Роль інформації у управлінській діяльності

33

Міністерство освіти і науки України

Національний авіаційний університет

Кафедра безпеки інформаційних технологій

Дослідження

З дисципліни: “Основи менеджменту ”

на тему: «Роль інформації в управлінській діяльності»

Виконав:

студент ІІДС 231

Кладочний А.І.

Перевірив:

Карпенко С.В.

Київ 2010

ЗМІСТ

Вступ

1.Інформація як економічний ресурс

1.1 Сутність поняття «інформація»

1.2 Інформаційне суспільство

1.3 Роль інформації в економіці

1.4 Класифікація інформації

2.Інформація в управлінській діяльності

2.1 Властивості управлінської інформації

2.2 Бізнес-інформація

2.3 Роль інформації в менеджменті

2.4 Інформація і економічний аналіз

2.5 Інформаційна стратегія організації

Висновок

Список використаної літератури

ВСТУП

Хто володіє інформацією - той володіє світом - цей принцип, актуальний для всієї історії людства, наприкінці ХХ століття став актуальним як ніколи до цього. У ХХ Столітті відбулася трансформація суспільства із промислового на суспільство інформатики. Жодна з трансформацій суспільства ХХ століття не криє в собі стільки складнощів і сили, як мегазсув людства до суспільства інформатики.

На сучасному етапі відбувається черговий вибух технологічної і мирної соціальної революції -- становлення інформаційного суспільства. Сучасні інформаційні і телекомунікаційні технології істотно змінюють не тільки те, як ми виробляємо продукти і послуги, але і те, як проводимо дозвілля, реалізуємо свої цивільні права, виховуємо дітей. Вони мають вирішальний вплив на зміни, які відбуваються в соціальній структурі суспільства, економіці, розвитку інститутів демократії тощо.

Термін "інформація" (лат. іnformatіo) означає "пояснення", "викладення", "повідомлення". Він набув ужитку ще наприкінці XІX сторіччя, але спочатку використовувався лише щодо засобів зв'язку. З розвитком науки і техніки інформацію почали розглядати залежно від конкретного змісту з виокремлюванням її різновидів, які стосуються різних галузей людської діяльності. Нині під інформацією розуміють сукупність різноманітних знань, сигналів, відомостей про фактичні та інші процеси і явища, що їх певна система сприймає (збирає, зберігає, обробляє) від навколишнього середовища (вхідна інформація), видає в навколишнє середовище -- систему (вихідна інформація) або зберігає її в собі (внутрішня інформація) і використовує для визначених цілей, в тому числі і для менеджменту. Інформація є одним із ресурсів, який може накопичуватися, реалізуватися, поновлюватися, є придатним для колективного використання та (на відміну від інших ресурсів) у процесі споживання не втрачає своїх якостей. Інформація - це головний елемент будь-якої з функцій управління. Володіння повною, достовірною, актуальною та оперативною інформацією уможливлює отримання ринкових переваг, знижує фінансовий ризик, ефективно підтримує прийняття рішень.

Існує дуже багато різних класифікацій інформації. Вона може бути доступна і закрита, зовнішня і внутрішня, первинна і вторинна і т.п. Вона може оцінюватися рядом таких характерних особливостей, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність. Величезна роль інформації визначається у знижені ризиків при прийнятті управлінських рішень, адже чим більше інформації є у компанії, тим меншим буде рівень ризику у її наступних діях. Наявність певних знань надає компанії певного пріоритету перед конкурентами в умовах ринкової економіки. Інформація є лягла в основу економічного аналізу і є визначальною при формуванні економічної стратегії підприємства. Інформація, на сьогодні, глибоко увійшла у всі сфери нашого життя і її наявність є основною умовою нормального функціонування будь-якого суб'єкта у сучасному інформаційному суспільстві.

1.ІНФОРМАЦІЯ ЯК ЕКОНОМІЧНИЙ РЕСУРС

1.1 Сутність поняття «інформація»

Інформація - абстрактне поняття, що має різні значення залежно від контексту. Походить від латинського слова «іnformatіo», яке має декілька значень. Розглянемо, як нам пояснює це слово словник з точки зору різних галузей. Отже, інформація - це:

1) будь-яке повідомлення про що-небудь;

2) відомості, дані, значення економічних показників, що є об'єктами зберігання, обробки і передачі, використовуються в процесі аналізу і розробки економічних рішень в управлінні;

3) один з видів ресурсів, які використовуються в економічних процесах, отримання якого вимагає витрат часу і інших видів ресурсів;

4) одна з трьох фундаментальних субстанцій (речовина, енергія, інформація), які складають суть всесвіту і охоплюють будь-який продукт розумової діяльності, перш за все знання і образи.

У наш час проблеми інформації одні з найпопулярніших у науці. Зі створенням теорії інформації посилання на неї часто трапляються в працях учених найрізноманітніших спеціальностей.

Проблеми інформації досліджують інженери, історики, біологи, соціологи, журналісти та представники багатьох інших галузей науки. Деякі розглядають інформацію "як соціальне явище, тобто певний феномен, пов'язаний з діяльністю тих чи інших суб'єктів соціальних спільнот (наприклад, груп) чи соціальних інститутів (наприклад, установ і організацій, які функціонують у суспільстві)".

У соціології поняття інформації не набуває якогось якісно іншого змісту, хоча і неповністю використовується у тому ж значенні, як у теорії інформації, бо обов'язково розглядає зміст інформації, що аналізується. В цілому під інформацією в соціології розуміється "будь-яке повідомлення (текст), яке вміщує якісь відомості (нове знання) відносно того чи іншого об'єкта (предмета повідомлення).

