От этого никто не застрахован: смерть работника

Размещено на http://allbest.ru/

ОТ ЭТОГО НИКТО НЕ ЗАСТРАХОВАН: СМЕРТЬ РАБОТНИКА

С наступлением смерти заканчивается исполнение обязательств умершим, в том числе прекращается трудовой договор с ним (п. 6 ст. 44 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). Рассмотрим общий порядок действий организации-нанимателя, если работник умер.

Оформление приказа

Основанием для прекращения трудовых отношений в случае смерти работника является, как правило, свидетельство или справка о смерти (п. 5.5, 5.13 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 N 200) (далее - свидетельство). Этот документ представляется нанимателю супругой (супругом) или родственниками умершего.

Иногда свидетельство подается значительно позже или не представляется вообще. При этом нанимателю может быть известно о смерти работника, но у него отсутствует правовое основание для прекращения трудового договора (документ, подтверждающий факт смерти). Издавать приказ о прекращении трудовых отношений ранее даты получения свидетельства неправомерно. В такой ситуации нанимателю рекомендуется направить письменный запрос в органы ЗАГС и на основании полученного документа прекратить трудовые отношения с умершим.

Часто возникает вопрос о том, какой датой прекращать трудовой договор, например, если смерть наступила 21 января, а свидетельство о смерти представлено в кадровую службу 1 февраля. В данной ситуации приказ датируется днем, когда у нанимателя возникло правовое основание для прекращения трудовых отношений (получено свидетельство), т.е. 1 февраля, а датой прекращения трудовых отношений является дата смерти работника - 21 января.

Порядок выдачи трудовой книжки

Законодательством установлены общие положения о порядке выдачи трудовой книжки в случае смерти работника: документ выдается ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их письменному требованию (п. 49 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция N 30)). Несмотря на то что супруг (супруга) не названы в Инструкции N 30 как лица, которые вправе обратиться за получением трудовой книжки, полагаем, что по аналогии с нормами ТК о получении заработной платы умершего работника (ч. 3 ст. 77 ТК) наниматель может выдать трудовую книжку супруге (супругу) умершего.

При одновременном обращении за трудовой книжкой нескольких родственников, имеющих одинаковую степень родства с умершим работником (например, сын и дочь), рекомендуется зарегистрировать поступившие от них заявления и в зависимости от даты и номера регистрации установить очередность обратившихся. Первому - выдать трудовую книжку, а другим родственникам - письменно предоставить сведения о том, кому был выдан документ.

Порядок выдачи заработной платы

Заработную плату, не полученную ко дню смерти работника, наниматель обязан выдать членам его семьи (ст. 59 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье) или лицам, находящимся на иждивении умершего (их законным представителям) (ч. 3 ст. 77 ТК). Срок выдачи - не позднее 7 календарных дней со дня подачи нанимателю соответствующих документов: заявления по свободной форме с приложением копий документов, подтверждающих факт смерти работника и свидетельствующих о праве конкретного лица на получение денежных средств, причитающихся умершему, например, определяющих степень родства со скончавшимся (паспорт, свидетельство о рождении и т.п.).

В гражданском законодательстве эти положения конкретизированы (п. 1 ст. 1090 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)): право на получение заработной платы принадлежит членам семьи, проживавшим с умершим на дату его смерти, и нетрудоспособным иждивенцам (п. 1 ст. 1063 ГК) умершего (независимо от места проживания, если данные лица не менее года находились у него на иждивении). При этом установлен срок для обращения таких лиц к организации - 6 месяцев (п. 2 ст. 1090 ГК).

Наниматель не имеет права делить денежные средства между обратившимися членами семьи, поскольку законодательством не предусмотрена такая возможность. По соглашению между родственниками заработная плата выдается одному из заявителей. При отсутствии согласия между ними (как и в случае с трудовой книжкой) необходимо выдать причитающиеся денежные средства тому, чье заявление зарегистрировано раньше. Родственникам, обратившимся за получением указанных денежных средств позднее, следует в письменной форме дать ответ об отсутствии денежных средств, причитающихся умершему, в связи с тем, что они были ранее выданы определенному лицу на основании представленных документов.

