Створення електронних ресурсів особових архівних фондів Інституту рукопису національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського

Дослідження інформаційної структури історико-культурних документальних ресурсів бібліотеки, що становлять національне інтелектуальне та культурне надбання. Функціональні можливості та елементи інтегрованої бази даних "Рукописний фонд" бібліотеки.

Рубрика Культура и искусство
Вид статья
Язык украинский
Дата добавления 06.03.2018
Размер файла 32,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 930.25:004.6

СТВОРЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ РЕСУРСІВ ОСОБОВИХ АРХІВНИХ ФОНДІВ ІНСТИТУТУ РУКОПИСУ НАЦІОНАЛЬНОЇ БІБЛІОТЕКИ УКРАЇНИ ІМЕНІ В.І. ВЕРНАДСЬКОГО

Ірина Корчемна,

Катерина Лобузіна,

Світлана Сохань,

Марина Філіпович

Зміст статті

Впровадження інноваційних технологій та поява телекомунікаційних засобів передачі інформації здійснили докорінні перетворення в соціокультурному середовищі суспільства. Збереження національної пам'яті сьогодні, що зберігається в рукописних джерелах бібліотек, є невід'ємним, політично значущим процесом кожної незалежної держави 1.

Тому важливе значення надається розкриттю та активному залученню до суспільного обігу історико-культурних документальних ресурсів бібліотек, що становлять національне інтелектуальне та культурне надбання. Серед них - Національна бібліотека Україні імені В.І. Вернадського (далі НБУВ), де сьогодні проводиться комплексна комп'ютеризація історико-культурних фондів та інтеграція архівних та бібліотечних ресурсів у онлайновому комплексі "Історико-культурні ресурси", створення інтегрованих цифрових ресурсів історико-культурної та наукової спадщини, перетворення цього багатоаспектного ресурсу від пошукового до знаннєвого2.

У цілому комплекс баз даних історико-культурних фондів, який підтримується на платформі САБ "ІРБІС", складається із 28 баз даних, які сьогодні активно поповнюються документною інформацією.

Основний електронний інформаційний ресурс Інституту рукопису складається з декількох баз даних: "Підручний довідковий фонд Інституту"; "Рукописний фонд ІР НБУВ"; "Рукописна та книжкова спадщина України"; "Українські діячі бібліотечної справи ХХ ст."; БД рукописних книг "Кодекс".

Окремий ресурсний блок складають бази даних відділу фонду юдаїки Інституту рукопису: "Каталог відділу фонду юдаїки"; "Юдаїка росіка у збірці фонду юдаїки"; "Періодика ідіш у збірці фонду юдаїки"; "Стародрукована єврейська книга"; "Єврейський календар"; "Єврейські стародруки західноєвропейськими мовами".

Продовжено формування інтегрованого ресурсу "Цифрова бібліотека НБУВ", який включає цифрові копії унікальних та цінних рукописів, книжкових пам'яток, рідкісних та колекційних видань (архівні документи, рукописи, стародруки та рідкісні видання), загальним обсягом станом на 2014 рік понад 20 тис. сторінок.

Серед цього електронного ресурсу особливою є база даних на особові архівні фонди "Рукописний фонд ІР НБУВ", яка відрізняється значною складністю методологічних та технологічних підходів.

Рукописні фонди національних та інших великих бібліотек України є специфічним утворенням, що працює в умовах подвійного науково-методичного підпорядкування: він залежить від вимог як бібліотечної, так і архівної справи, оскільки підпорядковані бібліотечному та архівному законодавству. Особові архівні фонди рукописних фондів бібліотек складають документальну спадщину видатних особистостей з історії та культури України та є важливою джерелознавчою базою для багатопрофільних досліджень гуманітарного спрямування. Залучення джерел з цих фондів до наукового обігу є кінцевим результатом складної роботи, забезпечення технологічного "шляху рукописного документа (чи особового архівного фонду як сукупності документів)" від комплектування до читача.

