Система информационного обеспечения ЧП "Вова"

Содержание

Введение

1. Теоретические основы информационного обеспечения управления организацией

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

1.2 Требования к информации в процессе управления

1.3 Системы информационного обеспечения менеджмента на предприятии

2. Анализ информационного обеспечения управления в ЧП «Вова»

2.1 Общая характеристика ЧП «Вова»

2.2 Технико-экономические показатели в ЧП «Вова»

2.3 Информационные и материальные ресурсы в ЧП «Вова»

3. Совершенствование информационного обеспечения управления в ЧП «Вова»

3.1 Пути сокращения управленческих затрат в ЧП «Вова»

3.2 Использование Интернет технологий

Заключение

Список использованных источников

Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху будет являться умение четко ориентироваться в потоке информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две взаимно связанные революции: в информационных технологиях и в бизнесе.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера:

- помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

- являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

- способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

- подключают к единому информационному пространству - экономическому и образовательному.

Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

Объектом исследования данной практической работы является система информационного обеспечения ЧП «В??????». Предметом - ЧП «В??????». Цель данной работы - исследовать эффективность внедрения новой информационной системы, рассмотреть результаты ее использования. Основная задача: исследовать совершенствование системы информационного обеспечения на примере ЧП «В???».

Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложения. В главе 1 рассматриваются теоретические основы информационного обеспечения управления организацией. В главе 2 даётся анализ информационного обеспечения управления в ЧП «В???». В главе 3 проводится пример совершенствование информационного обеспечения управления в ЧП «?????».

1. Теоретические основы информационного обеспечения управления организацией

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

-качество, достоверность и оперативность получения информации;

-знания, опыт, личные качества руководителя.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

1.2 Требования к информации в процессе управления

Для обеспечения адекватного функционирования блока «Принятие решений» в процессе управления определяющее значение имеют информационные процессы, то есть процессы сбора и хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями.

Традиционные методы управления производственным процессом базируются на документировании информации, являющейся входной и выходной для лиц и органов, принимающих управленческие решения.

Таким образом, можно сделать вывод, что управленческая информация - это одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки.

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

1. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

2. Достоверность и точность информации. Содержание данного требования непосредственно связано с тем, что совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями.

Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений - она довольно быстро устаревает.

Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.

3.Своевременность получения информации.

Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной.

Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса.

4. Полнота информации.

В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

5. Полезность.

Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса.

Здесь весьма важны техническое и технологическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям.

Важной характеристикой является помехоустойчивость информации - способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны).

Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

1.3 Системы информационного обеспечения менеджмента на предприятии

Эффективность каждой управляющей системы в значительной мере зависит от ее информационного обеспечения. В условиях перехода к рыночной экономике известная формула «время - деньги» дополняется аналогичной формулой: «информация - деньги». Применительно к менеджменту она приобретает прямое значение, так как от качества используемой информации при принятии управленческих решений в значительной степени зависят объем затрат финансовых ресурсов, уровень прибыли, рыночная стоимость предприятия, альтернативность выбора инвестиционных проектов и финансовых инструментов инвестирования и другие показатели, формирующие уровень благосостояния собственников предприятия и темпы его экономического развития. Чем больший размер капитала используется предприятием, чем более диверсифицирована его хозяйственная деятельность, тем выше становится роль качественной информации, необходимой для принятия финансовых решений, направленных на повышение эффективности этой деятельности.

Информационная система (или система информационного обеспечения) менеджмента представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия.

Информационная система менеджмента призвана обеспечивать необходимой информацией не только управленческий персонал и собственников самого предприятия, но и удовлетворять интересы широкого круга внешних ее пользователей.

Характеризуя состав пользователей информации, входящей в информационную систему менеджмента, следует отметить, что круг интересов внешних и внутренних потребителей этой информации существенно различается.

Внешние пользователи используют лишь ту часть информации, которая характеризует результаты финансовой деятельности предприятия и его финансовое состояние. Подавляющая часть этой информации содержится в официальной финансовой отчетности, представляемой предприятием.

