Технология самоменеджмента

российская академия государственной службы при президенте рф

сибирская академия государственной службы

Интитут переподготовки специалистов

технология самоменеджмента

Письменное контрольное задание для студентов дистанционного обучения

Протокол проверки

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• 1. Сущность, цели и задачи самоменеджмента
• 1.1. Теоретические подходы к определению самоменеджмента
• 1.2. Определение самоменеджмента
• 1.3. Функции, цели и задачи самоменеджмента
• 1.4. Результаты эффективного самоменеджмента
• 1.5. Этапы освоения технологии самоменеджмента
• 2. Практическая часть задания
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение
• Большинство современных людей пребывает в ситуации, когда сделать надо много, а времени для этого недостаточно. Они тратят много сил, чтобы справиться с массой порученных им дел, однако новые задачи и обязанности продолжают накатывать, подобно приливу.
• По этой причине современный человек никогда не в состоянии выполнить весь список своих дел. В отношении каких-то своих задач и обязанностей (а порой и многих из них) он всегда будет позади намеченного графика.
• Ввиду всего этого и, вероятно в большей степени, чем когда-либо прежде, умение выбирать из всех задач самую важную, чтобы затем приступить к ее решению и как можно скорее и качественно довести дело до конца, следует считать ключевым фактором профессионального успеха. Именно этими вопросами занимается наука об управлении своим временем и состоянием - самоменеджмент.
• В данной контрольной работе будут рассмотрены следующие теоретические аспекты самоменеджмента:
• - Сущность самоменеджмента и его определение с различных теоретических подходов;
• - Функции, цели и задачи самоменеджмента;
• - Результаты эффективного самоменеджмента и ошибки руководителей, не умеющих управлять своим временем;
• - Этапы освоения технологии самоменеджмента.
• В практической части контрольной работы приведены результаты самотестирования автора по тестам, предложенным в учебно-методическом комплексе, их результаты и разработанная на их основе программа самосовершенствования автора, рассчитанная на ближайшее время.
• 1. Сущность, цели и задачи самоменеджмента

1.1 Теоретические подходы к определению самоменеджмента

Самоменеджмент является сложным понятием, которое включает в себя организацию своего времени, саморегуляцию, планирование и многие другие компоненты. В современной науке существует несколько теоретических подходов к определению самоменеджмента. Рассмотрим некоторые из этих подходов.

Самоменеджмент с позиции саморегуляции рассматривает поведение и деятельность человека как проявление осознанно-произвольной саморегуляции. Проблема закономерностей произвольного регулирования человекам своей деятельности - одна из важнейших проблем в психологической науке.

Осуществление того или иного вида деятельности в меняющихся условиях невозможно без способности личности к саморегуляции и должно рассматриваться как профессионально важное качество. Саморегуляция может рассматриваться как функция самоменеджмента. В то же время самоменеджмент - это проявление воли как качества, следуя которому человек живет разумно и свободно.

Особенности личной саморегуляции в том, что этот процесс осуществляется одновременно с социальной регуляцией личности со стороны общества. Требования, условия и ограничения социума, проходя сквозь призму психических особенностей субъекта, приобретают личностную окраску, которая влияет на формирование и развитие индивидуальных психических характеристик, определяющих степень развитости механизма саморегуляции. Парфенова З.А. Технология самоменеджмента: учебное пособие. Новосибирск: СибАГС, 1998.

Универсальный подход к самоменеджменту. Чем сложнее система, тем она более походит на организм и менее на механизм. Идея самоорганизации в этой связи открывает путь к новому, пониманию самоменеджмента, которое связано с тектологией, синергетикой, биологической теорией автопоэзиса и другими новыми теориями.

Такой подход, учитывающий большой диапазон вопросов - от принципиальных общесистемных аспектов до их применения в практических целях, - позволяет оценить важность и перспективность использования положений конкретных наук для решения современных задач самоменеджмента.