Содержание завещания для нанимателя значения не имеет, так как получение наследства по нему осуществляется в общем порядке и по истечении срока для выдачи денежных средств по упрощенной процедуре, предусмотренной ТК (ч. 3 ст. 77 ТК) и ГК (ст. 1090 ГК). Следовательно, независимо от указания соответствующих сведений в завещании наниматель в любом случае выдает заработную плату умершего работника первому обратившемуся лицу, имеющему законные основания на ее получение. Помимо членов семьи заработную плату умершего по упрощенной процедуре вправе получить исполнитель завещания (п. 2 ст. 1053 ГК).

Не полученная в шестимесячный срок со дня открытия наследства заработная плата умершего включается в состав наследства и наследуется на общих основаниях (п. 3 ст. 1090 ГК). По истечении указанного срока нанимателю целесообразно перечислить причитающиеся умершему неполученные денежные средства в депозит нотариуса по месту открытия наследства.

Гражданско-правовые отношения

По общему правилу обязательство прекращается смертью гражданина, только если исполнение не может быть произведено без личного участия должника либо обязательство иным образом связано с его личностью (п. 1 ст. 388 ГК). ГК закрепляет перечень случаев, когда права и обязанности неразрывно связаны с личностью физического лица и к наследникам не переходят (п. 2 ст. 1033 ГК) (например, по алиментным обязательствам). В нормах ГК, регулирующих отдельные виды договоров, также содержатся положения о прекращении договорных обязательств в связи со смертью (так, договор безвозмездного пользования прекращается в случае смерти гражданина-ссудополучателя, если иное не предусмотрено договором (ст. 655 ГК)).

Во всех остальных случаях исполнение обязательства может быть возложено на наследников умершего. Например, в отношении выданного организацией займа для обеспечения его возврата наследниками (ст. 1086 ГК) наниматель должен направить заявление в нотариальную контору по последнему месту жительства умершего для приобщения к наследственному делу. В заявлении нужно указать размер непогашенного денежного обязательства, приложить копию договора займа и при необходимости других документов. Такие действия наниматель имеет право предпринять с момента открытия и до принятия наследства.

Если после принятия наследства наследники не исполняют обязанности наследодателя в добровольном порядке, наниматель имеет право в течение срока исковой давности (по общему правилу - три года) предъявить к ним иск (п. 4 ст. 1086 ГК). Сведения о принятии наследства могут быть предоставлены нотариальной конторой по запросу суда, выдаваемому в рамках рассмотрения в суде дела о взыскании долга с наследников должника. Иск может заявляться как в полной сумме долга, так и в части ко всем наследникам, известным нанимателю, или к любому из них согласно принципу солидарной ответственности наследников по долгам наследодателя (ст. 304, п. 3 ст. 1086 ГК). Однако каждый из наследников несет ответственность в пределах стоимости перешедшего к нему наследственного имущества (п. 1 ст. 1086 ГК).

До принятия наследства соответствующие исковые требования нанимателя могут быть предъявлены также к исполнителю завещания (при его наличии) или заявлены к наследственному имуществу. В последнем случае рассмотрение иска приостанавливается до принятия наследства или перехода его как выморочного к административно-территориальной единице (п. 4 ст. 1086 ГК).

Если умерший работник выступал кредитором по гражданско-правовому договору (например, предоставил нанимателю по договору аренды свое имущество) и на момент смерти организация была обязана выплатить ему денежные средства (в частности, арендную плату), то причитающиеся такому работнику выплаты в разумный срок целесообразно перечислить в депозит нотариуса по месту открытия наследства, поскольку внесение должником в депозит нотариальной конторы денежных средств считается исполнением обязательства (ст. 308 ГК). В противном случае действия организации-должника будут расценены как неосновательное обогащение со всеми вытекающими последствиями (п. 1 ст. 971 ГК).

В помощь бухгалтеру организации

смерть работник заработный трудовой

Каковы действия бухгалтера при возникновении подобной ситуации и на что обратить внимание? Предлагаем следующий алгоритм.

