Архівні стандарти США: історія, структури, процедури прийняття і впровадження

Размещено на http://www.allbest.ru/

Архівні стандарти США: історія, структури, процедури прийняття і впровадження

Левченко Л.Л.

Зважаючи на необхідність реформування архівної галузі України, нагальну потребу в удосконаленні Правил роботи державних архівів України та перебування на черзі інших нормативних документів, які потребують розробки або доопрацювання, актуальність вивчення досвіду аналогічного плану зарубіжних країн набуває особливого значення. У розвиток стандартів і правил роботи архівів вагомий внесок здійснили архівісти СІЛА, тому автор статті ставить собі за мету проаналізувати підходи американських колег до створення і впровадження архівних стандартів.

Американська література, що охоплює проблеми і розвиток стандартизації в архівній галузі, досить обширно, пік публікацій приходиться на кінець 1980-х-1990-ті роки, коли значна увага надавалась розвиткові стандартів архівного описування.

Поступово вектор архівознавчих публікацій по стандартизації змінився у напрямку висвітлення проблем, пов'язаних із електронними документами, електронними архівами, оцифровуванням, впровадженням інформаційно-телекомунікаційних технологій у роботу архівних інституцій. Українськими вченими-архівістами досвід стандартизації в архівній галузі СПІА докладно не вивчався. Основну діяльність по розробці і застосуванню стандартів в архівній галузі виконує Товариство американських архівістів (SAA), яке сфокусувало свою діяльність на стандартизації ще на початку 1950-х pp.

Кількість стандартів, розроблених або запозичених із суміжних галузей і впроваджених у практику роботу американськими колегами до кінця 1990-х pp., за підрахунками В. Волч та М. Матерс, сягала 550 одиниць. Американські архівісти зауважували, що кількість стандартів така велика, що з них можна вибирати, але коли варіантів занадто багато, то краще вже нічого не вибирати. То ж восени 1989 року була створена Робоча група по стандартах архівного описування (Working Group on Standards for Archival Description (WGSAD)), яка проаналізувала весь комплекс архівних стандартів і обрала 86, які дійсно були впроваджені в роботу архівних установ і ще 157, які могли б бути корисними для архівів і архівістів.

1994 року усі діючі стандарти були узагальнені Робочою групою у виданні «Standards forArchival Description: A Handbook» (1994).

1990 року у складі SAA був створений Комітет по стандартах, до кола обов'язків якого входить контроль і координація процесу розвитку і перегляду стандартів, що стосуються архівної практики і архівної професії, забезпечення ефективної взаємодії з іншими організаціями зі стандартизації у СПІА, робота яких впливає на архівну галузь.

До складу Комітету входить декілька підкомітетів і робочих груп. Технічний підкомітет з архівного описування (Teclmical Subcommittee for Describing Archives: A Content Standard (TS-DACS)) створений у серпні 2010 року для контролю, моніторингу і супроводженню впровадження стандарту з архівного описування (DescribingArchives: A Content Standard, DACS). Цей стандарт був розроблений на базі другого видання Міжнародного стандарту архівного описування (General International Standard Arcliival Description. - ІСА, 1999) і розрахований на описування архівів, що зберігають документи офіційного та особового походження, колекції манускриптів та інші типи матеріалів.

Технічний підкомітет з кодованого архівного описування (Teclmical Subcommittee on Encoded Archival Description (TS-EAD)) розпочав свою роботу у лютому 2010 року, відповідає за впровадження стандарту «Кодованого архівного описування» (Encoded Archival Description, EAD). Створення EAD- стандарту було ініційоване бібліотекою Каліфорнійського університету (Берклі, штат Каліфорнія, 1993) для розвитку кодованих стандартів для машино-читаних пошукових довідників таких як описи, реєстри, індекси тощо, що створюються архівами, бібліотеками, музеями, репозиторіями манускриптів для підтримки використання документів, зберігання яких вони забезпечують за допомогою Standard Generalized Markup Language (SGML, стандартний узагальнений язик розмітки).

