Использование информационных технологий в управлении персоналом

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1 СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Предпосылки внедрения информационных систем в отрасль управления персоналом

1.2 Виды информационных систем в управлении персоналом

1.2.1 Информационно-справочные системы

1.2.2 Отдельные программы автоматизации

1.2.3 Специализированные комплексные программы

1.2.4 Модули как составная часть комплексного продукта

2 МОДЕЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ

2.1 Классификация управленческой деятельности

2.2 Системы автоматизации деловых процессов workflow - понятия и определения

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

В конце XX века, когда человечество готовилось встретить новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие - смена технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация - самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Актуальность темы связана с тем, что повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный.

Целью работы является исследование сложностей, проблем, стратегий внедрения и использования ИТ в управлении персоналом и предприятием в целом.

Поставленная цель предполагает решение следующих задач:

1. исследование внутрифирменных проблем при использовании ИТ;

2. исследование концепций управления предприятием с использованием ИТ-технологии автоматизации деловых процессов (workflow);

3. рассмотрение стратегии внедрения ИТ на российских предприятиях.

Объектом исследования в данной работе являются работники организации и их кадровая организация.

Предмет исследования - методика воздействия на работников для формирования устойчивого социальный потенциала, т.е. различные решения менеджмента по управлению персоналом, в частности посредством информационных технологий.

Теоретические основы информационных технологий обобщены в таких разделах научных знаний как информатика, наука об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использованы в различных сферах деятельности человека.

В структуру работы входят 17 страниц: введение, две глава, заключение и библиографический список.

1 СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Потребность человека общаться с окружающими его людьми, т.е. выразить и передать информацию, привела к появлению языка древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, библиотек, книгопечатания, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий возросло с изобретением компьютера машины для приема, переработки, хранения и выдачи информации. Широкое распространение компьютеров предоставило человеку новые возможности для поиска, получения, накопления, передачи и, главное, обработки информации. Первоначально компьютер был создан как средство для автоматизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превратив его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить все сферы применения компьютера. Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления - Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою информацию всем ее пользователям. Это дало возможность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, создать один общий банк информации для всех пользователей этой сети.

1.1 Предпосылки внедрения информационных систем в отрасль управления персоналом

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами). Шаленко, В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах/ В.Н. Шаленко - М.: изд-во МГУ, 2004. - С. 89 В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно справочные системы, программы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, специализированные комплексные системы.

1.2 Виды информационных систем в управлении персоналом

1.2.1 Информационно-справочные системы

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадрового работника. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше право», «Юристконсульт», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

1.2.2 Отдельные программы автоматизации

Это программные продукты, автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Краткий курс МВА «Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления» / Барри Пирсон, Нил Томас; Пер с англ. - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - С. 287 Уровень разработки этих программ может быть разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью завершенный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации «Зарплата - Кадры».

1.2.3 Специализированные комплексные программы

Эти системы удовлетворяют самым высоким требованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром. В его состав входят:

1. организационный менеджмент;

2. кадровый учет;

3. кадровый документооборот;

4. табельный учет;

5. расчет зарплаты;

6. регламентированная отчетность;

7. компенсационный пакет;

8. планирование человеческих ресурсов;

9. планирование фонда оплаты труда;

10. управление компетенциями;

11. оценка персонала;

12. управление мотивацией;

13. управление обучением;

14. электронное обучение;

15. подбор персонала;

16. управление кадровым резервом - портал;

17. информационное самообслуживание;

18. аналитика по персоналу. Информационные технологии: Теория и практика управления персоналом в России./ И.А. Крылов - М.: Центр, 2006. - С. 28

Таким образом, современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому Специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

1.2.4 Модули как составная часть комплексного продукта

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним) наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Заренок, Н.Н. Культура управления/ Учебн. пособие под ред. Н.Н. Заренок - Минск: Высшая школа, 2003. - С. 284 Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от «Компаса».

Основная задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам: в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия, возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую -- и для пользователей, удаленных от центрального офиса, развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя, режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени, средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.

2 Модель автоматизации управленческих процессов

Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов

2.1 Классификация управленческой деятельности

При всем подлинном многообразии управленческой деятельности возможна некоторая ее классификация. Определяют следующие виды управленческой деятельности в зависимости от ее содержания:

1. эвристическая;

2. административная;

3. операторная.

Эвристическая деятельность заключается в формулировании новых идей, концепций, решений. В управлении она воплощается в разработке новых планов, технологий, форм организации труда.

Процесс такой деятельности может быть разделен на две составляющие: аналитическую и конструктивную.

Аналитическая составляющая подразумевает сбор, изучение и анализ необходимой для принятия решения информации. Конструктивная составляющая представляет собой подготовку, обсуждение и принятие управленческого решения. Деятельность такого вида практически не формализуется.