Шаг 1. При необходимости проводим инвентаризацию

Если умерший работник занимал должность, связанную с материальной ответственностью (кассир, кладовщик и др.), нужно безотлагательно провести инвентаризацию вверенных ему ценностей (кассовой наличности, складских запасов и т.д.) (абз. 5 ч. 3 ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее - Закон о бухучете)). Одновременно с инвентаризацией оформляются документы на передачу ценностей вновь назначенному материально ответственному лицу.

При этом нужно быть готовым к тому, что инвентаризация, проводимая при таких обстоятельствах, может отличаться от обычной (в частности, если умерший работник был единственным кладовщиком (кассиром), т.е. единолично нес материальную ответственность).

Основное отличие - в оформлении инвентаризационных описей, сличительных ведомостей и других документов: в них будут отсутствовать подписи проверяемого лица, объяснения о причинах выявленных излишков, недостач, порчи ценностей (ч. 5 п. 12 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 (далее - Инструкция N 180)) и т.д. В данном случае в документах на приемку-передачу ценностей новому кладовщику (кассиру) за материально ответственное лицо, сдающее ценности, может расписаться один из членов инвентаризационной комиссии (тот, кто их предъявляет). Полагаем, что наличие в приказе (распоряжении) руководителя организации (приложение 1 к Инструкции N 180) записи о причине проведения инвентаризации "в связи со смертью материально ответственного лица (Ф.И.О.)" послужит "оправданием" подобному оформлению документов.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются обычным способом: проводится зачет недостач излишками по пересортице, применяются нормы естественной убыли, затем определяется реальная (окончательная) недостача (ущерб) (п. 73, 76 Инструкции N 180).

При этом неправомерно удерживать сумму выявленной недостачи (ущерба) из причитающейся умершему заработной платы. Это связано с отсутствием возможности соблюсти установленный законодательством порядок возмещения ущерба, причиненного нанимателю (ст. 408 ТК), в частности нельзя получить объяснение работника.

Списать соответствующую недостачу только на основании факта смерти материально ответственного лица невозможно, поскольку порядок списания недостач, урегулированный законодательством, не содержит каких-либо исключений для случая смерти материально ответственного лица. Так, установлено, что в документах, представляемых для оформления списания недостач, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ во взыскании ущерба с виновных лиц. При наличии данных документов суммы окончательных недостач (если это недостачи материальных ценностей, то с учетом НДС (подп. 1.1.7 ст. 93 НК, ч. 2, 3 п. 3 ст. 97 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК))) относятся на внереализационные расходы (п. 73 Инструкции N 180).

Следовательно, материал по недостаче должен быть передан в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела либо дела об административном правонарушении (в зависимости от суммы недостачи). Документ, полученный от следственных или судебных органов, войдет в комплекс документов-оснований для списания суммы недостачи. Если документально подтверждено, что виновники не установлены, или судом отказано во взыскании с них, суммы недостачи уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Если суд отказал во взыскании данных сумм по причине ненадлежащего учета и хранения материальных ценностей, другим зависящим от организации причинам, эти суммы нельзя учесть при налогообложении прибыли (подп. 3.13 ст. 129, подп. 1.9 ст. 131 НК).

Шаг 2. Выявляем наличие задолженности по расчетам с работником

На основании данных бухучета устанавливается:

1) наличие задолженности (дебиторской, кредиторской) по расчетам с работником: по выданным займам, возмещению ущерба нанимателю, по авансовым отчетам и т.п.;

2) находится ли у организации в пользовании имущество работника (в частности, на основании договора безвозмездного пользования) или у работника в подотчете имущество организации (спецодежда, инструмент, мобильный телефон и т.п.).

Важно разрешить вопрос о том, каким образом (за счет каких источников) будет погашена задолженность по обязательствам, вытекающим из трудовых и иных правоотношений работника с организацией.

Суммы дебиторской задолженности (возникшей по авансовым отчетам, займам умершего работника и т.д.) бухгалтер не вправе удерживать из не полученной работником заработной платы сверх установленного законодательством размера (ст. 107, 108 ТК).

