Время руководителя и проблема его эффективного использования

Министерство образования Российской Федерации

Кемеровский государственный университет

Кафедра менеджмента

Курсовая работа

по дисциплине: «Организация труда руководителя»

Тема:

«Время руководителя и проблема его эффективного использования»

Выполнил: студент 5-го курса

Гр. Э - 2011

Рогозин Я.В.

Научный руководитель: ассистент

Кузнецова Т.А.

Кемерово 2005

План

Введение

Глава 1. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя

1.1 Значение фактора времени

1.2 Время и содержание труда руководителя

1.3 Характер и содержание работы руководителя

1.4 Требования к руководителю

1.5 Типичные ошибки руководителя

1.6 Причины потерь времени

1.7 Принципы эффективного использования времени руководителем

Глава 2. Планирование личного времени руководителя

Заключение

Список используемой литературы

Введение

На сегодняшний день экономика и общество в нашей стране находится в периоде реформ и преобразований. Непрерывная перестройка организационных структур, децентрализация управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя.

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

Глава 1. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя

Всякий труд содержит в себе чисто организационные и технические элементы. Область знаний, изучающая организацию труда работника, называется персональным менеджментом.

Персональный менеджмент - это целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Сколько способных и даже талантливых людей не достигли вершин и серьезных успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли наилучшим образом распорядиться не своим временем, не своими способностями.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: «Как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления»?

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя. Если руководитель постоянно занят «горящими делами», поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а, в общем - «латания дыр».

В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности руководителя - не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с менее срочными делами. Никто не уверен; что для рассмотрения его дел у руководителя найдется время, поэтому вопросы не выносятся заранее на рассмотрение руководителю, а «пробиваются». Никто заранее не знает, когда его вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.

Организация личного труда руководителя не может не учитывать индивидуальные особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами.

Вместе с тем, и наука, и практика управления убедительно доказывают возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей. Ведь в деятельности успешно работающих руководителей есть общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента.

Опыт показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном доме могут и должны быть организованы в систему персонального менеджмента, которую можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков:

1 - способность формулировать и реализовывать жизненные цели;

2 - личная организованность;

3 - самодисциплина;

4 - знание техники личной работы;

5 - способность делать себя здоровым;

6 - эмоционально-волевой потенциал;

7 - самоконтроль.

Многие выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители добивались и добиваются успехов в своей работе во многом благодаря четкой организации своей жизнедеятельности.

Главные потери времени мы несем из-за нашего собственного промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной расхлябанности и неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы.

Естественно, мы не можем управлять самим временем, но мы можем управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, - планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Без этого невозможно эффективно работать.

Максимально использовать отпущенное время поможет специальный набор управленческих приемов и навыков. Необходимо продумать заранее, что делать, как делать и кому поручить дело. По существу, «количество» времени у всех одинаково, только одни используют его лучше, а другие хуже.

Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент, то есть технология учета времени и планирования рабочего дня. Она требует серьезных волевых усилий и постоянного внимания. Руководители прибегают к таким суровым мерам не от хорошей жизни, а лишь столкнувшись со снижением эффективности или цейтнотом.

Таким образом, с учетом всего вышесказанного, можно придти к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.

Рассмотри теперь один из важнейших методологических аспектов рациональной организации труда руководителя - эффективное управление, организация и использование времени руководителя. Исследуя данную проблему, я опирался на несколько литературных источников, в которых были даны характеристики аспектов рациональной организации личного труда руководителя. Для наглядности степени проработанности рассматриваемой проблемы в источниках я привожу ссылки на литературу и данный в ней материал в виде таблицы.

Рассмотренные в литературном источнике вопросы по эффективной организации времени руководителя	Наименование литературного источника
	Персональный менеджмент: Учебник / С. Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: 2002. - 622 с.	Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. - М.: 1995. - 436 с.	Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. Ученик. - М.: 1988. - 347 с.
	- Значение фактора времени; - Типичные ошибки руководителя; - Принципы эффективного использования времени;	- Причины потерь времени;	- Время и содержание труда руководителя; - Характер и содержание работы руководителя; - Требования к руководителю;

Подробней эти материалы будут рассмотрены в следующих пунктах моей работы.

1.1 Значение фактора времени

«Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

Известный эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам, -

Из каждых ста менеджеров:

- лишь один имеет достаточно времени;

- десятерым требуется на 10% больше времени;

- сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

- остальным не хватает 50% времени.

