Развитие информационного взаимодействия структурно-функциональных подразделений фирмы (на примере ИП "ТД Еськов")

1.1 Информационная система и ее роль в управлении организацией

Производительность труда на предприятиях во многом зависит от эффективности организации структуры, от сбалансированности различных сфер деятельности внутри предприятия. Это требует от высшего руководства осуществления постоянного контроля за рентабельностью, эффективностью и вообще необходимостью координированной работы всех подразделений предприятия.

Анализируя функции руководства предприятия и проблемы его прибыльности, нужно исходить из того, что прибыль является не причиной существования предприятия, а результатом его деятельности и слаженной работы и взаимодействия основных функциональных подразделений предприятия (маркетинговая служба, финансовая служба, производственная служба и другие).

Сегодня, в условиях рыночной экономики, прибыль определяется как итог успешной деятельности предприятия. Вместе с тем она создает определенные гарантии дальнейшему существованию предприятия, поскольку только ее накопление на предприятии позволяет ограничить и преодолевать риски, связанные с реализацией товаров на рынке. В этом, в частности, может помочь планирование деятельности предприятия. Но даже планирование, осуществляемое на высоком профессиональном уровне, не в состоянии существенно ограничить риски, с которыми сталкивается предприятие.

Основными сферами деятельности, для которых высшее руководство должно устанавливать цели, являются ситуации на рынке, инновации, производительность труда, обеспечение финансовыми средствами и рабочей силой, рентабельность в чисто техническом и финансовом смысле, а также эффективность труда служащих и их взаимоотношения, а также связи с общественностью.

Между всеми этими сферами существуют тесные взаимосвязи и взаимозависимости. Например, плохие отношения, сложившиеся между руководством и сотрудниками, рано или поздно станут отрицательно сказываться и на положении предприятия на рынке. Сказанное относится и к низкой эффективности труда рабочей силы, низкой удовлетворенности сотрудников работой. Последнее особенно влияет на их отношения с клиентами. Предприятие - это совокупность своих сотрудников, и, следовательно, если клиенты размышляют о нем, то имеют в виду не здание, машины и оборудование, а своих конкретных собеседников на конкретном предприятии См.: Менеджмент организации. Учебное пособие, под ред. Румянцевой З.П., - М.: ИНФРА-М, 1996.

Анализируя положение предприятия на рынке, следует руководствоваться тем, что все рынки непрерывно меняются. Поэтому сопоставлять свое положение на нем стоит не с его прошлой и теперешней долей рынка, а со всем рынком и его стоимостью.

С точки зрения достижения оптимальной динамики развития, руководство фирмы должно, по меньшей мере, анализировать:

желаемое положение предприятия на рынке с товарами, выпускаемыми в настоящий момент;

желаемое положение текущей продукции на новых потенциальных рынках;

выпуск продукции в зависимости от того, в какой степени необходимо выводить определенные изделия из производственной программы;

производство новых видов товаров, предназначенных для выведения на новые рынки;

возможные изменения сбытовой и прочих организаций, если возникает необходимость достижения вышеназванных целей.

Необходимость в нововведениях возникает тогда, когда их уже требует рынок. Но руководство предприятия должно само заблаговременно определять их необходимость и целесообразность. Именно в данной сфере ему следует:

определить новые виды товаров или услуг, с помощью, которой предприятие будет иметь соответствующую долю рынка;

определить новые виды товаров и услуг, которые должны заменить существующие, но устаревшие товары и услуги;

внедрить нововведения и осуществить модернизацию во всех сферах деятельности предприятия (делопроизводство, связи с общественностью);

На современных предприятиях большое внимание уделяется вопросам создания оптимальной организационной структуры. Создавая ее, необходимо иметь в виду, что она должна:

обеспечивать достижение предприятием оптимальной рентабельности. Поэтому организационную структуру следует создавать по возможности простой, четкой и легко обозримой;

охватывать по возможности минимальное количество промежуточных звеньев. Иными словами, командную и информационную системы необходимо создавать не столь громоздкими;

обеспечивать условия подготовки менеджеров на перспективу.

Функции управления - это особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект См.: Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента, - М,: Дело, 1995. Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы.

Все функции управления подразделяются на:

основные - обязательные для любой системы управления, являются основополагающими всего процесса управления;

специфические - отражают особенности конкретной управленческой деятельности работника, имеют отраслевую направленность (например, торговля).