Внутренние пользователи наряду с вышеперечисленной, используют значительный объем информации о финансовой деятельности предприятия, представляющей коммерческую тайну. Кроме того, внутренние пользователи используют значительный круг финансовых показателей, формируемых из внешних источников, которые также входят в информационную систему менеджмента.

Содержание системы информационного обеспечения финансового менеджмента, ее широта и глубина определяются отраслевыми особенностями деятельности предприятий, их организационно-правовой формой функционирования, объемом и степенью диверсификации финансовой деятельности и рядом других условий. Конкретные показатели этой системы формируются за счет как внешних (находящихся вне предприятия), так и внутренних источников информации. В разрезе каждой из групп этих источников вся совокупность показателей, включаемых в информационную систему финансового менеджмента, предварительно классифицируется.

Система показателей информационного обеспечения менеджмента, формируемых из внешних источников, делится на четыре основные группы.

1. Показатели, характеризующие общеэкономическое развитие страны. Система информативных показателей этой группы служит основой проведения анализа и прогнозирования условий внешней финансовой среды функционирования предприятия при принятии стратегических решений в области финансовой деятельности (стратегии развития его активов и капитала, осуществления инвестиционной деятельности, формирования системы перспективных целевых показателей финансового менеджмента). Формирование системы показателей этой группы основывается на публикуемых данных государственной статистики.

Показатели, входящие в состав первой группы, подразделяются на два блока.

В первом блоке - «Показатели макроэкономического развития» - содержатся следующие основные информативные показатели, используемые в процессе управления финансами предприятия:

а) темп роста внутреннего валового продукта и национального дохода;

б) объем эмиссии денег в рассматриваемом периоде;

в) денежные доходы населения;

г) вклады населения в банках;

д) индекс инфляции;

е) учетная ставка центрального банка.

Во втором блоке - «Показатели отраслевого развития» - содержатся следующие основные информативные показатели по отрасли, к которой принадлежит предприятие:

а) объем произведенной (реализованной) продукции, его динамика;

б) общая стоимость активов предприятий, в том числе оборотных;

в) сумма собственного капитала предприятий;

г) сумма балансовой прибыли предприятий, в том числе по основной (операционной) деятельности;

д) ставка налогообложения прибыли по основной деятельности;

е) ставки налога на добавленную стоимость и акцизного сбора на продукцию, выпускаемую предприятиями отрасли;

ж) индекс цен на продукцию отрасли в рассматриваемом периоде.

2. Показатели, характеризующие конъюнктуру финансового рынка. Система нормативных показателей этой группы служит для принятия управленческих решений в области формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций, осуществления краткосрочных финансовых вложений и некоторых других аспектов финансового менеджмента. Формирование системы показателей этой группы основывается на публикациях периодических коммерческих изданий, фондовой и валютной биржи, а также на соответствующих электронных источниках информации.

Показатели, входящие в состав второй группы, подразделяются на два блока.

В первом блоке - «Показатели, характеризующие конъюнктуру рынка фондовых инструментов» - содержатся следующие основные информативные данные:

а) виды основных фондовых инструментов (акций, облигаций, и т.п.), обращающихся на биржевом и внебиржевом фондовом рынке;

б) котируемые цены предложения и спроса основных видов фондовых инструментов;

в) объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов;

г) сводный индекс динамики цен на фондовом рынке.

Во втором блоке - «Показатели, характеризующие конъюнктуру рынка денежных инструментов» - содержатся следующие основные информативные данные:

а) кредитная ставка отдельных коммерческих банков, дифференцированная по срокам предоставления финансового кредита;

б) депозитная ставка отдельных коммерческих банков, дифференцированная по вкладам до востребования и срочным вкладам;

в) официальный курс отдельных валют, которыми оперирует предприятие в процессе внешнеэкономической деятельности;

г) курс покупки - продажи аналогичных видов валют, установленный коммерческими банками.