Хоча методичні документи розроблені та були апробовані на рівні опису особових архівних фондів, конкретна робота вимагала системного та багаторівневого підходу, що давало б змогу економити час та ефективно використовувати багатоаспектну інформацію, провести науково-інформаційну реконструкцію спадщини видатних науковців, державних, освітніх, культурних діячів, які стали фондоутворювачами, і при цьому виконати функції обліку фондів.

Тому було поставлено завдання поєднати рівні опису (фонд, група, документ) та функції (комплектування, облік, зберігання та використання документів).

Система розроблена в НБУВ працею спільного колективу науковців Інституту рукопису НБУВ (Л.А. Дубровіна - керівник проекту, створення структури метаданих; І.С. Корчемна - розробка забезпечення аспектів комплектування та обліку документів; О.М. Гальченко, С.В. Сохань, М.А. Філіпович - методичні засади опису особового архівного фонду, аспекти зберігання та використання документів; авторське програмно-технологічне забезпечення - К.В. Лобузіна). Вона базувалася на загальних принципах та підходах стандарту ISAD, однак з розширеними функціями щодо презентації інформації з урахуванням "шляху архівних документів" та можливостей поглибленої інформації, орієнтованої на користувача 3.

Інтегрована база даних "Рукописний фонд ІР НБУВ" за змістом поліфункціональна та містить архівну, біографічну, історичну та предметну інформацію, ілюстративний матеріал, статистику руху фондів та їх кількісний та якісний склад. Технологічні рішення дають змогу подолати конфлікт різних систем обліку та опису інформації, проводити широку навігацію та отримати виключно змістовну інформацію.

Вона базується на урахуванні не лише сучасних вимог до створення інформаційних ресурсів, а й традицій у системі обліку, основної облікової документації, що склалася. В її основу покладено паспорт фонду, а також залучається вся система документації, що дає змогу зафіксувати склад та обсяг, простежити рух рукописних документів, здійснити контроль за станом науково-облікового апарату, а також виконати функції науково-пошукової системи, що дає можливість зробити ієрархічно структурована інформація різного рівня організації - заголовків фондів з історичною довідкою, описів та іншої інформації, яка могла б використовуватися в обслуговуванні користувачів.

Колектив, що займався розробкою багатоаспектних питань бази даних "Рукописний фонд ІР НБУВ" як загальної моделі комплексного опису, одразу орієнтувався на підготовку модельної бази даних, яка може бути поширена на всю практику рукописної діяльності бібліотек та архівних установ. Її наукові й технологічні рішення є внеском українських бібліотечних та архівних працівників у загальну теорію та практику інформатизації архівної та рукописної справи.

БД "Рукописний фонд ІР НБУВ" є інтегрованою системою, де представлено опис такої одиниці зберігання та обліку Національного архівного фонду України, як рукописна колекція та архівний фонд - багаторівнева та поліфункціональна система документів, її основні характеристики було розкрито у кандидатській дисертації І.С. Корчемної4.

Вона відображає групування документів як фондового рівня (особовий, інституційний, родовий, колекційний), так і подокументного - на рівні такого обліково-інформаційного документа, як "архівний опис фонду" з подокументним розписом. За функціями вона дає змогу проконтролювати "рух" документів та їх облік у процесі комплектування, формування та зберігання рукописного фонду, оскільки в основу покладено паспорт фонду. Велика робота була проведена з програмно-технологічного забезпечення підтримки бази даних - вибір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об'єктів архівної інформації, побудова інформаційної системи відповідно до поставлених завдань, а також постійна підтримка функціонування системи, захист інформації, оновлення та модифікація програмних рішень, що було зроблено в співпраці з відділом програмно-технологічного забезпечення комп'ютерних мереж НБУВ.