Здесь уместно употребить парадокс времени, который гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

О значении времени можно сказать и следующее:

* время необратимо;

* время нельзя умножить;

* время нельзя накопить;

* время нельзя передать;

* время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя, для выполнения истинно управленческих функций и для досуга. Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно»1¹ Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: 2002. с. 175 - 177..

1.2 Время и содержание труда руководителя

«Деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, получаем следующий перечень задач управления:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности, как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением, поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом.

Необходимо заметить, что в задачи управления не включена важнейшая составная часть деятельности - выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что выполнение этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления не содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его практическое участие в непосредственном осуществлении работ. Другое дело, если руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять участие в той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач:

1. Планирование своей работы по управлению и выполнению заданий.

2. Планирование использования своего рабочего времени.

3. Контроль и совершенствование своей эффективности.

4. Поддержание своей мотивированности.

5. Самосовершенствование для выполнения задач сегодня и в будущем.

6. Поддержание и совершенствование качества своей жизни»2² Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. Учебник. - М.: 1988. с. 144 - 146..

1.3 Характер и содержание работы руководителя

«По своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных, как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха.

К основным качествам руководителя относится необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние на результаты работы. Руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.

В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.

Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. Важнейшими задачами руководителя являются:

1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

5. Обучение и совершенствование персонала.

6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

Как видно из вышеперечисленного, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными»3³ См. там же с. 146, 147..

1.4 Требования к руководителю

«На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.

От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия, так как всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования.

Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника». 4⁴ см. там же с. 148.

1.5 Типичные ошибки руководителя

«Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения проблемы на завтра.

Эта ошибка - самая распространенная. Главная причина такой ситуации несобранность, нерешительность и неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Как правило, люди оттягивают решения в том случае, когда стоящие перед ними задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у них нет ясного представления о том, чего они хотят добиться.

2. Выполнение работы не до конца.

Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности и результативности труда полезно окончательно решить только несколько проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца, так как каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

3. Стремление сделать все сразу.

Многие руководители привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у них перед глазами, а в результате мысли их все время скачут с одной проблемы на другую. Чтобы этого не происходило нужно, прежде всего, убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу.

4. Стремление сделать все самому.

Руководящие работники очень часто тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую вполне можно поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя. Руководство же - это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать, организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач.

5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными.

В результате отсутствия четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций в организации происходит затруднение в решении многих проблем и возникает ненужное личное соперничество.

Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций. Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

6. Желание в случае неудачи переложить вину на подчиненных.

К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым занимаясь делом совершенно бесполезным. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее - на то, что необходимо сделать незамедлительно.

Задача руководителя - установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.

7. Полное пренебрежение вопросами организации планирования личной работы.

Эта ошибка, возможно, самая основная. Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг. Чтобы с этим справиться необходимо, во-первых, как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов; во-вторых, всерьез заняться бумагами, то есть теми бумагами, без которых немыслимо сегодня руководить: речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях, протоколах, ведении архива и пр.

8. Руководитель считает, что эффективная организация его личного времени в принципе невозможна.

Это мотивируется тем, что руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств»5⁵ Персональный менеджмент: Учебник / С. Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: 2002. с. 177 - 180..

1.6 Причины потерь времени

Зайверт Л.В своём пособии «Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время)» выделяет 30 основных причин (поглотителей), по которым происходит потеря времени у руководителей. Эти причины следующие:

«1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных, номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «Нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум и др.).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами»6⁶ Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): пер. с нем. - М.: 1995. с. 31, 32..

1.7 Принципы эффективного использования времени руководителем

«Люди достаточно стали задумываться об управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает более современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная задача теперь - не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителю следует не только пытаться быть более организованным и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.

Суть этого четвертого поколения, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в таблице ниже. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Дела	Срочные	Несрочные
Важные	1	2
	Критические ситуации; Неотложные проблемы; Проекты с «горящим сроком» исполнения»;	Профилактические действия; Поддержание ресурсов и средств; Создание связей; Поиск новых возможностей; Планирование; Восстановление сил;
Неважные	3	4
	Отвлечения, некоторые телефонные звонки Корреспонденция, какие-то сообщения; Некоторые заседания; Предстоящие неотложные дела; Распространенные виды деятельности;	Мелочи, отнимающие время Корреспонденция Звонки Пустая потеря времени Праздное времяпровождение

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное - это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас».

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в миссию, в ценности и в наиважнейшие цели организации.