1.2 Определение самоменеджмента

Существует несколько определений самоменеджмента, в зависимости от подхода или акцента на тех или иных его аспектах. Рассмотрим некоторые наиболее распространенные определения.

Самоменеджмент - это организационно-координирующая деятельность в условиях неустойчивого пространства-времени, самоорганизации человеческого фактора как конечного феномена, самореализуемого в форме слабоструктурированных систем. Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений: учебное пособие. - М., 1996.

Персональный менеджмент (самоменеджмент) - это целенаправленное и последовательное применение испытанных наукой и практикой методов и приемов менеджмента в повседневной жизнедеятельности для того, чтобы наилучшим образом использовать свое время и собственные способности, сознательно управлять течением своей жизни, умело преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. Персональный менеджмент: учебник / под ред. С.Д. Резник и др. - М.: ИНФРА-М, 2002.

Самоменеджмент руководителей, государственных служащих можно определить как управляющую деятельность, направленную на организацию внутренних и внешних ресурсов наиболее эффективных способом и как саморазвитие, самосовершенствование личности. Парфенова З.А. Технология самоменеджмента: учебное пособие. Новосибирск: СибАГС, 1998.

1.3 Функции, цели и задачи самоменеджмента

Функции самоменеджмента. В общем виде самоменеджмент включает в себя следующие функции или шаги:

- Постановка цели (анализ и формирование личных целей);

- Планирование (разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности);

- Принятие решения по предстоящим делам;

- Организация и реализация решения;

- Самоконтроль и контроль над итогами;

- Прием и переработка информации, коммуникация.

Вокруг последней функции вращаются остальные, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы на всех фазах процесса самоменеджмента. Отдельные функции не следуют строго одна за другой, а разнообразно переплетаются.

Целями самоменеджмента являются:

- Развитие необходимого уровня рефлексии (самосознания) для выявления разнообразных подходов к проблемам своей жизни и профессиональной деятельности;

- Улучшение уровня самоориентации;

- Расширение возможностей и поиск максимального числа вариантов поведения;

- Управление внутренними и внешними ресурсами;

- Обеспечение гармоничных отношений со средой, изменение ее характеристик.

Задачей самоменеджмента является осуществление оптимальной деятельности, в том числе профессиональной, которая включает в себя самооценку, самоконтроль, составление программы действий, технологий, обеспечение новых характеристик менеджера. Парфенова З.А. Технология самоменеджмента: учебное пособие. Новосибирск: СибАГС, 1998.

1.4 Результаты эффективного самоменеджмента

Результатами эффективного самоменеджмента является:

- Выполнение работы с меньшими затратами усилий и времени;

- Лучшая организация личного трудового процесса;

- Получение более высоких результатов труда;

- Меньшая загруженность работой, увеличение доли свободного времени;

- Уменьшение количества ошибок при выполнении своих функций;

- Получение большей удовлетворенности от работы;

- Уменьшение спешки и стрессовой перегрузки;

- Повышение профессиональной квалификации;

- Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Ошибка многих, даже опытных руководителей, недооценивающих самоменеджмент, заключается в том, что они предпочитают:

- Правильно делать дела, вместо того чтобы делать правильные дела;

- Решать проблемы, вместо того чтобы предлагать творческие альтернативы;

- Сберегать средства, вместо того чтобы оптимизировать их использование;

- Исполнять долг, вместо того чтобы добиваться результатов;

- Снижать издержки, вместо того чтобы повышать прибыль.

1.5 Этапы освоения технологии самоменеджмента

Технология самоменеджмента - это целенаправленная, упорядоченная совокупность и последовательность действий и операций по сохранению и эффективности этой функции. Ее можно определить как целенаправленное самовоздействие руководителя с целью изменения, укрепления и формирования необходимых психических состояний, что приводит к изменению его отношения не только к социальному окружению, но и к собственной личности.

