Анализ эффективности руководителя. Управление людскими ресурсами. Руководство и структура организации

2.1 Основная часть

Рассмотрим эффективность деятельности группы на примере отдела продаж предприятия, занимающегося производством и реализацией продуктов питания. Отдел продаж состоит из руководителя, непосредственно ему подчиняются два менеджера, которые осуществляют координацию работы остальных сотрудников: четырех торговых представителей, двух операторов 1С, одного кассира. Задача отдела - организация реализации производимой продукции, обслуживание клиентов методом прямых и телефонных продаж, разработка планов продаж, анализ выполнения планов, выявление факторов, отрицательно влияющих на развитие предприятия, маркетинг на местах продаж, расширение рынка сбыта и т.д.

Критерии эффективности полностью определяются типом выполняемых задач, поэтому универсальные признаки, которые можно было бы применить к оценке деятельности всех групп, выделить весьма проблематично.

Решающими факторами для эффективности группы являются:

- Размер группы; определяется теми заданиями, которые она призвана выполнять. Чем больше группа, тем больше разнообразие навыков доступно ей. В то же время, чем больше группа, тем меньше возможностей у каждого члена участия в работе и осуществления влияния. В нашем случае отдел состоит из 10 человек. На мой взгляд, это оптимальное число сотрудников, их функции не пересекаются, обязанности четко определены.

- Состав группы; в отделе продаж можно выделить 3 неформальные группы: торговые представители, операторы 1С и кассир, менеджеры. Группы объединены схожестью должностных обязанностей, поставленных задач, требований. В неформальной группе, как правило, создается дружественная обстановка, что помогает лучше справляться с заданиями. При этом, неформальные группы внутри отдела эффективно взаимодействуют друг с другом, при необходимости выполняют общие задачи. Например, к десятилетию предприятия менеджеры отдела продаж по собственной инициативе подготовили презентацию на тему «Этапы развития компании или Как мы росли».

- Групповые нормы. Прежде чем рассматривать оценку групповых норм рассмотрим определение самой групповой нормы. Групповая норма - совокупность правил, требований выработанных каждой реально действующей группой. Основные групповые нормы: достижение целей; прибыльность; коллективный труд; планирование; контроль; профессиональная подготовка кадров; нововведения; отношения с заказчиком; защита честности и т.д.

Нормы призваны подсказать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них. В исследуемой группе помимо перечисленных, сформировались свои нормы, такие как взаимопомощь, корпоративная этика, неразглашение информации.

- Сплоченность группы; несмотря на наличие внутри отдела неформальных групп, можно сказать, что отдел продаж является сплоченным коллективом. В коллективе практически отсутствуют конфликтные ситуации, а если и возникают спорные вопросы, их улаживает менеджер или руководитель, не доводя до возникновения конфликтов. Также следует выделить, что члены группы всегда готовы прийти на помощь друг другу, и регулярно вместе проводят досуг. Отрицательным последствием высокой степени сплоченности является групповое единомыслие.

- Групповое единомыслие; Групповое единомыслие поощряет членов группы скрывать свои взгляды, чтобы не нарушать с трудом достигнутую гармонию, поскольку они считают, что их несогласие может подорвать чувство принадлежности к группе и подобных ситуаций следует избегать. В такой атмосфере у членов команды существует одна задача - держаться общей линии в обсуждении, даже если кто-то из них не разделяет данную точку зрения. В результате коллектив вынужден принимать посредственное решение, не задевающее ничьих интересов. Данная проблема косвенно существует в исследуемом отделе. Порой, для того чтобы повысить эффективность работы торговых представителей менеджерам приходиться тратить рабочее время на посещение клиентов или выполнение функций торговых представителей для введения изменений, улучшающих обслуживание. В идеале - торговые представители сами вносят предложения по улучшению обслуживания.

- Статус членов группы; положение личности в группе относительно других, её место и роль в системе межличностных отношений, определяющее ее права, обязанности и привилегии. В различных группах один и тот же человек может иметь разный статус. Люди с высоким статусом имеют большие возможности противостоять давлению, призывающему к соответствию нормам, чем их коллеги с более низким статусом. Личность, которая высоко ценится группой, но которой не нужны общественные награды, воздаваемые группой, может обращать минимальное внимание на соответствие своего поведения нормам группы. Однако статусная иерархия является устойчивой только в том случае, если члены группы верят, что иерархия справедлива. Когда люди считают, что существует несправедливость в распределении статусных функций, возникает неустойчивость, конфликт, который отражается в различных типах поведения. Представление о справедливости в организации относится, прежде всего, к распределению статуса между членами группы. Люди хотят, чтобы награда за их труды была соразмерна затраченным усилиям и средствам. В данной группе распределение статуса между членами группы обоснованно и справедливо. Это следует из того, что членами группы признается статус менеджеров, как их непосредственных руководителей, конфликтных ситуаций по этому поводу не возникало.

- Роли членов группы; Для обеспечения результативной работы группа должна обладать определенным уровнем опыта, на который будет опираться. Кроме того, группе необходимы члены, которые могут делать разнообразные вклады в работу группы. Существуют две основные направленности ролей:

Целевые роли распределяются таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их (инициирование деятельности, поиск информации, сбор мнений, предоставление информации, высказывание мнений, проработка, координирование, обобщение).

Поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее поддержанию и активизации жизни и деятельности группы (поощрение, обеспечение участия, установление критериев, исполнительность, выражение чувств группы).

Маловероятно, чтобы какая-то единственная роль полностью определяла поведение человека в группе. В данной группе (отдел продаж) люди способны выполнять несколько ролей в различной мере проявляющихся в том или ином окружении, кроме того, каждый человек исполняет некую роль согласно должностным обязанностям и свою роль внутри группы. Набор ролей в группе имеет большое влияние на плодотворность работы, однако более значимым является их соответствие:

1. Соответствие ролей членов группы типам выполняемых задач.

2. Соответствие «должностных» ролей ролям, исполняемым в группе и присущим человеку.

3. Соответствие ролей конкретного работника ролям других членов группы.

Задача руководителя - увидеть особенности и склонности поведения людей в группе и использовать их в работе. По моему мнению, в нашем случае руководитель с данной задачей успешно справляется.

- Задача (задание); От того, насколько конкретно и определенно руководитель формулирует задание, зависит, будет ли оно понятно группе. Любая работа упрощается, если человек знает, что от него требуется. Большинство людей также предпочитает знать сроки, когда должны быть представлены результаты. С одной стороны, простота задания не требует особых навыков, умений, квалификации, с другой - не каждый человек может отнестись к легкой работе также серьезно, как и к сложной.

При распределении заданий в группе необходимо учитывать, выполнялась ли аналогичная работа раньше. Как правило, большинство людей чувствует себя неуверенно, если сталкиваются с чем-то новым. Однако нечто свежее может оживить интерес к деятельности и творчеству в группе. Если группа знает, что выполняемая ею работа важна для организации, это увеличивает ответственность за результаты и является сильным мотивирующим фактором, так как коллектив чувствует свою значимость, незаменимость, нужность. В данной группе можно порекомендовать руководителю и менеджерам формулировать задание как можно конкретнее, подчеркивая его важность, а также доверять работникам выполнение новой или более сложной работы для стимулирования интереса к деятельности компании.

- Мотивация. Мотивация в менеджменте - система стимулов, организующая работника или группу работников для активного включения в трудовую деятельность, подчинения своих личных интересов общим интересам организации и стремления к качественному достижению целей организации.

В разрезе исследуемой группы можно говорить о применении теории мотивации Герцберга. Основные методы мотивации в отделе продаж - премирование сотрудников и повышение квалификации. В нашем случае, повышение квалификации недостаточно развито на предприятии, проводится в основном для руководителей служб. Остальные специалисты вынуждены расширять знания и навыки своими силами.

2.2 Рекомендации руководителю по улучшению эффективности работы группы на благо организации

Рассмотрев критерии эффективности можно сделать заключение о работе отдела продаж и его руководителя. Анализ факторов эффективности показал, что многие из них имеют двойственный характер, т.е. включают и положительные, и отрицательные стороны. Руководитель должен обеспечивать постоянное воздействие, используя заранее продуманные и согласованные между собой способы. Можно порекомендовать обратить внимание на характер и постановку задачи: конкретная формулировка, учет новизны, сложности в момент распределения работ, особо подчеркиваемая важность выполнения; на наличие неформальных групп: наблюдение за работой групп, выявление неформальных структур и их лидеров, поощрение определенного поведения; на стимулирование проявления инициативы у работников: если человек достаточно мотивирован, он сам видит и пытается устранить те барьеры, которые мешают эффективной работе.

3 РУКОВОДСТВО И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

3.2 Основные инструменты руководства

Сила - это возможность влиять на других, это условие, с помощью которого один человек может заставить другого думать или поступать определенным образом. Силой обладает отдельный человек или группа.

Влияние - это процесс, при котором один человек пытается заставить другого сделать что-либо или думать определенным образом, иначе этот человек не будет это выполнять. Эффективно влиять можно только с позиции силы.

Власть - это право использовать силу для управления поведением других; существует официальная или законная власть. Которая вытекает из официальной роли или положения.

В организациях существует четыре типа силы: ресурсов, положения, личности и специалиста.

Руководителем отдела продаж данного предприятия используются все типы силы, но наиболее выраженными я бы определила силу положения, силу личности, силу специалиста. Руководитель имеет достаточно высокий авторитет у подчиненных благодаря своему профессионализму, значительному опыту работы в данной сфере, умению делиться своим опытом и знаниями. Это подтверждается тем, что руководители других служб предприятия консультируются с руководителем отдела продаж в вопросах работы с подчиненными. В этом проявляется сила специалиста. Наличие таких качеств, как решительность, умение убеждать, открытость, умение брать на себя ответственность говорит о применении силы личности. Это обеспечивает высокий уровень самоконтроля и исполнительности в группе.

Как было уже определено, влияние - это процесс применения силы руководителя. Там, где сила официально признана и становится властью, влияние работает автоматически. В нашем случае данное условие выполняется.

Власть - это право использовать силу для управления поведением других. Руководителем отдела продаж используется (по мере убывания):

-законная власть;

- эталонная власть (власть примера);

-экспертная власть;

-власть, основанная на вознаграждении;

-власть основанная на принуждении.