Формуляр документа, телефонограммы, факсы

2

Введение

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Он подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

ДОУ предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Цель контрольной работы - рассмотреть правила оформления формуляра документа и приема и отправки телефонограммы и факса.

1. Формуляр документа

Документы составляются в соответствии с заранее установленными правилами, в основе которых лежат изменения N1 к ГОСТу 6.38-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", изменение N 1 к ГОСТу 6.39-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец" и Основные положения Единой государственной системы делопроизводства. Составление и оформление документов производится в соответствии с формуляром, представляющим собой совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документов.

Изменением N 1 к ГОСТу 6.39-72 установлен следующий состав реквизитов документа:

1 - государственный герб республики;

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображение правительственных наград;

4 - код предприятия, учреждения или организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 наименование учреждения, организации или предприятия;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копий;

28 - фамилия исполнителя и номер его служебного телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

Перечень реквизитов, установленных ГОСТом, является максимальным. В конкретных видах документов отдельные реквизиты могут отсутствовать. Так, например, в приказе будут отсутствовать реквизиты 9, 13, 16, 17, а в письме - 10, 14, 17 и т.д. Таким образом, состав реквизитов определяется видом документа, его целевым назначением, содержанием, способом документирования.

Служебные документы составляются на бланках. Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитам, содержащими постоянную информацию.

Применяются два вида бланков: для писем и для других документов. Различие между ними состоит в том, что на бланке для писем содержатся реквизиты 9 и 13, а на бланке для других документов на этой площади указываются реквизиты 10 и 14.

В организациях, где ежегодно составляется более 200 отдельных видов документов (протоколов, приказов, распоряжений), целесообразно изготовлять бланки типографским способом с включением постоянных реквизитов.

ГОСТ 6.39-72 закрепляет за каждым реквизитом строго определенное место и площадь, что имеет важное значение для механизации обработки документов.

Бланки могут изготовляться как с угловым, так и с продольным (по верхнему полю) расположением реквизитов, при этом их количество и последовательность идентичны. Бланки с угловым расположением реквизитов предпочтительнее, так как при этом более экономно используется свободная площадь документа.

Подавляющее большинство организационно-распорядительных документов имеет реквизит "адресат", многие - реквизит "гриф утверждения". В обоих случаях их удобно располагать на бланке с угловым расположением реквизитов.

Правила оформления документов предусматривают точное указание каждого реквизита в служебном документе.

Автор документа. Авторами служебных документов могут быть государственные учреждения, организации, предприятия.

Должностные лица, подписывающие служебные документы в пределах своих полномочий, выступают при этом в качестве представителей учреждений, авторами же являются сами учреждения. Так, письмо в министерство подписал директор техникума, но автором письма является техникум. В бланке документа автор указывается реквизитами 6, 7, 8.

Адресование документов. На внешних документах пишется адресат: учреждение или частное лицо, которому направляется документ. Структурное подразделение указывается в адресате в том случае, если известно, что документ будет рассматриваться именно в данном подразделении.

Наименование учреждения и структурного подразделения ставится в именительном падеже:

Министерство образования и науки РА Планово-финансовое управление.

Для ускорения поступления и исполнения документа допускается адресовать его на имя должностного лица. В этом случае должность и фамилия пишутся в дательном падеже.

Машиностроительный завод Начальнику конструкторского бюро

госп. Иванову А.А.

При направлении документа руководителю учреждения адресат указывается следующим образом:

Директору педагогического училища госп. Иванову А.А.

Рассылая инструктивные документы, касающиеся ряда учреждений, адресат указывают обобщенно:

Директорам средних специальных учебных заведений.

Почтовый адрес входит в состав адресата, если документ направляют непостоянным корреспондентам:

НИИ механизации производства

Лаборатория N 3

194150 г. Ленинград, ул. Космонавтов, д.15

Почтовый адрес на документе не указывают при направлении в вышестоящие органы управления, партийные органы, учреждения своей системы.

На документах, направляемых частным лицам, адресат указывается следующим образом:

252040 г. Киев

ул. Октябрьская, д. 20, кв. 15

Федотову В.С.

На одном документе допускается указывать не более четырех фамилий, если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом документе указывают один адрес.

Название вида документа. Реквизит "Название вида документа" (10) должен быть указан на всех документах, за исключением писем. Название вида документа дает представление о характере информации, помогает правильно определить структуру текста, характер его изложения, оформления и облегчает классификацию документов.

Датирование документов. Даты, проставляемые на документе, характеризуют различные этапы работы с ним. В бланке (реквизит 11) проставляется дата подписания документа. Имеются, кроме того, даты утверждения, согласования, получения, регистрации и т.п. Наиболее рационально оформление даты тремя парами арабских цифр: 15.06.95 - 15 июня 1995г. Если число месяца или его порядковый номер - число однозначное, перед ним ставится 0.

Например, 05.09.95. Такой способ облегчает обработку документов средствами ЭВМ, так как исключается необходимость их кодирования.

Отметка о наличии приложений. Нередко документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие основной текст. Отметка о наличии приложения указывается под текстом:

Приложение: график выпуска рабочих чертежей на 2 л. в 3 экз.

