История приказного делопроизводства

Введение

По мере превращения Московского княжества в XV в. в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы.

Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

1. Приказное делопроизводство XVI-XVII вв.

В рассматриваемый период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и Др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. М., 1997. С. 54..

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая 'изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением - их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров Веселовский С.Б. Источники XVIII главы Уложения царя Алексея/ Труды археологической комиссии Императорского Московского археологического общества. Т. 3. М., 1987. С. 112..

Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг - более трехсот. Это - ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993. С.32..

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела к "докладу";

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие/ Под ред. Я.3. Лившица, В.А. Цикулина. М., 1974. С. 62..

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки". Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве. М., 1961. С. 216..

2. Делопроизводство Печатного приказа

Движение документов по делу, принятое в Печатном приказе в первой половине XVII в., традиционно опиралось на уже сложившуюся приказную систему делопроизводства. Основными этапами документооборота в данном приказе были: составление челобитья на имя царя с просьбой о выдаче грамоты или акта; подача челобитья на рассмотрение в тот приказ, ведомство которого уполномочено было его рассматривать и вынесение решения в этом приказе. Нередко требовались дополнительные сведения, которые собирались путем запросов в приказы. Часто учреждением, в которое направлялись памяти, становился Печатный приказ. Затем изготовленная грамота поступала для регистрации в Печатный приказ, где в книги заносилась краткая запись о содержании документа, прикладывалась к акту или грамоте государственная печать и взималась печатная пошлина, если документ не подлежал беспошлинной печати. После исполнения этих операций грамота или акт выдавался на руки владельцу.

В делопроизводстве Печатного приказа ключевыми являлись два момента: процедура регистрации грамоты или акта и взятие пошлины или освобождение от нее за приложение печати к документу.

Регистрация документа - закрепление в законодательном порядке юридических прав владельца удостоверяемой грамоты или акта. В Печатном приказе она проходила путем занесения краткой записи о запечатываемой грамоте или акте в пошлинную или беспошлинную книгу приказа. Обязательными для записи и пошлинных и беспошлинных книг устанавливалось несколько элементов: дата регистрации (число, месяц, год); населенный пункт, на который грамота или акт посылались; полное имя владельца грамоты или акта; краткое содержание сути дела, изложенного в регистрируемом документе и соответствующая пометка служащих приказа о том, были ли взяты печатные пошлины и в каком количестве. Книги прошлых лет оставались в приказе, к ним нередко обращались в текущем делопроизводстве. Они образовали архив Печатного приказа, записи в книгах использовались для наведения справок и изготовления выписок, на основании которых составлялись памяти и выписки по запросам других приказов.

Цель регистрации сводилась к приданию документу юридической силы, обеспечению его учета и контроля, а в дальнейшем поиска. Регистрация давала возможность подтвердить факт получения или отправки документа, вести контроль за его исполнением, составлять количественные и качественные характеристики документооборота, создавать информационно-справочный аппарат. Таким образом, перечисленные функции составляют суть нотариальной деятельности, которой занимался Печатный приказ как центральный государственный орган всего Московского царства Иванова Е.В. Документооборот в Печатном приказе XVII века.- М.: Изд-во РАГС, 2005. С. 23..

С челобитными обращались к Михаилу Федоровичу и Алексею Михайловичу с просьбой об освобождении от платежа печатной пошлины в силу различных обстоятельств. Они подавались на рассмотрение в тот приказ, в ведомстве которого находился челобитчик, или в приказ, в сферу компетенции которого входило разрешение упомянутого в челобитной вопроса. В этом случае в Печатный приказ приходили подписные челобитные. Однако в документации приказа встречаются и неподписные челобитные.

