Классификация документов и дел в государственном Архивном Фонде

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Тему моей курсовой актуальна в наше время, так как архивы несут ответственность перед государством и гражданами в документальном подтверждении их юридических прав и социальных гарантий. Документ выступает формой, организующей содержание любой информации: законодательной, научной, художественной и прочее - и, тем самым, способствует осуществлению социальных функций, реализация которых возможна только в обществе.

В наше время разные люди, организации и сообщества, имеют заинтересованность в сохранении определенной информации о себе, что отражается в традициях и специфике отбора, комплектования, собирания, хранения и особенно доступа и использования ретроспективной документной информации.

Степень свободы доступа к информации в обществе, государстве является важным показателем его развития, которая опосредованно влияет на поведение личности и органов власти.

Целью данной работы является изучение проблем классификации документов и дел в ГАФ.

Задачи, которые потребуются нам для достижения поставленной цели:

- изучить понятие и сущность классификации ГАФ;

- рассмотреть признаки классификации документов;

- выявить особенности и проблемы классификации документов;

Глава 1. Архивный фонд Российской Федерации, и его основные понятия

1.1 Архивный фонд Российской Федерации

Для того чтобы разобраться в проблемах классификации документации в государственных архивах, нужно точно знать что такое сам архив, а также иметь представление о, архивных фондах и структуре его работы в целом.

Это совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов -- классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

· в пределах АФ РФ в целом;

· в пределах архива;

· в пределах архивного фонда.

1.2 Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации

В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР, возникло новое государство -- Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

Организация Архивного фонда Российской Федерации

1)по формам собственности:

архивные фонды и архивные документы государственной части АФ РФ;

архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности

2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

кино-фото-документы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Российского архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге . Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА). Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с середины XVIII в. до XX в. С другой стороны, в РГИА хранится фонд Синода . Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы отправлены в Москву (в РГАДА), а после. -- в Санкт-Петербург (в РГИА). Однако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.

Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;

государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения:

постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам хранения

Постоянное хранение -- бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение -- хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности государства -- это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием скорее всего может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом;

передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное хранение документов -- временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение -- государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к государственной собственности (ст. 7), муниципальной собственности (ст. 8), частной собственности (ст. 9).

При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Депозитум (англ.) -- вещь, отданная на хранение, материальная ценность (обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.

Глава 2. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом

2.1 Организация архивного фонда РФ

Организация фонда в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны.

Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг. XX в. и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. архивный фонд россия документ

2.2 Организация документов и дел в пределах архивов

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам -- фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, как архивный фонд и фондообразователь.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою исторические и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для частных лиц -- родственные, профессиональные, творческие отношения). Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например:

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1. определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

2. определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководствовались различными методическими принципами.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россыпи -- материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

стихийными бедствиями и пожарами;

войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

реформами госаппарата, органов власти и управления.

2.3 Определение границ архивного фонда

Далеко не из любого документального фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание; самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества.

Поясним, что крайними датами документов архивного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.

Крайние даты документов архивного фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

2.4 Определение фондовой принадлежности документов

Определить фондовую принадлежность документов -- значит определить соответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность всегда устанавливается при непосредственном изучении документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках -- сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователей) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих -- автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

1. в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

2. учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

3. в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Заключение

В заключение следует отметить, что в работе рассмотрено два этапа развития архивных фондов, первый- во времена СССР, второй современной России. Из чего, мы можем сделать следующие выводы:

Самой важной проблемой как в наши дни, так и в прошлом столетии остается проблема хранения архивных документов и дел. Ведь в разных архивах хранятся различные документы, они могут быть как и личные так и общественные, могут иметь разные сведения например конфиденциальные и находятся они, в обычной папке, которые хранятся в архивах на полках долгое время, с одной стороны это очень безопасно к ним ни кто не сможет подобраться, т.к. работники архива не подпустят к делу и не выдадут его на руки людям не имеющим на это особого разрешения и (или) причины. Но в то же время такой характер хранения документов нельзя назвать идеальным, т.к. бумагу при не аккуратном использовании можно порвать или она с течением времени может стать не пригодной для использования ее в нужных целях, так же ее легко уничтожить, ведь ни кто в наше время не застрахован от пожаров, наводнений и т.п. климатических изменений. По этому сегодня архивы и фонды стараются перевести свою документацию в электронный вид, сохраняя при этом его первозданный вид. Это очень удобно, когда есть база всех дел хранящихся в архиве. Но это так же не идеальный вариант, ведь в мире новейших технологий, когда все переводят всю информацию в электронный вид есть люди, которые могут удалить всю информацию не выходя из дома. Таким образом, наши архивные фонды используют оба способа хранения информации, тем самым пытаясь обеспечить безопасность своим данным.

Размещено на Allbest.ru