Однако по решению руководителя организации и на основании копии свидетельства о смерти должника сумму дебиторской задолженности можно списать на убытки (с отражением в составе внереализационных расходов на счете 92 "Внереализационные доходы и расходы") как нереальную ко взысканию (п. 2, 13, 14 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 182 (далее - Инструкция N 182); комментарий к счету 92 Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89); подп. 3.23 ст. 129 НК). Эта сумма должна учитываться за балансом (на счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов") в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания (комментарий к счету 007 Инструкции N 89). В дальнейшем, если предъявленные к наследникам умершего работника требования о погашении задолженности будут удовлетворены, поступившие в порядке погашения долга суммы включаются в состав внереализационных доходов (п. 12, 13 Инструкции по бухгалтерскому учету "Доходы организации", утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 N 181; комментарий к счету 92 Инструкции N 89; подп. 3.9 ст. 128 НК) и списываются с забалансового учета.

Если работнику в пользование было выдано имущество, которое не представляется возможным вернуть, остаточную стоимость этого имущества, увеличенную на сумму НДС (подп. 1.1.7 ст. 93, п. 3 ст. 97 НК), также следует включить в общую задолженность работника для списания на убытки организации (в том числе с последующим взысканием с наследников умершего).

Суммы кредиторской задолженности, возникшей из трудовых правоотношений работника с организацией (в том числе по подотчетным суммам), включаются в общую сумму выплат родственникам умершего и списываются в обычном порядке при их выдаче. Имущество, находящееся в безвозмездном пользовании у организации-ссудополучателя, списывается с забалансового учета, когда будет решен вопрос о наследстве ссудодателя (умершего работника). Кредиторская задолженность, возникшая из иных правоотношений организации с работником (например, по займу, взятому у работника), погашается путем перечисления суммы долга на депозитный счет нотариуса (ст. 308 ГК). Списание такого "долга" отражается бухгалтерской записью: Д-т 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - К-т 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Шаг 3. Определяем суммы выплат и рассчитываемся с родственниками (близкими) умершего

Полагающиеся в подобной ситуации суммы выплат складываются из нескольких частей.

1. Денежные средства "трудового характера", которые полагались бы работнику в случае обычного увольнения (ч. 3 ст. 77, ст. 179 ТК):

- неполученная заработная плата;

- компенсация за неиспользованный трудовой отпуск;

- иные суммы (пособие по временной нетрудоспособности, компенсация за использование личного имущества в служебных целях и др.).

Расчет и отражение сумм денежных средств "трудового" характера в бухгалтерском и налоговом учете производятся в порядке, аналогичном увольнению работника.

При расчете пособия по временной нетрудоспособности следует обратить внимание на причину нетрудоспособности. Если она не связана с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием, пособие назначается и выплачивается в соответствии с Положением о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.09.1997 N 1290. Если временная нетрудоспособность наступила в результате несчастного случая на производстве (профессионального заболевания), назначение и выплата пособия производятся согласно Положению о страховой деятельности, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 25.08.2006 N 530.

"Сведения о приеме и увольнении" по форме ПУ-2 и "Индивидуальные сведения" по форме ПУ-3 (п. 9, 15 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 N 837) представляются в органы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, как и при увольнении работника.

Из начисленных умершему доходов в установленном порядке следует произвести полагающиеся по закону удержания: по алиментам, в возмещение причиненного работником ущерба, штрафам и т.п.

2. Денежные средства, причитающиеся работнику и не связанные с исполнением им трудовых обязанностей (например, по договору займа, взятому организацией у работника).

3. Суммы выплат родственникам умершего работника (иным лицам) в связи с его смертью:

а) пособие на погребение, если родственник или иное лицо организовали погребение умершего за свой счет и обратились к нанимателю с заявлением о выплате пособия. Пособие выплачивается в соответствии с Положением о выплате пособия (материальной помощи) на погребение и возмещении расходов по погребению специализированной организации за счет средств государственного социального страхования, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.05.2002 N 660 (далее - Положение N 660). Как правило, размер такого пособия определяется на день смерти работника (п. 2 Положения N 660) исходя из величины средней заработной платы рабочих и служащих в республике за позапрошлый месяц относительно месяца наступления его смерти (ч. 1 п. 1 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12.11.1999 N 1776 "О размере пособия на погребение" (далее - Постановление N 1776)).