Для створення БД було використано САБ "ІРБІС-64". Її характеристики найбільше відповідали вимогам системної багаторівневої бази даних з комплектування, обліку та використання рукописної інформації. САБ "ІРБІС- 64" має широкі можливості, на відміну від інших інформаційно-пошукових систем, для її адаптації до умов праці конкретної бібліотеки на основі інструментальних засобів налагодження та профілів користувачів; повністю поєднується з російськими та міжнародними форматами подання бібліографічних даних RUSMARC/UNIMARC/MARC21 на основі засобів двосторонньої конверсії даних; дає змогу створювати і підтримувати одночасно будь-яку кількість БД; пропонує технологію автоматичного формування словників, на основі яких реалізується швидкий пошук щодо будь-яких елементів описування та їх поєднанням; підтримує традиційні "паперові" технології, надаючи можливість для отримання широкого спектра вихідних форм; пропонує засоби для ведення та використання авторитетних файлів, алфавітно-предметних покажчиків класифікаційних схем і тезауруса; на основі автоматизованого формування словників можна реалізувати швидкий пошук за будь-якими елементами записів та їх поєднанням; містить технології, орієнтовані на використання штрих-кодів; містить засоби, що дають змогу широко використовувати ілюстративний матеріал, підтримує багатомовність (полілінгвістичність); пропонує засоби для перекладу інтерфейсів користувачів іншими мовами тощо 5.

БД "Рукописний фонд ІР НБУВ " складається з набору записів, що охоплюють усі етапи опрацювання фондів та формування інформаційного масиву, який надалі використовується для повноцінного розкриття змісту фонду. На сьогодні створено основу майбутньої БД, що складається з трьох основних взаємопов'язаних видів записів:

1. "Фонд" - призначено для реєстрації архівних фондів, прийнятих на постійне зберігання, присвоєння їм номерів у порядку надходження до ІР. Цей запис містить історичну довідку про фонд, що доступна для перегляду дослідникам, та інформацію із паспорта фонду, яка призначена для службового використання та виконує функції керування та обліку, відповідна інформація про історію надходження та опрацювання фонду вводиться відповідальним за облік.

Запис "Фонд" - це зареєстровані дані про фонди, які надійшли до ІР, що розташовані за абеткою (алфавітом) або у порядку зростання їх номерів. Тут є можливість зберігати фото фондоутворювача та переглядати опис фонду у форматі pdf. Саме через цей вид запису дослідники мають доступ до описів фондів, що зібрані в записі "Опис".

2. "Опис" призначено для об'єднання описаних та зареєстрованих документів окремого фонду за принципом архівного облікового документа, відповідно до прийнятої в ІР схеми систематизації. Запис дає уявлення про поодиничний склад кожного окремо взятого фонду.

Запис для опису фонду складається з рубрик спеціального класифікатора для рукописних документів, коди якого вводяться в зміст і надають можливість прив'язувати окремі документи опису як аналітичні описання, (коди "Фонду" й "Опису" вводяться при автозбереженні). Є поле, яке дає змогу робити посилання на файл опису у форматі pdf для старих фондів. Натискаючи посилання в переліку рубрик опису, відбувається автоматичний відбір усіх документів із фонду, які відповідають коду класифікатора. Є можливість сортування відібраних документів за заголовком, хронологією, датою введення, повернутися із запису до історичної довідки про фонд.

Вихідні форми дають змогу отримати опис у вигляді таблиці з покажчиками. Читачі мають доступ до цього опису через запис "Фонд".

Під час апробації цього запису виявилося, що за умови автоматичного введення в базу описів, набраних в електронному вигляді, відбувається певне порушення послідовності заповнення полів і описи необхідно редагувати, що потребує досить значних затрат часу. Значна частина описів фондів, описаних упродовж 1918-1980-х років, писані від руки та за принципом скороченого опису. Це вимагає перенабирати записи та істотно редагувати, уточнювати й поповнювати їх інформацією, яка сьогодні має там бути за правилами ISAD, що також потребує значного часу.

Одночасно, щоб полегшити доступ читачів до описів фондів, було визнано за доцільне описи фондів, описаних упродовж 1918-2007 рр., виставити спочатку в БД у форматі pdf-файлів, а описи фондів, які укладені з 2008 р., формувати шляхом заповнення полів запису "Документ". Виставлені у форматі pdf описи будуть переведені в електронний вигляд та приєднані до БД після проведення відповідного редагування згідно з єдиною затвердженою формою описання одиниць зберігання відповідно до полів запису "Документ". бібліотека документальний ресурс інформаційна

Відредаговані старі описи будуть передруковані та затверджені відповідно до сучасних вимог нормативно-правових вимог архівної галузі.

