Бизнес-процессы - зона повышенного контроля

11

Бизнес-процессы - зона повышенного контроля

Как часто нам приходится сталкиваться со следующей ситуацией: компания успешно и динамично развивается, но построена исключительно на гении одного человека. Благодаря таланту и амбициям руководителя она занимает завидное положение на рынке. Однако в один прекрасный момент масштабы компании ослабляют ее управляемость. Компания становится громоздкой, неповоротливой и уже не так быстро и хорошо реализует новые идеи своего лидера.

Иногда в такой ситуации наличие прибыли оказывается скорее случайностью, чем закономерностью. Ее получение напрямую не связано с эффективностью деятельности компании - просто удачно сложилась рыночная конъюнктура. Некоторые руководители, назначенные собственниками (либо сами собственники бизнеса), упускают это из вида. Ослепленные сиюминутной прибылью, они полагают, что дела будут идти хорошо и в дальнейшем. Вместо того чтобы совершенствовать компанию, разрабатывать стратегию развития, сокращать издержки и увеличивать прибыль, они пускают ее функционирование на самотек. Компания "впадает в спячку": она существует, но признаков активной жизни нет.

Одним из современных управленческих подходов, позволяющих повысить операционную эффективность деятельности компании, сделать ее гибкой и быстро реагирующей на изменения рынка, является процессный подход к управлению. Компания представляется как совокупность бизнес-процессов и управление ею сводится к управлению ее бизнес-процессами.

Понятие бизнес-процесса

Что же такое бизнес-процесс? Это некоторая деятельность компании (последовательность работ), целью которой является преобразование входов (ресурсов) в выходы (продукты, услуги), представляющие ценность для клиента. Ресурсами бизнес-процессов могут быть материалы, информация, финансы, персонал, оборудование, технология, программное обеспечение, инфраструктура и т.д.

Схематично понятие бизнес-процесса можно представить следующим образом:

^{Рисунок 1. Бизнес-процесс}

Поставщики и клиенты бизнес-процесса бывают внешними и внутренними по отношению к компании.

Внешними поставщиками или клиентами бизнес-процессов могут выступать:

- поставщики сырья, оборудования, услуг, которые использует компания;

- покупатели/потребители продукции и услуг компании;

- государство, налоговые органы, банки и т.д.

Внутренними поставщиками или клиентами бизнес-процессов выступают подразделения компании или другие бизнес-процессы. Например, внутренним клиентом бизнес-процесса "Планирование продаж" является производство или бизнес-процесс "Планирование производства".

Управление бизнес-процессами в компании осуществляется через "владельцев". Владелец бизнес-процесса - это должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении ресурсы и информацию о бизнес-процессе. Владелец управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за его результаты и эффективность.

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы имеют множество классификаций, которые используются для того, чтобы заострить внимание руководителей на тех или иных группах бизнес-процессов. Одна из самых распространенных - это классификация бизнес-процессов по добавлению ценности продукту или услуге компании. Если в этой классификации выделить еще и бизнес-процессы управления и развития, которые требуют к себе особого внимания и обеспечивают долгосрочную конкурентоспособность компании, то мы получим следующее разделение бизнес-процессов на:

- основные;

- вспомогательные;

- управления;

- развития.

К основным относятся бизнес-процессы, добавляющие ценность продукту или услуге компании. Например, это бизнес-процессы закупок, получения заказов, производства, доставки и сервисного обслуживания. К основным могут относить и бизнес-процессы, дающие компании конкурентное преимущество. На рисунке 2 приведено еще несколько определений и особенностей основных бизнес-процессов компании.

Вспомогательные бизнес-процессы (см. рис. 3) напрямую не добавляют ценности продукту или услуге, но увеличивают его стоимость. К вспомогательным можно отнести бизнес-процессы маркетинга, складирования, обслуживания оборудования, информационного обеспечения, административно-хозяйственного обеспечения.

Бизнес-процессы управления и развития тоже напрямую не добавляют ценности продукту или услуге. Например, к бизнес-процессам управления относят управление финансами, стратегическое и оперативное управление компанией. А к бизнес-процессам развития - разработку новых продуктов и услуг, внедрение новых технологий и стандартов работы. На рисунках 4 и 5 приведены дополнительные сведения об этих бизнес-процессах компании.