Если в документе приложение упоминается, то оно оформляется следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Количество листов в приложении не указывается, если оно сброшюровано.

Удостоверение документов. Юридическая сила документа удостоверяется подписью, а в ряде случаев и ее утверждением, приложением печати.

Руководитель учреждения или его заместитель подписывают наиболее важные внутренние документы и документы, направляемые в вышестоящие организации, партийные органы, другие ведомства, редакции газет и журналов. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции.

При направлении документа в несколько адресов вышестоящим организациям руководитель подписывает все экземпляры. Отправляя документы подведомственным учреждениям, подписывают только один экземпляр, который остается в учреждении, а рассылают заверенные копии. Если отправляемые документы изготовлены множительным путем, то подпись руководителя воспроизводится с оригинала. Две и более подписи ставятся под документами нескольких организаций, финансовыми документами.

В состав подписи входит обозначение должности руководителя, его подпись инициалы и фамилия.

Директор завода (Личная подпись) А.К. Петров

Если документ подписывается несколькими лицами одинаковой должности, то подписи располагаются на одном уровне.

Директор строительного Техникума Директор педагогического училища (Личная подпись) А.С.Сидоров (Личная подпись) М.В.Иванов

При подписании документов коллегиальных органов, финансовых и других документов подпись старшего по должности указывается первой.

Председатель исполкома (Личная подпись) Г.А. Макаров

Секретарь исполкома (Личная подпись) В.А. Назаров

На документах, требующих особого удостоверения, проставляют печать учреждения. Печать может быть гербовая и простая.

Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих юридические права учреждений и отдельных лиц, финансовых документах, договорах, удостоверениях, при засвидетельствовании нотариальных копий и др. Гербовая печать в учреждении имеется только одна.

Простых печатей, на которых герб не изображается, может быть несколько: для отдельных структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров, хозяйственное управление), целового назначения ("Для справок", "Для бандеролей" и др.).

Металлические печати применяются при опечатывании ценных бандеролей, сейфов и отдельных помещений.

Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватил часть слова, указывающего должность подписывающего.

Некоторые документы (уставы, положения, штатные расписания, планы, отдельные разновидности актов, протоколов, договоров и др.) утверждаются вышестоящими органами управления или руководителями данного учреждения. Утверждение производится соответствующим грифом (реквизит 17) или изданием распорядительного документа (постановления, рещения, приказа).

Документ после его утверждения приобретает юридическую силу.

В состав грифа утверждения входит слово "Утверждаю", название должности, личная подпись, инициалы и фамилия, дата.

Утверждаю

Директор техникума

(Личная подпись) Л.И. Федоров

25.06.95

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения имеет следующие элементы:

Утверждено

Приказом Министра образования и науки РА

от 15.09.95 N285

Согласование и визирование документов. Распорядительные, наиболее важные внутренние и внешние документы до их подписания согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями и отдельными должностными лицами.

Различают внутреннее и внешнее согласование. Внутри учреждения документ визируется руководителями структурных подразделений и должностными лицами, интересы которых затронуты в тексте. Виза состоит из личной подписи и даты. В необходимых случаях указывают должность визирующего и расшифровку фамилии:

Начальник производственного отдела (Личная подпись) И.С. Макаров

На внутренних документах виза проставляется на подлиннике, на внешних ставится на копии.

Внешнее согласование с подчиненными и неподчиненными организациями оформляется грифом согласования (реквизит 24), включающим: слово "Согласовано", должность подписавшего, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Согласовано

Начальник Главного управления

(Личная подпись) Б.Ф. Николаев

10.07.95

Гриф согласования ставится внизу с лева ниже подписи. Замечания и дополнения к проекту излагают на отдельном листе. Кроме грифа согласования может оформляться справкой, протоколом согласования или обсуждением проекта документа.

Отметки на документах. На документах проставляются отметки, характеризующие отдельные этапы работы. Отметки "Весьма срочно", "Срочно" указывают на необходимость обработки и исполнения документов в первую очередь.

Регистрационный штамп о поступлении документа в учреждение (реквизит 31) проставляют согласно государственному стандарту в правом нижнем углу первого листа документа. Резолюция (реквизит 18) пишется в правом верхнем углу между адресатом и текстом документа. Отметка о взятии документа на контроль (реквизит 20)помещается на поле первой страницы слева. Отметка об исполнении и направлении его в дело (реквизит 29) ставится на нижнем поле лицевой стороны справа.

На исходящих документах (письмах, справках, заключениях) ставится отметка об исполнителе документа (реквизит 28): его фамилия, номер служебного телефона, которые проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.

Степанов

52-78-89

Ниже указывают инициалы машинистки, даты печатания, количество отпечатанных экземпляров с указанием адресатов:

МН 18.09.95

Экз. N1 - отдел 12

Экз. N2 - отдел 26

Реквизит 30 "отметка о переносе данных на машинный носитель" включается в документ в случаях, когда данные о документе переносятся на магнитную ленту, перфокарту, магнитный диск и т.п. с целью обработки информации средствами вычислительной или организационной техники.

2. Телефонограмма, факсы

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона	Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона	Дата, номер телефонограммы	Время передачи	Текст телефонограммы	Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Факсограмма (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Список использованной литературы

1. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.