Реферат

Тема: Разработка технологии процесса управления

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 Значение совершенствования технологии управления для повышения эффективности работы управленческого аппарата

2 Элементы процесса управления и его технология

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Процесс управления - деятельность объединенных в определенную систему субъектов управления, направленная на достижение целей фирмы путем реализации определенных функций с использованием методов управления.

Как правило, процессы управления фирмой очень многообразны, многомерны и имеют сложную структуру (состоят из большого числа стадий и фаз). В общем смысле процесс управления состоит из общих функций управления, которые объединяются в циклы управления (рис.1).

Рис. 1. Цикл управления

Решение - центральный момент всего процесса управления. В широком смысле это понятие включает и подготовку решения (планирование), а в узком смысле - это выбор альтернативы.

1 Значение совершенствования технологии управления для повышения эффективности работы управленческого аппарата

Технология процесса управления состоит из четырех основных функций: планирование, учет, анализ и регулирование (рис. 2).

Рис. 2. Технология процесса управления

Рассматривая пути становления и развития управленческих технологий, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, потому история управления тесно связана с историей становления информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода/вывода выступали только его язык и слух. Первая и вторая информационные революции наступили после изобретения письменности и книгопечатания. Эти две революции создавали принципиально новые информационные технологии накопления и распространения информации, усиливая память человеку. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации являлась бумага, то такие информационные технологии называют бумажными технологиями.

Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы обработки информации традиционно возлагались на человеческий мозг. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ, (третья информационная революция). Сначала ЭВМ использовалась для проведения отдельных расчетов. Затем - для автоматизации отдельных информационных процессов. К первым примерам таких систем относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим в таких системах было то, что все они использовали автоматизированные информационные банки. Информация в этих банках постоянно накапливалась и обновлялась в реальном масштабе времени. Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных банков - первый шаг на пути внедрения безбумажных информационных технологий.

Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения ЭВМ в вычислительные сети с целью обмена информацией с удаленными ЭВМ. Необходимость такого пути продиктована бурным развитием научно-технического прогресса, который существенно усложняет процессы управления, как экономикой страны, так и отдельным предприятием и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в потоках информации, обусловленных низкой пропускной способностью человеческого мозга. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Внедрение безбумажной технологии выводит человека из контуров процессов рутинной обработки информации, оставляя за ним такие творческие процессы как принятие решений.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение базируется на информации, на служебном документе.

Технология процесса управления прослеживается по движению и содержанию документов, необходимых для решения задач управления. Упорядочение действующей системы отчетности и планирования повышает достоверность и объективность используемой информации, оперативности ее обработки.

Выделяют следующие виды технологий управления:

-линейная - характеризуется строгой последовательностью отдельных управленческих фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом (например, при управлении поездов);

-управления по отклонениям - исходит из того, что незначительные отклонения не требуют корректировки управленческого процесса и преодоление незначительных отклонений возможно силами самих исполнителей; вмешательство руководителя происходит лишь при значительной величине отклонений;

-управления по результатам - заключается в том, что в зависимости от степени достижения запланированных результатов на предыдущей фазе, происходит уточнение последующих управленческих действий (например, при управлении войсками);

-управления по целям;

-управления по ситуации;

- поискового управления.

2 Элементы процесса управления и его технология

Содержание процесса управления может включать в себя моменты: методологическое содержание; функциональное содержание; экономическое содержание; организационное содержание; социальное содержание.

Процесс управления состоит из следующих основных этапов:

- целеполагание;

- оценка ситуации;

- определение проблемы;

- управленческое решение.

Цель- необходимое состояние системы, идеальный образ желаемого.

Ситуация - противоречие, которое не может быть тождественным цели. Противоречие, заложенное в ситуацию, служит достижению цели. Оно должно быть разрешено.

Без определения проблемы невозможно управленческое решение. Само управленческое решение - путь разрешения проблемы, а также организация работы по организации этого разрешения проблемы.

Экономическое содержание процесса управления предполагает использование ресурсов; оценку наличия ресурсов, их распределение по этапам.

