Деловое письмо

Краткая или длительная деловая переписка в рамках юридических норм. Строгая архитектоника деловых писем, их классификация. Обязательные реквизиты сопроводительного письма. Письмо-запрос и письмо-ответ. Сопровождение, подтверждение, гарантийное письмо.

Рубрика Культура и искусство
Вид контрольная работа
Язык русский
Дата добавления 14.09.2009
Размер файла 30,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

8

Содержание

  • Вопрос I. Деловое письмо
    • Практическое задание.
    • Заключение (основные выводы и рекомендации)
    • Список литературы

Вопрос I. Деловое письмо

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре и пользуется своим функциональным стилем. В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации. Текст делового письма можно считать составленным в официально-деловом ключе и представляющим собой коммуникативную единицу со смысловой замкнутостью и законченностью.

Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т.е. тип коммуникации. Так, замечено, что чем выше положение партнера по бизнесу, тем уверенней, динамичнее и короче его текст.

Обмен деловой корреспонденцией предполагает краткую или длительную деловую переписку в рамках юридических норм. Любая коммерческая деятельность стремится к максимальному обмену продукцией между производителем и потребителем. Но не только это важно в межпартнерских отношениях. Возможности современного информационного контакта ускоряют и увеличивают объем предлагаемой продукции. Партнеры прибегают к обмену деловой корреспонденцией, публикуют красочные каталоги, рекламные брошюры и проспекты. Исчезла рукописная корреспонденция, на смену громоздким предложениям, сложным грамматическим конструкциям, стереотипам и малозначащим фразам пришел новый стиль делового письма, в котором отражены своеобразные коммуникативные межпартнерские отношения. Они формируют акт письменной деловой коммуникации, главными показателями которого становятся краткость, точность и конкретность изложения.

Немаловажную роль в создании перечисленных свойств деловой коммуникации играет строгая архитектоника делового письма, экономящая усилия коммуникантов. Её образуют неотъемлемые компоненты (реквизиты) делового письма: логотип фирмы, адресат, адресант, дата, обращение, текст письма, фактические формулировки, подпись и расшифровка подписи. Всё это - набор элементов, необходимых для делового контакта.

Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое письмо существует как для узкоспециальных целей, обмена информацией, так и для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами.

В настоящее время деловое письмо невозможно без использования Интернета, который намного облегчил и ускорил деловую коммуникацию партнеров по бизнесу. Даже в электронных письмах сформировался определенный кодекс поведения (правил этикета), которого придерживаются при ведении бизнеса с использованием компьютера. В деловой среде бизнесмены быстрее ответят на те письма, которые легко узнаваемы по форме и соответствуют общепринятым стандартам.

Увеличение количества деловой информации и деловых отношений при растущем количестве партнеров приводит к необходимости изменений в непосредственных (личных) и опосредованных (контактов) отношений. К наиболее распространенным видам опосредованной связи относится деловое письмо, в исключительных случаях - телефонный звонок, факсимильное сообщение, электронная почта. Каждый из этих видов и средств связи подходит для каких-то конкретных случаев, не исключены и случаи дублирования.

В деловом письме реализуются наиболее последовательно и четко, так называемые, авербальные способы научного мышления: перечисление и нумерация параграфов, рисунки, графики, схемы и чертежи Архитектоническая организация текста создаётся, с одной стороны, последовательной чередой, цепочкой абзацев - это содержательная часть делового письма, а, с другой стороны, обязательной рамкой начальных и конечных реквизитов текста. В этом проявляется двусторонний характер, пространственно-семантической композиции современного делового письма.

Существует следующая классификация деловых писем:

инструктивные;

сопроводительные;

информационные;

гарантийные;

оферты;

рекламные;

претензионные;

письма-подтверждения;

письма-напоминания;

письма-извещения;

письма-просьбы;

письма-приглашения

Рассмотрим некоторые из них.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

Письмо-просьба - деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас….

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…;

Доводим до Вашего сведения, что…;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о….

Письмо-подтверждение - деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Гарантийное письмо - деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

Письмо-предложение - деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание - деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

В письме-напоминании используются следующие фразы:

Напоминаем Вам…;

Вторично напоминаем Вам…;

Обращаем Ваше внимание на то, что…;

Ставим Вас в известность, что….

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование - деловое письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) …;

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Письмо-извещение - деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

Письмо-приглашение - разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!. Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.

Письмо-благодарность - деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим Вас за оказанную помощь в…;

Выражаем Вам свою благодарность за…;

Позвольте Вас поблагодарить за…;

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

Письмо-поздравление - деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…;

Искренне поздравляем Вас с…;

Примите наши искренние поздравления в связи с…;

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

По месту составления:

а) внутренние; б) внешние.

По содержанию:

а) простые; б) сложные.

По форме:

а) индивидуальные; б) трафаретные; в) типовые.

