота повітря. Незадовільним вважають повітря, яке містить 0,07 % вуглекислоти.

Для притоку свіжого повітря робоче приміщення рекомендується провітрювати через кожну годину роботи. Праця ревізора, аудитора потребує напруження нервів, що спричинює стомлюваність, яку ліквідують виробничою паузою.

Робоча поза є важливою передумовою правильної організації праці. Від неї залежить максимальна економія сил ревізора, аудитора. Фізіологи стверджують, що тривале щоденне повторення робочої пози працівника може бути причиною появи різних патологічних змін в організмі людини.

Багаторічні спостереження дають підставу зробити висновок, що неправильний вибір робочої пози призводить до розвитку у ревізорів, аудиторів кособокості. У переважної більшості їх після багаторічної праці праве плече вище від лівого. Під час роботи необхідно стежити за правильним положенням корпуса тіла і ніг. Є певні рекомендації фізіологів щодо робочої пози ревізорів, аудиторів, яких слід додержувати. Робочу позу ревізора, аудитора вважають правильною, якщо коліна в положенні сидячи знаходяться під робочою площиною (столом).

З віком еластичність кришталика ока зменшується і до 40-45 років настільки слабне, що виконувати роботи на нормальній відстані від очей (30-35 см) стає неможливо. Тому при перших ознаках вікової далекозорості необхідно звертатися до лікаря. Дослідження показують, що чим раніше ревізор, аудитор почне працювати в окулярах, тим краще зберігається зір.

Правильний вибір робочої пози не дасть бажаних наслідків, якщо ревізори, аудитори не виконуватимуть під час виробничої паузи фізичні вправи. Експерименти показують, що протягом робочого дня всі працівники повинні двічі робити виробничу гімнастику з одночасною вентиляцією приміщення. Одночасно з підвищенням продуктивності праці виробнича гімнастика сприяє поліпшенню загального стану організму і підвищує його опірність інфекційним захворюванням.

Заходи НОП на робочому місці ревізора, аудитора включають не лише санітарно-гігієнічні умови (розмір робочої зони, чистота повітря, освітлення, температура, шум, вібрація), а й харчування, яке не повинно бути надмірним і відповідати затратам енергії працівника.

До найважливіших заходів НОП на робочому місці відносять також виробничу естетику і культуру праці, тобто раціональне поєднання кольору устаткування і робочої зони, чистоту на робочому місці, естетичне оформлення робочого місця, одягу, позу і культуру праці.

Отже, комплекс заходів НОП на робочому місці працівника, зайнятого контрольно-аудиторською роботою, забезпечує збереження здоров'я і виконання службових обов'язків з найбільшою ефективністю.