Документ как элемент делового общения

17

17

Документ как элемент делового общения

Содержание

Введение

1. Документ как элемент делового общения

2. Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности

Заключение

Список литературы

Введение

Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности, национальными, культурными традициями и общественными нормами поведения. Они фиксируются, оформляются, документируются.

Поставим задачи в данной работе:

- рассмотрим документ как элемент делового общения;

-рассмотрим документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности.

1. Документ как элемент делового общения

Важнейшим носителем информации является документ. Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текс, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 1998 - с. 6

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

- по месту составления -- внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию -- простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме -- индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения -- срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению -- служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления -- подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации -- письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник -- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия -- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные (управленческие), учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению, по личному составу и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2003 - с. 43

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото - фоно - кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом (конфиденциально).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -- обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета -- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица -- постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) -- на пересечении соответствующих граф и строк (п. 2.2).

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.

Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги - только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность.

Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительной речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

· Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого.

· Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз.

· Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается.

· Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной.

· Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.

Характеризуя деловую переписку, обязательно нужно сказать, что на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая - «затрудняюсь с ответом»). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М.: Финансы и статистика, 2004 - с. 68

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

· письмо должно быть лаконичным;

· обязательно проставляется дата;

· никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;

· следует осторожно и аккуратно относиться к информации, которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;

· разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенным ранее.

2. Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности

Договор - документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули -- текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких модулей должно быть семь. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. М.: Экономическая литература, 2002 - с. 37

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходимости следующие пункты:

- спорные вопросы;

- стоимость договора;

- дополнительные условия (особые условия);

- ответственность сторон (санкции);

- порядок расчета (платежи и расчеты);

- обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор);

- гарантии исполнения обязательств (качества товара);

- порядок сдачи и приемки работ;

- порядок разрешения споров (арбитраж) и т. п.

Заголовок документа с ключевым словом «договор» (договор о поставках, договор о подряде, договор об аренде, договор об оказании услуг, договор о снабжении электроэнергией) представляет собой словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом «о» («об») или слова «контракт» с родительным падежом зависимого слова (Контракт аренды помещения, Контракт купли-продажи).

Договоры составляются в письменном виде по установленной форме на специальных бланках и используются без изменения основного текста или с незначительным его редактированием. Отсылать документ можно посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной, факсимильной и иной связи.

Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемлемую часть: спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоколы, опросные листы и т. п. Приложения часто бывают выполнены в форме анкет или таблиц (примеры) и содержат конкретные условия сделки.

Дополнение к контракту, договору -- это коммерческий документ, представляющий собой неотъемлемую часть договора и содержащий изменения или дополнения к ранее согласованным условиям договора.

В модулях текста договора, контракта указываются следующие сведения:

1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения, предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указываются основания, на которых действуют эти лица, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда, предоставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля «стоимость» указывается стоимость договора.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки зрения коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая небрежность могут привести к серьезным нежелательным последствиям. Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон (Права и обязанности сторон).

4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия оплаты выполненных услуг, полученных товаров и т. д. и порядок расчетов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой его частью.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме: при невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6. Срок действия договора. Указывается начало и окончание действия договора, порядок его продления или досрочного расторжения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, заключивших договор.

Договор включает три группы реквизитов: реквизиты углового штампа, текстовая группа реквизитов и заключительная часть реквизитов.

Реквизиты углового (продольного) штампа включают название документа (договор), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия и т. п.

Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей организации. Поскольку каждый вид договора специфичен по набору реквизитов, рекомендуется разрабатывать специальные трафаретные бланки.

Трудовой контракт (договор) заключается между нанимателем и наемным работником. В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В контракте могут быть предусмотрены разнообразные льготы и создание дополнительных стимулов к труду. По истечении срока действия контракта он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону. Феникс, 2001 - с.101

Заключение

Документ является важнейшим носителем информации. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текс, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа -- документы по функциям управления.

В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения. В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде.

Договор - документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули -- текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких модулей должно быть семь.

Список литературы

1.Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону. Феникс, 2001.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2003.

3. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М.: Финансы и статистика, 2004.

4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. М.: Экономическая литература, 2002.

5. Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 1998.