По происхождению:

а) служебные; б) личные.

По назначению:

а) подлинные; б) копии; в) выписки.

По юридической силе:

а) подлинные; б) подложные.

По степени обязательности:

а) директивные; б) информационные.

Практическое задание.

Введение (краткое описание предприятия и его структуры).

Муниципальное учреждение здравоохранения детская поликлиника №1 была открыта 9 октября 1972 года. Основными задачами данной поликлиники стали бы: обслуживание детского населения в возрасте от 0 до 14 лет (с 2000 г. - от 0 до 18 лет). Крайздравом были определены следующие виды деятельности: лечебно-диагностическая, консультативная, профилактическая, образовательная, научно-исследовательская.

Первоначально все подразделения поликлиники базировались в единстренном здании, расположенном на Л. Толстого 7. В 1996 г. был открыт Центр восстановительной и реабилитационной терапии, как одно из подразделений ДП, расположенныцй на ул. Шеронова.

В состав ДП №1 входят следующие подразделения:

лечебные отделения №1, 2, ведущие прием детского населения по лечебным и консультативным вопросам,

профилактическое отделение, в состав которого входит кабинет здорового ребенка. Здесь наблюдаются дети в возрасте до трех лет в эпикризные сроки. Далее в состав профилактического отделения входит прививочный кабинет, который обслуживает врач-консультант по профилактической работе и медсестра.

отделение функциональной диагностики, в состав которого входят рентген кабинет, кабинет УЗИ,

лабораторное отделение, дающие параклиническую информацию для постановки диагноза.

физиокабинет,

кабинеты узких специалистов.

Центр реабилитационной терапии.

Прием населения ведется по принципу участковости. В поликлинике имеется 24 участка, за которыми закреплено определенное число детей, согласно их прописке. Ежедневный прием составляет 2 часа в поликлинике. Далее выделяется 1 час для работы с документами. Далее участковый врач обслуживает вызова своего участка. Направления к специалистам, на лабораторное обследование, на физиолечение также выдаются участковым педиатром. По необходимости используются в качестве дополнительных диагностических резервов крупные стационары, куда больные направляются на ФГДС, ЯМР, КТ, сложные биохимические исследования различных жидкостей организма.

Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ДП №1 разделяют следующим образом:

Входящие

Исходящие

Приказы

по основной деятельности

по командировкам

по личному составу

Внутренние

финансовые

служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера, что в ДП №1 представлено в тройном экземпляре: один компьютер у главного врача и два находятся в бухгалтерии). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Административный отдел разделяется на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

Подготовка приказов по командировкам сотрудников.

Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись главному врачу.

Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

Формирование дел и сдача их в архив.

Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Функции организационного сектора:

Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

Извещение сотрудников о проводимых совместно с главным врачом планерках.

Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)

Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Ежедневное составление совместно с ректором плана его главным врачом на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у главного врача может пролежать неограниченное время или потеряться.

В ДП №1 есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рис.1).

3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.

Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

адрес отправителя;

время отправки и получения документа;

при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет.д.ля уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).

В результате просмотра журнала регистрации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1

Анализ структуры документооборота

Наименование документа

Количество документов

Темпы роста,%

2000

2001

2002

в 2001

к 2000

в 2002

к 2001

Входящие

124

203

240

164

118

Исходящие

384

402

358

105

89

Приказы

в том числе:

по основной деятельности

по командировкам

по личному составу

870

315

57

498

648

243

51

354

894

286

64

516

74

74

83

71

138

124

125

146

Внутренние

в том числе:

финансовые

служебные

3841

1492

2349

2597

973

1624

1972

1272

700

68

65

69

76

131

43

Итого в год:

5219

3850

3464

74

90

В среднем за день

18

13

12

72

92

6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).

В ДП №1 много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

Бухгалтерия;

Административный отдел;

Лечебно-диагностические отделения

Центр реабилитационной терапии.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 2).

Таблица 2

Группировка видов документов по подразделениям

Подразделение

2000

2001

2002

Кол.

%

Кол.

%

Кол.

%

Административный отдел

765

15

621

16

754

22

Бухгалтерия

1392

27

1073

28

1272

37

Лечебно-диагностическое отделение №1

909

17

718

19

446

13

Лечебно-диагностическое отделение №2

715

14

537

14

345

10

Центр реабилитационной терапии

582

11

410

11

273

8

Прочие

305

6

172

4

115

3

Итого:

5219

100

3850

100

3464

100

Из таблицы видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в отделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.