EAD описує набір і тип даних, які в подальшому використовуються для створення архівних інформаційно-пошукових систем. Стандарт був удосконалений 2002 року у вигляді EAD DTD (Document Type Definition) з використанням XML (розширювана мова розмітки, яка використовується для зберігання структурованих даних, обміну даними між БД, пересилки інформації між системами документообігу, а також для створення на його основі більш специфічних мов розмітки). Стандарт встановлює принципи створення, розробки і підтримки схем кодування для архівних і бібліотечних пошукових систем, підтримує реєстри і сховища для записів будь-якої довжини усіх видів архівних одиниць зберігання, у тому числі текстових, аудіовізуальних і електронних документів. Схема кодування базується на SGML: ISO 8879 у формі DTD і складається з двох частин: власне DTD і детальне керівництво по використанню з прикладами. Розробники створили XML-представлення DTD, а також розробили конвертори для конвертації SGML-файлів у XML. Цей стандарт має певний термін дії, пов'язаний з прогресом інформаційних технологій, тому підкомітет підтримує постійний зв'язок з «Network Development and MARC Standards Office of the Library of Congress» та «Schema Development Team» для підтримання функціональності стандарту і його періодичного перегляду.

Також у складі Комітету по стандартах функціонує Робоча група по кодованому архівному контексту (Working Group on Encoded Archival Context Corporate Bodies, Persons, and Families (EAC-CPF WG)), до обов'язків якої входить інтелектуальний і технічний розвиток стандарту для поіменного контролю і описування утворювачів документів (корпорацій, окремих осіб та родин), в основі якого - XML-Schema-Texнології.

Розробка цього стандарту почалась із зустрічі ініціативної групи архівістів у Торонто, Канада, у березні 2001 року. Робоча група, що працювала над створенням стандарту, представила його на розгляд Ради SAA у січні 2011 року. Цей стандарт підтримується SAA у співробітництві з Берлінською державною бібліотекою.

EAC спрямований на описування організацій, осіб і родин, які створюють, зберігають і використовують документи і є відповідальними за них. Контекст створення і використання документів є комплексним і охоплює осіб, родини, організації, товариства, функції, діяльність, ділові стосунки, географічні місцевості, події тощо. З розумінням цього контексту дослідник може використовувати і інтерпретувати документи більш повно. Контекстуальна інформація про документоутворювачів також може бути використана як компонент традиційного архівного описування або у незалежних системах і продуктах, зосереджених на змісті.

Технічний підкомітет по стандартах щодо архівних будівель і обладнання (Teclmical Subconmiittee on Archival Facilities Guidelines (TS-AFG)) забезпечує контроль, супроводження і перегляд групи стандартів «Archives and Special Collections Facilities: Guidelines for Archivists, Librarians, Architects, and Engineers», які встановлюють вимоги до спорудження нових архівних будівель або перебудови і пристосування інших будівель для розміщення архівних установ, їх конструкцій, охоронних та протипожежних систем, підйомників, обладнання, функціонального простору для розташування архівних документів.

До складу Комітету по стандартах SAA входить спеціальний підкомітет по перегляду і розвитку вимог щодо повторної експертизи цінності документів, що вже були прийняті на зберігання до архівів, та їх вилучення з архівних колекцій (Reappraisal and Deaccessioning Development and Review Team (RD-DRT)). Необхідний для здійснення цієї процедури стандарт «Guidelines for Reappraisal and Deaccessioning» був прийнятий 2011 року після довгих дискусій і сперечань стосовно повторної експертизи цінності документів. Дискусії почалися з початку 1980-х і вилились 2009 року у призначення SAA спеціальної групи для розробки професійного стандарту, який би встановлював мінімальний набір правил для прийняття рішень під час перегляду колекцій, їх аналізу і виділенню з них документів, які втратили свою історичну цінність. Стандарт забезпечує базові концептуальні і структурні рамки для архівістів, зберігачів, адміністраторів, комісій щодо планування і проведення роботи по перегляду колекцій, визначає крок за кроком процедуру перегляду і виділення документів, яка може бути адаптована архівом будь-якого типу і розміру, дає впевненість у тому, що процес проходить прозоро і не наносить шкоди інтересам громадськості, дослідників та тих, хто передав ці документи до архівів.

При Комітеті по стандартах функціонує спеціальна робоча група для розгляду проектів нових стандартів, їх аналізу і перегляду вже існуючих стандартів. Будь-яка організація або ініціативна група, яка виходить з проектом нового стандарту або з пропозиціями щодо перегляду вже існуючого стандарту повинна надати його робочій групі для аналізу, після чого проект представляється на розгляд Комітету по стандартах SAA.