3. Показатели, характеризующие деятельность контрагентов и конкурентов. Система информативных показателей этой группы используется в основном для принятия оперативных управленческих решений по отдельным аспектам формирования и использования финансовых ресурсов. Эти показатели формируются обычно в разрезе следующих блоков: «Банки»; «Страховые компании»; «Поставщики продукции»; «Покупатели продукции»; «Конкуренты». Источником формирования показателей этой группы служат публикации отчетных материалов в прессе (по отдельным видам хозяйствующих субъектов такие публикации являются обязательными), соответствующие рейтинги с основными результативными показателями деятельности (по банкам, страховым компаниям), а также платные бизнес- справки, предоставляемые отдельными информационными компаниями (получение такой информации должно осуществляться только легальными способами).

Состав информативных показателей каждого блока определяется конкретными целями управления финансами, объемом операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, длительностью партнерских отношений и другими условиями.

4. Нормативно-регулирующие показатели. Система этих показателей учитывается в процессе подготовки финансовых решений, связанных с особенностями государственного регулирования финансовой деятельности предприятий. Эти показатели формируются, как правило, в разрезе двух блоков: «Нормативно-регулирующие показатели по различным аспектам финансовой деятельности предприятия» и «Нормативно-регулирующие показатели по вопросам функционирования отдельных сегментов финансового рынка». Источником формирования показателей этой группы являются нормативно-правовые акты, принимаемые различными органами государственного управления. Система показателей информационного обеспечения менеджмента, формируемых из внутренних источников, делится на три группы:

1. Показатели, характеризующие финансовое состояние и результаты финансовой деятельности по предприятию в целом. Система информативных показателей этой группы широко используется как внешними, так и внутренними пользователями. Она применяется в процессе финансового анализа, планирования, разработки финансовой стратегии и политики по основным аспектам финансовой деятельности, дает наиболее агрегированное представление о результатах финансовой деятельности предприятия. Формирование системы показателей этой группы основывается на данных финансового учета предприятия.

2. Показатели, характеризующие финансовые результаты деятельности отдельных структурных подразделений предприятия. Система этой группы показателей используется для текущего и оперативного управления практически всеми аспектами финансовой деятельности предприятия, а в наибольшей степени - в процессе финансового обеспечения операционной его деятельности. Формирование системы показателей этой группы основывается на данных организуемого на предприятии управленческого учета.

Этот вид учета получает развитие в связи с переходом предприятий нашей страны к общепринятой в международной практике системе бухгалтерского учета, который позволяет существенно дополнить учет финансовый. Он представляет собой систему учета всех необходимых показателей, формирующих информационную базу оперативных управленческих решений (в основном, в области управления формированием и использованием прибыли) и планирования деятельности предприятия в предстоящем периоде.

3. Нормативно-плановые показатели, связанные с финансовым развитием предприятия. Эти показатели используются в процессе текущего и оперативного контроля за ходом осуществления финансовой деятельности.

Использование всех представляющих интерес показателей, формируемых из внешних и внутренних источников, позволяет создать на каждом предприятии целенаправленную систему информационного обеспечения финансового менеджмента, ориентированную как на принятие стратегических финансовых решений, так и на эффективное текущее управление финансовой деятельностью.

2. Анализ информационного обеспечения управления в ЧП «Вова»

2.1 Общая характеристика ЧП «Вова»

Частное предприятие «Вова» расположено по адресу ????????????????.

Здание помещения предприятия занимает площадь 80 квадратных метров и находится практически в центре города, в удобном для подъезда на общественном транспорте месте. Такое выгодное месторасположение способно обеспечить предприятию более или менее постоянную клиентуру, что позволяет планировать деятельность предприятия, налаживать доверительные отношения с клиентами.

Основным направлением деятельности частного предприятия «В» является продажа швейных и сопутствующих товаров населению и оказание дополнительных услуг. Товар магазина отличается от товара на рынке качеством, дизайном, доступными ценами. Он пользуется спросом у населения, т.к. удовлетворяет потребности покупателя.

Предприятие «Вова» работает с 9 до 19 часов. В субботу и воскресенье с 9 до 20. Выходной день - понедельник

Для обеспечения нормальной бесперебойной работы в магазине стоит 1 кассовый аппарат, зарегистрированный в Г.Н.И.

Нормативные и учредительные документы:

1. Регистрация Ч.П. от 23.12.1997г

2. Устав частного предприятия.