На цьому рівні можна вивчати повідомлення і все, що з ними пов'язано за допомогою комунікаційного ланцюжка Г. Д. Лассвелла. Інформація в соціології виявляється за допомогою знакової системи у вигляді різноманітних текстів. Саме за допомогою знаків відбувається об'єктивна фіксація змісту інформації. Це дає змогу, по-перше, відокремити інформацію від її джерела, по-друге, передати її для сприйняття іншими членами суспільства. Як правило, знаки, в яких фіксується інформація, це природна мова, усна чи письмова. Але ж є й інші знакові системи -- від формул до азбуки Морзе тощо.

Треба зауважити, що інформація є глобальною проблемою сучасності, бо саме від неї залежить успішний розвиток суспільства. Крім того, інформаційна взаємодія різних груп людства -- найважливіша форма соціальної взаємодії. Саме від цього залежить суспільний поступ. Інформаційний чинник в останні роки спричинив революційні зміни. Зараз увесь світ включений в єдину інформаційну систему, причому вона працює фактично в режимі реального часу. Інформація для людства є не тільки умовою, але й стимулом до дії, дезінформація та інформаційний хаос викликають почуття невпевненості і безсилля. Велику роль у самопочутті суспільства відіграє також міра задоволення потреби в інформації. У нездоровому суспільстві, як правило, є почуття інформаційного голоду.

Найбільш узагальненим визначенням інформації є її трактування: "як відбиток розмаїття, яке дозволяє розглядати у рамках загальної концепції і інформацію в неживій природі, пов'язану з поняттям впорядкованості, структури, організації, і інформацію в усіх кібернетичних системах (біологічних, механічних, насамкінець, соціальних), перш за все пов'язану з поняттям управління". Інші вчені вважають, що "інформація -- це знання, але не все знання, яке має людство, а тільки та його частина, яка використовується для орієнтації, для активної дії, для управління". Справді, те знання, яке не ввійшло в ужиток, не можна вважати інформацією, бо ним не користуються інші члени суспільства, воно до них не дійшло і не може дійти.

Ми тільки почали розглядати проблему інформації, а вже переконались, що вчені по-різному трактують це поняття. З одного боку, це природно, бо різні вчені по-різному використовують інформацію, з іншого -- не можна, на наш погляд, погодитися з тією точкою зору, що "немає і... не може бути єдиного визначення поняття "інформація". Попри всі особливості розгляду, головні, принципові підходи залишаються ті самі, і, таким чином, явище інформації залишається принципово те саме, різними є тільки підходи до нього.

Існують два підходи до природи інформації -- атрибутивний і функціональний. Прихильники першого розглядають інформацію як об'єктивну властивість усіх матеріальних об'єктів (інформація -- атрибут матерії); прихильники другого стверджують, що інформація є умовою і результатом спрямованої активності й тому вона виникає тільки на соціально-свідомому рівні. Не викликає сумніву, що інформація, якою обмінюються члени суспільства, обов'язково пов'язана з відбиттям реальності. Ще Н. Вінер розумів під інформацією позначення змісту, який надходить із зовнішнього світу у процесі пристосування до нього людини. При цьому слід підкреслити різницю у ставленні до пошуку та обробки інформації людини та машини.

На думку Черняка Ю.І., інформація -- це знання, яке передається від джерела до приймача інформації. Актуальною проблемою є вивчення взаємодії та взаємовпливу між інформацією та тим, що її викликає. Справді, якісь властивості неживої природи є потенційною інформацією, але стають нею тільки після того, як про них набуває знання людина. Тут можна погодитися з Ю. І. Черняком, який зазначає: "інформація -- це не річ, це й не атрибут речей чи явищ. Говорити про інформацію, яка міститься в якомусь економічному документі, який розглядається сам по собі, так само безпідставно, як і про інформацію, яка міститься в якійсь картині, на яку ніхто не дивиться. Правомірно користуватися поняттям інформації тільки у тому випадку, коли ми маємо справу з системою: більше того, інформація є невід'ємною частиною цієї системи"

Узагалі, у людському суспільстві інформація відіграє все важливішу роль. Деякі вчені вважають, що інформація за своїм обсягом і важливістю є продуктом, який можна порівняти з усіма іншими продуктами нашої цивілізації. Від її запасів та впорядкованості залежить спосіб розв'язання тієї чи іншої проблеми. Тобто вона первинний продукт, який треба переробити для отримання інших продуктів. Вони пропонують уважати переробку інформації першим промисловим циклом. Причому виробництво інформації стосується всього суспільства. Як справедливо підкреслив Б. І. Шенкман, духовна праця є виявом людської спільності, вона має розглядатися як загальна форма діяльності. Будь-яке відкриття є "безпосереднім результатом загальної праці і разом з тим передумова загальної праці". Тут треба звернути увагу на таку важливу обставину. Справа в тому, що виробництво інформації весь час збільшується. Це закономірний процес і боротися з ним -- все одно, що воювати з вітряками. Але постає проблема споживання інформації. Людина не може охопити і маленької частки того потоку, який проходить за різними інформаційними каналами кожного дня. Цю проблему можна вирішити тільки шляхом упорядкування інформації, її сортування і спеціалізації.

Для підприємства (виробничого об'єднання, акціонерного товариства, фірми, банку, установи тощо), тобто для будь-якого організаційно-економічного і соціального об'єкта при ринковій економіці інформація має виняткове значення, адже будь-яка діяльність цього об'єкта базується на знаннях конкретної ситуації, що складається як на ринку товарів, послуг, робочої сили, засобів виробництва, грошей тощо, так і в самому підприємстві. Йдеться про керівників і фахівців -- менеджерів, які пов'язані з конкретним управлінням і не можуть обходитися без вірогідної зовнішньої та внутрішньої релевантної (relevant -- те, що стосується даної справи) інформації при виробленні й прийнятті тих чи інших управлінських рішень, спрямованих на поліпшення виробничої, господарської, збутової та іншої діяльності керованого ними об'єкта управління.