К основным функциям менеджмента следует отнести планирование, организацию, мотивацию и контроль. Все функции менеджмента находятся в определенной взаимосвязи и взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности, окончание процесса действия одной функции является основой для реализации другой. Этот процессный подход лег в основу теоретических положений концепции организации управленческого труда.

Организаторская работа руководителя немыслима без контактов с подчиненными, работниками других подразделений аппарата управления, обращающимся по тем или иным вопросам. Руководитель постоянно общается с подчиненными и посетителями. Это позволяет ему получить информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления.

Информация в менеджменте является формой связи между субъектом и объектом управления, объективно отражающей их состояние. Для менеджера предприятия информация является предметом, средством и результатом труда. Предмет труда - это нормативно-справочная информация. Средства труда - последовательность переработки информации (проведение расчетов, анализа). Результат труда - управленческие решения о необходимости воздействия на управляемый объект для достижения поставленной цели. Поэтому для управления предприятием необходимо иметь оперативную и достоверную информацию.

Использование информации, идущей от исполнителей, коллег на работе, получаемой на совещаниях, конференциях и беседах, в процессе контроля, во время командировок, экскурсий, при осмотрах выставок и пр. предполагает следующие этапы:

Получение и сбор предварительной, текущей и заключительной информации.

Обработка, систематизация, анализ и обобщение информации.

Передача информации исполнителям.

Приступая к сбору информации, необходимой для принятия решения, руководитель сталкивается с двумя трудностями - ее избытком или недостатком. Руководитель должен выработать четкий подход к общей оценке материала, определить необходимость фактов и их содержание, сроки их сбора и обработки, эффективность предполагаемых результатов; установить методы и приемы классификации материала. Наиболее простыми и часто использующимися формами передачи информации являются:

переноска, пересылка, перевозка документов;

получение по телефону, телефаксу, телетайпу, телеграфу и радио;

использование телекоммуникационных систем.

При сборе информации необходимо использовать такие способы, при которых может быть обеспечено выполнение следующих условий:

Правильность и четкость информации.

Своевременность получения.

Мобильность.

Простота ее сбора и передачи.

Экономичность при сборе и передаче.

Доступность и применение технических средств.

Сбор предварительной информации необходим для формирования профессиональной квалификации. Текущая информация - для выполнения конкретной задачи, ознакомления с инструкциями, приказами, положениями, планами, графиками, отчетами, для проведения экспериментов, хронометражных наблюдений. Получение заключительной информации служит основанием для проведения анализа деятельности предприятия, сравнения работы предыдущего и текущего периодов, выявления сильных и слабых сторон в деятельности предприятия. Выполняемая работа предполагает также получение управленческой информации из книг, монографий, периодики. В результате личных наблюдений, при посещении рабочих мест и так далее.

Помимо сбора информации руководитель обрабатывает, систематизирует и анализирует ее. Обработка и регистрация информации на современном предприятии осуществляется с помощью быстродействующих электронно-вычислительных машин персонального назначения и периферийной техники. Процесс переработки информации состоит из следующих операций: прием первичной информации, контроль правильности оформления входных документов, подготовка информации к вводу в ЭВМ, сортировка, кодирование входящей информации, ввод информации в ЭВМ, обработка информации, вывод информации, выдача информации по принадлежности для управления, хранение информации для дальнейшего использования.

Процесс обработки информации на ЭВМ осуществляется с помощью специальных прикладных программ, которые в свою очередь разрабатываются математиками-программистами. ЭВМ позволяет быстро, четко и надежно проверять различные предположения, делать правильные умозаключения, принимать оптимальные решения на основе переработанной информации. Кроме того, вести учет, классифицировать, периодически проверять ход выполнения решений, выдавать необходимую информацию в виде сводок и группировок с указанием сроков по каждому из них, контролировать и так далее См.: Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем. - М., 2002. - С. .

Выходная информация передается исполнителям для принятия решений. Внутренняя информация предприятия характеризует различные стороны промышленно-хозяйственной деятельности. Она носит оперативный характер, отражает экономические результаты работы предприятия. Передача информации исполнителям осуществляется в виде приказов, распоряжений, инструкций, программ, методик и так далее. Важная роль при передаче информации отводится специальному аппарату при руководителе (секретарь, секретарь-референт и прочие.), который призван осуществлять сбор, регистрацию, сортировку, анализ и подготовку информации для принятия решений.