По традиции приказного делопроизводства на обороте каждой челобитной было записано решение, вынесенное по данному делу, обыкновенно оно укладывалось в строгую формулировку: «Государь пожаловал, пошлин имать не велел». Следом стояло обращение к действующему начальнику Печатного приказа и его дьяку с уведомлением «пошлин не имать». Особенно важно то, что здесь же была проставлена дата (год, месяц, число) и припись дьяка, уполномоченного известить администрацию Печатного приказа о невзимании с данного челобитчика печатных пошлин. Дата на обороте каждой челобитной говорит о времени приема в Печатный приказ данного документа, однако она не означает дату рассмотрения и регистрации в приказе этой челобитной. Автором были сопоставлены челобитья с просьбой об освобождения их владельцев от печатных пошлин и соответственно записи в беспошлинной книге по этому делу. К примеру, 23 января 1629 г. за приписью дьяка Ивана Дедкова на обороте поданной челобитной было указано окольничему Л.И. Долматову-Карпову и дьяку Ивану Федорову пошлин с челобитчика курченина Бориска Косьянова «не имать». В беспошлинной книге 7137 (1628/29) г. за 23 января записи о выданной Борису Косьянову грамоте нет. Она была сделана несколько позже 8 февраля в той же книге. Как правило, предел колебаний составляет примерно 20 дней от момента поступления челобитной в приказ до записи в регистрационную книгу о уже выданной грамоте или акте на основе этой челобитной. Иногда даты совпадают, и это говорит о том, что в этот день челобитная с вынесенным на ее обороте решением была направлена в Печатный приказ, где к грамоте или акту сразу без промедления была приложена государственная печать, и документ был выдан владельцу, о чем в беспошлинной книге осталась запись, датированная тем же днем.

Следует отметить, что последний вариант исключителен и встречается крайне редко. В большинстве случаев всегда точно можно сказать, что документ был запечатан и выдан владельцу именно в месяц и год, помеченный на челобитной. Видимо, позже для быстроты поиска и наведения справок в Печатном приказе на оборотной стороне челобитных стали проставляться даты занесения в беспошлинную книгу приказа сведений по делу. Челобитные, обращенные к Алексею Михайловичу и датированные 7154 (1645/46) г., на своей оборотной стороне содержат такие дополнительные записи, отнесенные к 7155 (1646/47) г. Кроме того, по составам идет скрепа дьяка приказа Микифора Демидова. Можно предположить, что в Печатном приказе к середине XVII в. оформилась детальная обработка документации. Видимо, рукой дьяка М. Демидова были проставлены в беспошлинную книгу приказа даты записи о выдаче грамот по представленным челобитным. Так, например, челобитная вдовы Алены Образцовой жены Бестужева была направлена в Печатный приказ 21 июля 1646 г. Ниже поставлена припись: 7155 (1646) год, Сентября, во 2 день. Именно в беспошлинной книге за 7155 (1646) г., 2 сентября сделана запись о выдаче грамоты вдове Алене. РГАДА. Ф. 371. Оп. 2. Стб. 41 (I). Л. 4. и Ф. 233. Кн. 673. Л. 1.

Сведения о запечатанных пошлинно или беспошлинно грамотах заносились в регистрационные книги в тот день, в который эти грамоты выдавались владельцу. Иногда очень редко на полях пошлинных и беспошлинных книг рядом с записью о выданной грамоте встречается следующие слова, свидетельствующие о делопроизводственной ошибке или сбое в системе документооборота приказа: «И того дни та грамота не запечатана, а запечатана Мая, в 19 день» Там же. Ф. 233. Кн. 661. Л. 117. Причина может быть одна: по какой-то причине владелец не пришел в назначенный день за грамотой. Писцы Печатного приказа не стали вносить в книгу исправления, а сделали эту запись на полях. Грамоты не печатались, если владелец за ними не приходил и соответственно не уплачивал печатных пошлин. Во второй половине XVII в. служащие приказа составляли описи документов, и в результате проведенной работы было обнаружено 29 жалованных грамот на вотчины, выписанные в 7147 (1638/39) г., за которыми никто не пришел. В отчете было указано на судьбу не востребованных документов: «…грамоты не печатаны, а залежались в Печатном приказе, что челобитчики их не взяли, и иные изъели мыши…».