Рисунок 2. Основные бизнес-процессы

Рисунок 3. Вспомогательные бизнес-процессы

Рисунок 4. Бизнес-процессы управления

Рисунок 5. Бизнес-процессы развития

ПРИМЕР 1

Проиллюстрируем приведенную выше классификацию бизнес-процессов на примере компании ООО "Сладости" (название условное). Компания занимается производством шоколадных конфет. Она продает свою продукцию оптовикам, а также реализует ее через сеть фирменных магазинов. Кроме того, ООО "Сладости" закупает карамельные конфеты других производителей и тоже продает их через сеть своих магазинов.

Основные бизнес-процессы ООО "Сладости":

- закупка сырья для шоколадных конфет;

- закупка карамельных конфет;

- производство шоколадных конфет;

- продажа шоколадных конфет оптовым покупателям;

- отгрузка или доставка шоколадных конфет оптовым покупателям;

- доставка шоколадных и карамельных конфет в магазины;

- отпуск шоколадных и карамельных конфет в магазинах.

Вспомогательные бизнес-процессы ООО "Сладости":

- складирование сырья и продукции;

- приемка и раскладка продукции в магазинах;

- реклама продукции и сети магазинов;

- ценообразование и бухгалтерский учет;

- анализ рынка, анализ продаж;

- информационное обеспечение;

- технологическое обеспечение производства;

- обслуживание производственного оборудования;

- административно-хозяйственное обеспечение.

Управленческие бизнес-процессы ООО "Сладости":

- управление запасами сырья и продукции;

- управление транспортом;

- управление финансами;

- управление человеческими ресурсами;

- оперативное управление компанией;

- стратегическое управление компанией.

В большинстве случаев бизнес-процессы развития компании реализуются как проекты: они выполняются единожды и имеют уникальный результат. В компании ООО "Сладости" внедряется новая технология покрытия конфет шоколадом. На данный момент это и есть бизнес-процесс развития компании.

Описание бизнес-процессов

Одним из вариантов представления информации о бизнес-процессе может быть его текстовое описание. Данный подход к описанию не требует особых навыков, однако создает трудности для восприятия и анализа информации о бизнес-процессе. Главная цель любого описания бизнес-процесса - четкость и ясность представления деятельности компании. В тексте тяжело описать параллельность выполнения некоторых работ, а читая текстовое описание бизнес-процесса, просто невозможно удержать в голове все детали, о которых было написано выше. Кроме того, человеческое подсознание воспринимает информацию эффективней посредством образов. Когда мы читаем текстовое описание чего-либо, наше подсознание переводит текстовую кодировку в набор образов, на что, конечно же, уходят время и силы. Также следует учитывать разное восприятие одной и той же информации разными людьми, а для совместной работы необходимо одинаковое понимание и представление сути дела.

Еще один вариант - табличное описание бизнес-процессов. Такой способ передачи информации является более эффективным. По сравнению с текстовым табличное описание бизнес-процесса облегчает понимание последовательности выполнения работ.

Наиболее новый и эффективный вариант - графическое представление бизнес-процессов. В этом случае человеческому подсознанию уже не надо создавать образы. Графическое представление повышает эффективность работы с описанием бизнес-процессов. Еще одно преимущество данного подхода - возможность быстро адаптировать информацию для представления иностранным партнерам (легкость перевода).

Текстовый

"Отдел снабжения принимает материалы от поставщика и передает в бухгалтерию ТТН для отражения операции в бухгалтерской программе"

Табличный

Графический

Рисунок 6. Способы описания бизнес-процессов

На рисунке 6 представлен пример текстового, табличного и графического описания одного из фрагментов бизнес-процесса.

Любое описание бизнес-процессов компании строят по принципу декомпозиции: сначала описывают бизнес-процессы укрупненно, а затем их детализируют. Таким образом, в описании деятельности компании появляются процессы различных уровней: бизнес-процессы верхнего уровня, процессы второго, третьего уровня и т.д. Уровень детализации процессов может соответствовать уровню его владельца. Так, владельцами процессов верхнего уровня являются заместители генерального директора. Процессами второго уровня управляют начальники подразделений/отделов в зависимости от величины компании. Третий уровень процессов определяет ответственность за отдельные функции/работы подразделений компании. На четвертом уровне детализации выделяют операции производственного процесса. Важно заметить, что количество уровней детализации процессов зависит от задач и целей проекта по описанию бизнес-процессов и может быть сокращено или увеличено.