Работа руководителя с информацией предполагает внедрение новейших технических средств обработки информации, включая известные средства механизации, регистрационную, копировальную, оптическую и другую современную технику.

Определяется оптимальное количество и качество принимаемой и перерабатываемой информации. Работа с информацией характеризуется количеством инстанций, которые проходит документ в процессе оперативной работы с ним. А также временем, необходимым для прохождения документа.

Используя, передавая информацию и получая обратный сигнал, руководитель организует, направляет и мотивирует подчиненных. Передача информации от субъекта управления объекту происходит при помощи процесса коммуникации, который является элементом работы с информацией. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или другой форме (письмо, жесты, позы, тон и тембр голоса) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникации включают и то, что передается, и то, как передается. Для того, чтобы процесс коммуникации состоялся необходимо наличие как минимум двух людей. Каждый из участников должен обладать способностью, видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Руководитель постоянно общается с людьми, что позволяет ему получать информацию о работе предприятия и подведомственных объектов управления. Информация характеризует состояние хозяйственной деятельности предприятия в данный момент и ее преобразование в соответствии с решением как в форме документов (планов, распоряжений), так и в устной форме для изменения состояния этого объекта по достижению поставленных перед ним целей и задач.

Все аспекты взаимодействия элементов фирмы должны быть учтены при построении информационной системы, нацеленной на перспективное развитие. Информационная система в общем виде представляет собой совокупность организационных, технических, программных и информационных средств, объединенных в единую систему с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации, предназначена для выполнения заданных функций.

Информационная система в целомСм.: Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М., 2002. - С. 34. - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.

Ее функциональную схему можно представить следующим образом: (см. рис. 1).

Рисунок 1. Функциональная схема информационной системы

1 - система организации, хранения и представления информации;

2 - система ввода, обновления и корректировки информации;

3 - система потребления информации.

Из приведенной схемы видно, что информационное взаимодействие строится на трех основных системах: системе организации, хранения и представления информации, системе ввода, обновления и корректировки информации и системе потребления информации. Все эти элементы объединены информационными потоками управляющего характера и обратной связи.

Если попытаться более подробно разобрать все составляющие информационной системы, то результатом станет представление всех компонентов информационной системы организации. К ним можно отнести информационную систему управления, систему поддержки принятия решения и базы данных, содержащие необходимую пользователям информацию. Все эти элементы в виде схемы представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Укрупненная функциональная схема информационной системы

Как видно из этой схемы, область определения любой информационной системы (предметная область) представляет собой некоторое информационное пространство, содержащее совокупность информационных объектов. Каждый из объектов может быть описан с точки зрения систем организации и хранения, ввода, обработки и поиска информации, систем потребления информации и взаимосвязей данного объекта с другими объектами рассматриваемой предметной области. В общем случае информационное пространство неоднородно, так как содержит информационные объекты, различающиеся по методам формирования, организации и пополнения информации.

«Все преобразования информации, осуществляемые системой, можно свести к пяти основным процедурам: хранение, поиск, обработка, ввод, вывод. Первые три процедуры являются внутренними, а четвертая и пятая обеспечивают связь данной системы с объектами предметной области, т. е. источниками информации и внешней средой (потребителями информации). Таким образом, любая информационная система и обрабатываемая ею информация образуют сложную неоднородную систему, которая в свою очередь, является элементом еще более сложной глобальной системы "природа - человек - человеческая деятельность-общество"» См.: Лихачева, Г.Н. Информационные технологии в экономике. - М., 2003. - С. 136..

«Эффективность управления любой динамической системой (технологическим процессом, производством, процессом создания нового изделия и т. д.) во многом определяется тем, как организованы хранение, поиск, обработка и пополнение информации. Очевидно, что управление возможно только в той системе, в которой четко определены информационные связи, как между отдельными элементами, так и с внешней средой. В этом случае обеспечиваются возможность координации деятельности различных подсистем, сопряжения данной системы управления с системами более высокого и более низкого уровней» См.: Грабауров, В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М., 2002. - С. 68..