Организационное содержание процесса управления можно свести к этапам организационного воздействия:

- этап регламентирования (что нужно сделать?);

- этап нормирования (предполагает допустимые и недопустимые отклонения);

- этап инструктирования (как лучше сделать, что использовать?);

- этап ответственности (указание на меры ответственности при тех или иных действиях).

Функциональное содержание предполагает реализацию основных функций государственного управления (организация, планирование, контроль и регулирование).

Информационное содержание процесса управления - предполагает последовательность выполнения информационных работ, а именно: поиска, комплектования, обработки, анализа информации, передачи информации.

Управленческая операция включает в себя весь комплекс действий по переводу управленческого объекта из одного состояния в другое. Операция - действие исполнителя над одним или группой документов.

Группы операций можно соотнести с этапами процесса управления: группа целеполагания; группа информационной работы; группа аналитической работы и проектирования вариантов решения; операции, связанные с выбором альтернатив (вариантов действия); операции по реализации вариантов решений. Операции, в отличие от этапов, допускают параллельность их осуществления.

Управленческие операции по функционально-технологическому основанию делятся на группы:

1. Организационно-административная: служебно-коммуникационные операции, обеспечивающие служебные взаимосвязи персонала (телефонные переговоры, прием посетителей и пр.); распорядительные операции, предполагающие доведение до исполнителей принятых руководителем решений (устное, приказ, инструктирование); координационные - проведение совещаний, составление планов работ, проведение собеседований; контрольно-оценочные - проверка своевременности и качества исполнения приказов, а также исполнения прямых функциональных обязанностей.

2. Аналитико-конструктивная: аналитические операции - изучение информации, специальной литературы, анализ ситуации и показателей предполагают различные методы (метод корреляции, факторный, экономический); конструктивные операции - подготовка разного рода решений или проектов решений.

3. Информационно-технологическая: документационные операции; вычислительные операции; коммуникационно-технические операции.

Для руководителей характерны преимущественно административно-организационные операции, для специалистов - аналитико-конструктивные, для технического или вспомогательного персонала - информационно-технические.

Технология процесса управления включает в себя основные моменты:

1. Определение цели работы и средств достижения этой цели; указание подразделения и рабочего места, на котором выполняется работа; указание состава и содержание требуемой информации.

2. Построение схемы управленческого процесса, разделение его на этапы и операции.

3. Выбор наиболее достоверных источников информации.

4. Установление квалификационного уровня исполнителей, выбор наиболее целесообразного состава информационных и технических средств.

Технология процесса управления - совокупность методов, приемов, процедур и правил действий работников подразделений, а также описание всех перечисленных элементов в виде инструкций, процедур, правил, графиков, чертежей, схем. Эта технология подлежит регламентации - закреплению нормативной формой, требующей обязательного выполнения.

Процедура - основное понятие технологии процесса управления. Это документально зафиксированный порядок конкретного исполнения управленческого процесса. Этот порядок определяет состав, последовательность, содержание и исполнителей операции. Он также отражает прохождение документов, связанных с выполнением данной работы.

Условиями технологичности являются единство технологического процесса; непрерывность процесса управления; минимальная сложность; равномерность нагрузки; трудоемкость; обеспечение надежности (взаимозаменяемость блоков управленческих процедур).

Заключение

Технология - совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки - выявление закономерностей с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов.

Управление - элемент, функция организованных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей. Таким образом, технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы ее деятельности.

Управление предприятием предназначено для сохранения его миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления, на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как:

- управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия);

- управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками - ресурсами);

- управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием);

- управление процессами производства (основного и вспомогательного);

- управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.

Список использованной литературы

1. Бобылева М.П., Арутюнов Ю.С. Проблемы совершенствования технологии управления. - М.: ИПКИР, 1991. - 116 с.

2. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: (управление предприятием на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления). - М.: Экономика, 1997. - 368 с.

3. Виханский О.С., Наумов А. И. Менеджмент. - М.: Гардарики, 2002. - 528 с.

4. Виханский О.С. Стратегическое управление. - М.: Гардарика, 1998. - 296 с.

5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 1996.

6. Таранов П.С. Золотая книга руководителя. - М.: «Агентство ФАИР», 1996 - 496 с.