1.3 Работа персонала турпредприятия во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам -- сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на:

умения и желания общаться с людьми,

выносливость,

привлекательную внешность

профессиональную компетентность,

психологические навыки,

хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие -- языка страны проведения выставки).

Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника. Среди наиболее распространенных типов можно назвать: рационалисты, неуверенные в себе, своевластные, нервозные, новаторы, консерваторы, случайные, «воображалы», «проспектоеды», «грубияны», «шпионы», «зануды», «собиратели сувениров» и др.

Помимо основного, намечают запасный состав стендистов.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:

тематика выставки;

цели участия в выставке;

перечень услуг, представляемых на выставке;

основные новинки;

задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);

план стенда;

закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

распорядок работы;

в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

основные категории предполагаемых посетителей;

модели поведения с каждой категорией посетителей;

формы регистрации посетителей;

формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.¹¹ Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. - М: Финансы и статистика, 2001 - 256 с.- с.184.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию размещённые в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

Итак, желательно, чтобы:

стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление);

лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;

он умел помочь посетителю начать разговор фразами типа: "Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой", "Что вас заинтересовало на нашем стенде?", "Какой аспект деятельности пас интересует?" и т.д.;

он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны:

общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей; развязное поведение;

употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю.

Контакты между стендистами различных турпредприятий необходимы, к тому же, они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

1.4 Современные технологии выставочного маркетинга

Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.

На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.

Сеть Интернет становится практически незаменимым инструментом для осуществления маркетинговых программ. Так, в 1996 г. в рекламу товаров и услуг в Интернете было вложено свыше 200 млн. долларов, в 1997 г. эта цифра удвоилась. Расходы на рекламу в глобальной компьютерной сети в 2000 г. составили примерно 5 млрд. долларов.

Количество русскоязычных информационных ресурсов сети в настоящее время, по сравнению с серединой 1997 г. увеличилось примерно в 3,5 раза и составляет около 30 тыс., а число пользователей в России в 1999 г. превысило 1,5 млн. человек.

Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциальных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Интернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа. ¹¹ Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга//Вопросы экономики - 2001 - №3. -с.145.

Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.

Сотрудники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выставок идёт по следующим направлениям:

развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциальных посетителей.

2. Перспективы развития выставочного развития туризма

В России сегмент деловых поездок на выставки растет гигантскими темпами. В последние 2 года стабильно отмечается его 30-процентный прирост и в перспективе снижения не предвидится. Такие темпы сопоставимы лишь с годами формирования российского туристского рынка в условиях свободных экономических отношений. В Москве этим видом туризма занимается приблизительно 5 фирм. Но только 4 из них представляют собой мощную силу, оттягивая на себя основной объем потока. Такое преимущество они заработали долгим и упорным трудом на рынке, с самого начала разрабатывая выставочное направление как приоритетное в своей деятельности, и заслужили репутацию надежных партнеров.

В настоящее время просматривается тенденция в преимущественном праве туристических компаний на организацию поездок на выставки. Если 8-10 лет назад ведомства и крупные отраслевые компании самостоятельно занимались этими вопросами. То сегодня они предпочитают пользоваться услугами туристических компаний. При этом турфирмам доверяют организацию программ профессионального характера, куда входит не только бизнес-семинары ,но и посещение различных предприятий, представляющих профессиональный интерес.

Среди клиентов туристических фирм, работающих в сегменте деловых поездок, есть представители практически всех отраслей российской промышленности: энергетической, химической, строительной, полиграфической, металлургической, телекоммуникационной, представители финансовых и военных структур, медицины и спорта, легкой промышленности и торговли. Круг их интересов весьма широк и география поездок практически охватывает весь земной шар. Тем не менее, существуют приоритетные глобальные направления, среди которых можно выделить европейское, азиатское, и ближневосточное.

По общему признанию представителей туристских компаний «Интеллектуальный фонд», «Конкорд+бизнес-сервис», «МКБ Лтд», азиатское направление одно из самых динамично развивающихся и перспективных. За последние 2 года число прибытия посетителей и участников на выставки удвоилось. Китай, где проводится несколько пользующихся большим спросом у россиян промышленных выставок, станет в ближайшее время одним из самых значительных рынков.

Другим перспективным направлений стала Индия, которая в настоящее время также начинает набирать обороты. Повысился интерес россиян и к странам латинской Америки.

Особое место среди поездок занимает Россия. За последние 3 года отмечается повышенная активность и заинтересованность в участии во всех проводимых в нашей стране формах не только среди зарубежных представителей, но и среди отечественных участников бизнеса. Это дает надежды на расширение сегмента внутри страны и ставит российское направление в один ряд с другими приоритетными выставочными рынками.

Как показало исследование деятельности фирм, занимающихся выставочным туризмом, заказчики поездок на биржи, как правило, не отвлекаются от основной своей цели - участие в форуме и заказывают минимальную дополнительную программу. Исключения составляют лишь новые направления, где может быть организована более широкая, чем обычно, экскурсионная программа.

В среднем компания-заказчик приобретает 3-4 поездки на выставку. Если она выставляет свой стенд, то количество выезжающих увеличивается до 7-10 человек.

Средняя стоимость поездки составляет $ 1900 при средней продолжительности 7 дней. Хотя стоимостные колебания могут быть значительными и зависят от удаленности направления, составляющих тура, его длительности и типа выставки (военные выставки на 20-30 % дороже). Как правило, до 60 % туров базируются на размещение в отелях 4(, около 25 %- на 5( и немногим более 15% - на 3((характерно для европейских выставок).

