Документационное обеспечение управления

Содержание

Введение

1. Структура и функции служб документационного обеспечения управления

2. Входящие документы организации и их обработка

3. Обработка исходящих документов

Заключение

Список литературы

Приложения (входящие и исходящие документы организации)

Введение

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.

Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы), входящие (поступающие в организацию) и исходящие (отправляемые в другие организации). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

В данной работе рассматриваются порядок и организация работы с входящими и исходящими документами организации.

1. Структура и функции служб документационного обеспечения управления

Документы распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

В соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления функции организации делопроизводства в учреждении (предприятии) возлагаются на управление делами. В состав управления делами могут входить: группа обработки входящих документов; группа обработки исходящих документов; группа контроля; экспедиция; копировально-множительное отделение; группа связи; архив. Структура и штаты управления делами утверждаются руководителем учреждения с учетом специфики предприятия и объема работ. Основными функциями делопроизводственного обслуживания являются:

- прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- изготовление и размножение документов;

- контроль за сроками исполнения;

- хранение документов;

- методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;

- повышение квалификации делопроизводственного персонала.

По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три группы: руководители, специалисты и технические работники. К категории руководителей относятся заведующий делопроизводственной службой и его заместители. К категории специалистов - помощники руководителя организации, инспектор, методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. К категории технических работников относятся: делопроизводитель, секретарь, экспедитор, курьер.

2. Входящие документы организации и их обработка

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.д.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставится на конверте или упаковке.

Схема работы с входящими документами

Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота в (500-600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно проводить поиск при большом объеме документов, однако имеется и недостаток - возможность потери карточек.

Регистрационные графы в журнале и карточке особых различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы:

- индекс (номер) документа;

- дата документа;

- автор (внешняя организация);

- краткое содержание (заголовок);

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении; номер дела.

Организация по своему исполнению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Календарная шкала РКК служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «корреспондент» указывают наименование организации. Откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1) руководителям организации -- для обязательного рассмотрения;

2) структурным подразделениям -- для исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

1) вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);

2) важность содержания документа;

3) сложность и новизну поставленных вопросов;

4) срочность исполнения документа,

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01 -- генеральный директор; 02 -- зам. директора и т.п.

3. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Схема работы с исходящими документами

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

- индекс документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении;

- исполнитель.

Образец журнала регистрации исходящих документов

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция -- в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов.

Заключение

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Поэтому организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

- организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Список литературы

1. Атоян А. Информационная культура в условиях информатизации общества. - М.: ИЦ Владос, 2001. - 390 с.;

2. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учеб. пособ. - М.: Вузовский учебник, 2004. - 272 с.

3. Ершова Т.В. Российский опыт интеграции в информационное общество//Вестник РОИВТ, 2004 г.;

4. Зотова Е.Г. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - М.: РГОТУПС, 2006. - 168 с.