Комітет по стандартах розробив чіткі вимоги щодо процедур подачі проектів архівних стандартів, їх розгляду, обговорення, прийняття, надання зауважень до них, відхилення та подання апеляцій. Розроблені процедури щодо впровадження у практику роботи архівних установ стандартів суміжних галузей. Для розгляду проекту стандарту подається офіційний ініціативний запит і проект стандарту, усі зауваження до проекту та хід його обговорення публікуються на сторінках періодичних видань SAA, оприлюднюється повний текст запропонованого проекту, до участі в обговоренні залучаються не тільки архівні установи, але й інші зацікавлені сторони. Комітет повинен впевнитися, що у ході розгляду всім поданим зауваженням віддано належну увагу.

Фінальне рішення приймає Рада Товариства американських архівістів. Після прийняття стандарту підкомітети Комітету по стандартах займаються підтримкою і моніторингом ходу впровадження стандарту, виявляють непорозуміння і незручності у його застосуванні та у разі необхідності організовують його перегляд.

Американські архівісти розподіляють стандарти на чотири категорії:

- технічні стандарти (найбільш жорсткі і точні в усій ієрархії стандартів, наприклад комп'ютерний стандарт «ANSI ХЗ.4», який визначає характеристики ASCII (American Standard Code for Infonnation Interchange));

- конвенційні стандарти (правила або професійні стандарти), наприклад, «USMARC Fonnat for Archival and Manuscripts Control» (Американський формат MARC для контролю за архівами і манускриптами) або правила для каталогізації архівних документів. Такі стандарти допускають певні відхилення при застосуванні їх у конкретній архівній установі, у практиці роботи різних архівних інституцій процедури, встановлені ними, можуть бути схожими, але не обов'язково абсолютно ідентичними);

- керівництва в роботі (служать критеріями роботи, які визначають продукти або програми, наприклад, «Inventories and Registers: A Handbook of Teclmiques and Examples» (Описи і реєстри: посібник з техніками і прикладами));

- практики роботи (методичні рекомендації, що базуються на досвіді і дослідженнях та демонструють, що вони є оптимальними і ефективними засобами для досягнення бажаного результату).

Архівні стандарти поділяються на внутрішні і зовнішні. Цей розподіл залежить від авторів стандарту. Внутрішні стандарти розроблені архівістами для архівів, але іноді дуже важко провести межу між внутрішніми і зовнішніми стандартами. Головним чином американські колеги визначають місце стандарту в залежності від того, наскільки у подальшому він буде впливати на їх роботу. Зовнішні стандарти розроблені поза межами архівної галузі і з різних причин застосовуються в роботі архівістів. Це можуть бути такі загальноприйняті стандарти як «ASCII code» або розвинуті і впроваджені спеціалістами суміжних галузей як, наприклад, специфікація для мікрофіш, розроблена Асоціацію по управлінню інформацією і зображеннями.

В архівній галузі стандарти розподіляються ще й по рівнях описування. Перший рівень - це стандарти для інформаційних систем. Вони діють на найширшому рівні, намагаючись визначити всі компоненти частин описової системи у сховищі або мережі сховищ. Стандарт інформаційної системи описує ролі і взаємовідносини серед компонентів системи. Його значення полягає у тому, що системи, які виконують схожі функції у різних місцинах стають більш гармонійними і уніфікованими у їх підходах та більш плідно співпрацюють і обмінюються даними.

Стандарти другого рівня описують структуру даних. Вони визначають елементи інформації, що містяться у компонентах інформаційної системи як на вході (аркуші прийому документів, акти дарування), так і у процесі роботи (реєстри, каталоги, описи, топографічні картки) та типи документів. Стандарти уніфікованої структури даних, адаптовані архівами, повинні визнавати право різних організацій на різнопланові методи і механізми контролю. Контент даних описують стандарти третього рівня, які визначають правила для інформації в кожному елементі, визначеному стандартом структури даних. І нарешті, специфічні особливості даних описують стандарти четвертого рівня, до компетенції яких відносяться списки або таблиці термінів, імен, літерно-цифрових кодів, які застосовуються на вході до визначеного елементу даних. Ці стандарти включають списки кодів і тезаурусів, вони збільшують інтегрованість даних.