Відсутність необхідної інформації, використання неточних або неактуальних даних можуть призвести до серйозних економічних прорахунків. Тому метою використання інформації є зменшення невизначеності в процесі вироблення й прийняття управлінських рішень.

1.2 Інформаційне суспільство

Останніми десятиліттями світ переходить від індустріального суспільства до нового, інформаційного. Практично мова іде про нову промислову революцію. Рівень розвитку інформаційного суспільства здійснює безпосередній вплив на економічну, політичну, воєнну та інші сфери. Основними ознаками постіндустріального суспільства є те, що економічний базис складають інформаційні засоби виробництва; основним результатом суспільного виробництва є інформаційні товари та послуги, які є також основним продуктом споживання; ключовим фактором структуризації суспільства виступає інформація. Спостерігаємо процес трансформації економічної діяльності, яка властива індустріальній економіці, в економічну діяльність, для якої визначальним є виробництво, обробка і поширення інформації. До найважливіших властивостей інформації, які мають значення для розвитку постіндустріального суспільства, спеціалісти відносять наступні:

· інформація не зникає в процесі споживання, і відповідно, може бути використана багато разів;

· інформація порівняно швидко "морально зношується";

· цінність інформації суб'єктивна, а тому її ліквідність вкрай обмежена; у процесі споживання інформація неподільна, її неможливо ні недовикористати, ні застосувати понад міру, для прийняття рішення необхідний певний її обсяг;

· інформація завжди абстрактна - для того, щоб нею обмінюватися, необхідно постійно займатися її кодуванням та декодуванням, тобто здійснювати перехід від образів до певного коду і навпаки;

· споживання інформації вимагає певних навиків і зусиль, а засвоєння багатьох видів інформації - спеціальних знань, тому її важко привласнити.

Як вважає Мануєль Кастельс, хоч інформаційна економіка і відрізняється від індустріальної, між ними немає ніяких логічних протиріч. Інформаційна економіка - це підмножина індустріальної. Вона полягає у глибокому покращенні технології і використання знань й інформації у всіх процесах матеріального виробництва і розподілу на основі гігантського стрибка вперед, в розмасі і можливостях системи звернень. Прикладом тут може служити розвал гіперіндустріального суспільства - Радянського Союзу через його нездатність перейти до інформациональної парадигми і ізоляції від міжнародної економіки. Все-ж, перехід від індустріалізму до інформаціоналізму не є історичним еквівалентом переходу від сільськогосподарської до індустріальної економіки і також не може прирівнюватися до виникнення економіки послуг. Існують інформаційне сільське господарство, інформаційне виробництво і інформаційні послуги. Змінилися не види діяльності людства, а технологічна здатність використовувати як пряму продуктивну силу те, що відрізняє людину від інших біологічних створень, а саме здатність обробляти і розуміти символи. Саме тому Мануєль Кастельс називає інформацію сировиною, яка характеризує нову «інформаційно-технологічну парадигму»

Значення інформації в наш час постійно зростає. Інформаційний сектор показує більш високі темпи розвитку, ніж економіка в цілому. Інформаційні ресурси, технології і інфраструктура разом створюють інформаційне середовище, яке стає важливим фактором суспільного життя і всіх сфер державного управління. Вже скоро економічний потенціал держав буде визначатися не запасами сировини, яка вичерпується все швидше, а рівнем розвитку наукоємних технологій.

Інформація оточує нас постійно. Вона впливає на нас із моніторів комп'ютерів, екранів телевізорів, сторінок газет, біг-бордів, реклами в метро, прайс-листів. Інформація стала важливою складовою безпеки держави, з'явилися такі поняття, як «інформаційна війна», «інформаційна безпека», «інформаційний тероризм».

1.3 Роль інформації в економіці

В умовах ринкової економіки соціально-економічні об'єкти, особливо виробничо-господарської спрямованості, повністю залежать від стану ринку, оскільки взаємодія попиту та пропозиції -- об'єктивна сторона ринкових відносин. А тому, щоб вижити, необхідно всебічно володіти інформацією, яка характеризувала б, з одного боку, виробничо-господарську та іншу діяльність керованого об'єкта (це внутрішня інформація), а з іншого -- стан зовнішнього середовища, яке безпосередньо чи опосередковано впливає на даний об'єкт (зовнішня інформація).

З точки зору економіки інформація виділяється як один з основних ресурсів людського суспільства, в сукупності з природними ресурсами, працею і капіталом. Цінність, або корисність, інформації для суб'єктів економічної діяльності в тому, що вона зменшує невизначеність ситуації, в якій вони можуть знаходитися.

Найбільш суттєвим за визначенням науковців є внесок інформації у створення конкурентної переваги підприємств. Основним засобом підвищення конкурентоспроможності сучасних компаній стає широке застосування комп'ютерів та інформаційних систем, яке, за Міланом Желени, забезпечує підприємству сім основних переваг:

1) покращення і розширення обслуговування клієнтів;

2) підвищення рівня ефективності завдяки економії часу офісних працівників;

3) збільшення можливості навантаження та пропускної здатності;

4) підвищення точності інформації, і, як наслідок, ріст престижу фірми і скорочення збитків, обумовлених помилками;

5) забезпечення необхідною інформацією у визначений час конкретних осіб завдяки можливості організації запиту та наявності інтерактивного режиму;

6) отримання керівництвом важливої інформації для планування, управління і прийняття рішень;

7) збільшення прибутку бізнесу.

Дослідження економічних процесів на засадах інформаційного

підходу дало змогу подивитись на економіку як на гігантську інформаційну мережу з власними внутрішніми вузлами - підприємствами, що виробляють інформацію та водночас є її споживачами й посередниками у процесі її передавання.