7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тира жирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

Дата и номер поступления

Дата и номер док-та

Структурное подразделение

Вид док-та

Содержание

Исполнитель

1

2

3

4

5

6

Microsoft Exсe, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

п/п

№ док-та

Дата док-та

Вид док-та

Краткое содержание

Испол-нитель

Срок испол-нения

Ход испол-нения

Отметка о снятии с контроля

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Заключение (основные выводы и рекомендации)

Существующий на предприятии административный отдел производит первичное рассмотрение поступающих документов и направляет их либо на подпись руководителю, либо непосредственно в соответствующие подразделения. Однако документы, содержащие конкретную оперативную информацию, было бы более естественно направлять в конкретные подразделения, минуя руководителя. Это позволило бы освободить его от рассмотрения мелких текущих вопросов, решением которых могут заниматься его заместители и ответственные исполнители. На рассмотрение руководителя стоило бы передавать только адресованные ему лично документы и документы, содержащие наиболее важную информацию. В результате проведенного анализа было выявлено, что на предприятии отсутствуют унифицированные формы многих документов, что создает дополнительную нагрузку на персонал по созданию данных документов. Для улучшения работы с документами следует ввести форменные бланки для таких документов как заявления, резюме, отчеты, дневки.

Большим недостатком в организации работы с документами является отсутствие автоматизации данных процессов. Это увеличивает время обработки документов, затрудняет контроль за исполнением документов. затрудняет доведения до сведения работников их содержания, предусматривает только устное оповещение работников о намеченных планерках.

Все эти вопросы можно было бы решить с введением более автоматизированной системы документооборота. Для этого необходимо закупать современные компьютеры, создавать локальную сеть, использовать современные программы, позволяющие быстро обработать информацию. Однако, все данные предложения не могут быть осуществлены в ближайшее время из-за нехватки денежных средств.

Список литературы

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. - 144 с.

2. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма "ЛЕО", 1995. - 56 с.

3. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. - 271 с.

4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: Приор, 2003.

5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации.

6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 1997.

7. http://allstud.3dn.ru


Подобные документы

  • Описание основных мифов Древнего Египта: о сотворении мира, о Ра, Тефнут и Осирисе. Применение технических изобретений зодчих в строительстве пирамид и царских гробниц. Разновидности египетского письма: иероглифика, иератика и демотическое письмо.

    презентация [1,0 M], добавлен 04.11.2011

  • Общие понятия культуры общения. Внешний вид, одежда делового человека, жесты и движения. Деловая переписка, культура речи, деловое письмо, факсы, телефонные переговоры. Нормы поведения в ресторане, культура общения за столом, беседа за столом.

    реферат [25,7 K], добавлен 25.10.2002

  • Визначення поняття шрифту як графічної системи зображення знаків та важливого елементу поліграфічного мистецтва. Його види: авторські та шрифтові набірні гарнітури. Піктографічне, ідеографічне, буквенно-звукове та готичние письмо, вимоги до шрифтів.

    презентация [2,8 M], добавлен 23.11.2017

  • Краткая биография П. Чаадаева, его дружба с декабристами и А.С. Пушкиным, заграничное путешествие. "Философические письма" как философский трактат в эпистолярном жанре, его мысли о России, об отсталости русского народа, месте женщины в семье и обществе.

    эссе [20,4 K], добавлен 28.12.2010

  • Характеристика перших спроб людини передати свої думки. Особливості предметного письма. Передумови народження піктографічного та ідеографічного письма. Таємниця єгипетського, китайського письма та клинопису. Первинний видавничий матеріал. Перші книги.

    реферат [33,8 K], добавлен 11.01.2011

  • Велесова книга о происхождении славян, краткая история появления. Космогонические представления, Сварог, Перун и Свентовит. Связь обычаев с природными силами. Двоеверие: язычество и христианство. Узелковая письменность, прообразы пиктографического письма.

    контрольная работа [297,7 K], добавлен 12.08.2014

  • Ознакомление с историей развития искусства ковроделия в Иране. Описание традиционной женской и мужской одежды, а также украшений и косметики древних персов. Пути становления персидской скульптуры, живописи и архитектуры. Особенности персепольского письма.

    презентация [1,1 M], добавлен 14.12.2011

  • Подходы к проблеме происхождения искусства: теории первобытного мышления, рождение философии, космогонические представления. Воспитание в первобытном обществе и развитие механизма социальной наследственности. Предыстория письма, художники палеолита.

    реферат [40,9 K], добавлен 23.05.2012

  • "Строгановские письма" — русская школа иконописи конца XVI века, ее особенности, известные представители, характерные произведения. Разделение труда между иконописцами узкой специализации. Красота, мелодика и поэтичность пейзажа церковной живописи.

    реферат [33,8 K], добавлен 09.05.2011

  • Происхождение и эволюция храмовых комплексов древнего Египта. Загадки Фестского диска. Некоторые знаки минойского пиктографического, минойского и микенского письма. Реконструкция плана парадных залов дворца Миноса. Древняя Греция в эпоху бронзы.

    контрольная работа [1,7 M], добавлен 26.08.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.