Сьогодні стандарти в архівній галузі СІЛА направлені на встановлення вимог і правил роботи по адмініструванню і керівництву архівними інституціями, систематизації, описуванню і оцифруванню архівних документів, організації освіти архівних працівників, обслуговуванню дослідників і наданню доступу до архівних документів, а також сфокусовані на унормуванні ціннісних, юридичних і етичних аспектів роботи архівістів.

Архівна галузь СПІА активно адаптує і впроваджує міжнародні стандарти, розроблені Міжнародною організацією стандартизації (International Organization for Standardization, ISO) та Міжнародною радою архівів (International Council on Archives, ІСА).

Так, в галузі управління документацією і реалізації програм розпорядження (експертизи цінності і відбору документів на постійне зберігання, знищення або для передачі на зберігання архівним установам інших рівнів) документами федеральних установ Національний архів СІЛА, використовуючи стандарт ISO 15489 - 1:2001 «Information and documentation - Records management», розробив General Records Schedules (Перелік документів зі строками зберігання, GRS), яким встановлено строки зберігання документів для усіх федеральних установ.

У царині стандартів, що визначають вимоги до оцифровуванням документів на традиційних носіях, електронних документів та архівів, важливе значення мають проекти груп InterPARES та OCLC.

У рамках проекту InterPARES здійснювались фундаментальні дослідження процесів створення, обміну і обробки цифрової інформації з огляду на серйозні загрози швидкого старіння апаратного та програмного забезпечення, крихкість цифрових носіїв, а також легкість, з якою можна маніпулювати цифровими даними. Учасники проекту прагнули розвинути міжнародні, національні та організаційні стратегії, стандарти для довготермінового та постійного зберігання аутентичних електронних документів. InterPARES-I (1999-2001) був зосереджений на проблемах забезпечення збереженості адміністративних і юридичних документів, створених і підтримуваних у базах даних і системах управління документацією. Його результатом стали розроблені концептуальні вимоги до достовірності, методики відбору і збереження електронних документів та інтелектуальні основи для розвитку політики і стратегії у цій галузі документації - «The Long-term Preservation of Autlientic Electronic Records: The Findings of Tlie InterPARES Project. (San Miniato: Archilab, 2005)».

InterPARES-2 (2002-2007) був спрямований на розвиток теорій і методів, здатних забезпечити надійність, точність і достовірність електронних документів з моменту їх створення і впродовж усього періоду їхнього зберігання. Дослідження другого етапу фокусувались на документах, створених у процесі художньої, наукової і державної діяльності. Результати другого етапу узагальнені у посібнику «International Research on Pennanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records. (Padova, Italy, 2008). InterPARES-3 (2007-2012) мав на меті впровадження результатів перших двох етапів проекту в архівних інституціях з обмеженими ресурсами.

Із останніх розробок, які активно просуває OCLC - «Well-intentioned practice for putting digitized collections of unpublished materials online (W-IP)», що встановлює підходи до оцифрування неопублікованих матеріалів, авторів і власників яких неможливо ідентифікувати, демонструє можливості колективного управління авторським правом, обов'язки, пов'язані з широкомасштабними проектами оцифрування архівних документів.

Зараз триває активне обговорення проекту цього документу і за умови його прийняття він створить правове й етичне поле, у якому зможуть діяти архівісти при відсутності можливості встановлення особи або організації, яка може пред'явити права власності на архівні колекції або навіть окремі їх серії. Таким чином, в американській архівній галузі стандарти впроваджені на всіх етапах роботи: в управлінні документацією, в експертизу цінності документів, при прийомі документів до архіву, у процесах зберігання і використання, у тому числі електронних документів тощо. Налагоджена система розгляду, прийняття стандартів, їх апробації та перегляду. Позитивною складовою процесу впровадження стандартів є їх широке обговорення не тільки архівістами, а й зацікавленими сторонами. Значною відмінністю від унормування роботи українських архівів є те, що в архівній галузі СПІА під стандартами розуміють правила роботи архівів, які власне не є жорсткими, а засновані на принципі домовленості. Поняття «стандарт» архівісти СПІА розглядають як гарантію високої якості роботи, тому зрозумілим є їхнє прагнення стандартизувати всі напрямки роботи, навіть архівну освіту. Можливо це є правильним підходом, хоча й дискусійним.