3. Протоколы владельца частного предприятия (в том числе самый первый протокол о создании частного предприятия, утверждении устава частного предприятия, назначении руководителя частного предприятия).

4. Свидетельство о государственной регистрации частного предприятия.

5. Комплект справок из управления статистики (в них указаны виды экономической деятельности частного предприятия (КВЭДы), адрес частного предприятия, контактная информация, руководитель частного предприятия).

6. Комплект справок (уведомлений) о постановке частного предприятия на учет в налоговой инспекции и фондах обязательного социального страхования.

Магазин «Вова» предлагает ассортимент следующих товаров:

- мужская и женская одежда;

- обувь;

- галантерея.

По сравнению с аналогичными товарами, уже имеющимися на рынке, наш товар превосходит их по качеству, одновременно имея такие же цены.

Мы имеем дело с поставщиками, давно зарекомендовавшими себя как надёжные партнёры, всегда поставляющие качественный товар в нужном количестве и в точно установленные сроки.

Стратегия предприятия:

- освоение нового вида услуг - химическая чистка на базе совершенного оборудования с применением высокоэффективных технологий;

- подгонка одежды клиентов;

- заказ товаров по каталогу.

Планы предприятия многообразны, но все они подчинены одной цели расширение комплекса услуг и максимальное удовлетворение запросов покупателей.

2.2 Технико-экономические показатели в ЧП «Вова»

Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет. Данные из приложения сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных технико-экономических показателей приводится одновременно и темпы роста.

Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей.

В 2007 г. также, как и в 2006 деятельность предприятия характеризуется прибылью, которая увеличилась по отношению к 2006г., что связано с увеличением выручки от реализации продукции.

В 2007г. материальные затраты намного снизились. Снижение затрат произошло за счет закупки более дешевых товаров, но не уступающим по качеству аналогичным дорогим.

В 2007 г. численность работников на предприятии увеличилась на 4 человека, т.е. на 57,14%. Это позволило обособить труд каждого работника (специализировать), т.е. работники стали более качественно выполнять свои обязанности.

Затраты на оплату труда возросли на 4818 тыс.грн. из-за увеличения заработной платы работников. В результате повышения заработной платы увеличились и отчисления на социальные мероприятия.

2.3 Информационные и материальные ресурсы в ЧП «Вова»

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В ЧП «Вова» используется как стационарный телефон- фас, так и мобильный, что значительно увеличивает общение руководителя с партнерами по бизнесу. Также отдельная связь имеется у зав.секции с параллельным переключением на аппарат руководителя.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, в ЧП «В??????» продолжают использовать факс. В организации находится два факса: у руководителя и зав. секцией. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 - 3 часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ЧП «Вова». Сократились затраты времени и средств, так как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков

3) Посылать и получать электронную почту

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.

Также в предприятии имеются три персональных компьютера, причём вся документация ведется в электронном виде и два ксерокса (чёрно-белый и цветной).

В результате анализа материально-технического обеспечения, можно сделать вывод, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

3. Совершенствование информационного обеспечения управления в ЧП «Вова»

3.1 Пути сокращения управленческих затрат в ЧП «Вова»

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Согласно ниже представленному рисунку, в ЧП «Вова» у директора в непосредственном подчинении находится два человека (Рисунок 3.1.1)

Рисунок 3.1.1 - Структура подразделения с информационным обеспечением

Для успешного осуществления управленческих функций в ЧП «Вова» необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу.

За три года руководителем были внедрены следующие программы:

- электронный журнал учёта поставщиков;

- база данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных.

В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение в предприятии локальной вычислительной сети. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов.

Соответственно ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это всё и повлияло на изменения кривых на рисунке.

В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности, на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка.

Произведём расчёты эффективности от принятых мероприятий для ЧП «Вова». На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников ЧП «Вова» исходя из их месячных окладов.