Методологии графического описания бизнес-процессов

Графическое описание бизнес-процессов представляет собой набор графических символов (нотацию) и методику их использования. В настоящее время существует достаточно большое количество методологий графического описания бизнес-процессов и программных средств (Case-средств), поддерживающих эти метрологии. Графическое описание позволяет отразить совокупность и последовательность работ, исполнителей бизнес-процессов и используемые ресурсы.

Основными отличиями методологий описания бизнес-процессов являются представления объектов и связей. Объектами могут выступать функции, люди, документы, технические средства, используемые для выполнения работы, и т.п. Взаимоотношения объектов описываются связями, которые отражают последовательность выполнения работ, направление передачи информации, использование результата одного бизнес-процесса другим т.д.

Для описания бизнес-процессов компании чаще всего используются:

- группа нотаций IDEF0, IDEF3, DFD;

- группа нотаций Case-средства Aris;

- UML (Unifed Modeling Language).

Своим появлением семейство стандартов IDEF во многом обязано появившейся в 80-х гг. технологии автоматизированной поддержки разработки информационных систем CASE (Computer Aided Software Engineering). Эта технология с успехом применяется при разработке разнообразного программного обеспечения. Однако в последнее время CASE-технологии приобретают все большее распространение для моделирования и анализа деятельности компаний.

Нотация IDEF0 относится к методологии моделирования бизнес-процессов (Business Process Modeling). Она используется для построения функциональной модели организации и применяется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Пример описания фрагмента бизнес-процесса в этой нотации находится на рисунке 6.

Нотация IDEF3 относится к методологии описания потоков работ (Work Flow Modeling). Она предназначена для описания рабочих процессов или, говоря другими словами, потоков работ. Основа методологии IDEF3 состоит в построении моделей процессов по принципу последовательно выполняемых во времени работ (функций, операций).

Нотация DFD относится к методологии описания потоков данных (Data Flow Modeling). Она позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между работами. Кроме того, нотация DFD позволяет описывать потоки документов (документооборот) и потоки ресурсов (например, движение материалов от одной работы к другой).

Case-средство Aris предоставляет аналитику большое количество нотаций для описания организационной, функциональной и информационной структуры компании. Особенностью описания бизнес-процессов с помощью нотаций Aris является их событийная ориентация: помимо работ, отображаются и события бизнес-процессов. События инициируют выполнение работ или являются их результатами. Пример описания фрагмента бизнес-процесса в одной из нотации Aris находится на рисунке 7.

Рисунок 7. Описание фрагмента бизнес-процесса в одной из нотаций Aris

UML (Unifed Modeling Language) - унифицированный язык моделирования - представляет собой группу нотаций, которые в основном используются для разработки информационных систем. С помощью этих нотаций деятельность компании описывается, а затем автоматизируется.

Описание бизнес-процессов позволяет компании разложить "по полочкам" свою деятельность, проанализировать ее, найти и устранить слабые места.

Необходимость описания и анализа бизнес-процессов

Выделение бизнес-процессов способствует усилению управленческих механизмов компании.

На большинстве белорусских предприятий преобладают эволюционно сложившиеся схемы управления. Это было эффективно тогда, когда рыночное влияние на производство было минимальным, а в качестве гаранта благополучия выступало государство. В условиях же постоянного изменения рынка такие схемы управления теряют свою эффективность. Настоящее и будущее развитие предприятия требует ориентации на потребителя, что обуславливает изменение угла зрения руководителя с функций подразделений на бизнес-процессы. Это позволяет построить систему управления предприятием таким образом, чтобы работать только на удовлетворение потребителя (внешнего или внутреннего).

Однако бизнес-процессы существовали всегда. На любом нормально функционирующем предприятии на входе закупалось необходимое сырье и материалы, а на выходе выпускалась продукция, которая доставлялась потребителю. То есть процессы в том или ином виде реализовывались вне зависимости от факта их осознания. Неявное выделение процессов снижало их эффективность и возможность принятия нужных управленческих решений.

Рассмотрение бизнес-процессов позволяет определить проблемные места в деятельности компании.

В качестве примера рассмотрим следующую ситуацию. Часто под Новый год мы имеем дело с гирляндами. Перед тем как украсить елку, мы обычно проверяем свои гирлянды, и случается, что они не горят. Тогда необходимо перепроверить все лампочки, чтобы найти неисправную. Зачастую мы находим искомую с третьей попытки, а бывает, что эта лампочка оказывается последней. Такой процесс испытывает наше терпение. Не каждый захочет доводить его до конца.