3. "Документ'" призначено для послідовного описування й реєстрації власне окремих документів за принципом архівного облікового документа - архівного опису. Запис є службовим і ведеться співробітниками, які описують фонди, надається у користування після закінчення архівного опису.

З огляду на такі підходи база даних має широкі можливості навігації та нові технологічні рішення щодо побудови ресурсу та його внутрішніх зв'язків, автоматизованого переходу до "Історичної довідки про фонд", "Опису" фонду, відбору документів відповідно до рубрики схеми систематизації, перегляду документів в інформаційному форматі з додатковими точками доступу, зберігання електронних версій документів, інтернет-посилання на необхідні ресурси. Вихідні форми, крім власне архівного подокументного опису, дають змогу отримати документ у вигляді однієї каталожної картки та комплекту каталожних карток, що важливо для підтримки й традиційних каталогів.

Структура зазначених записів охоплює всі облікові документи, у яких відображена вся історія побутування кожного окремо взятого фонду, передбачено автоматичне ведення статистики: створення нових та редагування записів БД. БД має декілька рівнів доступу до інформації за рахунок використання програмного захисту. Система має можливість розподілу користувачів інформації на такі групи:

- користувачі інформації з повним доступом (співробітники, відповідальні за облік, які мають дозвіл коригувати та доповнювати інформацію щодо всіх записів бази даних);

- користувачі інформації з частковим доступом (співробітники, які опрацьовують інформацію в записах "Опис", "Документ" БД, мають обмежений доступ до певних елементів та окремих полів запису "Фонд", зокрема "Електронної справи рукописного фонду");

- користувачі інформації зі звичайним доступом (читачі та всі інші, яким система дозволяє робити будь-який запит до бази, але не дає можливості щось змінювати у базі даних). Ці заходи дають можливість уникнути несанкціонованого доступу до інформації.

Для оперативного пошуку інформації в БД наявні пошукові словники, що нараховують 36 позицій. Зокрема, основні відомості про фонд представлені такими пошуковими словниками: 1) фондоутворювачі; 2) фонди (ілюстрований словник з фотографіями фондоутворювачів); 3) крайні дати фонду; 4) вид фонду. БД "Рукописний фонд НБУВ" дає змогу представити читачам (користувачам) БД "Рукописний фонд" як у локальній мережі НБУВ у модулі "Читач", так і здійснити онлайнову (Інтернет) публікацію відповідної інформації з БД.

Важливо зупинитися на специфіці робочого листа "Електронна справа рукописного фонду" для запису "Рукописний фонд".

Інститутом рукопису НБУВ була проведена значна робота з підготовки інформаційних масивів, були визначені склад, структура та спосіб організації бази даних, зокрема, для розробки робочих листів було проведено уніфікацію назв фондів (визначено обов'язкові та додаткові елементи найменувань осіб- фондоутворювачів та їх уточнення), засоби передачі неуніфікованої інформації, що вже увійшла в облікові документи в попередні часи.

Для ведення службової облікової інформації розроблено спеціалізований робочий лист, умовно названий "Електронна справа рукописного фонду", в основу якого покладено зведені облікові документи фондового рівня (картка фонду, паспорт фонду, аркуш фонду, справа фонду) та основні й допоміжні форми облікової документації ІР, було визначено склад, структура, назви, кількість та послідовність розташування й заповнення полів, формати виведення даних та вихідних форм.

Формат робочого листа включає такі основні поля: основні відомості про фонд; місцезнаходження фонду; рух фонду; облікові документи фонду; збереженість фонду; бібліографія про фондоутворювача та фонд; експонування та копіювання документів фонду, які, у свою чергу, складаються з окремих підполів. Додатковими засобами для введення інформації є довідкове меню, що складається зі словників, які сформовані з уже введених даних. Словниково-довідкове меню полегшує та прискорює однозначний набір певних термінів або навіть дає змогу замінити набір вибором зі словника-довідника, що потребує меншої кількості елементарних дій порівняно з прямим набором. Крім того, забезпечується однозначність подання інформації, яка виключає трудомісткі процедури семантичного аналізу слів та виразів.