В процессе освоения технологий самоменеджмента можно условно выделить несколько этапов:

Первый этап - самопознание. Это изучение своего физического и психического состояния, самодиагностика личности. Основной задачей данного этапа является определение сильных и слабых сторон личности, выявление возможностей саморазвития и самореализации.

Второй этап - саморазвитие. Этот этап подразумевает выполнение определенных действий, направленных на получение желаемого результата, такого как изменение личностных качеств, получение навыков планирования и самоуправления. Необходимым условием для получения результата является постоянная, планомерная работа человека над собой.

Третий этап - работа над сокращением времени, затрачиваемого на самоменеджмент и максимально возможная автоматизация времени. Самоменеджмент является эффективным инструментом для достижения человеком важных для него целей. Превращение его из инструмента в самоцель приводит к тому, что человек занимается только оттачиванием инструмента, который никогда не использует по назначению.

2. Практическая часть задания

Для выполнения практической части контрольного задания автором работы было проведено самотестирование по тестам, представленным в учебно-методическом комплексе. В результате проведения тестов были получены следующие результаты, приведенные ниже.

Тест «Анализ своих ограничений».

1. Способность управлять собой - 67;

2. Сформированность личных ценностей и принципов - 75;

3. Наличие четких личных целей - 72;

4. Стремление к постоянному саморазвитию - 46;

5. Умение решать проблемы - 90;

6. Изобретательность и творческий подход к профессиональной деятельности - 34;

7. Умение влиять на окружающих - 85;

8. Понимание особенностей управленческого труда - 61;

9. Способность руководить - 91;

10. Умение обучать и развивать подчиненных - 73;

11. Способность формировать и развивать эффективные рабочие группы - 83.

Результаты теста «Анализ своих ограничений» показывают, что максимальное значение баллов получено по пункту 9 - способность руководить (91 балл). Высокие показатели получены по пунктам 5 и 7 - умение решать проблемы и влиять на окружающих (90 и 85 баллов соответственно). Данные показатели говорят о высокой способности к управлению.

Низкие показатели получены по пунктам 4 и 6 - стремление к постоянному саморазвитию (46 баллов) и изобретательность и творческий подход к профессиональной деятельности (34 балла). Эти данные говорят о консерватизме и отсутствии гибкости в подходах и приемах работы.

Сформированность личных ценностей и принципов и наличие четких личных целей получили высокие оценки (75 и 72 балла соответственно). С одной стороны это позволяет лучше ориентироваться в массе возникающих дел и обязанностей, но с другой стороны, возможно, что именно жесткость установок и целей не позволяет более гибко подходить к своей профессиональной деятельности, что приводит к консерватизму.

Результаты теста «Здоровы ли Вы физически» показали 14 баллов, что относится к средним показателям (от 12 до 17 баллов). Это говорит о том, что человек в достаточной степени активен и придерживается разумного подхода к вопросам сохранения формы.

Тест «Рациональное питание» показывает результаты в 70 баллов. Данный результат относится к высоким (от 70 до 100 баллов) и говорит о том, что у человека сильная воля и придерживаться здорового и рационального питания ему вполне под силу.

Результаты теста «Соответствует ли здоровье человека профессии менеджера?» составили 35 баллов. Данный результат относится к категории от 20 до 49 баллов, из чего следует, что здоровье нормальное, но следует приучить себя расслабляться, снимать напряжение.

Тест «Самоменеджмент: насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?» показал следующие результаты - 19 баллов - «вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех».

Для выявления основных «ловушек времени» был проведен анализ распределения рабочего времени в течение одного типичного рабочего дня. Данные по этому анализу представлены ниже.