Важные и несрочные дела требуют от руководителя гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают его: «Делай!». Руководители должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у них нет представления о том, что важно для них, о тех результатах, которых они хотят достичь в жизни, то они легко переходят к реагированию на срочное.

Некоторые руководители изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми «горячими» проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут руководители, управляемые кризисными ситуациями.

Другие значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Руководители эффективные держатся в стороне от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет - прежде всего, они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

Таким образом, сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные»7⁷ Персональный менеджмент: Учебник / С. Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: 2002. с. 181 - 183..

Глава 2. Планирование личного времени руководителя

«В условиях усложнения принятия управленческих решений, усилением ответственности за принятие решений, расширением самостоятельности всех звеньев управления очень важно как можно эффективнее использовать своё время. Однако это достаточно трудная задача.

Наука управления временем основана на умелом его планировании и привычке исполнять запланированное. Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния - времени.

Что же повышает эффективность труда, превращает поток хаотических по времени операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составляющих управления временем четыре:

1. Планирование. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, наконец, разработку самого плана и доведения его до исполнителей. Словом, план - ключ к принятию решений.

2. Реализация плана. Стадия, на которой принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя, его собственными действиями. Вторая - это задачи, выполнение которых сопряжено с привлечением других людей. Их решение даёт общий конечный результат. В любом случае задачи в каждой из категорий, так или иначе, переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

3. Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться, как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой (прогнать подготовленный текст через словарный процессор на предмет обнаружения ошибок). А может быть сложной, сопряжённой с множеством дополнительных операций, как это бывает при финансовых проверках.

4. Взаимодействие с другими людьми. Эта работа, так или иначе, пересекается со всеми остальными видами деятельности, но в любом случае является как бы следствием или итогом индивидуальной работы каждого. Люди - это основа основ деятельности руководителя. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планёрках, переговорах и пр. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени руководителя.

Необходимо подчеркнуть, что каждый руководитель обязан уметь анализировать своё рабочее время, составлять планы личной работы. При этом необходимо учитывать все планы личной работы, уметь расположить их в порядке важности.

Планируя время, руководитель отвечает на три основных вопроса:

Чего я достиг? - оценка ситуации;

Чего я хочу достичь? - постановка целей;

Как я этого добьюсь? - план действий по времени.

Чтобы избежать излишних затрат времени, нужно начать с составления ежедневного временного плана, который поможет отслеживать, на что руководитель тратит своё время. Проанализировав временной план, можно будет определить те дела, на которые следует потратить меньше времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, руководитель сможет пересмотреть и по-новому спланировать очерёдность дел.

Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчётливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов - долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а так же в планах текущего периода.

Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60 : 40 - планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел.

Таким образом, можно сказать, что планирование - это то, с чего должен начинать руководитель. Это рациональное определение того, куда он хочет идти и как собирается достичь этого. До тех пор пока руководитель этого не сделает, он не может быть уверен в том, что его усилие предпринято в правильном направлении.

Если руководитель намерен всерьёз подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности:

- анализ бюджета времени;

- составление списка планируемых дел

- определение времени для выполнения этих дел;

- сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;

- составление списка дел на год;

- составление тематического списка дел на месяц;

- составление плана действий на неделю;

- запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

Установление периодов времени, которое требуются для достижения личных и профессиональных целей, придаст чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очерёдности дел»8⁸ см. там же. с.220 - 228..

Заключение

Подводя итог данной курсовой работе необходимо отметить, что один из важнейших методологических аспектов рациональной организации труда руководителя - это эффективное управление, организация и использование времени руководителя. А важнейшими аспектами рациональной организации личного труда руководителя являются:

- значение фактора времени;

- время и содержание труда руководителя;

- характер и содержание работы руководителя;

- требования к руководителю;

- типичные ошибки руководителя;

- причины потерь времени;

- причины эффективного использования времени.

Планирование личного времени руководителя осуществляется путём четырёх важнейших составляющих управления временем. К ним относятся планирование, реализация плана, мониторинг и контроль, а также взаимодействие с другими людьми.

Список используемой литературы

1. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: 2002. - 622 с.

2. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. - М.: 1995. - 436 с.

3. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. - М.: 1988. - 347 с.

4. Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный экзамен, дипломный проект: Учеб. пособие / под ред. А.Я. Кибанова. - М: 2003. - 47 с.

5. Свистунов В.М. Персональный менеджмент. // Служба кадров. - 2004. №2. с.35 - 40.