Дослідженню проблеми економічної сутності інформації присвячені праці таких економістів та соціологів, як Дж.Стиглера, К.Ерроу, Р.Коуза, Д.Белла, Е.Тюффлера, В.Інозємцева, Е.Маймінеса, К.Вальтхаут, О.Дьоміна. Зокрема, К.Ерроу в своїх дослідженнях визначив такі ключові тези:

ь інформація має економічну цінність;

ь отримання і передавання інформації пов'язане з певними витратами;

ь інформаційна складова економічної системи є універсальним ресурсом і має вирішальне значення у виробництві товарів і послуг.

Не залишаються в стороні від проблеми управління інформацією й українські вчені. Наприклад, В.М.Гужвою визначено поняття економічної інформації як сукупності відомостей про соціально-економічні процеси, що слугують для управління цими процесами і колективами людей у виробничій і невиробничій сферах.

Дослідження інформаційної взаємодії підприємств спираються на поняття «інформаційна політика», під якою С.Е.Зуєв, наприклад, розуміє «спосіб використання наявних інформаційних потоків та ресурсів з боку різних інституційних суб'єктів».

Також, вказуючи на появу у другій половині ХХ ст. особливого роду простору («інформаційного простору»), С.Е.Зуєв пояснює популяризацію та широке використання інструментарію стратегічного планування як результат необхідності постійного пристосування організації до швидкоплинного оточення, інформаційна ємність якого постійно збільшується. У стратегічному контексті Джейн Ліндер вказує на факти цілеспрямованого використання компаніями інформації для досягнення їх стратегічних цілей шляхом ефективного використання джерел інформації для зміцнення конкурентної позиції.

1.4 Класифікація інформації

Існує дуже багато способів класифікувати інформацію. У найзагальнішому випадку за доступністю інформація поділяється на доступну і недоступну. Доступність інформації обумовлена не лише її юридичним статусом, а й фактичними умовами її використання для різних суб'єктів. За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Для визначення останньої вживається ще закрита, або секретна, тобто така, що з тих, чи інших міркувань являє собою таємницю і розповсюдження якої можливе лише за згодою органів, уповноважених контролювати питання, пов'язані з цією інформацією. Інформація з обмеженим доступом, у свою чергу, поділяється на таємну і конфіденційну:

· Таємна - інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

· Конфіденційна - інформація, що містить відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні юридичних та фізичних осіб і поширюється за їхнім бажанням.

Відкрита - інформація, якою дозволено користуватися широкому загалу. Існує певний зв'язок між реальною доступністю інформації та режимом доступу до неї. Він проявляється у праві на інформацію та його реалізації. Адже не всяка відкрита інформація доступна певному суб'єктові і навпаки.

Рис.1.Класифікація інформації за режимом доступу.

У книжці М. Желени «Інформаційні технології в бізнесі» визначається класифікація інформації двома способами:

· по розміщенні джерела інформації;

· по її призначенні;

Якщо розглядати перший спосіб, то у свою чергу, інформація класифікується, як зовнішня і внутрішня.

Зовнішня інформація:

1. Ринкова інформація. Це величезна і складна область, і ринкова інформація зараз по праву є основним товаром для фірм, починаючи від рекламних агентств і закінчуючи банками, також для спеціалізованих компаній, що займаються ринковими дослідженнями, тих, що конкурують за право надати інформацію фірмам. Ринкова інформація може бути дуже різною -- від конкретної (як, наприклад, аналіз структури магазинів у вузькому сегменті роздрібного ринку) до самої обширної (як аналіз тенденцій на світовому ринку якого-небудь товару). Від ринкової інформації залежать розробка компаніями нових продук­тів, маркетингове планування, планування комунікацій і реклами, прийняття рішень про експорт, а також загальні стратегічні рішення. Природа ринкової інформації міняється залежно від мети і від того, якій компанії призначена ця інформація; категорій, по яких зазвичай шукається інформація, включають розмір і зростання ринку, купівельну спроможність, звички, попит і поведінку споживачів, ринкову долю.

2. Інформація про конкурентів. Її інколи розглядають як частина ринкової інформації, але вона по праву заслуговує окремої уваги, оскільки може впливати на ухвалення стратегічних рішень, навіть якщо ринкові умови не враховуються безпосередньо. Компанії можуть, наприклад, зацікавитися, де конкуренти знаходять джерела сировини і спеціа­лістів, для того, щоб брати участь в конкурентній боротьбі за ці джерела або зберегти те, що вже є. Відомо, що точну інформацію про конку рента отримати важко, і ця область заслужила пильної уваги завдяки таким неетичним діям деяких компаній, як промислове шпигунство.

3. Макроекономічна і геополітична інформація. Хоча інформація цієї категорії рідко безпосередньо впливає на компанії, вона може зіграти вирішальну роль при розробці довгострокової стратегії. Це, насамперед, стосується фірм, які імпортують сировину, мають певні зовнішньоекономічні зв'язки, чи прагнуть вийти на закордонний ринок. Знання політичної, економічної ситуації цих ринків дозволить уникнути можливих проблем, закріпитися на ринку, бути готовим до якихось змін.

4. Інформація про постачальників. На цю інформацію часто не звертають уваги, але вона відіграє не останню роль і при розробці нових продуктів, і при поширенні практичних результатів. Інформація про постачальників зазвичай ґрунтується на таких аспектах, як витрати, надійність, якість і час доставки.