Информация, выдаваемая информационной системой потребителю, является одним из ресурсов, позволяющих повысить производительность труда и эффективность его деятельности. «Важнейшим аспектом взаимоотношений потребителя и информационной системы является по возможности наиболее полное и рациональное удовлетворение информационной потребности пользователя, другими словами, обеспечение эффективного использования информационных ресурсов. Это, в свою очередь, предполагает доведение информации до потребителя в требуемом объеме, в заданные сроки и удобной для восприятия форме» См.: Проскурякова, Л.Г. Информационные технологии управления. - Орел., 2003. - С. 148.. Именно использование информационных ресурсов, таким образом позволяет минимизировать расход всех других видов ресурсов (материальных, трудовых, финансовых, вычислительных) при информационном обеспечении потребителей.

Любая организация (фирма) может быть представлена как некоторая целенаправленная система, которую можно исследовать на основе положений системного анализа. В таком рассмотрении следует изучить системную модель фирмы, определяемую набором основных элементов (состояний) и отношений между ними, которая представлена на рис. 3.

Рис. 3. Системная модель бизнес-структуры организации.

Т -- ценности;L -- бизнес-платформа; Р -- бизнес-архитектура; I -- информационный ресурс системы.

В структуре организации можно выделить следующие основные элементы: ценности фирмы, бизнес-платформу, бизнес-архитектуру и информационный ресурс организации. Отношения между элементами системной модели характеризуют информационные отношения внутри фирмы. Совокупность основных элементов и информационных отношений образует бизнес-структуру организации. При отображении системной модели бизнес-структуры важно определить основные состояния и их содержание: Т -- ценности, то, что порождает поток доходов, L -- бизнес-платформа, то, что составляет производство, его стратегию и рынок (система взаимодействия с рынком -- маркетинг и т. п.), Р -- бизнес-архитектура: организация персонала фирмы, I -- информационный ресурс системыСм.: Меняев, М.Ф. Информационные технологии управления: Системы управления организацией. - М., 2003. - С. 7.

Модель показывает значение информационного ресурса организации как основного элемента в системе, определяющего отношения между другими элементами модели, способствующего развитию новых отношений на базе использования более эффективных методов доступа к информации, формирования знаний о состоянии бизнеса.

Внешняя бизнес-среда -- совокупность экономических, социальных, политических и т. п. объектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием (фирмой, концерном и т. п.). Она проявляется в форме внешних критических факторов деятельности фирмы, в качестве которых могут выступать: финансово-сырьевые рынки, клиенты, поставщики, конкуренты.

Внутренняя бизнес-среда -- это хозяйственные отношения в коллективе, определяемые информационными потоками и знаниями, формируемыми в процессе их функционирования. Внутренними показателями этой части бизнес-среды организации могут стать: финансы фирмы, организация производственных процессов, качество выпускаемой продукции, принятая производственная стратегия фирмы и другие.

Активное развитие и применение информационного ресурса организации направлено на учет внешних и внутренних факторов деятельности фирмы, которые образуют внутреннюю и внешнюю бизнес-среды, отражающие содержание внутренних и внешних критических факторов деятельности организации.

«Задача менеджера состоит в обеспечении оптимального взаимодействия компонентов бизнес-структуры для обеспечения расширенного воспроизводства капитала. Основой для решения поставленной задачи и является обеспечение доступа к необходимой информации в режиме реального времени, привлечения к управлению организацией максимального числа заинтересованных участников»См.: Шафрин, Ю.А. Информационные технологии. - М., 2001. - С. 246 .

Таким образом, неоднородность компонентов структуры предприятия, наличие внешних и внутренних возмущающих (дестабилизирующих) воздействий на структуру организации заставляют менеджера активизировать действия по поиску и анализу информации о состоянии бизнеса, об экономическом состоянии общества, а также изучать сведения в тех направлениях, которые непосредственно связаны с предупреждением убытков на пути достижения поставленных целей. Менеджер также должен искать способы и методы передачи информации и информационного взаимодействия, способствующие оптимизации бизнеса.

Поиск и переработка информации связаны как с организацией мероприятий по планомерному отслеживанию и группировке необходимых данных, поступающих из внешних по отношению к организации источников, так и по установлению внутрифирменных регламентов, касающихся всех аспектов получения и обработки информации.

