Анализ движения документооборота в органах государственного управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ движения документооборота в органах государственного управления

Шарипова Эвелина Яковлевна, студент

Башкирский государственный аграрный университет

В статье основное внимание уделено организации документооборота в Министерстве сельского хозяйства Республики Башкортостан.

В современном мире эффективность деятельности органов государственного управления определяется и состоянием введения и организации документооборота.

Документооборот -- это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и отправки.

Документооборот в Министерстве сельского хозяйства РБ осуществляет отдел административной работы. Отдел административной работы является структурным подразделением Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан.

Отдел создан на основании приказа Министра сельского хозяйства Республики Башкортостан от 30 мая 2016 году №107-к.

Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании приказа Министра по представлению заместителя министра.

Отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Республики Башкортостан, приказами и указаниями Министерства сельского хозяйства Российской Федерации и Республики Башкортостан, Положением о Министерстве сельского хозяйства РБ и положением о данном отделе.

Структура и штатная численность отдела определяется министром. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

В состав отдела входит:

· Начальник отдела;

· старших специалиста 1 разряда;

· Старший специалист 2 разряда.

Основными задачами отдела административной работы являются установление единого порядка работы с документами в Минсельхозе РБ, документационное обеспечение деятельности структурных подразделений в соответствии с нормативно-правовыми документами, обработка, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, организация и обеспечение контроля исполнения документов, нормативно-правовых актов, распоряжений, постановлений вышестоящих органов, приказов и других распорядительных документов Минсельхоза РБ.

Отдел административной работы в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

1. осуществляет прием, регистрацию и учет документов, а также хранение, оперативный поиск и выдачу информации по документам и их доставку. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующих в деятельность Министерства и их подразделения, для передача на государственное хранение;

2. осуществляет своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, отправку по графику исходящей корреспонденции, прием и отправку телеграфных, телексных, телефаксных, телетайпных, электронных сообщений, обработку документов.

3. регистрирует и хранит приказы по основной деятельности министерства до сдачи в архив;

4. производит регистрацию командировочных документов, отметку о времени их прибытия и убытия и др. [1].

Отдел административной работы в процессе производственной деятельности взаимодействует со структурными подразделениями Минсельхоза РБ, которое отображено в таблице 1. На данный момент в Минсельхозе РБ осуществляют свою деятельность 17 отделов и 2 сектора.

В связи с поступлением Указа Главы с 1 октября 2015 года Минсельхоз РБ перешел на введение документооборота по СЭД «ДЕЛО».

Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) -- комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации. Система «ДЕЛО» эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях. Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив. Работа с входящими и исходящими документами:

· регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;

· регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью;

· настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;

· наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;

· автоматизация отправки исходящей корреспонденции [2].

Для руководителей различных уровней:

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений (резолюций);

· удобная работа над проектами документов, быстрый поиск документов и др.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· приём, регистрация и отправка документов через электронную почту;

· отслеживание хода исполнения поручений;

· журналы передачи, ознакомления и пересылки документов, внутренние и внешние реестры отправки, листы согласования;

· формирование отчетности.

Система «ДЕЛО» -- тиражируемый «коробочный» продукт, без каких-либо заказных доработок решает задачи электронного документооборота, автоматизации процессов делопроизводства, а также бизнес-процессов, связанных с документооборотом, любых организаций [2].

Движение документооборота Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан и анализ документооборота можно выразить графически следующим образом:

Рисунок 1. Движение документооборота Минсельхоза РБ

документооборот государственное управление

Исходя из выше предложенной схемы, можно сделать вывод: движение и исполнение входящей документации может происходить 4 способами:

1. входящий документ поступает в канцелярию, происходит регистрация документа, регистратор отправляет на рассмотрение специалисту, который предварительно рассматривает документ, пишет резолюцию и в бумажном виде (оригинал) отдает на рассмотрение министру, либо заместителям министра. Руководство в свою очередь, отписывает письма в структурные подразделения по компетенции, от начальников отдела документ поступает к конкретному исполнителю;

2. документ поступает напрямую к министру, либо к заместителям министра (Приложение Б), а от них сразу в структурные подразделения, либо к конкретным исполнителям;

3. существует вариант «прямой переадресации», когда помощник министра может напрямую отписывать документ на исполнение конкретному исполнителю;

4. также возможен и такой вариант: документ, поступивший в канцелярию на имя исполнителя, по согласованию с исполнителем, адресуется ему.

Исходящие документы создаются исполнителями, по согласованию с начальниками отделов и подписывается руководством Минсельхоза РБ. Подписанные документы поступают к помощнику министра, который отмечает у себя наличие документа, затем в канцелярии документу присваивается номер и решается каким образом доставить документ до назначенных лиц и организаций.

Помимо входящей и исходящей документации, в Минсельхозе РБ создаются и такие виды документов, как внутренние и правовые акты.

Исходя из 1 рисунка, можно сделать вывод о том, что в Минсельхозе РБ создаются 4 основных вида документов, которые, в свою очередь, подразделяются на подвиды.

Таким образом, информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, в современном этапе развития, являются актуальной темой в сфере развития документооборота. Поэтому внедрение современных информационных технологий в сферу развития документооборота позволяет облегчить доступность и качество исполнения документа.

Список литературы

1. Положение об административном отделе Минсельхоза РБ, утвержденный приказом от 30 мая 2016 году №107-к;

2. Официальный сайт компании ЭОС [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.eos.ru/

Размещено на Allbest.ru