А теперь перенесем свое впечатление от испорченной гирлянды на неэффективное коммерческое предприятие, которое не получает прибыли. Но если гирлянду мы можем купить новую, то вторая ситуации оказывается гораздо сложнее. Нам понадобится больше времени и сил для того, чтобы определить самое слабое звено (звенья) и попытаться исправить ситуацию.

Если же предприятие рассматривается как совокупность бизнес-процессов, то найти неисправный участок гораздо проще. Для каждого бизнес-процесса и его результата можно определить показатели, по которым будет осуществляться контроль качества исполнения этого бизнес-процесса в компании. Использование информации о ходе бизнес-процессов помогает предупреждать или быстро реагировать на возникающие отклонения и повышать стабильность и эффективность деятельности предприятия в целом.

Описание бизнес-процессов позволяет наладить взаимодействие структурных подразделений компании и совершенствовать компанию как единое целое.

Представление компании как совокупности структурных подразделений и их функций не показывает динамику деятельности компании. Деятельность каждого функционального подразделения (отдела снабжения, производства и т.д.) является "замкнутым" процессом, и совершенствования, проводимые только в рамках этого структурного подразделения, являются малоэффективными, так как нет гарантии, что локальные автономные преобразования выгодны для компании в целом. Например, оптимизация действий внутри отдела снабжения без согласования преобразований с отделом производства не несут общей пользы. При использовании такого описания деятельности предприятия его подразделения выглядят как отдельные островки со своими законами и порядками.

Представление компании как совокупности бизнес-процессов показывает в динамике функционирование компании. При описании бизнес-процессов формализуется и налаживается взаимодействие подразделений компании.

В случае процессного подхода функционирование каждого бизнес-процесса оценивается по его вкладу в достижение целей компании. Таким образом, преобразование деятельности носит следующий характер: изменения в одном процессе показывают влияние и необходимые новшества для других процессов.

Анализ бизнес-процессов позволяет повысить эффективность и конкурентоспособность компании.

Вы можете возразить, что ваша компания отлично работает и без анализа ее бизнес-процессов.

Давайте рассмотрим следующий пример. Человеческий организм представляет собой очень сложную систему, которая функционирует и без анализа ее составляющих. На человеческий организм постоянно воздействуют различные факторы окружающей среды, которые обуславливают естественный отбор. Это ли не природная конкуренция? Для выживания человеческий организм должен быстро адаптироваться к внешним воздействиям. Медицина изучает жизнедеятельность организма по частям и в целом, моделирует и описывает варианты реакции организма на внешние раздражители, что помогает в предупреждении и лечении последствий воздействия окружающей среды. То есть помогает ускорить адаптацию организма. Эту аналогию можно перенести и на компанию. Она тоже представляет собой "живой организм", для жизнедеятельности которого важны эффективное функционирование отдельных его частей на фоне общего успеха и быстрая адаптация к изменениям окружающей среды. Таким образом, описывая и анализируя бизнес-процессы, предприятие повышает свою эффективность и конкурентоспособность.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 05.01.1999, № 1, рег. № 1/0 от 04.01.1999).

Банковский кодекс Республики Беларусь от 25 октября 2000г. № 441-З. Принят Палатой представителей 3 октября 2000 года Одобрен Советом Республики 12 октября 2000 года (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 17.11.2000, № 106, рег. № 2/219 от 31.10.2000).

Налоговый кодекс Республики Беларусь от 19 декабря 2002 г. " 166-З. Принят Палатой представителей 15 ноября 2002 года. Одобрен Советом Республики 2 декабря 2002 года. (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 13.01.2003, № 4, рег. № 2/920 от 02.01.2003).

Горбунова О.Н., Грачева Е.Ю. Система финансового права // Финансовое право: Учебник / Отв. ред. Е.Ю. Грачевой, Г.П. Толстопятенко. - М. - 2006.

Л.А. Ханкевич "Финансовое право Республики Беларусь". Учебное пособие / Мн. Издательство "Амалфея" 2002г.

Финансовое право. Учебник / Под ред. проф. О.Н. Горбуновой Издательство "Юристъ" М., 2003.

Финансовое право. Серия "Учебники, учебные пособия" / Под ред. проф. В.М. Мандрина Ростов-на-Дону Издательство "Феникс", 2002.