5. Зовнішня фінансова інформація. Компаніям, особливо великим, із складною структурою інвестицій, і з складною фінансовою структурою, потрібна різноманітна інформація по таких питаннях, як, наприклад, валютні курси, динаміка курсів акцій, рух на ринку капіталу і так далі. Основна складність для компаній і менеджерів які займаються збором інформації -- структурувати управління інформацією, щоб можна було збирати, асимілювати і аналізувати дуже великі і надзвичайно швидкі інформаційні потоки

6. Інформація про регулювання і оподаткування. Компаніям потрібна інфор­мація про умови регулювання, ймовірно, лише для дотримання правових норм, а не для якихось інших міркувань. Вирішенню про вихід на іноземні ринки повинна передувати оцінка умов регулювання. Інформація про податкові системи важлива не лише для дотримання правових норм, але і для визначення ефективного, з точки зору податкових виплат, способу ведення операцій.

Внутрішня інформація:

1. Інформація про виробництво. Це приклад повністю внутрішньої, по відношенню до фірми,категорії інформації. Компаніям-виробникам потрібна ін­формація про такі речі, як ефективність виробництва і продуктивність, витрати, відходи виробництва і якість. Інформація про виробника важлива для фінансового планування, але багато компаній також спираються на неї і при маркетинговому плануванні, їм важливо знати, чи здатне виробництво поставляти продукцію певної якості в об'ємі, достатньому для виконання службами маркетингу і збуту своїх зобов'язань перед споживачами.

2. Інформація про трудові ресурси. На сьогодні це «сіра зона» в галузі управління інформацією. Небагатьом підприємствам вдалося налагодити систему для отримання інформації про трудові ресурси так, як про ринок, конкурентів, виробництво. Інформація про трудові ресурси зазвичай сфокусована на таких моментах, як навчання і рівень кваліфікації персоналу, моральний стан персоналу і витрати на забезпечення кадрами. У достатньо досвідчених фірмах спостерігається тенденція збирати інформацію про особисте життя працівників. Це дозволяє в певній мірі задовольнити потреби працівників і покращити їх моральний стан, що збільшить самовіддачу на виробництві.

3. Внутрішня фінансова інформація. Ця категорія інформації описує те, що зазвичай називають «показниками». Вона включає основну ін­формацію з бухгалтерського балансу про прибуток і витрати, про майно і зобов'язання, а також великий спектр інших фінансових показників. Така інформація зазвичай дає вихідну картину фінансового благополуччя і рентабельності компанії.

Щодо джерел інформації, то у Желени виділяють інформацію, як:

· первинна - отримана в результаті аналізу чи дослідження, ініційованого фірмою;

· вторинна - отримана із якихось, уже існуючих джерел.

Рис.2. Класифікація інформації по розміщенні.

2.ІНФОРМАЦІЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

2.1 Властивості управлінської інформації

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі,-- ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Важливою вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною -- якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням.

До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень.

2.2 Бізнес-інформація

Результативність діяльності сучасних економічних суб'єктів залежить від їх здатності генерувати, оброблювати і ефективно використовувати інформацію, процес управління якою визначається як отримання своєчасної, точної і необхідної інформації і передача її працівникам всіх рівнів. Останнім часом процес управління інформацією став складнішим для підприємства і вимагає від менеджерів все більше часу і застосування спеціальних навичок методологічного і технічного характеру. Найважливішою серед них вважається здатність управляти інформацією так, щоб отримувати від неї користь і мінімізувати збитки.

М.Желени визначає такі основні чотири цілі використання підприємствами інформації:

ь задля створення можливості функціонувати, або для росту прибутку і розширення ринків;

ь з метою зниження ризику і зменшення невизначеності;

ь для отримання влади і засобів впливу на інших;

ь задля контролю і оцінки продуктивності і ефективності власного підприємства.

Найважливішою серед цих ролей є зниження ризику, особливо при прийнятті управлінських рішень. Відповідно, чим більше інформації є у компанії, тим меншим буде рівень ризику у її наступних діях. Інформація дозволяє компаніям діяти першими, а за умови, що компанія має більш надійне знання, ніж у конкурентів, інформація надасть їм більш високий шанс завоювати ринок.

Проте на практиці ризик у прийнятті рішень пов'язаний найчастіше із значним обсягом непотрібної інформації, яка надається керівнику. Це вимагає розв'язання проблеми ефективного вибору інформації за допомогою високоточних методик її збору. Крім того, ефективне використання інформації передбачає певну обізнаність менеджерів підприємства у механізмах «трансформації» інформації у знання. Сучасним доробком вважається дисципліна «управління знаннями», яка є більш широким поняттям, ніж управління інформацією і включає такі розділи, як ідентифікація знання, управління знаннями, розвиток і використання знань.

У книжці М. Желени «Інформаційні технології в бізнесі» пропонується ієрархія інформації, яка складається із трьох частин: «дані», «інформація» і «знання». Дані фактично є необробленим вхідним матеріалом інформаційної системи, послідовне перетворення яких (в системі) дає інформацію користувачу. Інформація - це цілеспрямовано оброблена сукупність даних. А знання - є «цілеспрямована координація дій» на основі отриманих даних і інформації. Взаємозв'язок наведених понять, їх логічний розвиток представлено на рисунку 1.

33

Рис.3. Взаємозв'язок понять «дані», «інформація», «знання».

Інформація є необхідним структурним елементом знання; знання можна отримати інтуїтивно, але, в загальному випадку, обговорюється і аналізується саме те знання, яке отримане шляхом сприйняття і аналізу інформації.

Завдання бізнесу-інформації, полягає у відображенні менеджерами деякої основи знань як про внутрішнє середовище фірми, пов'язаної з її роботою, так і про зовнішнє, в якому функціонує фірма. Основна мета збору інформації полягає в тому, щоб на її основі як можна точніше, з мінімальним рівнем невизначеності, формувати знання і приймати рішення. Відповідно при здобутті бізнес-інформації акцент має бути зроблений на зборі реальних, економічних, детерміністських і безумовних фактів. Проте цей акцент може привести до скорочення числа альтернатив (а отже, і потенціалу інформації) за рахунок виключення з розгляду всієї інформації, що не відповідає вимозі строгої «релевантності». Один з парадоксів сучасних поглядів на інформацію полягає в тому, що чим вище невизначеність, тим більше можливостей для дивергенції і напрямів подальшого розвитку, витікаючих з цих можливостей. Фактично тоді більший об'єм інформації приводить, в деяких випадках до скорочення числа таких напрямів.