За основу формату введення інформації до рубрики "Основні відомості про фонд" взято картку та паспорт фонду з розширенням окремих додаткових позицій, що структурована за такими підполями, як: номер фонду; фондоутворювач-особа; особа-різночитання; крайні дати матеріалів фонду; обсяг фонду (одиниць зберігання); склад та характеристика фонду; вид фонду; категорія фонду; термін зберігання фонду.

При введенні інформації у вищезазначену рубрику в робочому листі "Електронна справа рукописного фонду" вона автоматично відображається в ідентичній рубриці "Історичної довідки про фонд".

Поле "Номер фонду" відповідає номеру, який присвоєний йому за списком фондів. Він є його обліковим номером, під яким фонд фіксується в усіх облікових документах ІР і є складовою частиною архівного шифру одиниць зберігання даного фонду. Порядковий номер ідентифікує кожний архівний фонд і тому не може бути присвоєний іншому, навіть у разі вибуття фонду. Заповнення цього поля є своєрідним ключем, що надає можливості працювати з іншими полями запису робочого листа. В іншому випадку перейти до заповнення будь-якого іншого поля буде неможливо. На сьогодні Список фондів ІР нараховує понад 400 фондів.

У зв'язку з тим, що особові архівні фонди в заголовку та спеціальній довідці містять організований біографічний ресурс, велика увага приділяється підготовці достовірної інформації про особу в усіх її проявах та біографічної довідки, насамперед про ім'я та його варіанти.

В окремих додаткових підполях запису подається інформація про назву фонду, де зазначається загальновизнане найменування особи, яке може складатися зі справжнього прізвища, імені по батькові чи з псевдоніма (для письменників) або чернечого імені (для ченців) та інших форм.

Якщо псевдонім, чернече ім'я чи інша форма імені є загальновизнаними атрибутуючими відомостями про особу, то в полі "Особа - різночитання" зазначається тип різночитання та справжнє/світське ім'я фондоутворювача. Наприклад, Вовчок Марко (псевдонім; справжнє ім'я - Вілінська Марія Олександрівна); Олесь Олександр Іванович (справжнє прізвище - Кандиба); Панч Петро Петрович (справжнє прізвище - Панченко; псевдонім - Максим Оттава); Митрополит Іларіон (світське ім'я - Огієнко Іван Іванович).

Якщо фондоутворювач, крім справжнього прізвища, імені, по батькові, відомий під іншими найменуваннями або його ім'я має декілька варіантів прочитання, то вони також зазначаються в згаданому вище полі. Наприклад, Богдашевський Дмитро Іванович (у чернецтві - Василій); Балаховська-Давидова Тетяна Григорівна (інша форма імені - Балаховська-Давидова Таубе Герцівна).

Для введення даних є службовий довідник, що сформований з уже введених даних, у якому зазначені типи різночитання імені: псевдоніми, криптоніми, справжнє ім'я (заповнюється, коли фондоутворювач більше відомий під псевдонімом), світське ім'я (заповнюється, коли фондоутворювач більше відомий під чернечим ім'ям), ім'я в чернецтві (заповнюється у випадку, коли фондоутворювач був відомий як під світським, так і під чернечим ім'ям, крім того, зазначається церковний сан даної особи), інша форма імені [зазначається, якщо фондоутворювач офіційно змінював форму свого прізвища. Наприклад, Еварницький на Яворницький і відомий під двома прізвищами. Або для іноземців, що переїхали на постійне проживання до іншої країни і дещо змінили форму свого імені на більш звичну для оточуючих (наприклад, араб за походженням Кезма Товфік Жубраїль став відомим у наукових колах як Кезма Тауфік Гаврилович, його ім'я та по батькові були дещо змінені на більш звичний для українського вуха варіант). Для іноземців у поля "Різночитання" можуть вводитися форми написання їхнього імені мовою, яка була рідною для них і якою вони створювали свої твори.