Административная деятельность - это непосредственное управление действиями и поведением производственной системы. Она заключается в организации коммуникаций между разными участниками процесса управления и в общем случае предполагает выдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в большей или меньшей степени может быть формализована. Колесник, А.П. Компьютерные системы в управлении/ А.П. Колесник - М.: Финансы и статистика, 2002. - С. 90

Несмотря на то, что управленческий труд - процесс весьма творческий, некоторая его часть рутинна и представляет собой набор стереотипных, повторяющихся операций, необходимых для информационного обеспечения производственных процессов. В основном, это операции, связанные с документированием управленческой деятельности. Согласно российскому законодательству и здравому смыслу, деятельность предприятия должна быть задокументирована, т.е. на соответствующие административные, финансовые, коммерческие, производственные операции создаются официальные документы. Именно обработка документов составляет основное содержание операторного труда (имеется в виду оформление, регистрация документов, экспедиционная обработка поступающей корреспонденции), т.е. операторная деятельность формализуется наиболее простым способом и легко поддается автоматизации.

Исторически сложилось так, что операторная деятельность подвергалась автоматизации в первую очередь. Это связано с тем, что она просто формализуема. Операторная деятельность поддерживается разнообразными средствами автоматизации.

В основном для автоматизации операторного труда используются системы, давно завоевавшие сердца пользователей. Сегодня они предлагают богатый набор разнообразных функциональных возможностей, обеспечивающих обработку данных, представленных в электронной форме. К ним относятся разнообразные средства разработки документов (такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т.п.), системы обработки транзакций (OLTP - On-line Transaction Processing), системы управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS - Electronic Document Management System).

В качестве средств автоматизации административной деятельности используются разнообразные системы, обеспечивающие и координирующие совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Такие системы появились на рынке программного обеспечения относительно недавно. Это так называемые системы groupware и workflow, а также средства работы с электронными формами.

Основная концепция использования систем такого типа заключается в формировании единого информационного пространства предприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Наибольшие трудности возникают при попытке автоматизировать каким-либо образом эвристическую деятельность. В наши дни корректнее говорить не об автоматизации деятельности такого рода, а об ее автоматизированной поддержке. К средствам, используемым в этих целях, можно отнести системы поддержки принятия решений (DSS - Decision Support System), экспертные системы (ЭС), системы анализа в реальном времени (OLAP - On-line Analytic Processing), информационные хранилища данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

2.2 Системы автоматизации деловых процессов workflow - понятия и определения

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий. Система автоматизации деловых процессов (система класса workflow) - программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т.п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка - WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразии системы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее - все они направлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии.

Такие системы нельзя рассматривать как одиночные приложения, т.е. их с уверенностью можно отнести к средствам интеграции деловых процессов предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Идеология систем автоматизации деловых процедур основывается на утверждении, что большинство деловых процессов в аппарате управления обладает следующими характеристиками:

1. деловой процесс состоит из конечного набора задач, выполняемых предписанным образом;

2. в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью ответственности;

3. деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке и передаче информации в различных представлениях, а не только в форме документов;

4. деловой процесс имеет некоторую цель, возможно, не очевидную всем его участникам.

Следовательно, управление - это специфический вид труда, обладающий рядом особенностей. К ним относится слабая формализуемость, затрудняющая его автоматизацию. Тем не менее, современные программные средства позволяют в какой-то мере решить задачи автоматизации процессов управления. В их число входят и системы автоматизации деловых процессов (системы класса workflow).

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) в применении к управлению предприятием связана с автоматизацией административного труда и направлена на поддержку основных классических функций управления: планирования, организации, активизации, координирования и контроля. На сегодняшнем рынке ПО представлен широкий спектр систем, реализующих эту технологию. Они обеспечивают решение поставленных задач, управляя последовательностью работ на основе описанных логических правил и привлекая необходимые человеческие и информационные ресурсы, связанные с разными этапами работ.

Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности:

1. по сравнению с традиционными системами обеспечивается высокая эффективность принятия решений;

2. рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;

3. поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;

4. устраняется дублирование функций;

5. повышается эффективность работы в целом;

6. снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Перечисленные достоинства технологии, а также ее успешное внедрение и использование на многих предприятиях (как за рубежом, так и в России) дает возможность говорить о ней как о современной эффективной технологии организации управленческих процессов, обладающей большим будущим.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Борманн Д., Воротина Л.И., Федерманн Р. Менеджмент «Предпринимательская деятельность в рыночной экономике»: Пер. с нем. - Гамбург, 2004. - 564 с.

2. Вудкок, М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. / М. Вудкок. - М.: Дело, 2004. - 386 с.

3. Заренок, Н.Н. Культура управления/ Учебн. пособие под ред. Н.Н. Заренок - Минск: Высшая школа, 2003. - 356 с.

4. Мэскон, М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2005. - 429 с.

5. Колесник, А.П. Компьютерные системы в управлении/ А.П. Колесник - М.: Финансы и статистика, 2002. - 645 с.

6. Шаленко, В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах/ В.Н. Шаленко - М.: изд-во МГУ, 2004. - 239 с.

7. Краткий курс МВА «Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления» / Барри Пирсон, Нил Томас; Пер с англ. - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - 338 с.

8. Информационные технологии: Теория и практика управления персоналом в России./ И.А. Крылов - М.: Центр, 2006. - 378 с.