Ще одна проблема що виникає при роботі в бізнесі з інформацією, заклечається в тому, що, хоча сама інформація знаходиться під впливом детерміністської економічної парадигми, рішення часто приймаються на основі вражень і неймовірних прикладів. Таким чином, в деяких випадках виникає невідповідність між бізнес-інформацією (яка заснована на фактах) і діловим знанням (яке часто засноване на інтуїції). Остання група питань пов'язана з тимчасовими обмеженнями. Бізнес-інформація в основному описує те, що сталося в недавньому і не дуже далекому минулому; навіть новини, що описують «сьогодення», відносяться, кажучи технічною мовою, до самого недавнього минулого. Корисність офіційної статистики особливо зменшується із-за тимчасового лага між описуваними подіями і публікацією інформації. В термінах майбутнього це означає, що збільшується число джерел інформації, які можуть нам розказати, що станеться в майбутньому. Саме відмінність інформації від знань полягає в тому, що не може існувати знання про те, що відбудеться в майбутньому. Проте все ще не вистачає інформації про те, чому сталися якісь події або чому вони повинні статися. Навряд чи ця інформація може стати найкоштовнішою; швидше за все, вона просто дозволить менеджерам сформувати більш точне знання про минуле, майбутньому і про зв'язки між ними.

Можна констатувати, що в сучасній економічній теорії та бізнес-практиці вже сформувалося чітке розуміння того, що для нормального функціонування організації будь-якого масштабу недостатньо мати для виробництва тільки необхідні матеріальні, фінансові і людські ресурси. Головне необхідно мати інформацію про способи ефективного поєднання матеріальних та нематеріальних ресурсів, внаслідок чого створюються стійкі конкурентні переваги. Тому інформація, інформаційні ресурси нині розглядаються як окрема економічна категорія.

Узагальнюючи існуючи погляди на природу інформації в контексті управління підприємством інформаційні ресурси можна визначити як увесь обсяг інформації, що є в інформаційній системі підприємства.

2.3 Роль інформації у менеджменті

Процес управління персоналом можна представити у вигляді множини рішень, які постійно приймаються, реалізовуються та спрямовані в кінцевому вигляді на досягнення головної цілі функціонування організації. Виробіток кожного з цих рішень повинен бути інформаційно забезпеченим.

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом представляє собою сукупність реалізованих рішень по об'єму, розміщенню та формах організації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні.

Отже, у керівників головний предмет праці - інформація, модифікуючи яку, вони розробляють і приймають рішення, які необхідні для зміни стану об'єкта управління. Тому в якості засобів праці керівника, перш за все, виступають засоби праці з інформацією, а результат їх діяльності проявляється в управлінській дії, прийнятті рішень і оцінюється на основі досягнень цілей організації.

Як відомо, основні ресурси підприємства - це люди, капітал, матеріали, технологія. Процес використання ресурсів можна проаналізувати на будь-якому підприємстві: як виробничому, так і на функціональному у сфері послуг. Фонди акціонерів і банків (капітал) використовують для купівлі деталей (матеріали), для будівництва збірних ліній (технологія) і для оплати праці персоналу (трудові ресурси), щоб виготовляти продукцію, яка в майбутньому буде реалізована з прибутком (результати). У свою чергу, ресурси інформації використовуються безперервно для зв'язку та координування кожної фази процесу виробництва. Інформація, яка відноситься до дослідження ринку, допомагає керівництву вирішувати, яка продукція, в якому асортименті і якої номенклатури сподобається покупцеві (переваги споживачів). Спілкування з персоналом дає інформацію, необхідну для якісного виконання цієї задачі.

Жодна організація не може здійснювати свою діяльність без інформації. У процесі нормального функціонування організації, управління нею, інформація необхідна всім її працівникам - від робітника до керівника найвищої ланки управління.

Як ми бачимо, на кожному етапі управлінської діяльності керівники потребують інформації як зовнішнього, так і внутрішнього середовищ. Володіння інформацією сьогодні є головним рецептом успіху, бо саме інформація, якщо вона оперативні, своєчасна і достовірна, дає можливість менеджерові прийняти менеджерові правильне рішення.

Інформація потрібна на будь-якому рівні управління, в будь-якій галузі і сфері організації. Однак лише для керівника такий ресурс, як інформація, є головним. Отримання, пошук інформації, відсіювання недоречної і зосередження уваги на релевантній інформації, обробка інформації та прийняття на основі цих результатів адекватного даній ситуації рішення - головна задача керівника. Потреба в інформації існує постійно, і ресурси інформації використовуються безперервно для користування та зв'язку кожної фази виробництва.

Таким чино, керівник виступає у якості посередника між зовнішнім середовищем та внутрішнім середовищем підприємства. Отримуючи і обробляючи зовнішню інформацію, менеджер представляє її на розгляд персоналу організації, при цьому важливе значення має зворотній зв'язок, який характеризує той факт, що інформація отримана, оброблена і відправлена одержувачем інформації відправнику. Отже, інформація у першому випадку виступає як предмет праці, а в другому - як редмет обміну між керівництвом та персоналом, і навпаки.

33

Рис.4.Використання інформації у управлінні підприємством.

Сучасний підхід до управління відкриває сьогодні перед менеджерами значні права та свободи у виборі та прийнятті рішень, однак це не виключає можливих помилок з боку останніх за рахунок помилкового розуміння інформації. Крім того, стоїть гостро проблема своєчасності інформації.