Інформація про можливі різночитання імені особи вноситься з короткої біографічної довідки про фондоутворювача, складеної при проведенні попередньої експертизи цінності архіву та паспорта фонду, але вона може уточнюватися з інших джерел під час науково-технічного опрацювання документів та укладання опису. Виділення імені фондоутворювачів у окреме поле запису дає можливість скрізь, де потрібно в БД, оперативно переглянути перелік фондоутворювачів.

Далі вводиться в підполя інформація про роки життя особи, сферу діяльності (професію), учені та почесні звання (с. н. с., професор, член-кореспондент, академік, заслужений діяч мистецтв України тощо). В окремих випадках (за відсутності повних біографічних відомостей про фондоутворювача) для більшої інформативності в назв фонду можуть зазначатися відомі посади, які обіймала особа. Окрім того, для дореволюційних (до 1917 р.) фондів за наявності вказується титул фондоутворювача. Зазначена рубрика може уточнюватися, якщо будуть виявлені додаткові біографічні дані.

Заголовки фондів у БД фактично відповідають назві фонду, під якою особовий архів внесено до Списку фондів ІР і проходить за обліковою документацією ІР, та в стислій формі дають уявлення про особу, якій належить особовий архів. Так як інформація про крайні дати документів особового фонду може не збігатися з датами життя особи (межами фонду) у зв'язку з наявністю документів генеалогічного характеру, вшанування пам'яті, спогадів про нього, посмертних видань, інсценувань, екранізації творів фондоутворювача, тому вона вноситься в окреме підполе після науково-технічного опрацювання з титульного аркуша опису фонду.

У підполі "Обсяг фонду" зазначається загальна кількість описаних та поставлених на облік одиниць зберігання. Інформація вноситься тільки після науково-технічного опрацювання всього масиву документів архіву, з підсумкового запису в описі. Інформація в зазначеній рубриці може змінюватися, якщо з часом фонд буде поповнюватися новими документами і відповідно доописуватися.

Запис щодо складу та характеристики фонду повинен відображати розділи та групи документів відповідно до класифікації та схеми систематизації документів, викладеної в описі фонду. Тому для позначення виду фонду в однойменному підполі є довідкове меню, що відображає три різновиди фонду особового походження: особовий, родинний, родовий. Категорія фонду встановлюється після проведення поглибленої експертизи наукової цінності фонду та вноситься до робочого листа на основі рішення експертної комісії ІР (згідно з протоколом).

БД "Рукописний фонд ІР НБУВ " передбачає й можливість створення інтегрованого бібліотечного та архівного ресурсу як усередині бібліотеки, так і за її межам. Вона дає змогу проводити наукову реконструкцію спадщини, розосередженої по різних підрозділах бібліотек та в інших установах. Місцезнаходження (розташування) фонду в межах НВУВ відображається в окремому полі та підполі з ідентичною назвою, розроблене довідкове меню, де перераховуються підрозділи, що можуть зберігати документи фонду: відділ фондів рукописної спадщини ІР; відділ фонду юдаїки ІР; відділ формування музичного фонду НБУВ. Для відображення інформації про наявність архівних документів фондоутворювача в інших архівних установах також заповнюються два підполя, де зазначається назва установи (наводиться абревіатура, повна назва вводиться в список абревіатур) і надається коротка характеристика та склад документів. Поля заповнюються за наявності такої інформації в короткій біографічній довідці, складеній під час попередньої експертизи цінності фонду, в історичній довідці про фонд або з інших джерел, незалежно від часу надходження чи опрацювання фонду.