Сначала написанная грамота на поместье или другой вид пожалования приходила в Печатный приказ для удостоверения, а уже потом челобитчики направляли на имя царя челобитья с просьбой об их беспошлинной выдачи. Например, в своих обращениях к царю сами челобитчики нередко упоминали о том, что «грамота лежит у печати», «грамоты лежат третью неделю у печати», а печатник просит пошлин, но заплатить нечем. Там же. Стб. 1. Л. 191, 329. Челобитья направлялись в Печатный приказ для рассмотрения. Судья приказа и дьяк выносили свое решение на основании изложенной в челобитье причины, по которой челобитчик нуждался в этом виде льготы. В том случае, если изложенные в челобитной причины оказывались весомыми и непреодолимыми, и в то же время попадали под какой-либо из указов государя, данный Печатному приказу, то выносилось решение о беспошлинной печати этих грамот и актов, сведения о которых заносились в беспошлинную книгу приказа. В пошлинную книгу записывались грамоты и акты, с которых пошлины были взяты и владельцы которых не подавали на имя царя челобитных об освобождении их от уплаты печатной пошлины, либо их челобитье было отклонено.

Таким образом, регистрация документов в Печатном приказе сопровождалась другой неотъемлемой его функцией, составляющей нотариальную деятельность приказа, - взимание печатной пошлины или предоставлением льготы. В целом, решение об освобождении от взимания печатных пошлин всегда исходило от верховной власти. Деятельность Печатного приказа в первой половине XVII в. строилась на указах царя и на основе традиции и прецедентов, имевших место в истории этого органа управления.

Данные положения отражены как в документах Печатного приказа, содержащих указы государя, так и в законодательном памятнике середины XVII в. - Соборном Уложении 1649 г. Уложение царя Алексея Михайловича, а именно его XVIII глава подводит итог работы Печатного приказа за первую половину XVII в., фиксирует его юридические правомочия. Проведя подробный анализ статей Уложения, С.Б. Веселовский убедился, что вся XVIII глава Соборного Уложения образовалась из указной практики Печатного приказа и не содержит в себе ничего нового, привнесенного законодателями Уложения.Веселовский С.Б. Источники XVIII главы Уложения царя Алексея/ Труды археологической комиссии Императорского Московского археологического общества. Т. 3. М., 1987. С. 35. Указы по работе Печатного приказа касались прежде всего порядка взимания печатных пошлин и освобождения от них. По аналогии составлена XVIII глава Соборного уложения, детально регламентирующая порядок взимания и размеры пошлин за приложение печати к документам и устанавливающая категории лиц и обстоятельства, при которых пошлины не взимались.

Заключение

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Деятельность Печатного приказа может квалифицироваться как обеспечение государственного нотариата. В этой области приказ исполнял административные, финансовые и справочно-информационные функции. Два ключевых момента в делопроизводстве этого учреждения определили характер его деятельности в первой половине XVII века: регистрация акта или грамоты и взятие либо сложение пошлины за приложение печати к документу. Действия служащих Печатного приказа и установление тарифов на печатные пошлины полностью регулировалась указами государя и собственной устоявшейся приказной практикой. Проведенное исследование показало, что нормы и установления, выработанные в результате деятельности Печатного приказа в первой половине XVII в., полностью и без изменений вошли в статьи XVIII главы Соборного уложения 1649 г.

Система хранения и учета книг Печатного приказа прошлых лет была удивительно хорошо налажена и позволяла исполнять самые сложные запросы в ограниченные сроки. Справочно-информационная деятельность служащих Печатного приказа являлась ведущей составляющей всей системы приказного делопроизводства. Регистрационная и информационная деятельность определяли для Печатного приказа место связующего звена среди других центральных органов государственного управления.

Список используемой литературы

1. Веселовский С.Б. Источники XVIII главы Уложения царя Алексея/ Труды археологической комиссии Императорского Московского археологического общества. Т. 3. - М., 1987. 432 с.

2. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России.- М., 1997. 513 с.

3. Иванова Е.В. Документооборот в Печатном приказе XVII века. - М.: Изд-во РАГС, 2005. 456 с.

4. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. -М., 1993. 435 с.

5. История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие/ Под ред. Я.3. Лившица, В.А. Цикулина. - М., 1974. 325 с.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами.- М.:ИНФРА, 1998г. 513 с.

7. Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве.- М., 1961. 324 с.

8. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР.- М., 1959. 367 с.

9. РГАДА. Ф. 371. Оп. 2. Стб. 41 (I). Л. 4. и Ф. 233. Кн. 673. Л. 1.

10. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. - М.: "ИндексМедиа", 2006. 411 с.