1.2 Развитие информационного взаимодействия как способ повышения эффективности управления

Учитывая современные тенденции по организации системы управления предприятием, можно с уверенностью говорить о необходимости интеграции управленческой культуры и информационной культуры как двух основных составляющих деятельности менеджера. В то же время, накопленный по этим направлениям опыт, является одновременно основой и средством для принятия грамотных управленческих решений, которые нацелены на решение задач, стоящих перед предприятием См.: Шафрин Ю. В. Информационные технологии. Часть 2. - М. - 2002. - С. .

Рис. 4. Информационные составляющие деятельности менеджера

Управляя предприятием, не следует забывать о необходимости системного подхода и учета информационных аспектов данного процесса. Системный менеджер как активный информационный технолог обеспечивает использование каналов адаптивного дуального управления, соединяющего изучение и управление объектами. Тем самым возникает необходимость преодолеть комплекс невмешательства системного менеджера в информационную технологию.

Системный менеджер выступает как конструктор эффективных управленческих решений, что обязывает его участвовать в выборе информационных технологий и сетей компьютера, баз данных, средств проектирования и развития МИС. Системный менеджер вместе с администратором сети и баз данных организует наилучший вариант информационной технологии, обеспечивающий надежную реализацию принятых решений.

Таблица 1

Понятие и средства офис - технологий

В состав информационной техники менеджера входят такие элементы как: работа с заказами, договорами, счетами, сопроводительными документами, составление отчетов, извлечение из документов необходимой информации (см. Приложение 1).

Системный менеджер должен обладать, как правило, навыками и умениями по манипулированию компьютером как пользователь, знать принципы построения и использования менеджерских информационных систем, известных под аббревиатурой МИС. Системный менеджер организует доступ через Internet источникам информации, является активным участником электронных коммуникаций, участвует в формировании Internet-систем по направлениям деятельности управляемого объекта. Это создает возможность решения проблем информационного менеджмента современными компьютерными средствами, которые доступны квалифицированному руководителю. Информационный менеджмент становится важным содержанием системной управленческой деятельности.

Современные перспективы использования компьютерных средств для информационного менеджмента связаны с визуальным отображением объектов управления, с использованием геоинформационных систем, обеспечивающих привязку информации к объекту управления. Для достижения высокой надежности информационных процессов информационная система, эффективное использование которой должен обеспечить системный менеджмент, организуется в виде сети и насыщается требуемым программным обеспечением.

Современный информационный менеджмент в составе информационных систем управления (ИСУ) использует мощные средства визуального отображения объектов в процессах управления в сочетании с цифровыми и текстовыми данными.

Проблема интеграции средств визуализации с общей информационной базой ИСУ и базами данных предметных областей - ключевая для информационного менеджмента.

Для решения таких задач системный менеджер должен быть знаком с возможностями современных систем визуализации баз данных на примере совместного использования традиционные инструментальных средств геоинформационных систем (ГИС) и баз данных. В системном менеджменте зачастую складываются распределенные структуры управления, действуют субъективные факторы в выборе информации для руководства, по-разному оцениваются приоритеты в информировании служб менеджера, поэтому, прежде чем приступать к внедрению программ визуализации на каком-либо объекте, необходимо разработать концепцию построения и развития визуальной информационной системы в службах информационного менеджмента в масштабе предприятия. Только после этого можно решать:

какие согласованные функции отображения объектов цели сообразно автоматизировать;

какие программы покупать или разрабатывать;

какие требования предъявлять к визуальным информационным системам (ВИС);

как синхронизировать потоки визуальных образов.

Сегодня рынок ВИС представляет средства визуализации, обеспечивающие возможность интеграции с приложениями самых разных уровней -- от поддержки стандартных форматов данных до использования протоколов обмена на уровне операционный систем. Применение универсальной ВИС или специализированной прикладной программы визуализации должно обеспечить эффективную совместную работу ВИС с другими прикладными программами и сделать систему визуализации максимально открытой для расширения и развития, что обеспечит технологическую независимость пользователей от систем визуализации объектов управлений. С появлением нового поколения вычислительных систем, основанных на сетевых технологиях и 64-разрядных процессорах, количество и сложность отображаемых объектов управления в составе ИСУ растет. Соответственно растет и сложность проблемы их интеграции и эффективного использования ВИС. Вместе с тем появляется возможность перехода от автоматизации отображения процессов решения отдельных задач менеджмента или групп задач построению ВИС, ориентированных на повышение эффективности информационных обменов и системное управление в делом См.: Гринберг А.С, Король И.А., Информационный менеджмент.- М.: 2003, 217-с.. Основа таких систем -- единая база данных, обеспечивающая оперативный доступ средств визуализации ко всей информации в режиме клиент-сервер. Визуализация объектов и процессов управления сопровождается текстами и данными.