С_ч = О / К_ч(1)

где С_ч - стоимость часа работы

О - месячный оклад

К_ч - оличество часов в месяце (К_ч=200 час)

С_{ч(директора)}=3500/200=17,5грн

С_{ч(гл.бух)}=1500/200=7,5грн

С_{ч(зав.сек)}=1035/200=5,18грн

По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

(2)

Э_{директор}=(42-7)?17,5=612,5грн

Э_гл.бух=(27-4)?7,5=172,5грн

Э_{зав.сек.}=(36-24)?5,18=62,16грн

Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы о количестве сэкономленного времени (Таблица 3.1.1).

Таблица 3.1.1 - Определение экономии от снижения трудоёмкости

Должность	Оклад, грн.	Стоимость часа работы, грн.	Экономия времени, час	Экономия от снижения трудоёмкости, грн.
Директор	3500	17,5	35	612,5
Гл.бухгалтер	1500	7,5	23	172,5
Зав.секции	1035	5,18	12	62,16
Общая экономия от снижения трудоёмкости, грн 847,16

Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 3500грн.

ЭЭ = Э/З (3)

где ЭЭ - экономический эффект

З - затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 847,16 / 3500 = 0,242

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).

Т_ок = 1 / ЭЭ (4)

где Т_ок - срок окупаемости

Т_ок = 1/ 0,242 = 4,132 месяцев

В итоге мы определили, что затраты предприятия окупаются практически в течении 4 месяцев. Такие показатели были достигнуты в ЧП «Величко» только благодаря применению современных информационных технологий.

3.2 Использование Интернет технологий

Почему организация должна использовать технологии Intranet для интеграции информационных ресурсов в корпоративных сетях? Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях?

Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими:

- подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных организаций (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью браузера);

- все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);

- решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;

- решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура.

В ЧП «Вова» существует реальная возможность с любого компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми.

Усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для руководителя поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

На сегодняшний день совокупный объем информации в Сети подсчитать невозможно. Его можно сравнить разве что с совокупным объемом информации во всех библиотеках мира. А какую конкретно пользу может принести Сеть, например, руководителю ЧП «Вова»? Во-первых, это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на значительные расстояния. Во-вторых, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. И, наконец, в-третьих - это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире.

Интернет развивается настолько быстро, что уже превратился в новый вид коммуникаций, так же как в свое время появилось телевидение и телефон. Вероятность найти требуемую информацию в Интернет приблизительно 80%. Так как большинство пользователей Сети используют операционную систему Windows XP, в которой основные манипуляции производятся мышью, а расстояния между информационными банками могут измеряться десятками тысяч километров, то появилось выражение “информация на расстоянии щелчка мыши”. И это действительно так!

Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Использование информационной технологии относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Что касается поставщиков ИТ, то основная проблема заключается во взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден мириться с ролью "подопытного кролика". Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду с этим возрастает зависимость поставщиков информационных технологий от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную хозяйственную стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента, ключевые компетенции, долгосрочные связи с клиентурой на базе взаимного доверия, большая гибкость и готовность к риску.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры и др.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

Список использованных источников

1. Абрамов С.А. Экономическое обоснование автоматизации обработки информации. М.: 2004.

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: 2000.

3. Акинин П.В. и др. Эффект АСУ. Ставрополь 2006.

4. Ананькина Е.А., Данилочкин С.В., Данилочкина Н.Г. и др. "Контроллинг как инструмент управления предприятием" - М.: Аудит, изд. "ЮНИТИ", 2007.

5. Антонюк. Информационные системы в управлении. М.: 2003.

6. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения. М.: 2000.

7. Введение в информационный бизнес. Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. Москва, Финансы и статистика, 2000.

8.Верма П.К. Сети связи ЭВМ. Оценка эффективности функционирования. М.: 2001.

9. Вершинин О.Е. Компьютер для менеджера: учебное пособие. М.: 2005.

Звешинский С.М. Эффективность системы информационного обеспечения. Львов: 1987

10. Информационные системы в экономике: учебник М.: 2006.

11. Костогрызов А.И., Петухов А.В., Щербина А.М. Основы оценки, обеспечения и повышения качества выходной информации в АСУ организационного типа. М.: Изд. “Вооружение. Политика. Конверсия”, 2000. 278с.