Значна увага приділяється службовій інформації, яка не надається у відкритий доступ користувачам, однак дає змогу оперативно виконувати різні замовлення та котролювати "рух фонду", відображається весь шлях документа, що структурований за такими підполями: "пропозиції", "надходження", "експертиза наукової цінності", "науково-технічне опрацювання", "виявлення цінних та унікальних рукописів", "інвентаризація", "вибуття" та як підсумок "обсяг фонду на кінець року". Детальна облікова інформація міститься в підполях "Пропозиції" - вноситься вся інформація, що стосується попереднього етапу комплектування фондів; "Надходження" - відмічається номер запису в книзі надходжень та книзі пропозицій. При цьому реєструються документи, за якими відбулося приймання-передавання матеріалів (угода, протокол, акт), і розкриваються умови передачі, що викладені в угоді між фондовласником та ІР. При передачі архіву в науково-технічне опрацювання зазначається номер запису книги про науково-технічне опрацювання.

Усі процеси, що стосуються визначення цінності фондів і документів на етапі комплектування, науково-технічного опрацювання, виявлення унікальних та цінних рукописів, відмічаються в підполі "Експертиза наукової цінності фонду", в окремому підполі фіксуються етапи науково-технічного опрацювання фонду (розбір первинний, розбір детальний, систематизація, описування, шифрування, формування вкладних аркушів та обкладинок із зазначенням реєструючої облікової документації, дати опрацювання, співробітників-виконавців та кількості опрацьованих одиниць зберігання тощо).

Виділено в окреме підполе виявлення цінних та унікальних рукописів, де зазначається дата виявлення, склад та характеристика, кількість та номери виявлених одиниць зберігання тощо.

Склад, характеристика та кількість поставлених на облік після науково- технічного опрацювання одиниць зберігання відмічається в підполі "Інвентаризація", де відзначаються й усі зміни поставлених на облік документів. В окремому підполі зазначається обсяг фонду на 31 грудня кожного поточного року, що включає кількість та номери одиниць зберігання, які: надійшли, описані, неописані, заінвентаризовані, вибули протягом року. Окрім того, зазначаються номери одиниць зберігання та кількість створених з них копій страхового фонду та фонду користування. Фіксуються розбіжності обліку.

Рубрика "Облікові документи" заповнюється після укладання відповідної облікової документації, куди вносяться: кількість та номери книг опису, кількість примірників кожної книги, загальна кількість одиниць зберігання в кожній книзі, кількість пропущених та літерних одиниць зберігання. Зазначаються дати складання та прізвища укладачів: опису, картки фонду, паспорта фонду, каталогу. При цьому відмічається, який саме тип каталогу створений.

Визначення фахівцями оцінки фізичного стану архіву, заходи зі збереження документів, що проводились, а також звірка наявності та виявлені при цьому розбіжності в обліку зазначаються в рубриці "Збереженість фонду". Виділяється інформація щодо використання документів фонду: експонування та копіювання, створення страхового фонду тощо.

Важливою для користувачів є інформація про публікації документів фонду. Література та архівні джерела про фонд та фондоутворювача відображаються у рубриці "Бібліографія".

Частина запису "Фонд", що стосується електронної справи фонду, є службовою та призначена надати поточну облікову та довідкову інформацію про фонди ІР. Доступ до неї, за правилами, має обмежена кількість співробітнків, що відповідають за збереження та облік. Користувачам доступний лише ресурс запису "Фонд".

Для оперативного пошуку службової інформації база даних буде доповнена пошуковими словниками, які розділені на декілька блоків:

- номер фонду, фондоутворювач, крайні дати, обсяг, склад та характеристика, вид та категорія, термін зберігання, обмеження в користуванні;

- місцезнаходження фонду, матеріали у фондах ІР, матеріали в інших архівах;

- пропозиції, документи перевірок, надходження, науково-технічне опрацювання, особливо цінні та унікальні рукописи, інвентаризація, вибуття, обсяг фонду;

- опис, картки, паспорта фонду, науково-довідковий апарат;

- фізичний стан фонду, заходи зі збереження, звірка наявності, розбіжності обліку;

- публікації документів фонду, література та архівні джерела про фондоутворювача, література про фонд;

- експонування, страховий фонд, фонд користування, фото-, кінозйомка, сканування, копіювання електронної версії.