Пособие на погребение не выплачивается, если:

- похороны произведены за счет государства (ч. 4 п. 1 Постановления N 1776);

- родственник умершего работника (или иное лицо, взявшее на себя организацию погребения) безвозмездно воспользовался услугами специализированной организации (ритуального агентства), оказывающей гарантированные услуги по погребению. Перечень таких услуг приведен в ст. 7 Закона Республики Беларусь от 12.11.2001 N 55-З "О погребении и похоронном деле" (далее - Закон N 55-З). При этом наниматель обязан возместить ритуальному агентству их стоимость в безналичном порядке не позднее первого рабочего дня, следующего за днем представления агентством документов (абз. 6 ст. 6 Закона N 55-З; п. 18, 19 Положения N 660);

б) оказана единовременная материальная помощь родным (близким) умершего (если это предусмотрено в организации, инициировано нанимателем).

Полагающиеся родственникам (близким) умершего денежные суммы могут быть выданы через кассу организации или перечислены на счет (карт-счет) получателя. При этом составляются соответствующие первичные учетные документы: справка-расчет, лицевой счет (расчетно-платежная либо платежная ведомость), расходный кассовый ордер и др. (ст. 8, 9 Закона о бухучете)

Общий порядок начисления и налогообложения выплат близким умершего (иным лицам) представлен в таблице 1.

Таблица 1 Порядок начисления и налогообложения выплат близким умершего (иным лицам)

Размещено на http://allbest.ru/

<*> Если лицо, получающее социальное пособие или единовременную материальную помощь, является работником организации.

<**> Материальная помощь может выплачиваться также из нераспределенной прибыли. В этом случае дебетуется счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

Шаг 4. Учитываем расходы, если погребение работника организация взяла на себя

Нередки случаи, когда все расходы, связанные с погребением умершего работника, берет на себя организация-наниматель. При этом наряду с вышеперечисленными суммами выплат расходы на погребение (на приобретение ритуальных принадлежностей (венков, цветов и т.п.), предоставление транспорта, организацию поминального стола и т.п.) также должны быть отражены в учете организации (табл. 2).

Подобные расходы для целей бухучета и налогообложения представляют собой убытки организации, не имеющие отношения к ее хозяйственной деятельности. Суммы таких затрат отражаются в составе внереализационных расходов (п. 13, 14 Инструкции N 182) и не уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 1.1 ст. 131 НК).

Если организация-наниматель установила на безвозмездной основе памятник, ограду, возложила венки, объект для НДС не возникает, поскольку отсутствует оборот по реализации (п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК). Кроме того, выполненные работы (оказанные услуги), связанные с погребением умерших, освобождаются от НДС (подп. 1.8 ст. 94 НК), если входят в Перечень ритуальных услуг, работ по уходу за могилами, обороты по реализации которых на территории Республики Беларусь освобождаются от обложения налогом на добавленную стоимость, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 14.02.2006 N 97.

Если умерший работник был застрахован от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и его смерть является страховым случаем, наниматель (страхователь), фактически понесший расходы на погребение застрахованного лица, вправе обратиться в Белгосстрах за оплатой указанных расходов (п. 6 Положения о порядке и размерах оплаты расходов на погребение застрахованного по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 N 1303 (далее - Положение N 1303)).

Перечень расходов на погребение, подлежащих оплате страховщиком, а также их максимальный размер установлены Положением N 1303 (п. 3, 8 Положения N 1303). Данные расходы должны быть подтверждены документально. Оплата производится в течение трех рабочих дней со дня принятия страховщиком соответствующего решения (п. 10 Положения N 1303).

Таблица 2 Отражение в учете организации расходов на погребение сотрудника

<*> Если ритуальные принадлежности (работы, услуги) были приобретены организацией через подотчетных лиц.

Размещено на Allbest.ru