При построении информационной системы по технологии клиент-сервер функции работы с образами управляемых объектов на программном уровне могут быть отделены от других задач управления. Программные средства решения задач организуются в виде клиентских приложений, устанавливаемых на рабочих станциях. На каждой рабочей станции можно устанавливать несколько клиентских приложений для решения различных задач визуализации. Обмен информацией между ними осуществляется через сервер. Это позволяет нужным образом конфигурировать программы визуализации объектов управления для пользователей и делает систему открытой для расширения и изменений. Для взаимодействия программ визуализации к программному обеспечению ВИС предъявляется требование хранения всех атрибутивных данных образов во внешней базе данных и работа с ними языке запросов SQL.

Положительный опыт внедрения подобного рода систем известен в мировой практике информационного менеджмента. При этом важнейшее условие успеха -- интеграция ВИС с системой отображения предметной области с помощью мощных баз данных.

Принципы визуализации объектов и процессов управления в теории управления связываются с фундаментальным понятием, наблюдаемым ныне, такие возможности доступны для системного менеджера. Уровень развития компьютерной технологии позволяет успешно решить подобные задачи на даже сравнительно небольших объектах управления. Руководители предприятий и системные менеджеры должны быть технологически готовы подходить к проблемам информатизации используя технологии визуализации объектов управления и их интеграцию с базами данных. Интеграция ВИС и баз данных -- путь к информационным технологиям системной наблюдаемости объектов управления в целом, что является решающим условием улучшения управляемости сложных объектов. Это, в свою очередь, ставит проблему улучшения предоставления предметной области.

Полное отображение данных предметной области для визуализации задач информационного менеджмента, объектов и процессов управления часто требует интеграции различных ВИС с помощью мощной системы управления базой данных (СУБД). Формируемые при этом банки данных предметных областей должны обеспечивать внутреннее корпоративное взаимодействие через сети типа Intranet и внешние взаимодействия через Internet. Открытые интерфейсы для Internet/Intranet дают возможность удобно обращаться как к корпоративным данным на основе Intranet, так и к множеству данных разных предметных областей, накопленных в Internet пользуясь решениями мощных СУБД на основе универсальных структур сервера и сервера дли бизнес-приложений. Это достигается благодаря объединению высокопроизводительной, многопоточной архитектуры и защиты, обработки банков данных предметных областей основы для приложений Intranet/Internet следующего поколения.

Пользователь получает полный доступ ко всем поддерживаемым текстовым, реляционным и пространственным типам банков данных предметных областей и может передавать мультимедиа-приложения по Internet. При этом визуализация данных обеспечена полностью, в соответствии со стандартами интегрированных решений для новых и существующих корпоративных приложений Intranet/Internet

Для системной работы менеджера важнейшую роль могут сыграть технологии коллективной работы на основе современных технологий Intranet/Internet. Эффективная организация базы данных предметной области объекта управления осуществляется на основе архитектуры клиент-сервер, объединяя разные операционные системы, аппаратные платформы и разнотипные сети. Такие системные информационные технологии обеспечивают менеджеру:

передачу сообщений;

организацию службы каталогов;

планирование календаря;

выбор участников, времени и места проведения совещаний;

автоматическое назначение даты и времени совещаний на основе анализа свободного времени участников;

*поиск интегралов свободного времени участников совещания.

Управление документами системного менеджера (хранение документов в библиотеках, поиск по полному тексту, по атрибутам, выборка данных) и организация документооборота основаны на масштабируемой, надежной информационной технологии реляционных баз данных, позволяющей разделять данные по предметным областям и обмениваться сообщениями, используя различные типы средств передачи сообщений, в том числе осуществляет отправку и прием электронной почты с мультимедиа-приложениями, сохранение полученных сообщений на локальном диске, сортировку сообщений по разным атрибутам и их размещение по иерархическим папкам.

Таким образом, современные возможности информационных систем управления обеспечивают удовлетворение требований самых передовых технологий управления. Серверы баз данных предметных областей предоставляют менеджеру технологию, обеспечивающую надежность, функциональность, защищенность и производительность, согласованность потоков информации.