2.3 Інформація і економічний аналіз

Різновидом управлінської інформації є економічна інформація, тобто ті економічні дані, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників характер планової та фактичної виробничо-господарської діяльності, причинні взаємозв'язки між системою управління та об'єктами управління. Цінність і своєчасність управлінського рішення значною мірою залежить від здатності управління в потрібний момент зібрати, проаналізувати та проінтерпретувати інформацію. Спеціалісти кажуть, що рецепт для ефективного рішення є тільки один: 90 % інформації і 10 % натхнення. Прийняття управлінських рішень пов'язане з постійним перетворенням інформації, а сам процес управління має інформаційний характер. На кожній зі стадій управління використовується конкретна вхідна інформація й одночасно формується результатна вихідна інформація, яка є вхідною на інших стадіях управління. Стадії управління повторюються, утворюючи замкнутий контур. Широкий доступ користувачів до інформації на всіх стадіях управління можливий завдяки сучасним інформаційним технологіям, а також організації баз і банків даних, які забезпечують прямий і зворотний обмін інформацією. Інформацію для економічного аналізу поділяють на кілька типів, які є суттєвими для розробки технологій. Це: факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язки, конфіденційна інформація, чутки.

Факт -- це інформація про подію або умову, що їх можна безпосередньо спостерігати та аналізувати (наприклад, виробництво, продаж). Фактична інформація, яка використовується для аналізу, є дуже різноманітною і великою за обсягом, формується з різних джерел, потребує накопичення в базі даних і дальшої обробки, в основній масі циклічно повторюється. Розв'язання аналітичних задач потребує фактичної інформації як про внутрішнє, так і про зовнішнє середовище. Ця інформація є основою для аналізу виконання планів, вивчення динаміки економічних показників та прогнозування на майбутнє.

Оцінка ґрунтується на висновках, зроблених щойно чи колись у минулому. Вона не завжди є достовірною і може мати різні похибки, пов'язані із використанням певних методів вимірювання і розрахунків, похибками у вибірці, глибиною професійних знань спеціаліста, який вибрав методику розрахунку та дав оцінку. За результатами оцінки формується база даних для прогнозування майбутнього, особливо коли використовуються бази знань та експертні системи.

Прогнози частково ґрунтуються на аналогії і частково на тому, що заведено називати «здоровим глуздом». Для прогнозування використовуються різні методи й моделі розрахунків (кореляційний і регресивний аналіз, екстраполяція тенденцій), знання експертів і спеціалістів у конкретній сфері. Для забезпечення достовірності прогнозу доцільно використовувати різні методи прогнозування та порівнювати отримані результати. Також майже завжди є можливість порівняти прогнозну й фактичну інформацію та зробити необхідні висновки. Основою для оцінки та прогнозування є узагальнені зв'язки, які характеризують рівень залежності досліджуваного показника від одного чи кількох інших показників, як, наприклад, обсяг продажу і план витрат ресурсів підприємства. Конфіденційна інформація, як і джерело її отримання, не підлягає розголошенню і має різний рівень надійності. До неї відносять відомості про плани конкурентів, про науково-технічні досягнення, можливі зміни в законодавстві країн стосовно виробництва, торгівлі, податків тощо.

В аналітичних розрахунках багато важать чутки. Хоч чутки є не дуже надійним джерелом інформації, проте коли їх опубліковано в пресі, оприлюднено в публічних виступах і заявах, вони можуть тимчасово спричинити зміни на ринку, навіть якщо зміст чуток не відповідає дійсності.

Для об'єктивного і всебічного аналізу виробничо-експлуатаційної діяльності підприємств і організацій використовують всі види інформації про їх роботу. Такими джерелами інформації є: планово-нормативні, облікові, звітні й позаоблікові.

До планово-нормативних джерел інформації відносять нормативні, прогнозні, проектні, договірні й планові показники, норми, нормативи, тарифні ставки, довідково-нормативні матеріали, прейскуранти, цінники, проектно-кошторисні документи, технічну документацію і т.п.

Облікові джерела економічного аналізу включають дані бухгалтерського, статистичного і оперативно-технічного обліку, первинні документи (ордери, відомості, наряди, накладні, журнали, табелі обліку робочого часу, регістри обліку, переписів, оперативні зведення та ін.).

Звітні джерела інформації - це дані бухгалтерської, статистичної і оперативно-технічної звітності. Найбільш повний матеріал для оцінки господарської діяльності підприємства міститься в річному звіті, що включає бухгалтерську й статистичну звітність. За допомогою звітних джерел техніко-економічної інформації здійснюється більшість аналітичних розрахунків, оцінюється виконання планових завдань, виявляється динаміка або окремі тенденції зміни досліджуваних показників, обчислюється ефективність використання ресурсів, встановлюються внутрішні резерви аналізованих підприємств і організацій міського господарства.

До позаоблікових джерел інформації відносяться дані, які не передбачаються офіціальними формами звітності, але які можуть бути використані в процесі економічного аналізу господарської діяльності підприємств і організацій. Вони включають акти документальних ревізій, матеріали обстежень, перевірок, постанов, наказів, розпоряджень, анкетування, публікацій, особистих спостережень аналітика, виробничих нарад, хронометражних спостережень, ділової переписки, пропозиції працівників про поліпшення виробничої діяльності підприємства та ін.

Усю аналітичну інформацію про господарську діяльність підприємства після перевірки треба аналітично опрацювати, тобто згрупувати показники, розчленувати їх і узагальнити, побудувати відповідні моделі, скласти розрахункові формули, обчислити середні й відносні величини, визначити вплив окремих факторів на зміну аналізованих показників за допомогою економіко-математичних методів з використанням комп'ютерної техніки. Результати розрахунків розміщують у відповідних аналітичних таблицях, монтаж яких здійснюють, виходячи з вимог статистики до їх побудови. Останні для більшої наочності можуть доповнюватись діаграмами, графіками.