Отже, сучасна інформаційна система, зокрема "Рукописний фонд ІР НБУВ", дає можливість повністю автоматизувати роботу з всією обліковою документацію, а також:

- збирати, обробляти, видавати інформацію про рукописні матеріали, виставки, персоналії, події в єдиному взаємопов'язаному інформаційному просторі, поєднуючи облікові та довідково-пошукові функції;

- підвищити оперативність отримання інформації про архівні фонди та документи, прискорити процес підготовки довідок, каталогів, покажчиків та інших інформаційних матеріалів;

- зберігати не тільки текстову (рукописну), але й будь-яку іншу інформацію: графічну, аудіо, відео, прив'язану до опису рукописних матеріалів, виставок, інформації про реставраційні роботи та інших ресурсів;

- організувати швидкий доступ до інформації з можливостями пошуку інформації будь-якого ступеня складності;

- отримання низки документів службової документації, зокрема, паспорту фонду, списків, топографічних описів, каталогів, інвентарних карточок, матеріалів перевірок фондів безпосередньо із системи і документації різних підрозділів інституту та зберігання облікової, наукової інформації;

- створювати на основі бази даних мультимедійних систем для відвідувачів інституту, що виставлятимуться в експозиційних залах, записувати компакт-диски або виставляти інформацію в Інтернет на основі тієї ж бази даних.

БД Інституту рукопису НБУВ "Рукописний фонд Інституту рукопису" відповідає створюваній інформаційній системі Держкомархіву, побудованій за модульним принципом, що відповідає багаторівневій концепції представлення архівних ресурсів, містить оригінальні інформаційно-технологічні та програмні рішення, враховує сучасні вимоги до архівно-археографічних засад і є авторською розробкою колективу фахівців. У зв'язку з великими обсягами інформації, що потребує опрацювання перед її заповненням, база даних існує поки ще у локальній мережі і відбувається її наповнення по мірі комплектування та опису особових архівних фондів. Вона існує як службова, але з перспективою включення її в мережу Інтернет у тій частині, що розрахована на користування широким загалом дослідників.

Література

1. Дубровіна Л.А. Документальні ресурси архівної та книжкової спадщини як історичний та соціокультурний базис розвитку сучасних національних держав // Розвиток ресурсної бази вітчизняного інформаційного середовища / [Онищенко, В.М. Горовий, Л.А. Дубровіна та ін.]/ НАН України, Нац. б-ка України ім. В.І. Вернадського. - К., 2012. - С. 124-138; Дубровіна Л.А. Рукописно-книжна спадщина України в сфері національної культури і створення традиційних та електронних ресурсів // Рукописна та книжкова спадщина України: Зб. наук. праць. - К.: НБУВ, 2014. - Вип. 18. - С. 286-315.

2. Лобузіна К. Технології організації знаннєвих ресурсів у бібліотечно-інформаційній діяльності: монографія; НАК України, Нац. б-ка України ім. В.І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2012. - 252 с.

3. Корчемна І. База даних "Електронна справа рукописного фонду ІР НБУВ" // Вісник Книжкової палати. - К., 2010. - № 3. - С. 41-44.

4. Корчемна Ірина Степанівна. Розвиток системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек України та створення сучасних інформаційних ресурсів (1918-2009) [Текст]: автореф. дис.... канд. іст. наук: 27.00.02 / Корчемна Ірина Степанівна; НАН України, Нац. б- ка України ім. В.І. Вернадського. - К., 2010. - 18 с.

5. Лобузіна К.В. Формування електронних інформаційних ресурсів рукописної та архівної спадщини / К.В. Лобузіна // Рукописна та книжкова спадщина України. - 2012. - Вип. 16. - С. 234-245.

6. Корчемна І.С. База даних "Електронна справа рукописного фонду ІР НБУВ" // Вісн. Кн. палати. - К., 2010. - № 3. - С. 41-44. Корчемна І.С. Науково-документне забезпечення руху рукописних фондів бібліотек під час обліку / І.С. Корчемна // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - К., 2007. - № 2. - С. 58-64.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.