Системная работа менеджера обеспечивается контролем обработки транзакций в масштабе управляемого объекта в многопользовательских конфигурациях сетей ЭВМ. Это достигается за счет интеллектуального оптимизатора запросов, использования параллельных архитектур, взаимодействия систем защиты данных.

Современные системы управления базами данных (СУБД) реализуют полномасштабную поддержку повышенной готовности информационных сетей -- кластерные структуры; поддерживают также базы данных горячего резерва, позволяющие с минимальными потерями времени продолжать работу после выхода из строя основного сервера.

Системный менеджмент, используя распределенные базы данных предметных областей при формировании и модификации системы, может не делать никаких модификаций в приложениях. Если объект управления распределен на большой территории, а линии связи не всегда доступны или не очень надежны, системы управления базами данных решают эту проблему с помощью тиражирования данных предметных областей или любого их подмножества. При этом автоматически решается задача синхронизации тиражированных данных, осуществляется разрешение возможных конфликтов между разными серверами.

Управление в распределенной менеджерской информационной системе, когда базы данных предметных областей на разных серверах имеют своего администратора, должно строиться на основе технологии защиты данных. Пользуясь удобным графическим интерфейсом, администраторы баз данных со своей рабочей станции могут оперативно управлять любым сервером в сети, задавать расписания выполнения отдаленных заданий, получать извещения о событиях, происходящих на удаленных серверах и оперативно реагируют на них.

Все это позволяет системному менеджеру выполнить сложный мониторинг управляемого объекта, при необходимости осуществить его автоматическую настройку любого сервера с помощью экспертной системы.

Помимо традиционных реляционных типов данных, базы данных менеджерских информационных систем поддерживают пространственные данные: неструктурированные тексты, видеоклипы, многомерные структуры данных, удобные для проведения оперативного анализа и принятия решений на любом уровне управления.

Этим обеспечивается максимальная гибкость приложений для решения задач менеджмента, возможность их разработки и эксплуатации оптимальной по производительности информационной среде клиент-сервер с использованием симметричной многопроцессорной обработки многопотоковых данных.

У системного менеджера появляется возможность управлять работой мощных баз данных предметных областей в среде клиент-сервер, не обладая специальными знаниями, используя графический инструментарий визуализации системы. Управление базой данных, ее резервное копирование, восстановление, тиражирование данных и другие сложные задачи решаются менеджерами по информации или администраторами баз данных по поручению системного менеджера.

Системный менеджер может готовить приложения-задания на родном языке. Встроенная поддержка национальных языков и программы-переводчики гарантируют, что отображение, преобразование и сортировка данных и их интерпретация выполняются согласованно. Рассмотренные возможности использования информационных технологий системным менеджером существенно улучшают наблюдаемость и управляемость объектов в сложных системах управления.

Важнейшая функция системного менеджера -- участие в развитии и модификации информационных системСм.: Когаловский М. Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.. В данной части кратко излагаются возможности современных средств информационных технологий для этой цели. Знание их возможностей превращает системного менеджера в руководителя инновационных процессов в системе управления.

В основе технологии сквозного проектирования ИСУ лежит использование CASE-инструментария.

САSЕ-технология представляет собой сочетание способов и средств построения формализованной модели проектируемой и развиваемой информационной системы, способов и средств получения из такой модели информационной системы программного кода, являющегося компьютерной реализацией проектируемой информационной системы для соответствующей платформы технических средств и пользовательского интерфейса. Совершенство САSЕ-технологии определяется степенью формализации и автоматизации всех этапов проектирования, выполняемых разработчиком совместно с пользователями под руководством системного менеджера.

Главными проблемами, решаемыми с помощью САSЕ-средств, являются:

представление информационной модели системы пользователем (техническое задание, аван-проект, эскизный проект), в которой обеспечивается концептуальная целостность, непротиворечивость и полнота информационных решений в проекте;

выбор пользовательского интерфейса на этапе информационного моделирования;

документирование проекта; анализ различных вариантов в процессе проектирования и реализации проекта;

кодирование и соответственно документирование программного кода создаваемых новых приложений;

внесение изменений в проект.

САSЕ-технология -- совокупность нескольких компонент, каждая из которых взаимосвязана с остальными и придает технологии проектирования и развития системы определенные свойства, ориентированные на удобство работы конечного пользователя -- системного менеджера.