2.4 Інформаційна стратегія організації

В умовах сучасного гіпердинамічного зовнішнього середовища одним із способів якісного підвищення конкурентоспроможності підприємства може стати раціональне управління інформаційними ресурсами. Коли інформація трактується як найважливіший та рідкісний ресурс, як елемент економічного

потенціалу фірми, ефективне використання якого зумовлює досягнення її стратегічних цілей, виникає проблема визначення та формування кожним підприємством своєї інформаційної стратегії.

Сучасна економічна організація повинна мати певну стратегію стосовно інформації. Це дозволяє відрізняти забезпечуючи технології, що є основою поточної підприємницької діяльності, від таких, що забезпечують підприємству стійкі конкурентні переваги, тобто створюють нові ділові можливості, або дозволяють уникати ризиків в майбутньому. Подібна стратегія повинна реалізовуватись через відповідний управлінський механізм формування адекватного професійного складу своїх співробітників та їх ефективної організації для отримання позитивних результатів бізнес-діяльності.

Дослідники відзначають, що однією з ознак глобального соціально-культурного перевороту другої половини ХХ ст. є не стільки багаторазове збільшення кількості доступної інформації, скільки поява особливого простору, в якому починають з'являтися специфічні форми поведінки та діяльності, які якісно відрізняються від тих, що існували на попередніх етапах суспільного розвитку. На наше переконання, адекватно цим змінам змінюється і поведінка компаній і підприємств. Так процес стратегічного планування (суть

якого, на нашу думку, сьогодні полягає в постійному пристосуванні компанії до

зростаючої соціально-економічної поліморфії оточуючого середовища), передбачає роботу із все більш місткими та швидкими інформаційними потоками. Певною мірою, це призводить до того, що стратегія компанії стає

"мобільною", тобто постійно перебуває у стані зміни та адаптації. Не випадково на сьогоднішній день у великих корпораціях інформаційні відділи є підрозділами груп стратегічного планування.

Частіше за все в зарубіжних публікаціях інформаційну стратегію розглядають з двох точок зору. З однієї (технічної) сторони, ця стратегія покликана забезпечити безпеку інформації, з іншої - завдяки селекції інформаційних потоків та управлінню ними, забезпечити та посилити конкурентну перевагу компанії.

На наш погляд, передумови існування в компанії інформаційної стратегії зумовлені такими взаємопов'язаними елементами:

§ визначеність інформації (будь-яка інформація чітко визначена

та відповідним чином розподілена між споживачами);

§ якість інформації, що відповідає меті її застосування та визначається такими показниками як точність, вчасність, послідовність та повнота;

§ регламентованість інформації (весь персонал компанії чи підприємства знайомий із правилами використання та відповідальністю за використання інформації);

§ керованість інформації через наявність механізму, завдяки якому визначаються чіткі пріоритети та процедури використання інформації, і у відповідності до якого ці процедури реалізуються.

Інформаційна стратегія, по суті повинна бути рушійною силою компанії; вона не є і не повинна бути надлишковою опцією стратегічного набору. Джейн Ліндер визначив інформаційну стратегію як «частину бізнес-стратегії компанії, яка регламентує яким чином компанія використовує інформацію для створення вартості у динамічному бізнес-середовищі».

У статті Гребешкова Олексія «Управління інформацією в сучасному бізнесі» пропонується виділити три елементи інформаційної стратегії (рис.)

Рис.5. Компоненти інформаційної стратегії

Здобуття та розповсюдження інформації. Незважаючи на те, що інформація сьогодні є одним з ключових ресурсів будь-якої компанії, не можна створювати в середині компанії «інформаційний вакуум», приховуючи інформацію. Розповсюдження інформації серед внутрішніх та зовнішніх працівників може мати наступні результати:

- полегшується процес збирання інформації;

- завдяки більш швидкому доступу до інформації можна очікувати на більш оперативне осмислення фахівцями інформації з оперативних проектів, а відповідно - більша ефективність;

- відкривається більш швидкий доступ до інформації та єдиних стандартів інформаційного обміну;

- відбувається оптимізація загального інтелектуального капіталу компанії - генерація нових знань.

Слід зазначити, що перед розповсюдженням інформації потрібно визначитися з принципами цього процесу та сферами відповідальності задіяних сторін.

Інформаційна інфраструктура покликана забезпечити довготривале збереження та швидкий доступ до інформації; забезпечити відповідне інформаційне середовище для роботи компанії. Можна виділити три ключові елементи інформаційної інфраструктури:

1) ланцюжок інформаційної вартості - (Дані -> Інформація -> Знання) показує яким чином інформація рухається всередині та за межами компанії.

2) інтелектуальна власність та зовнішні стандарти - відображає ті розроблені в межах компанії технології та специфікації, які здатні позитивно вплинути на діяльність компанії та її продуктивність.

3) технологічна (ІТ) інфраструктура - сукупність апаратного та програмного забезпечення.

Підтримка та оцінка інформації по суті являє собою механізм, який утримує інформаційну стратегію в актуальному стані. Схематично це можна зобразити у вигляді замкнутого ланцюга, де об'єктом кругообігу є інформаційна стратегія, яка на різних етапах визначається, формується, розробляється, впроваджується і оцінюється.

Можна сказати, що управління - це механізм упорядкування інформаційних потоків усередині компанії й між компанією і навколишнім середовищем. інформаційної стратегії. Вона в цьому сенсі набуває надважливого значення в якості своєрідного «стратегічного компасу» прийняття управлінських рішень.