Список використаних джерел

1. Weber Lisa В. Archival Description Standards: Concepts, Principles, and Methodologies Szary Richard. // American Archivists. - Vol. 52, №4. - Fall 1989. - P. 504-513, Archival Description Standards: Scope and Criteria. // American Archivists. - Vol. 52, №4. - Fall 1989. - P. 520-526, Hickerson H. Thomas. Standards for Archival Infomiation Management Systems. // American Archivists. - Vol. 53, №1. - Winter 1990. - P. 24-28, Stout Leon J. Doingit by the Numbers: Standard Statistics for Describing Archives. // AmericanArchivists. - Vol. 53, №1. - Winter 1990. - P. 68-75, Tliibodeau Sharon Gibbs. External Teclmical Standards for Data Contents and Data Values: Prospects for Adoption by the Archival Community. // AmericanArchivists. - Vol. 53, №I. - Winter 1990. - P.94-98, Pitti Daniel V. Encoded Archival Description: Tlie Development of an Encoding StandardforArchival FindingAids. //American Archivists. - Vol. 60, №3. - Summer 1997. - P. 268-283 та інші.

2. Walch Victoria Irons. The Role of Standards in the Archival Management of Electronic Records. // American Archivists. - Vol. 53, №1. -Winter 1990. - P. 30-43, Kunde Nancy. Getting It Done-Collaboration and Development of the Digital Records Conversion Standard. // American Archivists. - Vol. 72, №1. - Spring/Summer 2009. - P. 146-169 та інші.

3. Walch Victoria Irons, Matters Marion. Standards for Archival Description: A Handbook: Infonnation Systems, Data Exchange, Cataloging, Finding AIDS, Authority Control, Editing And Publis - Tlie Society of American Archivists, 1994. - 320 c.

4. Checklist of Standards for Archival Description. // American Archivists. - Vol. 52. №4. -Fall 1989. - P. 478-490.

5. Національна організація по стандартизації інформації (National Infomiation Standards Organization, NISO) - некомерційна організація, акредитована Американським Національним інститутом стандартів (National Institute for Standards and Testing, ANSI). Визначає, розробляє, затверджує і публікує технічні стандарти для управління інформацією. Стандарти NISO розповсюджуються як на традиційні, так і на нові цифрові технології і розраховані на повний спектр інформаційних потреб і послуг. NISO створена 1939 року, до її складу входять керівники більш ніж 70 організацій у галузі видавничої справи, бібліотек, інформаційних технологій, засобів масової інформації. Сотні експертів і практиків працюють у складі її робочих груп і комітетів. Представники NISO входять до складу технічної консультативної групи (TAG), підкомітету TC 46/SC 9 «Виявлення і описування» Міжнародної організації по стандартизації (International Organization for Standardization, ISO). // Електронний ресурс: Офіційний веб-сайт NISO.

6. Technical Subcommittee on Describing Archives: AContent Standard (TS-DACS). // Офіційний веб-сайт SAA.

7. Technical Subcommittee on Encoded Archival Description (TS-E AD). // Офіційний веб-сайт SAA. архів історичний документування

8. Development of the Encoded Archival Description DTD. Introduction. // Електронний ресурс EncodedArchival Description. Version 2002. Official Site.

9. Kiesling Kris. EAD as an Archival Descriptive Standard. // AmericanArchivist. - Vol. 60, №3. - Summer 1997. - P. 344-354.

10. Програма MARC вперше була розроблена Бібліотекою Конгресу США 1966 року з метою отримання даних у машино-читаній формі. У 1968 році на підставі MARC розроблений формат MARC II для забезпечення гнучкості рішень каталогізації і бібліографічного описування будь-яких видів документів і використання структури запису а автоматизованих системах. Протягом 1970-х рр. з'явилось багато версій цього формату, орієнтованих на національні правила каталогізації. 1977 року для забезпечення їх сумісності Міжнародна федерація бібліотечних асоціацій розробила формат Universal MARC. На базі узгодження канадських і американських форматів MARC 1999 року розроблений MARC-21 і всі організації.

Размещено на Allbest.ru