Методология разработки информационной модели проекта МИС включает структурный подход и объектно-ориентированый подход. В информационной модели ИСУ выделяют модель данных, модель взаимодействия объектов, динамическую модель и модель поведения (функционирования) объекта управления.

Определяются составляющие информационной модели, их взаимосвязь и последовательность разработки. Строится технологический маршрут разработки, выделяются отдельные этапы (фазы) процесса, устанавливаются структура и содержание исходных и конечных данных каждого этапа. Выполняются формальные процедуры семантического контроля выходных данных каждого этапа для отладки информационной модели и контроля процесса разработки проекта.

Технологический маршрут операций управления в системном менеджменте обусловливается действующими стандартами на разработку менеджерских информационных систем, в наибольшей степени детализирующих документирование проекта.

Интерфейс доступа к проектным данным обеспечивает внешнее представление проекта ИСУ, доступ к средствам редактирования компонентов информационной модели ИСУ, графическое представление компонентов модели ИСУ с помощью набора графических и текстовых редакторов.

Графический интерфейс и метод диаграмм позволяет наглядно и минимальной трудоемкостью описать объекты информационной модели проекта ИСУ, взаимодействие между ними, квалифицировать их свойства. Описания объектов, проекта свойств и связей между ними выполняются, объединяются в структуры (домены).

Средства хранения информационной модели проекта ИСУ обеспечивают управление версиями проекта и многопользовательским доступом к модели проекта.

В составе САSЕ имеются средства, ориентированные на корпоративную разработку информационных систем с единым хранением всего проекта. При и этом обеспечивается управление рабочими группами, администрирование проекта, поддержка версий, управление доступом к проектным данным. Версия проекта может быть закрытой от изменений, таким образом, база данных проекта выступает как депозитарий проекта и может служить хранилищем эталона проекта информационной системы на всех стадиях жизненного цикла проекта, включая собственно проектирование, реализацию, внедрение, опытную эксплуатацию, плановую эксплуатацию, внесение изменений, модернизацию.

Средства генерации схем проектируемой базы данных ИСУ для конкретной информационной модели проекта ИСУ используют язык запросов (SQL-скрипт) для создания таблиц, хранимых процедур и триггеров, задающих семантику реляционных отношений объектов базы данных ИСУСм.: Карабутов Н. Н. Информационные технологии. Издательство: Экономика; 208 стр., 2003 г..

Генерация схем базы данных основана на открытых менеджеру как конечному пользователю интерпретируемых программах, представляемых обычно на специальных языках (например - TCL). При необходимости могут быть применяемы оригинальные реляционные отношения в базе данных предметных областей.

Средства документирования проекта информационной модели ИСУ обеспечивают интеграцию базы данных с текстовыми процессорами и издательскими системами, что позволяет издавать разделы проекта для документирования проектных решений. Каждый элемент информационной модели проекта ИСУ снабжается текстовым описанием стандартной структуры проектного документа. Управляют форматированием проектного документа программы, которые при необходимости могут быть адаптированы под требования заказчика. Выходные форматы проектных документов ИСУ согласованы с популярными издательскими системами.

Помимо документирования законченного проекта ИСУ средства САSЕ обеспечивают оперативную выдачу многочисленных отчетов о состоянии разработки проекта, отдельных его подсистем объектов. Отчеты являются удобным способом контроля и управления разработкой проекта.

Средства САSЕ допускают и традиционный подход к разработке приложений -- менеджерских задач, обеспечивая наглядность и документируемость проекта, где основная трудоемкость определяется структурным анализом требований, их системным согласованием, разработкой программного кода приложения. Информационная модель проекта ИСУ представлена техническими требованиями, функциями системы, пользовательским интерфейсом (алфавитно-цифровой, графический), алгоритмами решения прикладных задач, структурой данных, составом программного обеспечения в соответствии с регламентирующими проект ИСУ документами. Для управления разработкой больших программ ИСУ (гигабайты кода) используются различные способы стандартизации и автоматизации кодировки программ. Типовой пользовательский интерфейс для объектов предметной области менеджера позволяет представлять базу данных таблицами, обеспечивает оформление экранной формы, выполнение стандартного набора операций над отдельными объектами и отражает взаимодействия объектов проекта ИСУ в форме связанных таблиц.