На некоторые дальние направления и популярные выставки туристские компании организуют чартерные рейсы, это значительно упрощает организацию поездки и сокращает время перелета. В Малайзию, Индию, Китай, Катар, на остров Ланкави и прочее. Чаще всего формируются чартеры. Опыт таких перелетов имеется у компания «Интелектуальный фонд», «Конкорд+бизнес-сервис». На дальние маршруты, как правило заказывается бизнес-класс, на европейские направления, преимущественно экономический класс. В последние годы отмечается стремление россиян планировать свои деловые поездки.

3. Обзор туристских выставок России

Первая выставка была организована Ленинградским областным советом по туризму и экскурсиям в постсоветский период. И после этого стало ясно что выставки будут являться мощным инструментом маркетинга, и российский рынок выставочных услуг в туризме стал стремительно развиваться. Если в 1992 г. состоялось всего несколько мероприятий, то в нынешнем году их пройдет уже более 60. В 1994 г. была образована Ассоциация устроителей туристских выставок (УТВ). В настоящее врем, я она насчитывает 35 выставочных организаций России, стран СНГ и Балтии.

В структуре российского туристского рынка не существует четкого деления на клиентские и профессиональные выставки и на внутренний, выездной и въездной туризм. Традиционно 2 профессиональные крупнейшие российские выставки - мартовская MITT и октябрьская «ОТДЫХ» - выступают ключевыми событиями летнего и зимнего сезонов. По оценке туроператоров наиболее удобное время для региональных выставок, это период с конца марта до середины мая, и с конца сентября по ноябрь.

По данным минэкономразвития и торговли в настоящее время действующими являются 10566 лицензий на туристскую деятельность и большая часть этого числа приходится на Москву. Здесь проводится более 10 специализированных ярмарок в год.

Большое количество туристских выставок в России обуславливается масштабностью территории страны.

В январе 2001 года Комиссия по выставочной и ярмарочной деятельности Департамента туризма Минэкономразвития назвала лучшими 12 российских туристских выставок получивших поддержку Департамента: «Отдых ,туризм, спорт», «Янтур», «ОТДЫХ», MITT, «Далькультур», «Уралспорт», «Байкалтур», «Туризм», «Турсиб-спортсиб», «Курорты и туризм», «Inwetex» и «Анапа».

Поддержка названных выставок Департаментом туризма заключается в информационном обеспечении их деятельности, привлечением на выставки профессиональной публики.

Заключение

Выставочный туризм принадлежит к сфере услуг и является одной из крупнейших и динамичных отраслей экономики. Высокие темпы его развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию собственной туристской индустрии.

Однако, местные власти не располагают сегодня достаточной материально- технической базой для организации выставочной и ярмарочной деятельности.

Это в полной мере относится и к сфере отечественного туризма, успешное развитие которой возможно только на основе применения соответствующих принципов, методов и форм управления.

Лицензирование туристской выставочной деятельности органами исполнительной власти, в полной мере не могут контролировать данный вид деятельности, что приводит к появлению на рынке туристических услуг недобросовестных участников, а следовательно и низкий уровень данного вида услуг, и не мало важным является то, что это ведет к недоимке сборов в бюджет, что в свою очередь приводит к нехватке выделенных средств на развитие внутреннего туризма в общем объеме финансирования со стороны государства.

Выставочный туризм на сегодняшний день имеет большие перспективы развития не только внутри страны, но и за ее пределами. По мнению Г. А. Папиряна в ближайшие 2-3 года выставки будут иметь частный характер, т.к. выставочные мероприятия являются риском и могут не дать ожидаемого эффекта.

Практическое значение выставочной деятельности на Камчатке состоит в том, что многие турфирмы выставляют свою продукцию и услуги туристского рынка, для развития всех направлений и видов туризма и привлечения зарубежных деловых партнеров, а также пропаганды делового туризма как стабильного, высокодоходного и высокопрофессионального бизнеса.

В данное время с 14 по 17 мая в Москве проводится 3 Московская Международная Туристская Ярмарка, которая является наглядным примером, того, что выставочно-ярмарочная деятельность может перспективно развиваться на международном уровне. Ярмарка рассчитана как на профессионалов тур бизнеса, так и на частных лиц, желающих организовать свой отдых в преддверии летнего сезона отпусков.

Список литературы

1. А.П. Дурович «Реклама в туризме», стр. 119-136, Минск БГЭУ 2001

2. Г.А. Папирян «Маркетинг в туризме», стр. 60-72,Москва «Финансы и статистика» 2000

3. http://www.mitf.ru

4. Н. Безрукова «Выставочный туризм сегодня и его перспективы»

5. Н. Сизова «Обзор российских туристских выставок (по материалам периодических изданий)»

6. http://www.delcont.binec.ru/Exhibitions/

7. «Туризм и гостиничное хозяйство» под ред. Чудновского, М. 2000 8. Голицына С. Что показала выставка MITT.//Туризм: практика, проблемы, перспективы - 2001. - №4.

9. Грачёва А. Путеводитель по MITT 2001.//Трубизнес - 2001 - №3.

10. Дурович А.П., Копанёв А.С. Маркетинг в туризме: Учебное пособие/Под общей ред. З.М. Горбылёвой. - Мн.: «Экономпресс», - 1998 - 400с.

11. Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга//Вопросы экономики - 2001 - №3.

12. Хвилер Я. А как у них?//Турбизнес - 2001 - №8.

13. Ромат Е.В. Реклама. - СПб: Питер, 2001 - 496 с. (серия «Учебники для ВУЗов).

14. Ильина Е.Н. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. - М: Финансы и статистика, 2001 - 256 с.