9:00 - 9:15 - Приход на работу, раздевание, подготовка к началу рабочего дня;

9:15 - 9:30 Планирование распорядка дел, которые необходимо выполнить сегодня;

9:30 - 9:45 - Разговор с подчиненным на предмет его регулярных опозданий на работу;

9:45 - 10:00 - Телефонный разговор с родственником;

10:00 - 10:30 - Рабочее совещание (контроль выполнения поручений и делегирование поручений);

10:30 - 10:45 - Перерыв на чашечку кофе и перекур;

10:45 - 12:30 - Выполнение намеченных телефонных звонков и переговоров;

12:30 - 12:45 - Незапланированный личный разговор по телефону;

12:45 - 13:00 - Разговор с подчиненным на личную тему;

13:00 - 14:00 - Обеденный перерыв;

14:00 - 15:30 - Выполнение своих профессиональных обязанностей, разбор бумаг, телефонные звонки;

15:30 - 15:45 - Перерыв на чашечку кофе и перекур;

15:45 - 16:00 - Разговор с клиентом по претензии;

16:00 - 17:30 - Деловая встреча с клиентом;

17:30 - 17:45 - Незапланированный разговор по телефону;

17:45 - 18:00 - Окончание рабочего дня, сборы домой.

В результате проведенного анализа были выявлены следующие распространенные «ловушки времени»:

- Незапланированные телефонные беседы с родственниками;

- Незапланированные личные беседы с подчиненными;

- Перерывы на кофе, перекуры.

Заключение

В результате проделанной работы по изучению теоретических аспектов самоменеджмента были сделаны следующие выводы:

Самоменеджмент может рассматриваться с различных теоретических подходов. Например, самоменеджмент с позиции саморегуляции рассматривает поведение и деятельность человека как проявление осознанно-произвольной саморегуляции. Особенности личной саморегуляции в том, что этот процесс осуществляется одновременно с социальной регуляцией личности со стороны общества.

Самоменеджмент с позиции комплексного подхода рассматривается как самоорганизация организма как целостной системы. Идея самоорганизации в этой связи открывает путь к новому, пониманию самоменеджмента, которое связано с тектологией, синергетикой, биологической теорией автопоэзиса и другими новыми теориями.

Определение самоменеджмента можно рассматривать как управляющую деятельность, направленную на организацию внутренних и внешних ресурсов наиболее эффективных способом и как саморазвитие, самосовершенствование личности.

Самоменеджмент имеет свои функции, принципы и задачи. Путем изучения и применения приемов самоменеджмента достигается экономия средств, сил, времени и других ресурсов руководителя.

После проведения тестирования по предложенным в учебно-методическом комплексе тестам и проведения мониротинга рабочего времени, автором контрольной работы был разработан план развития личностных и деловых качеств, рассчитанный на ближайшее время. Основные пункты этого плана представлены ниже:

1. Пересмотреть личностные установки и ценности с целью развития более гибкого и эффективного подхода к выполнению своих служебных обязанностей;

2. Выделить время для направленного расслабления и снятия внутреннего напряжения с целью увеличения производительности труда и повышения резервов здоровья;

3. Развивать нестандартные подходы, творческий подход к решению повседневных задач путем прохождения соответствующего тренинга.

Список использованной литературы

1. Деркач А.А., Зазыкин В.Г. Психологические факторы эффективности профессиональной деятельности кадров госслужбы // Психология профессиональной деятельности кадров государственной службы. - М.: РАГС, 1996.

2. Кричевский Р.Л. Если вы - руководитель. Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. / Р.Л. Кричевский - М.: Дело, 1996.

3. Парфенова З.А. Технология самоменеджмента: учебное пособие. Новосибирск: СибАГС, 1998.

4. Персональный менеджмент: учебник / под ред. С.Д. Резник и др. - М.: ИНФРА-М, 2002.

5. Рабочая книга практического психолога: технология эффективной профессиональной деятельности (пособие для специалистов, работающих с персоналом). - М.: Издательский дом «Красная площадь», 1996.

6. Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений: учебное пособие. - М., 1996.

7. Стивен Р. Кови. Семь навыков лидера: Пер. с англ. В.А. Ноздриной. - М.: ВЕГАПРИНТ, 1996.